이벤트 계획 방법: 이벤트 계획 단계, 팁 및 체크리스트

이벤트를 계획하는 방법을 알아야 합니까? 컨퍼런스와 같은 대규모 이벤트를 계획하고 있다면 이벤트 계획을 성공적으로 작성, 구성 및 배치할 수 있도록 도와드릴 수 있습니다. 이 블로그는 이벤트 계획 단계, 팁 및 사용하기 쉬운 체크리스트를 포함하여 이벤트를 계획할 때 고려해야 할 모든 것을 다룰 것입니다.

이벤트 플랜이란?

이벤트 계획은 이벤트가 실행되는 방법을 정의합니다. 시작 및 종료 날짜, 예산, 장소, 마케팅, 참석자 등과 같은 이벤트의 모든 구성 요소를 다룹니다.

이벤트 계획의 범위와 복잡성은 이벤트의 규모에 따라 달라질 수 있지만 근본적인 문제는 동일하게 유지됩니다. 우리 대부분은 집, 직장 또는 지역 사회에서 이벤트를 계획한 경험이 있습니다. 이 기사에서는 대규모 이벤트에 중점을 두겠습니다.

이벤트 계획

우리 대부분은 집, 직장 또는 지역 사회에서 이벤트를 계획한 경험이 있습니다. 이 기사에서는 대규모 이벤트에 중점을 두겠습니다.

컨퍼런스는 대규모 이벤트의 일반적인 유형이므로 이벤트 관리 목적으로 이벤트를 계획하는 방법을 설명하기 위해 참여한 TEDx 컨퍼런스에 대해 이야기해 보겠습니다. 이 예는 소프트웨어를 사용하여 이벤트를 계획할 때의 이점과 함께 큰 이벤트를 계획하는 구조와 문제를 설명하는 좋은 시나리오입니다.

이벤트 기획의 핵심 요소

행사를 계획할 때 가장 먼저 고려하는 것은 날짜입니다. 변하지 않는 닻입니다. 또한 참석자 수를 예상하고 싶을 것입니다. 이는 이벤트 계획의 다른 측면을 알리는 데 도움이 되는 두 가지 중요한 요소입니다.

이벤트를 설정하기 위해 다른 구성 요소를 분해해 보겠습니다. 아래에 요약되어 있습니다.

• 이벤트: 첫째, 당연히 계획할 일종의 이벤트가 있어야 합니다. 그 행사에는 운영, 법률 및 회계 의무를 중심으로 일련의 책임이 필요할 것입니다.
• 예산: 모든 이벤트 비용을 추정하고 예산을 작성합니다. 사용 가능한 예산은 장소, 마케팅 및 광고 방법 등과 같은 많은 이벤트 관리 결정에 영향을 미칩니다.
• 장소: 이벤트가 어딘가에서 개최되어야 하며, 여기에는 물류 관리, 식음료 및 장식이 포함됩니다.
• 마케팅: 장소를 선택했으면 웹사이트, 소셜 캠페인, 이메일 및 인쇄 작업을 포함할 수 있는 마케팅 프로그램을 통해 사람들을 그곳으로 끌어들이기 시작해야 합니다.
• 광고: 마케팅과 함께 장갑을 끼는 것이 광고입니다. 여기에는 라디오, TV, 신문 및 잡지 광고가 포함될 수 있습니다.
• 자원 봉사자: 큰 행사를 시작하고 원활하게 진행하려면 많은 인원이 필요합니다. 즉, 계약서 작성, 역할 정의, 회의 설정 및 일정 결정을 의미하는 자원 봉사자를 의미합니다.
• 연사: 청중을 끌어들이려면 기조 연설자 또는 연사 그룹이 있어야 합니다. 여기에는 계약, 재능 선택을 위한 큐레이터, 프로그램, 약력 및 리허설이 포함됩니다.
• 후원자: 이 모든 것은 비용이 들며 큰 행사의 예산은 후원자가 제공합니다. 여기에는 계약, 마케팅 및 물류가 다시 포함될 것입니다.
• 프로덕션: 프로덕션에는 이벤트 중 오디오 및 비디오 방송뿐만 아니라 진행 과정의 시청각 녹음을 만드는 작업을 하면서 계약 작성이 포함됩니다.
• 무대( Stage): 이벤트는 특정 장소에서 진행되며 해당 장소에서 해당 이벤트가 발표될 무대입니다. 여기에는 일반적으로 프로젝터, 스크린, 마이크, 인터넷 연결, 배터리, 케이블 등이 포함됩니다.
• 참석자: 이벤트에 오는 사람들을 잊지 마세요! 이벤트 정보, 수수료 징수를 위한 지불 프로세스, 연락을 위한 이메일, 길찾기, 배지 및 액세스 포인트를 알리기 위한 커뮤니케이션이 필요합니다.

