전문적인 이메일을 작성하는 방법

친구나 신뢰할 수 있는 동료에게 이메일을 보낼 때 아마 메시지를 입력하고 다시 생각하지 않고 보내기 버튼을 눌렀을 것입니다.

하지만 신입 상사에게 깊은 인상을 주거나 잠재 고객과 달콤한 대화를 나누려고 할 때는 어떻습니까? 훌륭한 업무용 이메일을 작성하는 방법을 아는 것이 갑자기 매우 중요해집니다.

훌륭한 이메일을 작성하는 것은 로켓 과학이 아닙니다. 그러나 온라인 대화를 최대한 활용하려면 알아야 할 몇 가지 중요한 원칙이 있습니다.

이 게시물에서는 이러한 주요 기술을 자세히 살펴보고 좋은 측정을 위한 몇 가지 필수 이메일 팁을 제공합니다.

전문적인 이메일 작성이 중요한 이유

이메일은 40년 이상 사용되어 왔지만 여전히 비즈니스 커뮤니케이션에 선호되는 채널입니다. 좋은 이메일 작성 기술을 마스터하면 손이 닿지 않는 것처럼 보이는 기회를 열 수 있습니다.

실제로 비즈니스 역사상 가장 큰 거래 중 일부는 잘 작성된 이메일에서 시작되었습니다. 그리고 수많은 신생 기업이 이메일로 VC에게 연락하여 수백만 달러를 모금합니다.

물론 이 수준의 결과에 액세스하려면 기술이 필요합니다. 대면 커뮤니케이션이 훌륭하더라도 효과적인 업무용 이메일을 작성하는 것은 놀라울 정도로 까다롭습니다.

그 이유는 쓰여진 단어는 쉽게 잘못 해석될 수 있기 때문입니다. 건방진 미소와 함께 완벽하게 작동하는 농담은 이메일 내에서 모욕으로 받아들여질 수 있습니다.

상대방의 성격을 알면 그렇게 자주 일어나는 일이 아니다. 그러나 지인이나 완전히 새로운 비즈니스 연락처와 이야기하는 경우 오해를 받을 가능성이 상당히 높습니다.

이메일 작성 기술을 향상하면 이러한 함정을 피하고 잠재적인 이점을 누릴 수 있습니다.

훌륭한 전문가용 이메일을 작성하는 방법

이론은 충분합니다. 사업을 시작합시다.

효과적인 이메일은 다양한 형태를 취할 수 있습니다. 그러나 두 개의 성공적인 메시지를 비교하면 몇 가지 유사점을 발견할 수 있습니다.

훌륭한 전문 이메일을 작성하기 위한 필수 요소는 다음과 같습니다.

1) 간결한 이메일 제목으로 시작

이메일의 가장 중요한 부분 중 하나는 실제로 메시지 자체에 있지 않습니다. 제목입니다.

연구에 따르면 33%의 사람들이 제목을 보고 이메일을 여는 것으로 나타났습니다. 매일 100통의 이메일을 받는 사람에게 연락을 취하려는 경우 제목 줄을 사용하여 관심을 사로잡아야 합니다.

2억 6천만 개 이상의 이메일을 조사한 결과 10단어 이하의 제목이 가장 좋은 성과를 내는 경향이 있는 것으로 나타났습니다. 이 규칙을 따른다는 것은 당신이 바쁜 중역이나 사업주에게 다가가려고 할 때 중요한 요점에 곧장 도달한다는 것을 의미합니다.

누군가에게 처음으로 연락하는 경우 제목을 개인화하는 것도 좋은 생각입니다. 이러한 유형의 업무용 전자 메일의 경우 받는 사람의 이름을 지정하는 것이 좋습니다. 문자 그대로 오픈 요금을 두 배로 늘릴 수 있습니다. 2) 올바른 유형의 인사말 사용

어떤 상황에서는 비공식적인 "Hello" 또는 "Hey"가 대화를 시작하는 아주 좋은 방법입니다. 하지만 업무용 이메일에서는 인사를 좀 더 형식적으로 하는 것이 좋습니다.

검증된 "친애하는 [연락처]" 형식을 사용하는 것이 좋습니다. 이것은 특히 미국 문화에서 약간 구식으로 보일 수 있지만 존중하는 것은 누구에게도 해를 끼치지 않습니다.

당신이 연락하고 있는 사람과 어느 정도 연줄이 있다면, 그들의 이름을 사용해 도 괜찮습니다: “Dear Andrew.”

처음 연락하는 사람이나 회의실에 있는 사람의 경우 대신 "Dear Mr. Smith" 라는 성을 사용하는 것을 고려할 수 있습니다.

그 사람의 직함을 모른다면? 안전한 내기는 "Dear Andrew Smith"라는 정식 이름을 사용하는 것입니다.

그러나 이 방법은 필요할 때만 사용하십시오. 최근 몇 년 동안 스패머와 스캐머는 메시지를 개인화하기 위해 전체 이름 인사말을 사용했습니다. 당신은 그 그룹과 연관되고 싶지 않습니다!

