이해관계자 기대치를 관리하는 방법

이해 관계자는 프로젝트에 기득권을 가진 사람들입니다. 그들은 프로젝트가 어떻게 진행되고 있는지, 예산 범위 내에서 제 시간에 제공되도록 예정되어 있는지 알고 싶어할 것입니다. 프로젝트 관리자는 이해 관계자의 기대치를 관리해야 합니다.

이해관계자의 기대치는 무엇입니까?

이해관계자의 기대는 이해관계자가 프로젝트를 성공으로 간주하는 기준입니다. 이는 일반적으로 이해관계자가 설정한 품질 기대치를 충족하는 최종 제품 또는 서비스 제공에서 예산 내에서 제시간에 프로젝트를 완료하는 것까지 여러 가지가 결합된 것입니다.

이해 관계자는 정기적인 업데이트를 원할 것이며 프로젝트 관리자는 이러한 이해 관계자 프레젠테이션을 사용하여 기대치를 관리할 수 있습니다. ProjectManager는 다양한 형식으로 쉽게 공유할 수 있는 사용자 정의 가능한 보고 기능이 있는 수상 경력에 빛나는 프로젝트 관리 소프트웨어로 이해 관계자에게 최신 정보를 제공합니다. 상태 및 포트폴리오 보고서는 물론 이해 관계자가 관심을 가질 만한 데이터만 표시하도록 필터링할 수 있는 편차에 대한 보고서를 쉽게 생성할 수 있습니다. 지금 무료로 ProjectManager를 시작하세요.

이해관계자 기대치를 관리하는 것이 중요한 이유는 무엇입니까?

프로젝트 관리자가 원하지 않는 것은 진행 상황과 지출에 대한 질문으로 프로젝트를 관리하는 일상적인 운영을 방해하는 이해 관계자를 갖는 것입니다. 이러한 질문은 적법하지만 프로젝트 관리자가 해당 대화를 소유하지 않으면 필수 프로젝트 작업에서 멀어지고 프로젝트 계획을 위태롭게 할 수도 있습니다.

물론 모든 이해관계자가 고객인 것은 아닙니다. 프로젝트에 기득권이 있는 사람은 이해 관계자입니다. 팀원은 이해관계자입니다. 그들의 기대치를 관리하면 신뢰가 쌓이고 팀과 더 좋은 관계를 발전시킬 수 있습니다. 이것은 사기와 생산성을 향상시킵니다. 이해관계자의 기대치를 관리하는 것은 원활한 프로젝트 진행으로 이어지기 때문에 매우 중요합니다.

6단계로 이해관계자 기대치를 관리하는 방법

이해 관계자의 기대치를 관리하는 것은 어려울 수 있지만 프로젝트 관리의 중요한 부분입니다. 다음은 해당 프로세스를 처리하기 위해 취할 수 있는 몇 가지 단계입니다.

1. 이해관계자 식별

이해관계자의 기대치를 관리하기 전에 그들이 누구인지 알아야 합니다. 모든 프로젝트 이해관계자와 프로젝트에 대한 그들의 관심을 파악하여 이들이 프로젝트와 어떻게 관련되어 있는지 이해할 수 있습니다.

2. 이해관계자 지도 작성

이해 관계자를 식별한 후에는 맵을 사용하여 프로젝트와의 관계를 시각화합니다. 이해 관계자 맵에는 만족 유지, 면밀한 관리, 모니터링 및 정보 유지의 4개 사분면이 있습니다. 이해 관계자를 적절한 사분면에 배치하여 처리 방법을 더 잘 이해할 수 있습니다.

3. 이해관계자의 기대치를 모으십시오

인터뷰를 통해 기대치를 이해하고 성공적인 프로젝트를 위해 고려할 기준과 같은 관점을 얻습니다. 이 정보는 프로젝트의 수명 주기 동안 기대치를 관리하는 데 도움이 됩니다.

4. 프로젝트 범위 문서 작성 및 이해 관계자의 승인 받기

범위 문서는 프로젝트의 경계를 설명합니다. 팀의 책임을 설정하고 완료된 작업을 확인하고 승인하는 방법에 대한 절차를 설정합니다. 이해 관계자가 이 문서를 검토하고 구현하기 전에 승인하여 프로젝트 진행 방식을 이해할 수 있도록 하십시오.

5. 이해관계자 관리계획 수립

이해관계자 관리 계획은 이해관계자 지원을 늘리고 프로젝트에 미칠 수 있는 부정적인 영향을 줄이기 위한 접근 방식과 조치를 정의하고 문서화하는 데 사용됩니다. 여기에는 이해 관계자를 식별하고 그들이 프로젝트에 미치는 권한과 영향력의 수준을 정의하는 것이 포함됩니다.

