임시 프로젝트 및 임시 요청을 관리하는 방법

프로젝트가 계획대로 진행되는 경우는 거의 없습니다. 항상 새로운 데이터, 프로젝트 또는 제품 업데이트, 리뷰 또는 막바지 요청을 얻을 가능성이 있습니다. 이러한 임시 요청을 어떻게 처리합니까?

Ad-hoc은 구체적이라는 의미로 반복되지 않을 것입니다. 임시 프로젝트 및 임시 요청은 프로젝트 관리에서 발생하며 이를 처리하는 방법을 알아야 합니다.

임시 프로젝트란 무엇입니까?

임시 프로젝트는 일반적으로 문제에 대한 응답으로 예기치 않게 발생하는 프로젝트입니다. 프로젝트는 거의 항상 사전에 일정이 잡혀 있지만 사전 계획을 세울 시간 없이 임시 프로젝트가 팀에 쏟아집니다.

이는 프로젝트 관리에서 임시 프로젝트와 기존 프로젝트를 구별하는 것 중 하나입니다. 다른 하나는 임시 프로젝트에는 일반적으로 빠른 처리가 포함된다는 것입니다. 임시 프로젝트는 또한 하나의 목표(또는 사람들의 그룹)에 초점을 맞추고 팀 구성원을 포함하여 더 적은 리소스를 사용하는 경향이 있습니다.

요약하면 임시 프로젝트는 즉각적인 응답이 필요한 문제가 발생하는 경우입니다. 다른 프로젝트와 마찬가지로 완료하는 데 시간이 제한되어 있지만 시간 프레임은 거의 항상 촉박합니다.

임시 프로젝트를 관리하는 방법: 5가지 모범 사례

임시 프로젝트는 아무데도 나오지 않는 것처럼 보이기 때문에 보다 신중한 프로젝트가 받을 관심을 받지 못하는 경우가 많습니다. 그러나 전략적 이니셔티브를 충족하려면 진행 상황을 추적하고 보고해야 합니다.

임시 프로젝트를 관리하기 위한 한 가지 모범 사례는 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하는 것입니다. ProjectManager는 실시간으로 프로젝트를 계획, 예약 및 추적할 수 있는 클라우드 기반 소프트웨어입니다. 라이브 대시보드로 리소스와 팀의 시간을 모니터링하세요. 설정이 필요하지 않습니다. ProjectManager는 데이터를 수집하고 계산한 다음 시간, 비용, 편차 등을 표시합니다. 이는 임시 프로젝트에 대한 즉각적인 상태 보고서와 같습니다. 지금 ProjectManager를 무료로 사용해 보세요.

1. 위험을 무시하지 마십시오

시간이 중요할 때 모퉁이를 자르는 것은 쉽습니다. 임시 프로젝트는 관료주의가 덜한 경향이 있지만 그렇다고 해서 위험 평가를 무시해야 하는 것은 아닙니다. 재무 분석을 통해 위험이 프로젝트를 망칠 수 있음을 알 수 있습니다. 전체 위험 관리 계획을 세울 시간은 없지만 프로젝트에 부정적인 영향을 미칠 가능성이 있는 위험의 우선 순위를 지정해야 합니다.

2. 유연성 유지

프로젝트에 적용하는 방법론에 관계없이 폭포 구조의 고급 계획을 위한 시간이 없습니다. 애자일 프로젝트 접근 방식은 임시 프로젝트에 더 적합합니다. 더 반복적이어서 필요에 따라 빠르게 피벗할 수 있으며 소규모 스프린트에서 소규모 그룹과 함께 작업하는 경향이 있습니다.

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3. 여전히 계획이 필요합니다

보다 전통적인 프로젝트를 시작하게 하는 비용 견적과 같은 모든 실사를 수행할 시간이 충분하지 않습니다. 그러나 임시 프로젝트라도 방향이 필요합니다. 리소스를 관리하고, 마감일을 설정하고, 우선 순위를 지정하고, 작업을 할당하기 위한 계획 또는 요청 관리가 없으면 역효과를 일으키고 감당할 수 있는 것보다 더 긴 타임라인이 생성됩니다.

4. 작업 요청 표준화

이메일, 문자, 음성 메시지 또는 빠른 대면 교환과 같이 워크플로의 속도를 높이는 방법에는 여러 가지가 있습니다. 이러한 방법은 프로세스를 신속하게 처리하는 것처럼 느껴질 수 있지만 실제로는 문제가 발생합니다. 공동 작업을 촉진하기 위해 중앙 집중화되고, 모두가 액세스하고, 우선 순위를 지정하고 주석을 달 수 있는 설정된 패턴을 따르는 워크플로를 만듭니다.

