이메일 게임 향상: 결과를 가져오는 이메일 작성 방법

관계를 구축하고 결과를 얻을 수 있는 인상적인 이메일을 작성하는 방법을 알고 싶습니까? 당신은 바로 이곳에 있습니다. 멋진 이메일을 작성하는 것은 뉴스레터를 작성하는 것과 유사합니다. 메시지를 구성하고 효과적인 언어를 사용하며 완벽을 기하기 위해 교정해야 합니다. 그러나 결국 휴지통에 버려지는 조잡하고 비전문적인 메시지와 붐비는 받은 편지함에서 눈에 띄는 잘 작성되고 효과적인 이메일을 구별하는 이메일에는 몇 가지 배타적인 뉘앙스가 있습니다. 이 가이드에서는 이러한 포인터 및 기타 모범 사례를 해결하여 전자 메일 게임을 향상시키는 데 도움이 되는 단계별 요약을 공유합니다. 시작하자.

1단계: 이메일 개요 만들기

귀하의 이메일은 수신자와 연락할 수 있는 유일한 기회일 수 있으므로 다음이 필수적입니다.

• 이메일을 통해 전달하려는 내용 파악
• 이메일 사본을 핵심 메시지에 맞추십시오. 수신자가 의도한 조치를 취할 수 있도록 각 단어를 최적화하십시오.

이러한 포인터를 구현하는 가장 쉬운 방법은 이메일의 목적을 정의하고 이메일의 모양에 대한 개요를 만드는 것입니다.

받는 사람을 알아라

누구에게 이메일을 쓰고 있습니까? 사업상의 이유입니까? 전에 이 사람에게 연락한 적이 있습니까? 콜드 이메일을 작성하는 경우 받는 사람에게 처음으로 연락하는 것이기 때문에 공식적인 언어와 어조를 사용하는 것이 좋습니다. 마찬가지로 친구나 한동안 함께 일한 사람에게 이메일을 보낼 때도 캐주얼하거나 친근한 어조가 적절합니다. 그런 다음 수신자가 수행하기를 원하는 작업에 대해 생각하십시오. 정보를 공유하거나, 이벤트에 초대하거나, 회의를 주선하거나, 다른 일을 하고 싶습니까? 이메일의 의도를 정의하면 올바른 어조와 문구를 이메일에 올바르게 설정하는 데 도움이 됩니다.

이메일 주제 정의

당신의 이메일이 수신자의 받은 편지함에 있는 모든 혼란을 없애려면 간결하고 매력적인 카피 기술을 마스터해야 합니다. 이렇게 하려면 먼저 이메일의 목적과 목표를 결정하고 이를 고수해야 합니다. 회사에 대한 모든 좋은 점을 포함하고 싶은 유혹을 느낄 수 있습니다. 생각: 브랜드 스토리, 고객의 평가, 귀사에서 일하는 전문가. 그러나 귀하의 이메일은 이 모든 정보를 위한 장소가 아닙니다 . 블로그나 회사의 'About Us' 페이지를 작성할 때일 수 있지만 확실히 이메일은 아닙니다. 예를 들어, 수령인이 회의를 주선하기를 원할 경우 귀하의 약력, 회사에 대한 소개 및 달성한 모든 것을 제공하지 마십시오. 대신 자신을 간략하게 소개하고 제품이 해결할 수 있는 문제점에 대해 설명하십시오. 받는 사람의 주의를 산만하게 하지 않으면서 가치를 제공하고 싶습니다.

정신적 이메일 개요 만들기

이메일의 대상과 목적을 정의한 후에는 다음 질문을 고려하여 이메일이 어떤 모습이어야 하는지 머릿속에 그려보세요.

• 받는 사람의 이메일 주소가 정확합니까?
• 수신자가 이메일의 의도된 목표(예: 웨비나 등록 또는 회의 예약)에 따라 행동하게 할 수 있는 언어 또는 트리거 포인트는 무엇입니까?
• 사례 연구, Google 문서 또는 비즈니스 보고서와 같은 첨부 파일을 포함해야 합니까?
• 클릭 유도 문안(CTA) 또는 링크를 추가해야 합니까? 있다면 몇 개입니까?
• 이메일에서 다루어야 하는 가장 중요한 사항은 무엇입니까?
• 스크린샷이나 이미지가 이러한 점을 더 명확히 하는 데 도움이 됩니까?

이 단계에서 작문 과정을 안내하는 간략한 개요가 있어야 합니다. 개요를 템플릿으로 변환하거나 체크리스트로 사용할 수도 있으므로 이메일을 작성할 때마다 처음부터 다시 시작할 필요가 없습니다.

