프로젝트 평가 프로세스: 정의, 방법 및 단계

움직이는 부분이 많은 프로젝트를 관리하는 것은 아무리 강조해도 지나치지 않을 수 있지만 프로젝트 평가는 프로세스를 훨씬 쉽게 만들도록 설계되었습니다. 모든 프로젝트는 신중한 계획으로 시작합니다. 즉, 프로젝트 실행 단계를 위한 단계를 설정하는 반면 견적, 계획 및 일정은 프로젝트 팀이 작업 및 결과물을 완료할 때 안내합니다.

그러나 프로젝트 평가 프로세스가 마련되어 있더라도 프로젝트를 성공적으로 관리하는 것은 말처럼 간단하지 않습니다. 프로젝트 관리자는 모든 것이 계획대로 진행되도록 전체 프로젝트 수명 주기 동안 비용, 작업 및 시간을 추적해야 합니다. 이를 위해 그들은 프로젝트 평가 프로세스를 활용하고 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하여 프로젝트 성과를 계획하고 평가하는 것 외에도 팀의 작업을 관리하는 데 도움을 줍니다.

프로젝트 평가란 무엇입니까?

프로젝트 평가는 프로젝트, 프로그램 또는 포트폴리오의 성공을 측정하는 프로세스입니다. 이는 프로젝트에 대한 데이터를 수집하고 평가자가 성과 개선 기회를 찾을 수 있도록 하는 평가 방법을 사용하여 수행됩니다. 프로젝트 평가는 또한 이해 관계자에게 프로젝트 상태와 예산 또는 일정에 필요할 수 있는 변경 사항을 최신 상태로 유지하는 데 중요합니다.

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비용, 범위, 위험 또는 투자 수익률(ROI)과 같은 프로젝트의 모든 측면을 측정하여 계획대로 진행되고 있는지 확인합니다. 장애물이 있는 경우 이 데이터는 프로젝트를 개선할 수 있는 방법을 알려줄 수 있습니다. 기본적으로, 당신은 프로젝트에 무엇이 효과가 있는지, 무엇을 개선할 수 있는지, 프로젝트가 유용한지 알아내기 위해 설계된 일련의 질문을 하고 있습니다. 프로젝트 대시보드 및 트래커와 같은 도구는 주요 데이터를 쉽게 사용할 수 있도록 하여 평가 프로세스에 도움이 됩니다.

프로젝트 평가 프로세스는 프로젝트 자체가 오랫동안 지속되어 왔습니다. 그러나 프로젝트 관리 과학과 관련하여 프로젝트 평가는 세 가지 주요 유형 또는 방법으로 나눌 수 있습니다. 프로젝트 전 평가, 진행 중인 평가 및 프로젝트 후 평가. 프로젝트 평가 프로세스, 이에 수반되는 내용 및 기술을 개선할 수 있는 방법을 살펴보겠습니다.

프로젝트 평가 기준

프로젝트 평가 기준의 구체적인 세부 사항은 프로젝트 또는 조직마다 다릅니다. 일반적으로 프로젝트 평가 프로세스는 시간, 비용, 범위, 자원, 위험 및 품질을 포함한 프로젝트 제약 조건을 거칩니다. 또한 조직은 자체 비즈니스 목표, 전략적 목표 및 기타 메트릭을 추가할 수 있습니다.

프로젝트 평가 방법

프로젝트에서 평가가 가장 필요한 세 가지 포인트가 있습니다. 언제든지 프로젝트를 평가할 수 있지만 공식적으로 프로세스를 예약해야 하는 지점입니다.

1. 사전 프로젝트 평가

어떤 의미에서 이해 관계자에게 홍보하기 위해 프로젝트 헌장을 작성할 때 프로젝트를 미리 평가하는 것입니다. 먼저 평가하지 않은 경우 새 프로젝트를 효과적으로 계획, 인력 배치 및 제어할 수 없습니다. 사전 프로젝트 평가는 프로젝트를 실행하기 전에 프로젝트의 효율성을 결정할 수 있는 유일한 확실한 방법입니다.

2. 진행중인 프로젝트 평가

프로젝트가 계획대로 진행되고 설정한 모든 일정 및 예산 이정표에 도달하는지 확인하려면 작업을 실시간으로 지속적으로 모니터링하고 보고하는 것이 중요합니다. 프로젝트 메트릭을 사용해야만 프로젝트의 성공과 프로젝트의 목표 및 목표를 달성하고 있는지 여부를 측정할 수 있습니다. 실시간 및 지속적인 프로젝트 평가를 위해 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하는 것이 좋습니다.

3. 프로젝트 후 평가

이것을 사후 부검으로 생각하십시오. 프로젝트 후 평가는 프로젝트의 문서 작업을 검토하고 프로젝트 팀과 원칙을 인터뷰하고 모든 관련 데이터를 분석하여 무엇이 효과가 있었고 무엇이 잘못되었는지 이해하는 것입니다. 이 명확한 그림을 개발해야만 향후 프로젝트의 문제를 해결할 수 있습니다.

프로젝트 평가 단계

프로젝트 평가를 실행하기로 선택한 시기에 관계없이 프로세스에는 항상 계획, 구현, 완료 및 보고서 배포의 4단계가 있습니다.

1. 기획

이 단계의 궁극적인 목표는 조직의 프로젝트 평가 프로세스에 대한 모든 세부 정보를 설명하는 문서인 프로젝트 평가 계획을 만드는 것입니다. 프로젝트 평가를 계획할 때 이해 관계자와 그들의 장단기 목표가 무엇인지 식별하는 것이 중요합니다. 프로젝트에 대한 목표와 목적이 명확해야 하며 이러한 목표와 목적이 충족되고 있는지 여부를 알려줄 기준을 정하는 것이 중요합니다.