관련: 무료 이벤트 계획 템플릿

이벤트 계획 단계

글쎄요, 우리는 이벤트 계획에 대해 많은 것을 살펴보았으므로 이러한 팁을 구체적인 단계로 나누어 보겠습니다. 이러한 이벤트 계획 단계는 성공을 향한 길잡이가 될 것입니다. 회의 예제를 계속 진행해 보겠습니다.

• 1단계. 이벤트 목표 및 목표 결정
• 2단계. 팀 구성
• 3단계 . 행사 예산 수립
• 4단계. 날짜 및 장소 선택
• 5단계. 스피커 선택
• 6단계. 이벤트 마케팅 및 광고
• 7단계. 이벤트 실행

이벤트 계획을 관리 가능한 단계로 나누면 전체 프로세스가 훨씬 덜 어려워 보입니다. 그러나 이벤트 계획을 세울 때 염두에 두어야 할 몇 가지 사항이 더 있습니다.

이벤트 계획 팁

불행히도 날씨, 배송 지연, 기술적 어려움 및 기타 잠재적인 혼동과 같은 변수가 항상 통제할 수 없습니다. 앞서 언급했듯이 이벤트 날짜는 변경할 수 없으므로 이벤트 당일에 발생할 수 있는 위험이나 문제에 최대한 대비해야 합니다.

이벤트 기획 체크리스트

이벤트를 계획할 때는 관리해야 할 것이 많기 때문에 이벤트 관리 계획에 포함해야 하는 모든 항목의 목록을 만드는 것이 중요합니다. 다음은 시작하는 데 도움이 되는 일반적인 이벤트 계획 체크리스트입니다. 질문이 많을수록 이벤트 체크리스트가 향상됩니다. 자신의 고유한 책임과 작업을 자유롭게 추가하십시오.

목표와 목적

• 이벤트의 존재 이유는 무엇입니까?
• 이 행사가 달성할 것으로 예상되는 목표는 무엇입니까?
• 수익 목표는 무엇입니까?
• 타겟 고객은 무엇입니까?
• 얼마나 많은 사람들이 참석할 것인가?
• 발권과 관련된 비용이 있으며 무엇입니까?
• 이벤트는 어디에서 진행되나요?
• 이벤트 일정을 만듭니다.

이벤트 예산

• 비용이 얼마인지 파악하십시오.
• 유사한 이벤트를 개최한 경우 기준선에 대해 이전 예산을 사용하고 조정합니다.
• 어떤 발권 및 등록 소프트웨어가 사용됩니까?
• 후원자 기부를 마무리합니다.
• 티켓 가격을 설정합니다.

