프로젝트 설명 작성 방법: 빠른 가이드

게시 됨: 2023-02-02

프로젝트 설명은 자명한 것처럼 보이지만 잘 작성된 프로젝트 설명을 과소 평가하지 마십시오. 성공을 위한 프로젝트를 설정합니다. 이해 관계자를 위한 커뮤니케이션 도구 역할을 하며 명확하고 실행 가능한 방식으로 프로젝트 비전을 공유합니다.

프로젝트 설명이 무엇인지, 왜 그렇게 중요한지, 영향력 있는 설명을 작성하는 방법에 대해 이야기해 봅시다. 그런 다음 시작할 수 있는 몇 가지 무료 프로젝트 관리 템플릿을 제공하고 프로젝트 관리 도구가 프로젝트 설명을 현실로 바꾸는 데 어떻게 도움이 되는지 보여줍니다.

프로젝트 설명이란 무엇입니까?

프로젝트 설명은 관련된 모든 단계와 프로세스를 포함하여 하나의 문서에 하나의 프로젝트에 대한 세부 정보를 간략하게 설명합니다. 프로젝트를 시작한 문제와 원하는 목표 및 목적을 다룹니다.

하지만 거기서 멈출 필요는 없습니다. 프로젝트 설명은 팀이 실행할 활동, 일정 및 프로젝트 위치를 포함하여 계획에 포함될 수도 있습니다. 프로젝트의 이점은 프로젝트 설명에도 설명되어 있습니다.

이는 프로젝트의 시작 단계에서 수행되며 프로젝트 전체에서 재교육으로 참조됩니다. 프로젝트 관리자는 프로젝트 설명 작성을 담당하고 프로젝트 수명 주기 동안 프로젝트 관리자와 팀을 안내합니다.

어떤 의미에서 프로젝트 설명은 설정이고 프로젝트 실행은 전달입니다. 그러나 프로젝트 설명은 유용한 만큼 프로젝트를 일정대로 유지하는 데 도움이 되도록 관리하고 추적하지 않습니다. 필요한 것은 프로젝트 관리 소프트웨어입니다.

ProjectManager는 프로젝트를 실시간으로 계획, 관리 및 추적하여 보다 통찰력 있는 결정을 내리는 데 도움이 되는 온라인 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. 강력한 Gantt 차트를 사용하여 프로젝트 설명을 실행 가능한 계획으로 바꾸십시오. 시각적 타임라인에서 작업을 구성하고, 네 가지 종속성을 모두 연결하고, 중요 경로를 필터링합니다. 그런 다음 기준선을 설정하고 프로젝트 편차를 추적하여 비용과 시간을 더 잘 관리하십시오. 지금 무료로 ProjectManager를 시작하세요.

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프로젝트 설명 대 프로젝트 제안서

프로젝트 설명은 더 큰 프로젝트 제안의 일부입니다. 프로젝트 설명은 많은 근거를 다루고 있지만 실제로는 프로젝트에 대한 높은 수준의 보기에 가깝습니다. 일부는 목표와 함께 더 많은 계획을 포함하도록 설명을 확장하지만 여전히 피상적인 모양입니다.

프로젝트 제안서는 보다 포괄적인 문서입니다. 이러한 맥락에서 프로젝트 설명은 더 큰 프로젝트 제안서에 포함될 내용의 요약일 뿐이며, 이는 해당 개요를 구체화합니다. 프로젝트 제안서에서 프로젝트 설명을 총괄 요약으로 언급하는 경우가 있습니다. 그것이 무엇이든 간에 그것은 더 큰 그림으로 이끄는 것입니다.

당연히 프로젝트 제안은 더 심도 있게 진행됩니다. 이전 프로젝트의 배경이나 역사, 프로젝트 요구 사항, 프로젝트 실행 기술 및 기술과 같은 접근 방식, 마지막으로 프로젝트의 의사 결정자가 누구인지에 대한 섹션이 있습니다.

프로젝트 설명 대 프로젝트 요약

프로젝트 설명은 비슷하게 들릴 수 있지만 프로젝트 요약이 아닙니다. 논의한 바와 같이 프로젝트 설명은 제안 중인 프로젝트에 대한 높은 수준의 개요에 가깝습니다. 일반적으로 프로젝트가 발표될 때 프로젝트 제안서를 시작합니다.

