팀 회의 진행 방법: 팁 및 모범 사례

팀 회의란 무엇입니까?

팀 회의는 프로젝트에 관련된 사람들이 함께 모여 해당 작업과 관련된 주제에 대해 대화를 나누는 예정된 이벤트입니다. 회의는 다양한 형태로 이루어지지만 더 효과적인 회의에는 팀 리더가 논의할 내용을 요약한 의제가 있습니다. 비서는 토론의 요약인 회의록을 캡처합니다. 다음 회의 전에 완료해야 하는 작업인 작업 항목도 있을 수 있습니다.

회의가 끝나면 본격적인 작업이 시작됩니다. ProjectManager는 작업을 실시간으로 계획, 관리 및 추적하는 데 도움이 되는 수상 경력에 빛나는 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. 강력한 Gantt 차트는 작업 항목을 시작 날짜와 완료 날짜가 있는 작업으로 구성하고 네 가지 유형의 작업 종속성을 모두 연결하여 지연을 방지하고 실시간으로 진행 상황을 추적할 수 있도록 기준선을 설정합니다. 지금 무료로 ProjectManager를 시작하세요.

비공식 팀 회의

비공식 팀 회의는 단순히 팀원들이 아이디어를 교환할 수 있는 캐주얼한 모임입니다. 궤도를 벗어나지 않도록 하기 위한 의제가 여전히 있어야 하지만, 그 의제는 희박하고 더 많은 준비가 필요한 프레젠테이션이나 기타 항목이 없을 것입니다.

공식 팀 회의

스펙트럼의 다른 쪽 끝에는 공식 회의가 있습니다. 다시 말하지만, 의제는 모든 회의에 권장되지만 공식 회의에서는 더 연구되고 구성된 구조입니다. 프로젝트 회의와 같은 공식 회의에는 일반적으로 프레젠테이션과 그룹 연설을 위한 연사가 있습니다. 그들은 또한 예의 측면에서 느슨한 비공식 회의와 달리 누가 언제 말할 수 있는지에 대해 더 엄격한 지침을 가질 수 있습니다.

팀 회의가 중요한 이유는 무엇입니까?

팀 회의를 하는 데는 여러 가지 이유가 있습니다. 악용될 수 있고 시간 낭비로 나쁜 평판을 받을 수 있지만, 의제를 가지고 실행하고 정보를 제공하거나 피드백을 생성하는 데 집중할 때 매우 유용할 수 있습니다.

무엇보다도 팀 회의는 실행 계획과 같은 정보를 많은 사람들에게 전파하는 커뮤니케이션 채널입니다. 사람들이 읽거나 훑어보지 않을 수 있는 메모보다 더 효율적인 경향이 있으며 모든 사람이 논의 중인 내용을 명확하게 할 수 있도록 질문에 대한 포럼을 제공합니다.

그들은 모두가 서로를 알아가고 협력과 생산성을 촉진하는 종류의 유대감을 형성하는 데 도움이 되는 쇄빙선 질문과 활동을 통해 팀을 하나로 모으는 좋은 방법입니다. 팀 회의는 또한 각 팀 구성원의 역할과 책임을 정의하는 데 도움이 되므로 그들이 해야 할 일과 보고 대상 또는 질문이 있는 경우 질문을 알 수 있습니다.

팀 회의 운영 팁

위에서 이미 언급했듯이 회의는 문제가 될 수 있습니다. 그들은 사람들을 업무에서 멀어지게 하고, 팀이 업무를 완료하는 데 더 잘 사용할 수 있는 시간을 낭비하고 있는 것처럼 느끼게 할 수 있으며, 종종 사람들은 자신이 말하는 것을 듣고 싶어합니다. 그러나 팀 회의는 궤도를 이탈할 수 있다는 이유만으로 무시하기에는 너무 중요합니다. 다음 팁을 따르면 모든 사람이 혜택을 볼 수 있는 빠르고 생산적인 팀 회의를 가질 수 있습니다.

팀 회의의 목적 정의

만나기 전에 회의의 이유가 분명한지 확인하십시오. 회의 목적을 한두 문장으로 요약할 수 없다면 만날 이유가 없을 수도 있습니다. 아마도 회의에는 이유가 있을 것이고, 팀 리더로서 그것을 명확하게 정의하는 것은 당신의 일입니다.

