회사에서 소프트웨어 사용자 채택을 극대화하는 방법

소프트웨어는 그 자체로 솔루션이 아니라 문제를 해결하는 데 도움이 되는 도구입니다. 따라서 새로운 소프트웨어 도구를 구매하게 된다면 당신은 이제 막 소프트웨어 여정을 시작한 것입니다.
의사 결정 단계에 있을 때 어떤 도구를 사용할지 파악하는 것은 이 여정에서 가장 중요한 부분처럼 느껴질 수 있습니다. 물론 올바른 제품을 구입하는 것이 중요하지만 직원들 사이에서 광범위한 사용자 채택을 유도할 수 없다면 구입한 소프트웨어가 얼마나 완벽한지는 중요하지 않습니다.
원하는 대로 하지 않았기 때문에 소프트웨어 결정을 후회하는 사람들의 이야기를 계속해서 듣게 될 것입니다. 때로는 실제로 그런 경우도 있지만 대부분의 경우 사람들이 소프트웨어 결정에 만족하지 못하는 이유는 도구를 제대로 구현하지 않아 직원의 사용자 채택률이 낮기 때문입니다.
인력이 새로 구매한 소프트웨어를 채택하지 않는 경우 소프트웨어 수명 주기는 다음과 같습니다.

1. 새 소프트웨어 구입
2. 새 소프트웨어를 부적절하게 구현
3. 결과 또는 프로세스 변경 사항이 표시되지 않습니다.
4. 시계를보고 계약 만료까지 초를 세십시오
5. 반복하다

판매 계약이 만료될 때 새 도구를 제거하지 않으면 일반적으로 도구를 주변에 두고 드물게 사용하고 수익을 계산하려는 시도를 어떤 희생을 치르더라도 피하면서 작업은 완료된다고 스스로에게 말하게 됩니다. 투자에.

사용자 채택이란 무엇입니까?

소프트웨어에 대한 사용자 채택에 대해 이야기할 때 비즈니스 프로세스에 도구를 구현하여 사용할 이유가 있는 모든 직원이 사용할 수 있도록 하는 것을 의미합니다.
사용자 채택은 일반적으로 비율 또는 백분율이라고 합니다. 항상 100% 사용자 채택을 얻을 수는 없지만 제품에 대한 사용자 채택이 30%만 있다면 문제가 있습니다.
이 요율은 도구를 사용할 이유가 있는 직원에게만 적용됩니다. 인적 자원의 누군가는 아마도 귀하의 판매 분석 도구를 사용할 이유가 없을 것이므로 사용하지 않는다는 사실이 귀하의 사용자 채택에 포함되어서는 안 됩니다.

사용자 채택이 왜 중요한가요?