날짜 및 장소

• 이벤트는 언제 진행되나요?
• 문제가 발생할 경우를 대비하여 백업 날짜를 지정하십시오.
• 행사를 위한 최적의 장소가 있습니까?
• 장소는 예상 참석자 수에 적합합니까?
• Wi-Fi, 용량, 욕실, 쇼핑 및 레스토랑 근처 등 필요한 기반 시설을 결정합니다.
• 케이터링을 고용하십시오.
• 필요한 장비를 확보하십시오.
• 보안 요구 사항은 무엇입니까?
• 허가증, 라이센스 또는 보험이 필요합니까?
• 참석자를 위한 이벤트 간판 및 커뮤니케이션 계획을 만듭니다.

스피커

• 잠재적인 연사를 조사합니다.
• 관련 연사 목록을 만듭니다.
• 발표자를 위한 피치를 만듭니다.
• 피치 스피커.
• 연사 선택을 완료하고, 약력 및 헤드샷을 얻고, 여행 및 숙박 시설을 준비합니다.

스폰서

• 후원자 목록과 당신이 그들에게 무엇을 제공할 수 있는지 개발하십시오.
• 유사한 이벤트와 제휴한 스폰서가 있는지 확인하십시오.
• 잠재적인 후원자에게 연락하십시오.

웹사이트

• 디자인 승인.
• 사이트를 업데이트하거나 고유한 사이트를 만드십시오.
• 사이트가 예상 트래픽을 처리할 수 있는지 확인하십시오.
• 모바일 친화적인 사이트가 있어야 합니다.

이벤트 마케팅 및 광고

• 당신의 메시지는 무엇입니까?
• 디지털 도구 및 소셜 플랫폼과 조정합니다.
• 온라인 캘린더에 이벤트를 추가합니다.
• 블로그 게시물 및 비디오 및 온라인 광고와 같은 기타 프로모션이 포함된 시장 이벤트입니다.
• 이벤트 날짜 1~2달 전에 모든 당사자에게 미리 알림을 보냅니다.

마무리, 마지막 단계

• 일정
• 케이터링
• 스피커 및 스크립트
• 장소
• 장비
• 장식물
• 계약

전문가 팁: 조정하고 계획해야 할 일이 많기 때문에 이벤트 관리에 적합한 기능을 갖춘 프로젝트 관리 소프트웨어가 실제로 필요한 이유입니다. 자동화된 경고로 비용과 작업을 추적할 수 있는 공통 포털을 제공합니다. 또한 불필요한 이메일의 필요성을 줄이는 커뮤니케이션 및 협업 플랫폼을 모두 제공합니다. 소프트웨어는 모든 파일을 한 곳에서 수집하고 효율성을 추가하고 스트레스를 줄여 팀 보고를 단순화합니다.

ProjectManager가 이벤트 계획을 돕는 방법

ProjectManager는 이벤트 계획에 이상적인 클라우드 기반 소프트웨어입니다. 벤더 관리에서 판촉에 이르기까지 이벤트의 모든 부분을 정리할 수 있는 도구가 있습니다.

당사의 계획 소프트웨어는 이벤트 계획을 구성하는 모든 요소를 ​​추적하는 데 도움이 됩니다. 우리는 이미 온라인 Gantt 차트를 보여 주었지만 이벤트 계획을 실행하기 위한 작업 목록과 간판 보드도 제공합니다. 팀과 공동 작업할 때 열에서 열로 작업을 이동합니다. 병목 현상을 쉽게 찾아내고 이벤트 시간에 맞춰 모든 것을 처리할 수 있습니다.

또한 작업표를 사용하면 모든 이벤트에 대한 인보이스를 쉽게 작성할 수 있습니다. 키 입력으로 제출하고 승인할 수 있습니다. 우리 소프트웨어는 또한 목록에서 캘린더, 심지어 작업을 계속할 수 있도록 워크플로를 시각화하는 데 도움이 되는 간판 보드에 이르기까지 다양한 보기를 제공합니다.