5. 투명성 촉진

프로젝트의 모든 측면은 프로젝트 팀의 모든 사람이 볼 수 있어야 합니다. 이는 업데이트 및 모든 변경 사항을 의미합니다. 원격지에 있거나 다른 부서에 있거나 다른 도구를 사용하는 하이브리드 팀에 필요한 가시성을 제공하는 중앙 정보 소스가 있어야 합니다.

임시 프로젝트 관리 도구

프로젝트 관리 소프트웨어에는 프로젝트와 임시 프로젝트를 모두 제어할 수 있는 기능이 있습니다. 이를 사용하여 팀을 구성하고 마감일, 설명 및 우선 순위와 함께 작업을 할당할 수 있습니다. 이를 통해 팀에서 빠르고 빠르게 공을 굴릴 수 있습니다.

팀은 더 잘 의사 소통하고 함께 작업할 수 있는 협업 도구가 필요합니다. 이는 팀이 어디에 있든 연결하는 프로젝트 관리 소프트웨어 또는 채팅 및 메시징 앱의 일부일 수 있습니다.

마지막으로 프로젝트를 관리하고 이해 관계자에게 진행 상황을 최신 상태로 유지하기 위해 보고서를 생성하는 도구가 필요합니다. 이러한 보고서는 데이터를 필터링할 수 있어야 프로젝트 관리자가 필요로 하는 세부 정보와 이해 관계자를 위한 보다 일반적인 보고서를 제공할 수 있습니다. 이러한 보고서는 공유하기 쉬울수록 좋습니다.

임시 요청이란 무엇입니까?

임시 요청 또는 임시 작업은 계획되지 않은 요청입니다. 임시 프로젝트는 더 큰 노력이지만 정의는 기본적으로 동일합니다. 그들은 프로젝트 범위를 벗어났습니다.

임시 요청을 보는 또 다른 방법은 중단 및 팀 생산성 저하 요인입니다. 그들은 당신을 프로젝트에서 멀어지게하고 지연과 비용을 초래할 수 있습니다. 최악의 시나리오: 임시 요청이 프로젝트를 탈선시키고 실패로 이어질 수 있습니다.

임시 요청은 마지막 순간에 소집되어 마감 작업에서 멀어지게 하는 회의의 모든 것이 될 수 있습니다. 그것은 서류 작업일 수도 있고, 마지막 순간에 다시 할당될 수도 있고, 다시 위임된 작업일 수도 있습니다. 이메일에 응답하는 것조차 임시 요청에 속할 수 있습니다. 당신이 일의 주요 추진력에서 멀어지게 하는 당신이 알지 못하는 모든 것이 임시 요청입니다.

임시 요청을 관리하는 방법: 5가지 모범 사례

임시 프로젝트를 관리하는 것처럼 임시 요청은 프로젝트 관리 소프트웨어로 제어할 수 있습니다.

작업 관리 도구가 있으면 임시 요청의 진행 상황에 대해 우선 순위를 지정하고, 협업하고, 모니터링하고, 보고하는 데 도움이 됩니다. 다음은 임시 요청을 관리할 때 염두에 두어야 할 몇 가지 다른 사항입니다.

1. 계획

네, 계획입니다. 일어날지 모르는 일에 대한 계획을 세울 수는 없지만 일정에 부정적인 영향을 미치지 않으면서 임시 요청에 응답할 수 있도록 하루에 충분한 완충 장치를 설정할 수 있습니다. 작업 분석 구조를 사용하여 임시 요청을 매핑합니다.

작업에 민첩한 프로젝트 관리 접근 방식을 허용하면 작업의 우선 순위를 지정하고 나머지 팀과의 협업 커뮤니케이션을 유지하여 한 작업에서 다음 작업으로 전환할 수 있으므로 유연성이 향상됩니다. 임시 시스템에서 임시 작업을 관리하는 것은 추적을 유지하는 한 가지 방법입니다.

2. 임시 요청 필터링

항상 임시 요청이 있을 것이며 그 중 일부는 즉시 처리되어야 하고, 다른 요청은 기다릴 수 있으며 일부는 무시할 수도 있습니다. 그러나 그들은 때때로 엄청난 빈도로 올 것이고 압도적일 수 있습니다.

팀 리더는 팀이 작업에 집중할 수 있도록 모든 임시 요청에 대한 담당자여야 합니다. 그런 다음 팀 리더는 임시 요청의 우선 순위를 지정하고 해당 작업을 수행할 능력이 있는 팀 구성원에게 작업을 할당할 수 있습니다.

3. 프로세스가 있습니다.