요점을 반복하자면: 대부분의 경우 새 소프트웨어가 실패하는 것은 도구의 기능이 아니라 사용자 채택의 부족 때문입니다.
제품을 선택할 때 여러 가지를 시연하고 필요한 기능을 이해했으며 다양한 영업 사원과 자신의 도구를 비즈니스에 적용하는 방법에 대해 논의했을 가능성이 있습니다. 당신이 사용하게 된 제품은 아마도 당신이 달성해야 하는 것을 성취할 수 있을 것입니다.
따라서 도구가 문제가 아닌 경우 구현이 문제일 수 있습니다. 사용자 채택이 도구의 성공에 매우 중요한 이유는 그것이 전부 아니면 전무(all or nothing)인 경우가 더 많기 때문입니다.
팀의 절반은 도구를 적절하게 사용하고 나머지 절반은 도구를 사용하지 않거나 부적절하게 사용하는 경우 재앙을 초래할 수 있습니다.
몇 년 전 저는 애니메이션 비디오를 제작하는 회사의 콘텐츠 부서에서 일했습니다. 저는 비디오용 스크립트 작업을 하고 각 스크립트는 여러 번 반복해야 하므로 모든 버전의 스크립트를 추적하는 것이 중요하므로 애니메이터가 올바른 버전으로 작업하고 있는지 확인할 수 있습니다.
얼마 후 우리는 모든 스크립트를 한 곳에 보관하기 위해 디지털 자산 관리 시스템(DAM)에 투자하기로 결정했습니다. 때때로 동일한 스크립트의 10개 버전이 있기 때문에 가장 최근 버전을 쉽게 찾을 수 있도록 모든 스크립트에 대해 일관된 분류 체계를 갖는 것이 중요했습니다.
DAM을 구매한 후 콘텐츠 책임자는 소프트웨어와 함께 제공되는 새로운 프로세스에 대한 개요를 설명하는 이메일을 보냈습니다. 이메일은 상세하고 DAM을 올바르게 사용하는 데 필요한 모든 정보를 포함했습니다.
하지만 한 가지 문제가 있었습니다. 이메일은 조직의 모든 사람이 처음부터 끝까지 긴 이메일을 읽어야 했습니다. 뭔지 맞춰봐? 그런 일은 일어나지 않았다.
곧 DAM은 세 가지 다른 명명 규칙을 가진 스크립트로 가득 차게 되었습니다. 이것은 특히 스크립트 버전 3에서 작업한 사람이 버전 4에서는 작동하지 않을 수 있기 때문에 상당한 혼란을 야기했습니다. 따라서 새로운 사람이 버전 4로 시작했을 때 일관성 없는 명명 규칙 때문에 버전 2를 가장 최근 것으로 식별할 수 있습니다.
궁극적으로 이로 인해 반복 작업이 여러 번 발생했으며 일부 화난 고객은 이미 본 내용의 초안을 왜 보내는지 확신이 서지 않았습니다.
그 도구를 폐기하고 새 도구로 옮기는 데 몇 달 밖에 걸리지 않았습니다. 그리고 도구가 우리가 원하는 것을 달성할 수 없었기 때문이 아니라 일관된 사용자 채택이 없었기 때문입니다. 그래서 모든 유용한 기능이 쓸모없게 되었습니다.

낮은 사용자 채택을 방지하는 방법

"알겠습니다. 사용자 채택률이 낮은 것은 나쁜 일입니다. 하지만 이에 대해 어떻게 해야 하나요?" 당신은 말한다. 좋은 소식이 있습니다. 당신은 바로 이곳에 왔습니다.
원활한 소프트웨어 구현을 보장하는 마법의 총알은 없지만 일이 원활하게 진행될 가능성을 높이기 위해 할 수 있는 일은 분명히 있습니다.

1. 조직 파악

만능 도구라는 것은 없습니다. 귀하에게 적합한 제품은 소프트웨어를 사용할 직원의 필요와 역량에 따라 달라집니다.
예를 들어 직원이 Gmail과 같은 기능을 사용하는 데 어려움을 겪는 사람이라면 사용하기 매우 쉽고 직관적인 사용자 인터페이스를 갖춘 솔루션이 필요합니다. 반대로 기술에 정통한 인력이 있다면 소프트웨어를 선택할 때 더 많은 자유를 누릴 수 있습니다.
물론 기술 능력만이 직원에 대해 알아야 할 유일한 것은 아닙니다. 인력이 도구를 채택하는지 여부를 결정하는 주요 요인은 규율입니다. 아무리 기술에 정통하더라도 새로운 소프트웨어를 배우는 것은 단시간에 할 수 있는 일이 아닙니다.
일부 그룹은 무거운 감독 없이 새로운 도구를 배우고 채택할 수 있습니다. 그러나 조직에 소극적인 소프트웨어 구현 이력이 있는 경우 엄격한 일정과 구현 계획이 필요할 수 있습니다.

2. 기능 그 이상을 살펴보십시오.

