전문적인 편지를 작성하고 지속적인 인상을 남기는 방법
게시 됨: 2023-02-14
직장에 지원하든, 부탁을 하든, 정중하게 사직하든 관계없이 직업적인 편지를 써야 할 때가 올 것입니다. 전문적인 편지 쓰기는 처음에는 어려운 작업처럼 보일 수 있습니다. 스스로에게 다음과 같이 질문할 수 있습니다.- 어떤 정보를 포함해야 합니까?
- 내 목소리 톤은 어떠해야 할까요?
- 너무 까다롭게 들리지 않고 어떻게 내 요점을 전달할 수 있습니까?
전문적인 편지를 쓰는 방법
전문적인 편지를 쓰는 것은 그 자체로 기술입니다. 그러나 블로그 게시물을 작성하는 방법을 알고 있거나 과거에 회사 이메일 목록에 대한 뉴스레터를 작성한 적이 있다면 공식 작성에 대해 이미 한두 가지 알고 있을 것입니다.잘 만들어진 편지를 쓰는 데는 네 가지 핵심 요소가 있습니다.
- 편지의 목적을 결정하십시오
- 필요한 정보 수집 및 조사
- 편지 초안 작성
- 편지 편집 및 교정
1. 편지의 목적을 결정하십시오
전문적인 편지를 쓰는 방법을 연구하고 있다면 특정한 목표를 염두에 두고 있을 것입니다. 제 경험상 편지의 목적은 일반적으로 다음 세 가지 버킷 중 하나에 속합니다.- 당신은 무언가를 요구하고 있습니다.
- 정보를 제공하고 있습니다
- 요청에 응답하고 있습니다.
목적 #1: 요청하기
편지에서 무언가를 요청하는 경우 편지를 다음과 같이 구성해야 합니다. 소개: 편지의 목적을 설명하고, 편지를 쓰는 이유를 설명하고, 받는 사람에게 답례로 약간의 가치를 제공하십시오. 본문: 요청에 대한 세부 정보 및 관련 배경 정보를 제공합니다. 결론: 귀하의 요청을 다시 진술하고 명확한 조치를 취하도록 요청하십시오.목적 #2: 정보 제공
서신으로 정보를 제공하는 경우 다음과 같이 서신을 구성해야 합니다. 서론: 서신의 목적을 설명하고 정보 내용을 공유합니다. 본문: 공유하는 정보를 제공합니다. 결론: 독자의 시간과 관심에 감사하고 필요한 연락처 정보를 제공하십시오.목적 #3: 요청에 응답하기
서신으로 요청에 응답하는 경우 다음과 같이 서신을 구성해야 합니다. 서론: 요청을 인정하고 독자의 문의에 감사드립니다. 본문: 요청에 응답합니다. 결론: 답변을 다시 작성하고 추가 설명이 필요한 경우 독자에게 연락해 달라고 친절하게 요청하십시오.2. 필요한 정보 수집 및 조사
제 생각에는 이 단계가 전체 편지 쓰기 과정에서 가장 중요한 부분입니다. 조사 단계에서는 관계를 구축하는 데 도움이 되는 상대에 대한 정보를 검색할 수 있기 때문입니다. 예를 들어, 전환율이 높은 기업용 백서를 작성하고 잘 맞을 것이라고 생각하여 냉담한 잠재 고객에게 다가가고 싶다고 가정해 보겠습니다. 15분의 시간을 요구하는 일반적인 편지는 응답을 생성하지 않을 것입니다. 그러나 잠재 고객의 과거 작업 중 일부를 찾고 그들이 무엇을 좋아하고 싫어하는지 파악하여 잠재 고객을 조사할 수 있다면 말하자면 "온라인 성격"을 구축할 수 있습니다. 정보 수집을 시작할 수 있는 몇 가지 좋은 장소는 LinkedIn에 있거나 회사가 우리에 대한 통찰력 있는 페이지를 작성한 경우입니다. 내 LinkedIn 프로필을 예로 사용하여 게시 섹션으로 스크롤하여 잠재 고객이 최근에 게시한 기사가 있는지 확인할 수 있습니다.