회의 의제 만들기

회의 목적이 정해지면 의제 작성을 시작할 수 있습니다. 의제는 회의 중에 논의할 항목의 목록입니다. 너무 길면 안 됩니다. 회의는 하나 또는 기껏해야 몇 가지 관련 사항에 초점을 맞출 때 가장 성공적입니다.

쇄빙선 활동 사용

성공적인 회의를 위해서는 모든 사람이 참여해야 합니다. 재미있는 질문이나 활동으로 처음부터 사람들을 참여시키기 위해 쇄빙선을 사용하면 회의의 핵심에 도달했을 때 성과를 거두게 될 뿐만 아니라 더 나은 팀워크를 촉진하는 좋은 방법입니다.

회의록 작성

위에서 언급한 바와 같이 총무는 회의록을 작성해야 합니다. 이는 할당된 직위 또는 순환 책임일 수 있지만 회의 성공의 중요한 부분입니다. 회의록은 회의 중에 논의된 내용을 캡처하지만 중요한 정보만 캡처합니다. 회의록은 장황하지 않고 한두 문장입니다.

팀 회의 후 작업 항목 정의

회의록은 작업 항목으로 끝나야 하며, 앞에서 설명한 것처럼 팀이 다음 회의를 위해 수집하기 전에 완료하도록 할당된 작업입니다. 이러한 작업 항목은 회의가 중단되기 전에 모든 사람이 명확하게 이해해야 합니다.

팀 회의를 진행하는 데 도움이 되는 무료 템플릿

다음 회의를 돕기 위해 ProjectManager는 지금 다운로드할 수 있는 몇 가지 무료 템플릿을 제공합니다. 우리 사이트는 블로그, 자습서 비디오, 물론 Excel 및 Word용 무료 프로젝트 관리 템플릿이 있는 프로젝트 관리에 관한 모든 것을 위한 온라인 허브입니다. 다음은 다음 팀 회의를 진행하는 데 도움이 되는 몇 가지 사항입니다.

회의록 템플릿

Word용 무료 회의록 서식 파일을 사용하면 회의를 쉽게 설정하고 실행할 수 있습니다. 참석자부터 테이크아웃, 다음 회의 시간까지 성공적인 회의를 위해 필요한 모든 데이터를 수집합니다.

실행 계획 템플릿

회의를 떠날 때 먼저 Excel용 무료 실행 계획 템플릿을 작성했는지 확인하세요. 회의 중에 결정된 모든 작업 항목이 우선 순위, 작업을 수행하도록 할당된 사람, 일정 등을 나열합니다.

작업 추적기 템플릿

작업 항목을 제시간에 완료하려면 Excel용 무료 작업 추적기 템플릿을 사용하세요. 여기에는 종속 작업까지 포함하여 모든 작업이 나열되며 우선 순위를 지정하고 기간을 설정한 다음 상태를 추적하여 일정을 충족하는지 확인할 수 있습니다.

프로젝트에는 프로젝트 수명 주기의 모든 단계에서 회의가 포함됩니다. 진행자 Jennifer Bridges, PMP와 함께하는 이 비디오에서 프로젝트 팀 회의를 개선하기 위한 4가지 유용한 팁을 배우게 됩니다.

비디오: 팀 회의 모범 사례

프로젝트에는 프로젝트 수명 주기의 모든 단계에서 회의가 포함됩니다. 진행자 Jennifer Bridges, PMP와 함께하는 이 비디오에서 프로젝트 팀 회의를 개선하기 위한 4가지 유용한 팁을 배우게 됩니다.

보다 효율적인 프로젝트 팀 회의를 위한 이러한 팁을 즐겁게 들으셨기를 바랍니다. 시청 해주셔서 감사합니다!

훌륭한 팀 회의를 진행하기 위한 4단계

방법론을 좋아하는 분들은 회의를 진행하는 PCFW 방법을 고려하십시오. 그것은 무엇을 의미합니까? 준비하고, 소통하고, 촉진하고, 모든 수단을 동원하여 마무리하십시오. 네 가지 핵심 요소에 대해 각각 이야기해 봅시다. 첫째, 준비에는 목적이 있고 회의 목적을 위한 준비가 있습니다. 이 회의를 하는 이유, 참석해야 하는 사람, 참석해야 하는 이유, 사전에 무엇을 준비해야 했는지, 프로젝트 관리자로서 사전에 무엇을 준비해야 합니까?