사람들은 소프트웨어 여정의 연구 및 구매 단계에서 기능에 집중하는 경향이 있습니다. 그것도 의미가 있습니다. 결국 기능은 팀에서 사용할 것입니다.
기능에만 집중해야 한다는 직관에 저항하십시오.
관심 있는 제품이 제공하는 고객 지원의 품질에 대해 조사하십시오. 당신이 그것을 필요로 할 것이라는 것은 거의 보장되고, 당신은 그 때가 되었을 때 당신이 좋은 손에 있는지 확인하기를 원합니다.
고객 지원이 왜 그토록 중요한지 설명하기 위해 제가 마지막으로 근무한 회사에서 사용한 비즈니스 인텔리전스 도구에 대한 간단한 이야기를 들려드리겠습니다.
우리는 데이터 회사였습니다. 우리는 그것을 많이 가지고 있었고 그것이 우리를 고객에게 가치있게 만든 이유입니다. 사실 우리는 너무 많은 것을 가지고 있어서 그것을 모두 활용하기 위해 고군분투했습니다. 결국 우리는 데이터를 최대한 활용하는 데 도움이 되는 도구가 필요하다고 결정했습니다.
조사를 한 후 우리가 사용했던 도구가 완벽하게 맞는 것 같았습니다. 우리가 필요한 모든 작업을 수행했으며 이전에는 불가능했던 방식으로 데이터를 사용할 수 있게 되었습니다.
구현은 빠르지 않았지만 예상했던 것입니다. 몇 달 후 우리 데이터 엔지니어가 우리 연구원들에게 이 도구를 공개했고 처음에는 유망했습니다.
그러나 사용할수록 더 많은 질문과 요청이 있었습니다. 이는 종종 데이터 엔지니어를 통해 소프트웨어 공급자에게 중계되어야 합니다. 우리는 도구가 공급자의 도움으로 겉보기에 할 수 있는 일을 하기를 원했습니다.
여기에서 일이 내리막길을 걸었습니다. 우리 데이터 엔지니어는 소프트웨어 공급자가 응답하지도 도움이 되지도 않았기 때문에 끊임없이 좌절했습니다. 도구를 최대한 활용하는 데 필요한 작업이 제대로 수행되지 않았습니다.
우리 연구팀은 점차 도구 사용을 중단했고, 구입한 지 8개월 만에 유물이 됐다. 우리가 이 도구와의 계약을 갱신하지 않고 곧 다른 도구에 투자했다는 소식을 듣고 놀라지 않으실 것입니다.
이것은 무관심한 인력이나 비즈니스 문제에 대한 이해 부족의 예가 아닙니다. 이것은 단순히 성공적인 구현에 기여하는 모든 요소를 ​​고려하지 않은 것입니다.
사용자 채택은 달성하기 어려운 것이며, 이를 달성하려면 제품을 고려할 때 기능 이상을 살펴봐야 합니다.

3. 훈련 계획을 세워라

새 소프트웨어를 구입할 때 조직의 대부분의 사람들은 이전에 제품을 사용해 본 적이 없을 것입니다. 따라서 사용자 채택률을 높이려면 팀의 모든 사람에게 도구 사용 방법을 배울 수 있는 기회를 제공하는 교육 프로그램이 필요합니다.
제품 교육을 최적화하려면 한 사람이 교육을 이끌도록 하는 것이 좋습니다. 이것은 제품의 주요 관리자이자 구매 과정에서 소프트웨어 제공업체와 가장 많은 시간을 보낸 몇 안 되는 사람 중 한 명이 될 것입니다. 이 사람은 여행 내내 함께 했기 때문에 이미 더 나은 제품 지식과 제공업체와의 좋은 관계를 갖게 될 것입니다.
교육 세션이 시작되면 책임감이 중요합니다. 아무도 제품 사용법을 배우는 데 한 시간을 보내고 싶어하지 않습니다. 모두 완료해야 할 작업이 있으며 새 제품의 가치가 즉시 명확하지 않을 수 있습니다.
그것은 중요하지 않습니다. 사용자 채택률을 높이려면 모든 사람이 참여해야 합니다. 이 교육을 선택이 아닌 필수로 만드십시오.

구현은 끝나지 않는 주기입니다.

제품을 구입하고 인력을 교육했으며 이제 전체 팀에서 이 도구를 사용할 수 있습니다. 잘 했어... 글쎄, 일종의. 대부분의 작업이 완료되었지만 새 도구 구현의 일부는 끝나지 않습니다.
비즈니스는 지속적으로 발전하고 있으므로 소프트웨어 사용도 그에 따라 발전해야 합니다. 내부 프로세스가 변경되면 특정 소프트웨어 도구에 대한 용도도 변경될 수 있습니다. 팀의 도구 사용과 그것이 여전히 효과적이고 필요한지 계속 평가하십시오.
위의 모든 작업을 성공적으로 수행할 수 있다면 소프트웨어 스택에서 높은 사용자 채택률을 얻을 수 있고 투자에 대한 높은 수익을 얻을 수 있습니다.