연관되고 싶지 않은 또 다른 그룹은 고풍스러운 문예인입니다. 따라서 "관련된 사람"은 역사책에 남을 수 있습니다.

좀 더 전통적인 인사말을 선택하려는 경우 "Dear Sir/Madam"이 특히 구직 지원서 및 커버 레터 스타일 이메일에 적합합니다. 꽤 비인간적으로 보일 수 있다는 점을 명심하십시오.

3) 예의로 시작

업무용 이메일은 비즈니스에 관한 것이지만 여전히 사람에게 이메일을 보내는 것입니다. 그것들을 하나로 취급하는 것이 좋습니다.

인사를 마치면 작은 예의를 표합니다. 어떤 사람들은 그것을 무시할 것이지만, 다른 사람들은 당신이 그들을 정중하게 대하고 있다는 사실에 감사할 것입니다.

다음은 좋은 이메일 에티켓의 몇 가지 예입니다.

• 관심 가져주셔서 감사합니다
• 당신을 만나서 기뻤습니다
• 오늘 일찍 만나주셔서 감사합니다

받는 사람을 이미 알고 있다면 좀 더 개인적으로 만들 수 있습니다.

• 좋은 주말 보내셨길 바랍니다
• 이 이메일이 당신을 잘 찾길 바랍니다

미묘함을 너무 많이 사용하지 마십시오. 친구와 확인하는 것이 아니라 여기에서 여전히 공식 이메일을 작성하고 있음을 기억하십시오.

4) 요점에 도착

우리 모두는 몇 문장이면 충분할 때 12문단을 쓰는 사람을 알고 있습니다. 그런 사람이 되지 마십시오.

인사말을 마치면 바로 본론으로 들어갑니다. 보다 구체적으로 이메일을 보내는 이유를 설명하십시오. 단 한 문장으로 목적을 명확히 하십시오.

• 공석인 관리직에 대한 관심을 표명하기 위해 편지를 씁니다.
• 우리는 다가오는 한 해 동안 우리를 안내해 줄 컨설턴트를 찾고 있는데, 당신이 우리 업계에 대한 깊은 지식을 가지고 있다고 연락이 왔습니다.
• 귀하의 청소 서비스에 대한 자세한 정보를 요청하기 위해 편지를 씁니다.

한 문장 설명자와 예의 바른 대사를 짧은 단락으로 결합할 수 있습니다.

• 저번에 만나 주셔서 감사합니다. 논의된 대로 제안을 진행하기를 원하는지 확인하기 위해 오늘 이 글을 씁니다.
• 주말에 만나서 반가웠습니다. 우리 회사들은 공통점이 많은 것 같아서 우리 서비스에 관심이 있을지 궁금했습니다.

여기서 더 자세히 알아보고 싶을 수도 있습니다. 그러나 충동에 저항하십시오. 누군가 당신의 처음 두 문장을 읽고 이메일을 남긴다면 어쨌든 당신은 그들을 설득하지 못할 것입니다.

반대로 짧고 간결한 소개는 참여하려는 사람의 관심을 끌 가능성이 더 큽니다.

5) 어떤 맥락에서 뿌린다

전문적인 글쓰기에서는 간결함이 중요합니다. 그러나 당신이 무언가를 요구한다면, 당신은 그 이유를 설명할 시간을 가져야 합니다.

이메일의 두 번째 섹션에서 달성하고자 하는 것에 대한 추가 컨텍스트를 제공하십시오. 받는 사람에게 도움이 될 수 있는 이유를 언급할 수도 있습니다.

• 우리 회사는 향후 18개월 동안 세 자릿수 성장을 달성하는 것을 목표로 하고 있으며 이러한 목표를 달성하는 데 도움을 주시면 기쁩니다.
• 이번 주에 제안서에 동의할 수 있다면 행사 전에 전략을 수립할 시간이 생길 것입니다.
• 업계에 대한 열정이 있고 원격으로 일하고 싶기 때문에 이 직책에 관심이 있습니다.

신중하게 구성된 문장 한두 개면 충분합니다.

6) 명확한 행동 촉구 포함

이메일에서 어떤 종류의 응답을 받기를 원하는지와 관계없이 클릭 유도 문안을 포함하는 것이 좋습니다. 이상적으로는 신속하게 수행할 수 있는 것입니다.

우리 중 많은 사람들이 아침에 비즈니스 이메일을 읽고 "이건 나중에 처리할 수 있어"라고 생각하는 습관이 있습니다. 문제는 그러한 작업을 쉽게 잊는다는 것입니다.

이메일 후반부에 프롬프트를 추가하면 즉각적인 조치를 유도할 가능성이 높아집니다. 예를 들어 회의 시간과 날짜를 제안하고 일정 초대에 대한 링크를 포함할 수 있습니다. 또는 단순히 수신자에게 생각을 공유하도록 요청하십시오.