6. 프로젝트 실행 전반에 걸쳐 이해관계자와 소통

계획이 있으면 이해 관계자에게 정보를 제공해야 합니다. 각 이해관계자가 업데이트를 원하는 방식과 업데이트 빈도를 알아보십시오. 그런 다음 필요에 따라 직접 방문, 이메일 등을 통해 각 이해 관계자 프레젠테이션을 제공하여 최신 상태를 유지할 수 있습니다.

비디오: 이해관계자 기대치를 관리하기 위한 팁

프로젝트 관리자는 때때로 여러 이해 관계자의 다양한 기대치를 충족해야 합니다. PMP인 Jennifer Bridges와 함께하는 이 비디오에서 이해관계자의 기대치를 관리하고 프로젝트에 부합하는지 확인하는 방법을 알아보세요.

다음은 이해 관계자의 기대치를 관리할 때 모든 프로젝트 관리자가 따라야 할 몇 가지 팁입니다.

• 이해 관계자 문서화: 모든 사람이 이해 관계자는 아닙니다.프로젝트가 시작될 때 프로젝트 계획에 영향을 미치고 피드백을 제공하고 변경을 요청하는 조직 내 다양한 ​​사람들, 클라이언트 구성원, 팀 구성원 및 벤더 파트너가 있으므로 반드시 그런 것은 아님을 기억해야 합니다. 이해 관계자. 일반적으로 프로젝트의 영향을 받는 모든 조직에는 프로젝트를 대표하는 이해 관계자와 변경 제어 위원회의 구성원이 있습니다. 그러나 그들은 조직을 위해 응답하는 대표자가 있으므로 모든 사람이 이해 관계자는 아닙니다.
• 프로세스 적용: 조직의 다른 사람들(프로젝트 관리자 또는 팀 구성원)이 프로세스, 변경 관리 프로세스가 있음을 알릴 때 프로세스를 조정하는 것이 프로젝트 관리자로서 중요합니다.따라서 프로젝트를 통해 피드백이 필요하거나 결정을 내려야 하는 경우 공식적인 변경 관리 프로세스를 거쳐야 합니다. 다시 말하지만 프로세스를 적용하더라도 때때로 프로세스를 조정해야 하므로 프로세스를 최신 상태로 유지하고 프로젝트 내부 및 프로젝트 외부의 모든 사람이 순조롭게 진행되도록 해야 합니다.
• 빈번하고 정기적인 상태 보고서 제공: 이해 관계자는 일반적으로 진행 중인 여러 프로젝트가 있으므로 백만 회의 회의에 참석하고 책임져야 할 작업이 백만 개에 달하며 결정을 내리기 위해 많은 프로젝트 보고서를 보고 있습니다.따라서 그들은 문서화, 관리 및 전달을 유지하기 위해 프로젝트 관리자인 귀하에게 의존합니다. 그렇기 때문에 상태 보고서를 이해관계자에게 적합한 형식으로 자주, 정기적으로, 최신 상태로 제공하는 것이 중요합니다. 임원은 팀원과 다른 수준의 지위를 요구한다는 점을 기억하십시오. 팀 구성원은 자신의 작업에 대해 더 자세한 정보가 필요할 수 있고, 경영진은 프로젝트의 전반적인 상태 및 프로젝트 상태에 대한 자세한 정보가 필요할 수 있습니다.
• 질문하기: 그런 다음 정기적으로 연락하고 이해 관계자에게 질문하십시오.그들에게 다시 연락하고, 지속적으로 연락하고 접촉하며 "어떻게 진행되고 있습니까? 프로젝트에 대해 어떻게 생각하십니까?"라고 말하십시오. "당신의 기대에 부응하고 있습니까?" 따라서 질문을 함으로써 경영진 회의에 참석하는 대신 그들이 어떤 우려 사항을 갖고 있는지 알 수 있으며 팀이 놓쳤거나 프로젝트 관리자인 당신이 놓친 무언가에 맞을 것이라는 것을 마지막으로 알 수 있습니다.
• Dispel Myths: 이해 관계자가 여러 프로젝트를 가지고 있기 때문에 많은 일이 진행되고 있어 추적하기가 어렵습니다.사람들이 사물에 대해 가정하고 잘못된 진술을 하는 경우, 그 과정에서 이러한 신화를 지속적으로 없애고 사람들이 프로젝트에서 실제로 일어나는 일에 대해 진실을 말하도록 하는 것이 중요합니다.

따라서 이해 관계자의 기대치를 조정하고 궤도에 맞게 유지하기 위해 치료 비용을 절약할 수 있는 예방 조치라고 생각합니다. 이 간단한 조언을 따르면 이해관계자의 기대치를 관리할 수 있습니다. 더 좋은 점은 이러한 기대치를 프로젝트와 일치하는 일정에 고정할 수 있다는 것입니다. 시청 해주셔서 감사합니다!

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