출처 그런 다음 이러한 기사를 읽고 칭찬하거나 질문하거나 편지에서 직접 통찰력 있는 데이터를 제공할 수 있습니다. 여기에서 가능한 한 구체적으로 작성하고 "당신의 기사 중 하나를 읽고 정말 즐거웠습니다!"와 같은 글을 쓰지 마십시오. 너무 일반적이어서 기사를 전혀 읽지 않은 것 같은 인상을 줍니다. 대신 다음과 같이 그들에게 가치를 제공하는 글을 작성해 보세요 . 당신이 관심이 있다면 당신의 주장을 강화하는 데 도움이 되도록 당신과 공유하고 싶은 나만의 데이터가 있습니다.” 즉시, 귀하는 귀하의 편지 수신자에게 가치를 제공하고 있으므로 그들이 귀하의 편지의 나머지 부분을 읽고 귀하의 요청에 따라 행동할 가능성을 높입니다. 회사의 회사 소개 페이지를 사용하여 연락하려는 사람에 대한 자세한 정보를 수집할 수도 있습니다. Canny의 About Us 페이지를 예로 들어 보겠습니다. 
출처 이 페이지에는 팀의 모든 사람에 대한 몇 가지 개인 정보가 있습니다. 취미, 과거 직장 경험, 재미있는 일화 같은 것. 이것은 당신이 편지를 쓰고 있는 사람의 "온라인 성격"을 구축하는 또 다른 좋은 방법입니다.3. 편지 초안 작성
이제 편지의 목적을 결정하고 예비 정보를 수집했으므로 전문적인 편지를 섹션별로 정확하게 작성하는 방법을 살펴보겠습니다.섹션 1: 헤더
전문적인 편지의 첫 번째 부분에는 보내는 사람과 받는 사람의 연락처 정보가 포함되어야 합니다. 이 정보는 독자에게 편지의 출처와 수신자가 누구인지 정확히 알려줍니다. 이 섹션에는 다음이 포함되어야 합니다.- 당신의 이름
- 당신의 직함
- 회사 이름(해당되는 경우)
- 전체 주소
- 연락처 정보(전화 및 이메일)
- 날짜
- 수령인의 이름
- 받는 사람의 직함
- 받는 사람의 회사 이름
- 수취인의 회사 주소
섹션 2: 인사말
대부분의 전문적인 편지에서 인사말은 "Dear"로 시작하고 그 뒤에 다음 중 하나가 나옵니다.- 씨.
- 부인.
- 놓치다.
- 양
- 박사
- 또는 직함(예: 교수)
섹션 3: 편지 본문
메시지를 전달하는 편지의 주요 부분입니다. 본문에는 다음 네 단락이 포함되어야 합니다.- 첫 번째 단락은 자신을 빠르게 소개하고 수신자에게 가치를 제공하는 문장이 이어져야 합니다. * 요청에 응답하거나 정보를 제공하는 경우에는 이 작업을 수행할 필요가 없습니다. 그러나 무언가를 요청하는 경우 가치를 제공하면 응답을 받을 확률이 높아집니다.*
- 두 번째 단락에서는 수신자에게 연락하는 이유를 설명해야 합니다.
- 세 번째 단락에는 수령인에게 일부 배경 정보를 제공하기 위해 귀하 또는 귀하의 회사에 대한 한두 문장이 포함되어야 합니다.
- 네 번째 단락은 귀하의 요청을 반복하고 그것이 그들에게 어떤 이점이 있는지 설명하고 짧은 CTA가 뒤따라야 합니다.
섹션 4: 종료
마지막으로 수신자에게 시간을 내어준 것에 대해 감사를 표하고 간단한 "감사합니다" 또는 "안부 인사"로 편지를 마무리해야 합니다.섹션 5: 서명
자필 서명과 인쇄된 이름을 포함하십시오.섹션 6: 인클로저(선택 사항)
편지와 함께 문서나 자료를 포함하는 경우 여기에 기재해야 합니다. 여기에는 이력서, 참고 문헌, 판매 안내 책자 또는 기타 문서가 포함될 수 있습니다.섹션 7: 포스트스크립트(선택 사항)
추신은 편지 맨 끝에 추가되는 간단한 메시지입니다. 일반적으로 추가 정보를 추가하거나 특정 지점을 강조 표시합니다. 이 섹션은 선택 사항이지만 편지를 돋보이게 만드는 데 도움이 됩니다.4. 편지 편집 및 교정
최종 초안을 작성했으면 편지를 편집하고 교정할 차례입니다. 이 단계는 보도 자료, 이메일 캠페인 또는 이전 동료에 대한 추천서 등 무엇을 작성하든 관계없이 필수적입니다. 편집에는 편지 내용을 수정하여 명확하고 간결하며 잘 작성되었는지 확인하는 작업이 포함됩니다. 편집 과정을 돕기 위해 저는 제 편지의 내용을 Hemingway 앱에 붙여넣는 것을 좋아합니다. 이 앱은 읽기 쉬운 정도를 알려주는 가독성 등급을 제공합니다. 또한 수동태, 부사 사용 및 대체 단어를 강조합니다.