2단계: 관심을 끄는 이메일 제목 작성하기

수신자가 가장 먼저 보게 되는 이메일 제목은 수신자가 이메일을 열지 여부를 결정합니다. 연구에 따르면 이메일 수신자의 47%가 이메일을 열어보고 69%가 이메일을 스팸으로 신고한다고 합니다. 이 줄은 받는 사람이 이메일을 열 수 있을 만큼 설득력이 있어야 합니다. 그러나 동시에 전달하려는 메시지를 미리 볼 수 있어야 합니다. 제목이 흥미를 끌지 못하면 이메일이 휴지통으로 버려집니다. 실제 사본이 얼마나 잘 작성되었는지는 중요하지 않습니다. 다음은 염두에 두어야 할 몇 가지 모범 사례입니다.

이메일 제목줄 모범 사례

• 9단어 60자 이내로 짧게 작성하십시오. 그렇지 않으면 받은 편지함에서 제목이 잘릴 수 있습니다.

예: {Prospect Pain Point}에 시간 낭비하지 마세요.

• 이메일의 목적을 한 문장으로 강조하십시오. 제품의 이점을 전달하거나 특정 거래에 대한 관심을 불러일으키는 특정 후크를 제공합니다.

예: {Event}에서 참석 요청

• 구체적이어야 합니다. 모호한 언어나 보풀을 피하십시오.

예: 마지막 기회! 이번 여름 {제품 이름} {Offer or Discount}

• 개인화 된 터치를 추가하십시오. 받는 사람의 이름을 사용하여 주의를 끄는 것을 고려하십시오.

예: {Mutual Contact Name}님이 {Recipient Name}님에게 연락하도록 권장했습니다.

• 강력한 단어를 사용하여 조치를 취하십시오. 동작 동사로 시작하면 더욱 좋습니다.

예: {작업 이름}에 대한 더 나은 방법 알아보기 프로 팁: 시선을 사로잡는 제목을 만드는 데 도움이 되는 CoSchedule의 제목 줄 테스터를 무료로 사용해 보십시오.

3단계: 이메일 수신자에게 인사하기

이메일은 인사말과 시작 문장을 포함하는 적절한 인사말로 시작해야 합니다. 각 요소를 올바르게 설정하는 방법에 대해 빠르게 논의해 보겠습니다.

인사말로 올바른 어조 설정

인사말 선택은 상황에 따라 달라집니다. 예를 들어 공식적인 이메일을 작성하는 경우 "{수신자 이름}님에게"로 메시지를 시작하는 것이 더 좋습니다. 그러나 아는 사람에게 이메일을 보내는 경우에는 "{수신자 이름}님 안녕하세요" 또는 "{수신자 이름}님 안녕하세요"를 사용하는 것이 좋습니다. 다른 사람의 이름을 잘못 입력하거나 잘못된 인사말로 부르지 마세요. 응답을 받을 가능성을 결정하므로 콜드 이메일을 보낼 때 특히 중요합니다. 비즈니스 코치인 Barbara Pachter는 그녀의 저서 The Essentials of Business Etiquette 에서 'Hey' 및 'Yo'와 같은 비공식 표현을 폐기할 것을 권장합니다. 다음은 피해야 할 인사말 "하지 말아야 할 것"입니다.

• 'Sir', 'Madam'과 같은 지나치게 형식적인 인사말
• 'To Whom It May Concern'과 같은 일반적이고 재미없는 오프너 사용
• '굿모닝' 또는 '굿나잇'과 같은 시간별 인사말(수신자의 시간대를 모르는 경우)
• 받는 사람의 직함 표시 (Dear job_title)
• 느낌표로 끝남('Hi Nathan!!!')

관심을 끄는 오프너를 생각해 내십시오.

이 시점에서 수신자의 관심을 유지하고 이메일의 나머지 부분을 계속 읽도록 유도하는 데 걸리는 시간은 7초뿐입니다. 다음과 같이 강력한 시작 문구는 독자의 관심을 끌 수 있는 티켓입니다. 자신을 소개하는 경우 받는 사람의 관심을 끌 만한 내용으로 시작하십시오. 다음은 파트너십 기회가 수신자에게 어떤 이점을 줄 수 있는지 언급하는 이메일 템플릿입니다. 다음은 이메일 소개를 작성할 때 적용할 몇 가지 표준 모범 사례입니다.