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이벤트 계획에 대한 추가 정보

이벤트 계획은 복잡할 수 있습니다. 공중에 보관할 공이 많이 있습니다. 위의 내용이 너무 많아 즉시 소화할 수 없는 경우 이벤트 계획 템플릿으로 시작하여 계획 전문가 중 한 명을 볼 수 있습니다. PMP의 Jennifer Bridges는 수년간의 경험을 바탕으로 이 짧은 비디오에서 이벤트 계획의 기본 사항을 알려줍니다.

다음은 참조용 스크린샷입니다.

시청 해주셔서 감사합니다!

전사:

오늘은 이벤트 기획 방법에 대해 알아보겠습니다. 음, 우리 대부분은 집에서든 직장에서든 지역 사회에서든 어떤 식으로든 행사 계획에 참여합니다.

하지만 오늘은 더 큰 이벤트에 초점을 맞추고 싶습니다. 따라서 회의에 대해 생각해 보십시오. 그래서 제가 오늘 공유할 예는 제가 참여한 TEDx 컨퍼런스 중 가장 재미있는 것 중 하나입니다.

그래서 구조와 레이아웃에 대해 이야기하고 싶습니다. 이벤트에서 흔히 볼 수 있는 몇 가지 문제, 이러한 문제를 해결하기 위해 수행한 작업 및 소프트웨어가 실제로 도움이 된 방법에 대해 이야기하고 싶습니다.

따라서 먼저 이벤트를 배치할 때 이벤트의 여러 구성 요소가 있습니다. 그래서 나는 이것을 높은 수준으로 가져갈 것입니다. 따라서 높은 수준에서 이벤트가 있습니다. 따라서 쇼가 무엇인지, 모든 종류의 운영, 법률 및 회계에 대해 이야기하는 것입니다.

그런 다음 우리는 장소에 대해 이야기합니다. 따라서 우리는 위치, 해당 위치의 물류, 음식 및 음료, 장식에 관한 모든 것을 계획해야 합니다.

그런 다음 마케팅에 대해 이야기합니다. 그래서 우리는 웹사이트를 가지고 있고 소셜 미디어, 이메일 마케팅, 모든 종류의 인쇄물을 가지고 있습니다. 그리고 우리는 또한 광고를 가지고 있습니다. 우리는 라디오, TV, 신문, 잡지를 활용했습니다.

그리고 나서 우리는 많은 일을 하는 자원봉사자들을 계획해야 했습니다. 그래서 우리는 계약을 맺고 역할과 책임을 설정해야 했고 회의를 계획하고 작업 일정과 모든 종류의 연락처 정보를 예약해야 했습니다.

그런 다음 우리는 TEDx 행사의 연사를 가졌습니다. 그래서 우리는 그에 대한 계약을 해야 했습니다. 우리는 큐레이션을 거쳐 연사를 검색하고 조사하고 그들과 함께 작업하여 프로그램을 배치하고 약력을 얻고 연습을 거쳐야 했습니다.

그 다음에는 후원자가 있었습니다. 그래서 다시, 우리는 그들과 계약을 맺었습니다. 그들이 우리에게서 필요로 하는 모든 종류의 마케팅 자료와 그들이 필요로 하는 모든 종류의 자료, 그들이 도착하고 설치하기 위한 물류 계획을 세웠습니다.

그런 다음 우리는 생산을 했습니다. 다시, 더 많은 계약. 그리고 오디오와 비디오에 대한 생각과 계획, 그리고 이들의 여러 구성요소가 있었습니다.

그런 다음 무대를 설정해야 했습니다. 그래서 TEDx에서는 무대가 매우 중요하고 그에 대한 모든 종류의 요구 사항이 있다는 것을 알고 있습니다. 그래서 우리는 요구 사항과 프로젝터, 스크린, 마이크, 인터넷, 모든 종류의 배터리와 백업, 모든 종류의 케이블에 따라 무대를 설정해야 했습니다.

그리고 참석자들이 있었다. 따라서 참석자와 의사 소통하고, 지불을 받고, 이메일을 보내고, 방향, 배지 및 모든 종류의 액세스 권한을 제공합니다.