따라서 이해 관계자에게 제기할 일련의 질문을 작성하고 싶을 것입니다. 이러한 쿼리에는 성공을 결정하는 프로젝트 프레임워크, 모범 사례 및 메트릭과 같은 주제가 포함되어야 합니다.

프로젝트 평가 계획에 이해 관계자를 포함함으로써 프로젝트 과정에서 지시를 받는 동시에 이해 관계자와의 관계를 발전시킬 수 있습니다. 그들은 프로젝트 단계 전반에 걸쳐 진행 보고서를 받을 것이며, 이러한 초기 관계를 구축함으로써 프로젝트를 만족스럽게 관리할 수 있다는 믿음을 얻게 될 것입니다.

2. 시행

프로젝트가 실행되는 동안 모든 측면을 모니터링하여 일정과 예산을 충족하는지 확인해야 합니다. 프로젝트 중에 모니터링해야 하는 것 중 하나는 완료된 비율입니다. 이는 상태 보고서를 작성하고 팀과 회의할 때 수행해야 하는 작업입니다. 순조롭게 진행되고 있는지 확인하려면 적시에 작업을 제공할 책임이 있는 팀을 지정하고 작업 기한을 알 수 있도록 기준 날짜를 유지하세요.

품질을 주시하는 것을 잊지 마십시오. 제품이 불량하면 할당된 시간 내에 프로젝트를 전달해도 상관 없습니다. 양질의 리뷰를 유지하고 그 책임을 위임하지 마십시오. 대신, 스스로 가져 가라.

프로젝트 예산과 긴밀한 관계를 유지하는 것은 일정과 품질을 추적하는 것만큼이나 중요합니다. 비용을 주시하십시오. 프로젝트 전반에 걸쳐 변동하므로 당황하지 마십시오. 그러나 더 많은 자금이 필요할 경우 투명하게 처리하십시오. 운영 위원회에 가능한 한 빨리 알려서 놀라움이 없도록 하십시오.

3. 완료

프로젝트를 마치면 아직 해야 할 일이 있습니다. 평가에서 수집한 데이터를 사용하고 프로세스에서 발견한 문제를 수정할 수 있도록 학습을 원할 것입니다. 평가에서 배운 내용의 장단기적 영향을 파악하십시오.

4. 보고 및 배포

평가가 완료되면 결과를 기록해야 합니다. 이를 위해 미래에 대한 교훈을 제공하는 문서인 프로젝트 평가 보고서를 작성합니다. 보고서를 이해 관계자에게 전달하여 프로젝트 진행 상황을 최신 상태로 유지하십시오.

보고서를 어떻게 배포할 것인가? 조직에 이미 확립된 이에 대한 프로토콜이 있을 수 있습니다. 아마도 이해 관계자는 결과를 직접 만나기 위해 회의를 선호할 것입니다. 또는 읽기 쉬운 차트와 그래프가 포함된 PDF를 선호할 수도 있습니다. 청중을 알고 있는지 확인하고 보고서를 맞춤설정하세요.

프로젝트 평가의 이점

프로젝트 평가는 항상 권장되며 조직에 다양한 이점을 가져올 수 있습니다. 위에서 언급했듯이 프로젝트 평가 프로세스를 통해 측정할 수 있는 많은 측면이 있습니다. 고려해야 할 가장 중요한 요소를 결정하는 것은 귀하와 귀하의 이해 관계자에게 달려 있습니다. 다음은 프로젝트 평가 프로세스 구현의 주요 이점 중 일부입니다.

• 더 나은 프로젝트 관리: 프로젝트 평가를 통해 비용, 작업, 리소스 및 시간 관리와 관련하여 개선 영역을 쉽게 찾을 수 있습니다.
• 팀 성과 향상: 프로젝트 평가를 통해 팀 성과를 추적하고 책임감을 높일 수 있습니다.
• 더 나은 프로젝트 계획: 더 나은 계획 및 추정을 위해 프로젝트 기준선을 실제 프로젝트 성과와 비교하는 데 도움이 됩니다.
• 이해 관계자 관리에 도움: 이해 관계자 와 좋은 관계를 유지하는 것이 프로젝트 관리자로서 성공의 열쇠입니다. 프로젝트 평가 보고서를 작성하는 것은 최신 상태를 유지하는 데 매우 중요합니다.

ProjectManager가 프로젝트 평가 프로세스를 개선하는 방법

프로젝트 평가를 한 단계 끌어올리려면 실시간 데이터를 제공하는 라이브 대시보드가 ​​있는 온라인 작업 관리 도구인 ProjectManager가 필요할 것입니다.

ProjectManager의 실시간 대시보드를 사용하면 프로젝트 평가가 실시간으로 측정되어 최신 정보를 유지할 수 있습니다. 그런 다음 숫자는 다채로운 그래프와 차트로 표시됩니다. 데이터를 필터링하여 원하는 데이터를 표시하거나 드릴다운하여 더 깊은 그림을 얻습니다. 이러한 그래프와 차트는 키 입력으로도 공유할 수 있습니다. 팀이 위치와 시간에 관계없이 작업을 완료할 때마다 상태를 실시간으로 업데이트하기 때문에 워크로드와 작업을 추적할 수 있습니다.

ProjectManager의 실시간 대시보드를 통한 프로젝트 평가를 통해 프로젝트가 진행되는 동안 평가 프로세스를 간편하게 진행할 수 있습니다. 또한 나중에 귀중한 데이터를 제공합니다. 적절한 도구가 제공된다면 프로젝트 평가 프로세스도 재미있을 수 있습니다. 자동화된 보고 도구를 사용하여 기존 프로젝트 보고서를 빠르게 작성하여 평가 프로세스의 정확성과 효율성을 모두 향상시킬 수 있습니다.

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