• 소개를 1~2문장으로 제한하십시오.
• 관련 없는 정보나 불필요한 세부 정보를 추가하지 마세요.
• 자신에 대한 더 많은 정보를 제공하기 위해 LinkedIn 프로필 또는 웹사이트를 하이퍼링크하는 것을 고려하십시오.
• 수신자를 이전에 만났거나 대화를 나눈 적이 있다면 인스턴스를 간략하게 언급하여 공통 접점을 찾으십시오.

독자가 많은 수신자 중 한 명이라고 느끼게 하는 일반적인 소개를 보내지 마십시오. 대신 약간의 조사(예: 소셜 미디어 프로필 검색 또는 동료 참조)를 수행하여 개인화된 터치를 추가하십시오. 이미 알고 있는 사람에게 이메일을 보내는 경우 이 부분을 건너뛰십시오. 이 경우 유쾌한 말로 시작하고(예: “좋은 하루 보내길 바래!) 곧바로 몸으로 가십시오.

4단계: 이메일 본문 작성

전체 메시지를 공유할 이메일의 핵심 부분입니다. 귀하의 독자는 아마도 긴 이메일을 읽을 시간이 없을 것입니다. 그들이 당신의 메시지를 훑어보거나 완전히 건너뛰는 것을 원하지 않는다면 간단하고 핵심만 전달하십시오. BLUF 전략을 사용하여 수신자의 5W(누가, 무엇을, 어디서, 언제, 왜)에 신속하게 답변하기 위해 결론을 위로 작성하는 것과 관련하여 이메일의 의도를 이해하도록 돕습니다. 다음은 좋은 예입니다. 소스 또한 가독성과 검색 가능성을 위해 이메일을 최적화해야 합니다. 다음은 훌륭한 이메일 본문 작성을 위한 몇 가지 팁입니다.

• 문장과 단락을 짧게 유지하십시오
• 가능한 경우 글머리 기호 추가
• 기술적 전문 용어와 보풀을 피하십시오
• 표준 형식을 사용하십시오. 볼드체, 이탤릭체 및 밑줄을 사용하여 중요한 사항 강조
• 독자의 지식을 가정하지 마십시오. 항상 텍스트를 분해하고 필요한 정보를 제공하십시오.

물론 이메일의 본문 섹션은 까다로울 수 있습니다. 이것을 작성하는 가장 좋은 방법은 다음과 같습니다.

1. 이메일에서 얻을 수 있는 주요 내용을 고려하세요.
2. 받는 사람이 받기를 원하는 특정 CTA에 대해 생각하십시오.
3. 추가하는 모든 줄이 위의 두 가지 지침에 도움이 되는지 확인하면서 이메일을 작성하십시오.

5단계: 영향력 있는 CTA 및 승인으로 종료

이메일을 마무리하는 방법은 시작하는 방법만큼 중요합니다. 메시지를 전달한 후 받는 사람이 걸려 있는 상태로 두지 마십시오. 한두 문장으로 모든 것을 요약하고 CTA를 추가하여 다음 단계를 제공합니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

• 이에 대해 더 논의하기 위해 커피를 마시며 회의 일정을 잡는 것이 가능할까요?
• 요청된 정보를 포함하여 이 이메일에 회신해 주십시오.
• 이와 관련하여 통화 일정을 잡으려면 내 Calendly에서 슬롯을 예약하십시오.

CTA가 설득력 있고 행동의 중요성을 강조하는지 확인하십시오. 이렇게 하면 긍정적인 반응을 얻을 가능성이 높아집니다. 그런 다음 마무리 말(예: '함께 일하기를 기대합니다' 또는 '더 진행하기 위해 긍정적인 답변을 기다리고 있습니다')을 추가하고 이메일의 목적 및 수신자와의 관계에 따라 서명을 추가합니다. 생각하다:

• 친애하는
• 따뜻한 안부
• 문안 인사
• 감사합니다
• 최상의
• 친절한 안부
• 감사해요
• 건배
• 공손히
• 곧 이야기하자

마무리 진술을 간과하지 마십시오. 잘못된 승인은 좋지 않은 인상을 줄 수 있으며, 프로답지 못하거나 지나치게 친숙해 보일 수 있습니다.

6단계: 이메일 교정 및 편집

완벽한 이메일을 작성하는 데 몇 시간을 소비한다고 상상해보세요. 문법 오류로 가득 차서 무시당할 뿐입니다. 그렇기 때문에 이메일을 교정하는 것이 매우 중요합니다. 그러나 단순히 교정하는 것만으로는 충분하지 않습니다. 또한 이메일 사본이 사람처럼 들리도록 해야 합니다. 다음은 이메일 카피를 효과적이고 실행 가능하게 만드는 몇 가지 이메일 카피라이팅 팁입니다.