7) 스타일로 사인오프

많은 사람들은 공식 이메일 메시지의 마지막 부분을 작성하기 어렵다고 생각합니다. "Sincerely" 또는 "Best Regards"를 입력해야 합니까? 어쩌면 "많은 감사"가 더 나은 이메일 마감일까요?

사실은 이 모든 것이 아마 잘 받아들여질 것입니다. 핵심은 서명을 적절한 이메일과 일치시키는 것입니다. 빠른 가이드는 다음과 같습니다.

• 정식 지원서/연락처: Best Regards, Many Thanks, Sincerely(이것은 약간 구식입니다)
• 아는 사람: 따뜻한 안부, 최고, 많은 감사

모든 메시지의 마지막 장식은 이메일 서명입니다. 귀하의 이름, 직함(해당되는 경우) 및 회사 이름을 포함하는 단순한 것이 좋습니다.

그러나 좋은 이메일 서명의 힘을 간과하지 마십시오. 이름 아래에는 다음을 수행할 수 있는 영역이 있습니다.

• 연락처 정보 추가
• 전문적인 얼굴 사진 포함
• 당신의 찬사를 과시하십시오
• 최신 소셜 미디어 게시물 표시
• 그리고 더

이 주제에 대해 자세히 알아보려면 영감을 주는 훌륭한 템플릿이 많이 포함된 이메일 서명 만들기 가이드를 확인하세요.

더 나은 이메일 작성을 위한 필수 팁

위의 단계를 전문적인 이메일 작성을 위한 청사진으로 생각할 수 있습니다. 공식을 따르면 중요한 사람에게 깊은 인상을 남길 수 있습니다.

그러나 이메일 작성 기술을 정말로 향상시키고 싶다면 아래 기술 중 일부를 적용하는 것이 좋습니다.

이메일 형식에 대해 생각하기

이메일의 내용이 분명히 초점이지만 서식 지정에 대해서도 생각해 볼 가치가 있습니다.

이것은 글꼴 선택으로 시작됩니다. Papyrus와 Comic Sans는 이메일을 재미있는 호기심으로 바꿔줄 것입니다. Arial은 괜찮지 만 꽤 부드럽습니다. Verdana 및 Helvetica와 같은 Sans-serif 글꼴은 더 ​​흥미롭지만 여전히 읽기 쉽고 전문적입니다. serif 글꼴을 선택하려면 Georgia가 확실한 옵션입니다.

글꼴은 제쳐두고 이메일에 줄 바꿈을 많이 사용하는 것이 좋습니다. 더 긴 단락을 청크로 분할하면 특히 특정 모바일 이메일 앱에서 더 쉽게 읽을 수 있습니다.

당신이 편지를 쓰는 사람을 아십시오

누구에게나 업무용 이메일을 쓰기 전에 누구에게 보내는지 알아야 합니다.

받는 사람의 이름과 그들이 일하는 회사의 이름으로 시작합니다. 또한 그들이 어떤 직책을 맡고 있는지, 그들의 직업 생활이나 조직에서 나오는 주요 뉴스를 알아내야 합니다.

이 추가 정보는 성공 가능성을 높이는 보다 개인화된 메시지를 작성하는 데 도움이 될 수 있습니다.

항상 이메일을 교정하십시오

상사에게 승진을 요청하거나 가치가 높은 리드와 연결하려고 할 때 유능하고 전문적인 사람으로 보이고 싶을 것입니다.

잘 작성된 이메일은 이 이미지를 구축하는 데 큰 도움이 될 수 있지만, 평판이 무너지는 데 필요한 것은 몇 가지 어리석은 오타입니다.

따라서 보내기를 누르기 전에 항상 이메일 본문과 제목을 다시 확인하십시오.

누락된 실수가 걱정된다면 Gmail, Outlook 및 기타 이메일 플랫폼에서 전송 지연을 설정할 수도 있습니다. 보내기를 누른 후 몇 초 동안 취소하고 마지막 순간에 변경할 수 있는 옵션이 제공됩니다.

후속 조치

CEO나 다른 임원에게 연락했는데 답장을 받지 못했다면 그들이 단순히 귀하의 메시지를 놓쳤을 가능성이 있습니다.

며칠 후 후속 이메일을 보내는 것을 두려워하지 마십시오. 최악의 시나리오는 후속 조치를 무시하는 것입니다. 하지만 구직 지원을 저장할 수 있습니다.

이메일 주소가 올바른지 확인하세요.

메시지가 의도한 수신자에게 도달하지 않으면 훌륭한 이메일을 작성하는 것은 의미가 없습니다. 이것은 명백해 보일 수 있지만 연구에 따르면 우리 중 절반 이상이 잘못된 사람이나 이메일 주소로 메시지를 보냅니다.

초안을 보내기 전에 반드시 주소를 확인하십시오. 이를 수행하는 가장 빠른 방법은 NeverBounce와 같은 도구를 사용하는 것입니다. 당사 플랫폼을 사용하면 전체 이메일 목록의 정확성을 확인할 수 있으므로 다시 생각할 필요가 없습니다.

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