프로젝트에서 활동 순서를 지정하는 방법
게시 됨: 2022-08-23모든 사람은 일상 생활에서 무의식적으로 시퀀스 활동을 만듭니다. 우리는 매주 가게를 방문할 계획을 세우고, 집을 청소하고 정리하며, 심부름을 합니다. 목록은 계속됩니다. 이러한 방식으로 우리는 모두 기본적인 프로젝트 관리 기술에 익숙합니다.
일상 생활에서 순차적인 활동을 식별할 수 있을 때 복잡한 프로젝트의 맥락에서 이를 발견하는 것이 훨씬 쉽습니다. 따라서 우리 모두가 하는 일의 관점에서 순차적 활동을 정의하고 이를 프로젝트 관리와 연관시킬 수 있는 방법을 알아보겠습니다.
순차 활동이란 무엇입니까?
순차 활동은 순서대로 완료하거나 최소한 시작해야 하는 작업 또는 의무입니다. 예를 들어, 스파게티를 만드는 경우 먼저 냄비에 물을 채우고 물을 끓인 다음 파스타를 추가해야 합니다. 이 세 가지 활동은 직접적인 관련이 있으며 요리된 파스타를 만들기 위해서는 이 정확한 순서로 발생해야 합니다.
시퀀싱 활동의 목적은 무엇입니까?
가상의 스파게티 만찬을 만들든 새 건물 건설을 계획하든 목표에 도달하려면 활동을 완료해야 합니다.
질문은 다음과 같습니다. 최종 결과가 동일한 경우 이러한 활동이 어떤 순서로 수행되는지가 정말 중요합니까? 대답은 확고한 예입니다! 두 가지 활동 을 동시에 시작할 수 있는 경우에도 한 순서가 다른 것보다 훨씬 더 논리적이고 효율적입니다.
활동 순서의 예
스파게티 비유로 돌아갑니다. 이 시나리오에서는 마늘을 자르기 전에 물을 끓여야 합니다. 물론, 물을 끓이기 전에 마늘을 썰어서 식사를 망치지는 않겠지만 이렇게 하면 시간과 에너지를 최대한 활용할 수 있습니다.
이 비유를 더 나아가 주방장이 주방을 운영하는 방법에 적용해 보겠습니다. 이 경우 각 요리는 활동으로 구성된 작업입니다. 누군가가 특정 요리를 주문하면 작업을 완료하기 위해 활동을 실행해야 합니다.
까다로운 부분은 한 번에 여러 다른 작업이 완료된다는 것입니다. 즉, 더 많은 활동이 동시에 발생한다는 의미입니다. 주의하지 않으면 한 작업에 필요한 활동이 다른 작업을 방해할 수 있습니다.
이 개념을 더 많은 자원과 제약이 있는 대규모 프로젝트에 적용하면 활동 순서가 유리한 것에서 절대적으로 중요한 것으로 바뀝니다. 그렇다면 시퀀싱 활동은 정확히 어떻게 진행되나요?
프로젝트 활동 순서를 지정하는 방법
활동의 순서를 지정하려면 해당 활동 간의 관계를 정의해야 합니다. 이를 수행하는 방법에는 여러 가지가 있지만 오늘은 우선 순위 다이어그램 방법을 다룰 것입니다.
선행 다이어그램 방법은 완료해야 하는 활동, 연결 방법 및 작업이 따라야 하는 순서를 표시하기 위해 일종의 네트워크 다이어그램을 사용합니다. 이 방법은 활동을 상자(또는 노드)로 표시하고 종속성을 연결하는 화살표로 표시하여 이러한 것들을 설명합니다.
활동 순서 지정 단계
우선순위 다이어그램 방법은 언뜻 보기에는 복잡해 보이지만 실제로는 몇 가지 간단한 단계로 나눌 수 있습니다. 이미 활동 목록이 있고 거기에서 시작한다고 가정해 보겠습니다.
- 활동 속성 정의: 활동 순서를 지정할 때 각 활동에 대한 모든 세부 정보가 있어야 합니다. 이러한 세부 사항을 정리하고 추적해야 합니다. 활동 속성 정의에는 각 활동에 이름 지정, 번호 지정, 간단한 설명 작성 등이 포함됩니다. 각 활동에는 정확한 순서를 지정하기 위해 정의되고 기록된 동일한 속성이 모두 정의되어 있어야 합니다. 이 다리 작업이 모든 차이를 만듭니다.
- 제약 조건 결정: 모든 작업에는 제약 조건이 따릅니다. 이러한 것들은 돈, 인력, 시간 및 기타 여러 가지가 될 수 있습니다. 활동 속성을 정의할 때와 마찬가지로 지식이 힘이며 가능한 모든 제약 조건을 결정하는 것이 이러한 제약 조건을 위반하지 않는 방식으로 활동을 순서화하는 유일한 방법입니다.
- 종속성 식별: 활동의 순서를 정확하게 지정하려면 종속성을 올바르게 식별하는 것이 아마도 프로세스의 가장 중요한 부분일 것입니다. 작업이 어떻게 관련되어 있는지 정확히 알지 못하면 적절하게 순서를 지정할 수 없습니다. 사실, 작업 종속성에 대한 지식이 없으면 작업을 잘못 예약하고 전체 프로젝트가 실패하도록 설정하기가 너무 쉽습니다.