반복을 피하십시오

문장을 소리내어 읽으십시오. 같은 단락 내에서, 아마도 문장에서도 단어를 반복하고 있습니까? 이것은 최악의 쓰기 위반은 아니지만 사본이 반복적으로 들리고 독자가 관심을 갖지 않게 만들 수 있습니다. 다음과 같이 가장 일반적으로 반복되는 단어에 주의하십시오.

• 오직
• 정보
• 또한
• 단지
• 안건
• 주문하다
• 심지어
• 요구
• 보고서
• 언제나

'보내기'를 누르기 전에 동료가 사본을 실행할 수도 있습니다. 두 번째 눈 쌍은 놓쳤을 수 있는 과도하게 사용되거나 반복되는 단어를 제거하는 데 도움이 됩니다.

옥스포드 쉼표 사용

이메일 작성 방법에 대해 생각할 때 사람들은 일반적으로 옥스포드 쉼표를 환영하거나 피합니다. 이에 대해 강한 의견이 있을 수도 있지만 일반적으로 혼란이나 잘못된 의사 소통을 피하기 위해 이메일에서 사용하는 것이 좋습니다.

지나치게 긴 문장 다듬기

우리는 종종 이렇게 방대한 텍스트 블록에 불과한 이메일을 받습니다. 그러나 얼마나 자주 전체 내용을 읽는 대신 단순히 훑어보셨습니까? 따라하기 어렵거나 불분명한 문장을 당면한 문제에 초점을 맞춘 간결한 문장으로 바꾸면 만족스러운 답변 또는 기타 답변을 얻을 수 있습니다. 독자가 다음에 해야 할 일을 알 수 있도록 CTA로 끝내고 필요한 경우 질문과 후속 조치에 열려 있음을 분명히 하십시오.

서식 및 글꼴 확인

다음 이메일을 받으면 어떻게 반응하시겠습니까? 아마 삭제하고 사기라고 생각하겠죠? 이메일에 이미지나 GIF를 추가하는 데 아무런 문제가 없지만 주의를 산만하게 하거나 거슬리게 보이지 않도록 할 수 있는 방법이 있습니다. 예를 들어 여러 가지 다른 글꼴 크기와 색상을 사용하면 압도적으로 느껴질 수 있습니다. 독자의 관심을 끌기 위해 싸우는 수많은 요소로 인해 메시지가 손실될 수 있습니다. 일반적으로 하나의 글꼴 스타일, 크기 및 색상을 고수하는 것이 좋습니다.

건전한 인간

받는 사람은 실존 인물이므로 귀하가 말할 것 같은 언어를 사용하십시오. 로봇이 타이핑한 것처럼 들리거나 빅토리아 시대에서 나온 것처럼 들리는 문장을 쓰는 것은 독자로부터 좋은 반응을 얻는 데 도움이 되지 않습니다. 대신 이메일에 보다 자연스러운 효과를 부여하세요. 대화 상대가 커피숍에서 옆에 앉아 있는 것처럼 쓰십시오. 예를 들어, "안녕하세요, 당신이 사는 곳의 날씨가 맑았으면 좋겠습니다.

7단계: 전문적인 이메일 서명 사용

필수는 아니지만 전문적인 이메일 서명은 귀하의 진정성을 확립하는 데 도움이 됩니다. 또한 받는 사람에게 귀하의 역할과 회사에 대한 더 많은 컨텍스트를 제공합니다. 예를 들면 다음과 같습니다. 여기에는 개인의 다음이 포함됩니다.

• 헤드샷
• 성명
• 역할
• 회사
• 웹사이트
• 연락처 정보
• 소셜 미디어 프로필 링크

연락하는 데 필요한 모든 것이 한 곳에 있습니다. 똑똑하죠? 또한 Gmail 및 Outlook과 같은 대부분의 이메일 서비스 및 플랫폼에서는 모든 이메일에 자동 이메일 서명을 첨부할 수 있으므로 각 이메일에 수동으로 서명을 추가할 필요가 없습니다. 물론 더 나은 응답을 위해 이메일의 목적에 따라 언제든지 변경하고 목표에 맞는 추가 정보를 포함할 수 있습니다.

훌륭한 이메일을 보낼 차례

좋은 이메일을 작성하는 것은 시간이 걸리는 예술이지만 우리의 프로세스를 부지런히 따르면 오픈율과 클릭률이 크게 향상되는 것을 볼 수 있습니다. 더 나은 답변을 얻으실 수 있습니다!