프로젝트의 목적은 프로젝트 설명에 설명되어 있습니다. 또한 프로젝트 실행 방법과 달성할 계획을 간략하게 설명합니다. 프로젝트 요약은 훨씬 더 자세합니다. 배경, 프로세스 등을 다룬다는 점에서 위에서 정의한 프로젝트 제안과 매우 흡사합니다.

그러나 이러한 용어는 종종 다른 것을 설명하는 데 사용됩니다. 프로젝트 요약은 일반적으로 프로젝트 제안에 대한 소개로서 프로젝트 설명으로 사용됩니다. 무엇이라고 부르든 이 맥락에서 그들은 프로젝트의 간략한 개요라는 동일한 정의를 공유합니다.

프로젝트 설명 작성 방법: 6가지 주요 단계

프로젝트 설명을 작성하는 것은 생각보다 어렵습니다. 예, 간단하지만 모든 단어가 중요하다는 의미입니다. 이를 달성하려면 목적에서 범위에 이르기까지 프로젝트를 안팎으로 이해해야 합니다. 그러나 프로젝트는 핵심 세부 사항을 빠뜨리지 않고 간단하게 설명합니다.

즉, 프로젝트 계획에 중요한 모든 것이 포함되어야 합니다. 관련된 내용을 생략하거나 오래된 내용을 남기고 싶지 않을 것입니다. 프로젝트 설명의 모든 내용은 프로젝트의 목적과 연결되어야 합니다. 이제 다음 6단계를 따라야 하는 프로젝트 설명을 작성할 준비가 되었습니다.

1. 요약

몇 줄에 불과하지만 프로젝트의 누가, 무엇을, 어디서, 어떻게, 왜에 대한 개요로 시작하십시오.

2. 정의

프로젝트가 해결하는 문제 또는 채우는 틈새와 같은 프로젝트의 이유를 설명하십시오. 이것은 프로젝트의 목적을 정의합니다.

3. 정당화

이 프로젝트가 투자할 가치가 있는 이유를 프로젝트 이해관계자에게 보여주십시오. 그들이 좋은 수익을 얻을 수 있음을 증명하고 필요한 경우 메트릭을 설명하십시오.

4. 평가

비용 편익 분석을 수행하고 프로젝트 비용에 대해 이러한 이익을 측정할 계획을 보여줍니다.

5. 프로젝트 접근 방식 설명

여기에서 프로젝트 목표와 목표를 달성하는 방법을 간략하게 설명하고 싶습니다. 사용할 프로젝트 관리 방법론과 리소스를 설명합니다.

6. 타임라인 추정

프로젝트 수명 주기의 각 단계에 대한 작업 시간 및 리소스를 포함하여 프로젝트 기간을 예측합니다.

프로젝트 설명은 언제 작성해야 합니까?

이제 프로젝트 설명의 이유와 방법을 알았으니 시기를 탐색할 차례입니다. 분명히 프로젝트 설명은 프로젝트 제안으로 이어지는 경우가 많기 때문에 작성하게 될 첫 번째 항목 중 하나입니다.

프로젝트 설명 작성은 프로젝트 수명 주기의 시작 단계의 일부입니다. 이것은 프로젝트가 정의되고 평가되며 프로젝트 스폰서에 의해 승인되는 시점입니다.

주요 산출물, 위험, 예상 비용 및 자원을 정의하는 기초 작업을 완료할 때까지 요약을 작성하지 않는 것이 가장 좋습니다. 이에 소요되는 작업량은 프로젝트의 규모나 복잡성에 따라 다릅니다.

프로젝트 설명을 작성하는 것이 왜 중요한가요?

프로젝트 설명은 프로젝트의 타당성과 투자 수익(ROI)을 증명하기 위한 시작점입니다. 고객, 스폰서 또는 이해 관계자 여부에 관계없이 독자는 프로젝트와 그것이 자신에게 적합한 이유를 이해할 수 있어야 합니다.