출처 만족스러운 가독성 점수를 얻으면 교정을 위해 내용을 Grammarly에 붙여넣습니다. 이 앱은 도중에 발생했을 수 있는 문법 또는 철자 오류를 잡아내는 데 유용합니다. 친구나 가족이 편지를 읽어 보도록 하는 것도 좋은 생각입니다. 신선한 눈은 종종 당신이 놓쳤을 수도 있는 실수를 포착할 수 있습니다. 편지를 보내기 전에 시간을 들여 신중하게 검토하고 교정하여 다듬어지고 오류가 없는지 확인하십시오. 이 단계는 긍정적인 인상을 주고 편지가 원하는 결과를 얻을 가능성을 높이는 데 도움이 됩니다.예제 템플릿
예가 없으면 전문적인 편지를 쓰는 방법을 정확하게 시각화하기 어려울 수 있습니다. 표준 전문 서한이 어떻게 보여야 하는지를 설명하는 예제 템플릿을 아래에 만들었습니다. 편지의 목적에 따라 신체 일부를 수정해야 할 수도 있습니다. 이 템플릿은 출발점을 제공합니다.
머리글 귀하의 이름 귀하의 직위 귀하의 회사 이름(해당되는 경우) 귀하의 전체 주소(또는 회사 주소) 귀하의 전화 번호 귀하의 이메일 주소 전체 날짜(예: 2023년 1월 3일) 수신자 이름 수신자 직위 수신자 회사 이름(해당되는 경우) 수신자 또는 회사 주소 인사말 친애하는 [받는 사람 이름]님, 편지 본문 제 이름은 [귀하의 이름]이고 [주제]에 대한 최근 [동영상, 기사, 팟캐스트]에서 몇 가지 좋은 점을 지적하신 것 같습니다. [관계를 구축하고 다시 연락하도록 유도하기 위해 주제와 관련된 한 문장을 제공하십시오]. 나는 오늘 [한두 문장으로 된 귀하의 요청]을 요청하기 위해 편지를 쓰고 있습니다. 나는 [당신 자신이나 당신의 사업을 한 문장으로 기술]입니다. 나는 [귀하의 요청이 적합하다고 생각하는 이유 또는 그것이 어떤 식으로든 그들에게 어떻게 도움이 될 것인지 설명]한다고 믿습니다. 이 문제에 대해 귀하와 더 자세히 논의하고 귀하가 가질 수 있는 모든 질문에 답변해 드릴 수 있어 기쁩니다. 닫기 시간을 내어 주셔서 감사합니다. 곧 회신을 기다리겠습니다. 감사합니다. 서명 [서명] [귀하의 이름] 첨부 한 동봉 물 [서한에 포함된 추가 문서 목록 제공] 추신 추신 [귀하의 메시지를 돋보이게 하는 짧은 추신을 포함하십시오. 연구 단계를 통해 발견한 것을 통합해 보세요.]편지 인쇄 및 보내기
손글씨가 최고 수준이 아닌 이상 컴퓨터에서 편지를 입력한 다음 서명을 추가하기 위해 최종 버전을 인쇄할 가능성이 높습니다. 그러나 꼭 훌륭한 필체로 완전한 편지를 손으로 쓸 수 있다면 그렇게 하십시오! 확실히 귀하의 서신에 개인적인 손길을 더할 것입니다.폰트
프린터로 달려가 새로 인쇄된 전문가용 편지를 수집하기 전에 편지의 전반적인 미학이 그에 상응하는지 확인해야 합니다. 이미지나 색상을 추가하지 않을 가능성이 있으므로 모두 선택한 글꼴로 귀결됩니다. 전문 서신에 사용되는 몇 가지 일반적인 글꼴은 다음과 같습니다.- 타임즈 뉴 로만
- 굴림
- 베르다나
- 칼리브리
종이
종이를 선택할 때 전문성을 전달하는 고품질을 선택하는 것이 중요합니다. 다음은 염두에 두어야 할 몇 가지 사항입니다.- 워터마크가 있는 무거운 주식이어야 합니다.
- 색상은 흰색 또는 아이보리와 같이 중성이어야 합니다.
- 크기는 일반적으로 8.5x11인치여야 합니다.