계획된 작업에 대한 프로세스가 필요하고 임시 요청에도 프로세스가 필요합니다. 임시 요청이라고 해서 시스템에 있고 추적할 수 없다는 의미는 아닙니다. 모든 임시 요청이 사용 중인 작업 관리 도구로 들어가는지 확인하십시오.

이러한 요청은 도구에서도 전달되어야 하지만 그렇지 않은 경우가 있습니다. 그럼에도 불구하고 임시 요청은 어디에서 시작되든 관리 가능하도록 도구에 있어야 합니다.

4. 진행 상황 추적

진행 상황을 추적하는 도구가 없으면 맹목적으로 일하고 있습니다. 임시 요청을 관리해야 합니다. 즉, 팀의 작업 부하를 실시간으로 파악하여 임시 요청을 할당한 다음 작업 진행 상황을 추적할 수 있어야 합니다.

따라서 실시간 데이터를 제공하는 클라우드 기반 도구를 사용하여 작업과 팀이 어제가 아니라 현재 어디에 있는지 정확히 알 수 있기를 원합니다.

5. 자원 할당

임시 리소스를 관리하려면 이미 진행 중인 다른 작업에 영향을 주지 않고 작업을 완료하는 데 필요한 만큼 리소스를 재할당할 수 있는 리소스 관리 도구가 필요합니다.

때때로 이는 임시 요청을 처리하기 위해 추가 팀 구성원을 요청하는 것을 의미할 수 있습니다. 팀의 현재 할당을 표시할 수 있는 리소스 관리 도구가 있으면 케이스를 판매하는 데 더 도움이 됩니다.

ProjectManager가 임시 프로젝트를 지원하는 방법

ProjectManager는 임시 프로젝트를 관리하기에 충분히 유연한 클라우드 기반 작업 관리 도구입니다. 이메일과 도구의 자동화된 알림은 임시 요청 프로세스를 표준화한 다음 팀을 할당하고 노력을 추적하는 데 필요한 투명성 관리자 및 이해 관계자와 실시간으로 협업할 수 있습니다.

Kanban 보드에 대한 새로운 요청 접수

임시 요청을 간판 보드에 추가하여 더 큰 워크플로에 통합할 수 있습니다. 관리자는 우선 순위를 설정하고 설명을 추가하고 팀 구성원에게 작업을 할당할 수 있습니다. 그런 다음 팀은 백로그를 관리하고 작업 수준에서 댓글을 달아 함께 스프린트를 계획할 수 있습니다. 한편, 프로젝트 관리자는 프로세스에 대한 투명성을 갖고 있으며 병목 현상을 미리 확인하고 이를 해결하기 위해 리소스를 재할당할 수 있습니다.

자원을 효과적으로 할당

팀에서 누가 임시 요청을 맡을 수 있는지 알기 위해 ProjectManager에는 워크로드 차트와 같은 실시간 리소스 관리 기능이 있습니다. 작업 부하 차트는 색상으로 구분되어 할당된 작업이 너무 많거나 너무 적은 사람을 쉽게 확인할 수 있습니다. 그런 다음 프로젝트 관리자는 작업 부하의 균형을 맞추고 보다 통찰력 있는 할당을 수행할 수 있습니다.

이해 관계자를 위한 진행 보고서 생성

임시 요청을 한 이해 관계자는 작업이 어떻게 진행되고 있는지 알고 싶어할 것입니다. 바로 여기에서 ProjectManager의 보고 기능이 필요합니다. 클릭 한 번으로 편차, 작업표 및 기타 보고서를 생성할 수 있습니다. 모든 보고서는 이해 관계자와 공유하려는 데이터만 표시하도록 필터링한 다음 PDF로 전달하거나 인쇄할 수 있습니다.

ProjectManager는 팀이 한 지붕 아래에 있든 분산되어 있든 상관없이 임시 프로젝트를 포함하여 모든 종류의 프로젝트를 관리하도록 설계되었습니다. 보안 작업표를 사용하면 조직의 위치나 부서에 관계없이 항상 팀의 작업 상태를 알 수 있습니다. 이러한 종류의 제어 및 가시성은 임시 요청이 생산성을 저하시키는 것을 방지합니다.

ProjectManager는 작업을 구성하고 하이브리드 팀을 연결하는 수상 경력에 빛나는 소프트웨어입니다. 임시 요청을 처리하고 귀하와 귀하의 팀이 생산적으로 작업할 수 있도록 하는 유연성이 있습니다. NASA에서 Nestles 및 Siemens에 이르기까지 조직에서 이미 당사 소프트웨어를 사용하고 있는 수만 명의 사용자와 함께하십시오. 지금 무료로 ProjectManager를 사용해 보세요!