1. 준비

목적. 다시 말하지만, 누가 있어야 하는지, 왜 있는지, 그들이 의사 결정권자인지, 의견을 제공하기 위해 있는지, 왜 그들이 그곳에 있어야 하는지를 알아야 합니다. 그리고 소품. 회의를 어떻게 촉진하고 운영할 예정입니까? 소품이 필요합니까, 노트북이 필요합니까, LCD 프로젝터가 필요합니까, 플립 차트가 필요합니까, 보드, 마커가 필요합니까, 펜과 종이가 필요합니까? 사람들이 사용하고 회의를 진행하려면 무엇이 필요합니까? 현장에 갔는데 필요한 자료가 없거나 그곳에 있어야 한다고 생각한 자료가 없었던 적이 있습니까? 프로젝트 관리자는 이를 준비할 수 있습니다.

2. 의사소통

두 번째 핵심 요소인 Communicate는 사람들과 미리 소통하는 것입니다. 그들을 회의, 의제에 초대하고, 언제 참석해야 하는지, 왜 참석해야 하는지, 5분 전에 알려주십시오. 다른 사람들도 일정이 있다는 점을 염두에 두고 일정을 알고 준비할 수 있도록 사람들에게 미리 알려 미리 준비하고 표시해야 할 사항을 모으고 요청할 수 있도록 미리 알립니다. 질문. 이전에 귀하 또는 팀의 다른 구성원에게 연락할 수 있습니다.

그래서 그들에게 의제에 무엇이 있는지 알려주십시오. 우리는 무엇에 대해 이야기할 것입니까? 그들은 다른 사람들도 초대하고 "예, 좋습니다. 하지만 우리는 그들이 이 회의에 참석하는 것을 정말로 원하지 않습니다. "라고 말할 기회를 주기를 원할 수 있습니다.

3. 촉진

회의 촉진. 우리는 모두 일이 통제 불능 상태가 되는 것을 보았습니다. 20분 또는 30분 상태 회의, 짧은 통화 또는 스탠드업 회의가 2시간 동안 싸움으로 변하는 경우를 보았습니다. 우리는 그것을 원하지 않습니다. 우리는 모든 것이 제 시간에 주제에 맞는지 확인하고 싶습니다.

• 정시: 팀이 회의 일정을 준수하는지 확인하십시오.의제에 다른 항목이 있는 경우 해당 항목에 소요되는 시간을 알고 프로젝트 관리자로서 실제로 그 시간 내에 머무를 수 있도록 합니다. 그렇게 하면 사람들이 당신과 계속 관계를 유지하고 신뢰를 잃지 않으며 사람들이 언제 회의를 떠나야 하는지 알 수 있습니다. 그 항목.
• 주제: 팀 회의를 진행할 때 주제에 집중하는 것이 중요합니다.자신의 목적을 위해 회의를 장악하고 하이재킹하려는 다른 의제를 가진 다른 사람들이 있으므로 이를 촉진하고 주제에 집중해야 합니다. 누군가 귀하의 의제에 없는 주제를 꺼내면 중요할 수 있지만 해당 회의의 목적에 맞지 않을 수 있습니다. 그것을 주차장에 놓고 마지막에 사람들에게 무엇을 할 것인지 알리는 것이 중요합니다.

4. 마무리

마지막으로 마무리합니다. 우리는 모두 너무 오래 지속되는 회의에 참석했기 때문에 모두 서둘러 나가서 무엇을 해야할지 또는 다음 단계가 무엇인지 정확히 알지 못하고 떠납니다. 이 단계에서 중요한 항목은 작업 항목 및 다음 단계로 마무리하는 것입니다. 마지막에 남겨야 할 항목은 무엇이며 누가 해야 하며 언제 완료해야 합니까? 그런 다음 다음 단계를 알고 있습니다. 언제 다시 만날 것인지 또는 어떤 결정을 내려야 하는지 사람들에게 알립니다.

다음은 PCFW 방법의 네 가지 핵심 요소이며 회의를 보다 효과적으로 운영하여 귀하와 귀하의 팀 구성원도 두통을 안고 떠나지 않도록 하는 방법입니다.

이 정보를 유용하게 사용하셨기를 바라며, 회의를 진행하는 데 추가 팁, 도구 또는 기술이 필요하시면 ProjectManager를 방문하십시오.