또한 거의 프로젝트의 청사진이나 로드맵 역할을 합니다. 프로젝트 설명에는 프로젝트에 대한 중요한 정보가 포함되어 있습니다. 여기에는 비용 및 기간에 대한 간략한 설명이 포함되며, 이 모든 항목은 프로젝트를 구현하는 데 무엇이 필요한지 명확하게 보여줍니다.

당신이 하고 있는 일은 프로젝트를 판매하는 것뿐만 아니라 현실적인 프로젝트 기대치를 설정하는 것입니다. 이해 관계자가 주요 목표와 목표 달성과 관련된 시간 및 비용을 아는 것이 중요합니다. 이렇게 하면 프로젝트가 승인되면 이미 기준선을 만들었기 때문에 이해 관계자의 기대치를 관리하기가 더 쉬워집니다.

무료 프로젝트 관리 템플릿

철저한 프로젝트 설명을 작성하는 데 도움이 되도록 ProjectManager에는 유리한 시작을 제공하는 무료 템플릿이 있습니다. 당사 사이트에는 프로젝트의 모든 단계를 다루는 수십 개의 Excel 및 Word용 무료 프로젝트 관리 템플릿이 있습니다. 다음은 우리 주제와 관련된 몇 가지입니다.

요약 템플릿

총괄 요약은 제품 설명과 매우 유사합니다. 유사한 근거를 다루고 있으며 프로젝트 설명과 상호 교환할 수도 있습니다. Word용 무료 요약 서식 파일을 사용하면 철저한 프로젝트 설명을 위해 작성해야 하는 모든 내용이 정리됩니다.

프로젝트 제안 템플릿

프로젝트 설명 또는 총괄 요약은 모든 프로젝트 제안의 첫 번째 섹션입니다. 설명과 제안서를 작성해야 하므로 Word용 무료 프로젝트 제안 서식 파일에는 소개와 승인을 받기 위해 포함해야 하는 기타 모든 중요한 정보가 포함되어 있습니다.

프로젝트 예산 템플릿

프로젝트 설명에서 프로젝트 비용을 추정해야 합니다. Excel용 프로젝트 예산 템플릿은 필요한 것보다 더 상세하지만 프로젝트가 승인되고 예산을 만들어야 하는 경우 모든 작업이 유용합니다.

ProjectManager가 프로젝트 설명을 프로젝트 계획으로 전환하는 방법

프로젝트 설명은 이상적으로 승인된 프로젝트로 이어집니다. 이제 손댄 요소를 실행 가능한 프로젝트 계획으로 전환해야 합니다. ProjectManager는 일정이나 예산을 초과하지 않고 목표를 달성하는 데 도움이 되는 실시간 도구가 있는 온라인 프로젝트 관리 소프트웨어입니다.

원하는 도구 사용

Gantt 차트는 프로젝트 관리자가 일정을 시각적으로 계획하는 데 유용하지만 실행할 작업이 할당된 팀에게는 최선이 아닙니다. 그래서 실시간으로 함께 업데이트되는 여러 프로젝트 보기를 제공합니다. 이제 팀은 강력한 작업 목록이든 칸반 보드의 시각적 워크플로우이든 상관없이 작업에 선호하는 도구를 선택할 수 있습니다.

진행 상황 및 성능을 실시간으로 모니터링

팀이 원하는 방식으로 작업할 수 있는 자유를 준다고 해서 팀을 관리할 수 없다는 의미는 아닙니다. 실시간 대시보드는 시간, 비용, 워크로드 등에 대한 데이터를 자동으로 수집합니다. 그런 다음 이러한 지표를 계산하여 읽기 쉬운 그래프와 차트로 표시합니다. 무엇보다도 가벼운 경쟁자와 마찬가지로 설정이 필요하지 않습니다. 플러그 앤 플레이 방식입니다.

물론 이해 관계자도 진행 상황에 대한 최신 정보를 유지하기를 원할 것입니다. 그들은 높은 수준의 대시보드 보기가 필요하지 않을 것이므로 더 자세한 정보를 제공할 수 있는 사용자 지정 가능한 보고서도 있습니다. 상태 보고서, 프로젝트 분산 보고서 등을 생성하는 데 몇 번의 키 입력만 있으면 됩니다. 그런 다음 이해 관계자와 쉽게 공유할 수 있습니다.