그래서 이것보다 더 많은 것이 있었지만 이것은 단지 일종의 높은 수준의 범위일 뿐입니다. 따라서 이벤트와 함께 복잡해지는 것을 볼 수 있습니다. 자원 봉사자, 연사, 후원자, 참석자, 이해 관계자 및 공급 업체와 관련된 모든 다른 사람들이 얼마나 복잡해지는지 상상할 수 있습니다.

그래서 우리는 이벤트 날짜가 변경되지 않는 것과 같은 몇 가지 문제에 부딪쳤습니다. 따라서 어떤 일이 발생하거나 탈선하거나 잘못되면 날짜가 바뀔 수 없습니다. 그리고 대부분의 이벤트에서 회의를 하는 경우 날짜를 변경할 수 없습니다. 그래서 그것은 또한 어느 정도의 스트레스를 가져옵니다.

그리고 당신이 상대하고 있는 사람의 수는 아주 많습니다. 소규모 이벤트를 처리하더라도 인원 수로 인해 여전히 어려움이 있습니다. 그리고 통제할 수 없는 변수가 있습니다. 따라서 눈이 오든 비가 오든 그 사건에 영향을 미칠 수 있는 다양한 악천후의 날씨에 대해 생각해 보십시오.

그리고 다른 장비나 음식이나 음료의 배달이 있을 수 있습니다. 그것이 제 시간에 나타나지 않으면 큰 문제가 있는 것입니다. 모든 종류의 계획을 생각해야 합니다. 그리고 믹스업을 주문합니다. 따라서 다른 마케팅 자료를 주문하거나 음식 또는 다른 것을 주문하는 것에 대해 생각하고 잘못된 것으로 나타납니다.

그리고 모든 종류의 커뮤니케이션이 있습니다. 다시 한 번, 다양한 유형의 사람들과 의사 소통하는 것에 대해 생각하는 것은 많은 도전 과제일 뿐입니다.

그래서 우리는 구조와 기반, 프로세스 흐름을 마련한 다음 프로젝트 관리 소프트웨어도 구현했는데 이는 관련된 모든 사람에게 공통 포털을 제공하는 데 도움이 된다는 이점이 있기 때문에 큰 도움이 되었습니다.

그들은 무슨 일이 일어나고 있는지에 대한 실시간 업데이트를 얻기 위해 그곳에 가야 합니다. 또한 작업 및 비용을 추적할 수 있습니다. 그런 다음 작업이 완료되거나 늦었을 때 알림을 설정한 다음 특정 일이 지불되어야 하거나 늦었을 때 알림을 설정할 수 있습니다.

따라서 커뮤니케이션과 협업도 매우 중요합니다. 따라서 정보를 찾기 위해 수많은 이메일을 살펴봐야 하는 것보다 더 나쁜 것은 없습니다. 따라서 누군가가 이메일로 파일이나 이와 유사한 것을 보낸다면 이 공통 포털을 통해 협업하고 의사 소통하는 데 도움이 됩니다.

그런 다음 파일에 대한 중앙 저장소도 제공합니다. 마케팅 문서일 수 있습니다. 계약일 수 있습니다. 청구서가 될 수 있습니다. 그래서 그들은 모두 거기에 있습니다.

그리고 팀 보고도 가능합니다. 따라서 자원 봉사자든 공급업체 파트너든 상관 없이 사람들이 실시간으로 보고할 수 있습니다. 또한 전체 이벤트와 관련된 모든 사람의 효율성을 높이고 스트레스를 크게 줄입니다.

구조에서 볼 수 있듯이 이 프로젝트 관리 도구가 어떻게 도움이 되는지 알 수 있습니다.

이벤트를 계획하는 데 도움이 되는 도구가 필요한 경우 지금 ProjectManager.com에서 소프트웨어에 등록하십시오.

(이 게시물은 2019년 12월 업데이트됨)