이러한 관계는 종속성이라고도 하며 그 중 네 가지 유형이 있습니다.
- Finish-to-Start(FS): Finish-to-Start 종속성에서는 작업 B가 시작되기 전에 작업 A가 완료되어야 합니다.
- Finish-to-Finish(FF): Finish-to-Finish 종속성에서는 작업 B를 완료하기 전에 작업 A를 완료해야 합니다.
- SF(Start-to-Finish): Start-to-Finish 종속성에서는 작업 A가 시작되기 전에 작업 B를 완료할 수 없습니다.
- Start-to-Start(SS): Start-to-Start 종속성에서 작업 B는 작업 B가 시작되기 전에 시작할 수 없습니다.
활동 순서 지정 시 모범 사례
활동 순서를 만드는 것이 다소 직관적으로 보일 수 있지만 따라야 하는 특정 모범 사례가 있습니다.
활동 순서를 지정하기 전에 전체 작업 목록 만들기
프로젝트를 진행하다 보면 예상치 못한 새로운 작업이 자연스럽게 발생합니다. 그러나 시퀀싱 활동을 시작하는 가장 좋은 방법은 그 당시에 가지고 있는 모든 정보로 작업하는 것입니다. 작업이 앞으로 더 많은 작업을 생성할 것이라는 것을 알고 있더라도 주저하지 말고 작업 목록에 포함시키십시오. 시퀀싱 활동은 가능한 최상의 초안으로 시작하여 그 과정에서 정리됩니다.
팀의 작업량 고려
활동 순서를 지정하는 동안 제약 조건을 식별해야 합니다. 종종 간과되는 제약 조건 중 하나는 팀원의 개별 작업량과 시간입니다. 하루에 너무 많은 시간이 있고 한 사람이 한 번에 접시에 담을 수 있는 양은 너무 많습니다. 이것을 염두에 두지 않으면 차질, 소진 및 예상보다 훨씬 오래 걸리는 활동이 발생할 수 있습니다.
필수 제약 조건과 임의 제약 조건의 차이점 알기
활동의 순서를 정확하게 지정하려면 한 가지 종류만 있는 것이 아님을 명심해야 합니다. 필수 제약 조건과 임의 제약 조건은 매우 다르며 둘 다 식별해야 합니다. 필수 제약 조건은 구체적이며 해결할 수 없습니다. 반면에 임의적 제약 조건은 유연하며 팀 구성원이 프로젝트를 예약하는 동안 결정할 수 있습니다.
작업 제약을 무시하지 마십시오
상상할 수 있듯이 작업 제약을 무시하는 것은 활동 순서를 지정할 때 저지를 수 있는 가장 해로운 실수 중 하나입니다. 그러나 프로젝트 관리 삼각형을 고려하는 것도 똑같이 중요합니다. 이 삼각형은 가장 영향력 있는 세 가지 제약 조건인 범위, 시간 및 비용으로 구성됩니다.
시퀀싱 활동은 매우 복잡한 과정이며 전체 프로젝트의 광범위한 제약을 잊는 것은 어렵지 않습니다. 이러한 사항을 염두에 두는 것은 프로젝트 성공과 프로젝트 실패 사이의 모든 차이를 만들 수 있습니다.
ProjectManager가 활동 순서를 돕는 방법
모든 작업이 적절한 종속성과 함께 적절하게 순서가 지정되도록 하려면 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하는 것이 좋습니다. ProjectManager는 수상 경력에 빛나는 프로젝트 관리 소프트웨어로 활동을 생성, 상세화 및 순서화하고 프로젝트에 가장 적합한 방식으로 이러한 활동을 볼 수 있습니다.
온라인 Gantt 차트를 사용하면 강력한 프로젝트 순서 지정 기능을 최대한 활용할 수 있습니다. 작업을 업로드한 다음 Gantt 차트 및 타임라인을 사용하여 적절한 순서로 작업을 예약하기만 하면 됩니다. 하나의 허브에서 작업 종속성, 담당자 세부 정보, 작업 상태 등을 모두 볼 수 있습니다. 그리고 활동 순서를 변경해야 하는 경우 끌어서 놓기만 하면 됩니다.
이해 관계자를 위한 프로젝트 보고도 몇 초 만에 심층적인 프로젝트 보고서를 생성할 수 있는 강력한 원클릭 보고 도구로 간소화됩니다. 또한 빠른 조감도가 필요한 경우 대시보드를 사용하여 명확하고 다채로운 차트 형태로 프로젝트 데이터를 볼 수 있습니다.
ProjectManager는 클라우드 기반 프로젝트 관리 소프트웨어로 프로젝트 관리자에게 순차 작업을 제어하고 작업 종속성을 연결하며 통합 보고를 통해 진행 상황을 추적할 수 있는 도구를 제공합니다. 팀원들은 협업 플랫폼을 통해 보다 생산적으로 작업할 수 있습니다. 30일 무료 평가판을 활용하여 다음 프로젝트를 관리하는 데 어떻게 도움이 되는지 알아보십시오.