더 나은 문제 관리를 위한 8단계

문제가 발생합니다. 또한 프로젝트가 성공하기를 원한다면 발생하는 모든 문제에 신속하고 효과적으로 대응할 수 있는 계획을 세워야 합니다. 이러한 단계는 모범 사례 문제 관리 프로세스의 일부이며 우수한 프로젝트 관리의 핵심 요소입니다.

문제 관리란 무엇입니까?

문제는 계획에 영향을 미치기 위해 프로젝트 과정에서 발생하는 모든 것입니다. 문제는 이전에 정의된 위험일 수도 있고 그렇지 않을 수도 있습니다. 피하고 싶은 것은 문제가 발생하고 결코 해결되지 않는 집단 프로젝트 기억 상실의 한 형태입니다. (문제가 해결되지 않을 때 다시 나타나는 재미있는 방법이 있습니다.)

프로젝트의 문제 관리는 프로젝트 중에 발생하는 문제를 관리하고 제어하기 위한 활동 및 비즈니스 규칙을 정의하는 계획에서 시작됩니다.

프로젝트 이슈 유형

물론 문제 관리를 위해 가장 먼저 해야 할 일은 문제를 식별하는 것입니다. 많은 문제가 있을 수 있으며 그 중 일부는 이 네 가지 범주에 속합니다.

1. 주요 문제: 프로젝트의 진행이나 성공적인 완료를 방해할 수 있고 즉각적인 주의가 필요한 문제입니다.
2. 기회: 모든 문제가 나쁜 것은 아니며 일부 문제는 예상치 못한 기회를 제공할 수 있습니다.
3. 우려: 큰 문제는 아니지만 주의를 요하는 문제로 발전할 수 있으므로 주의해야 합니다.
4. 상황: 우려 또는 주요 문제일 수 있지만 상황적 관점에서 전개되는 또 다른 문제입니다.

이러한 문제의 몇 가지 예는 공급업체 직원의 문제, 기술적인 실패, 자재 부족 또는 지연 및 매우 성공적인 판촉입니다. 무료 문제 추적 템플릿을 사용하여 문제 기록을 시작할 수 있습니다.

템플릿은 훌륭하지만 프로젝트 관리 소프트웨어의 문제 관리 기능을 제공하지 않습니다. ProjectManager에는 팀의 모든 사람이 원하는 방식으로 작업할 수 있는 여러 프로젝트 보기가 있습니다. 예를 들어 문제 또는 여러 문제와 관련된 팀 구성원의 작업을 수집할 수 있는 작업 목록 보기가 있습니다. 우선 순위, 상태 등을 참조하십시오. 지금 무료로 ProjectManager를 시작하십시오!

일관된 문제 관리를 위한 8단계

문제 관리에 대해 알아야 할 것이 너무 많습니다. 그것은 큰 주제이며 모든 프로젝트 관리자가 프로젝트 중에 처리해야 하는 주제입니다.

위험과 달리 문제는 잠재적인 문제가 아닙니다. 지금 여기에서 문제가 발생하고 있습니다.

이슈 관리는 전략을 실행하기 위한 프로세스와 계획이 필요하다는 점에서 프로젝트 관리와 다르지 않습니다. 이러한 단계는 프로젝트에서 발생하는 문제를 제어할 수 있는 프레임워크를 갖는 데 도움이 됩니다.

1. 레지스터 생성

시작하는 유일한 방법은 문제를 식별하고 문서에 수집하여 응답을 시작하고 문제 해결의 진행 상황을 추적할 수 있도록 하는 것입니다. 이상적으로는 온라인에서 공동 작업 문서를 작성하십시오. 같은 방식으로 위험이나 변경 사항을 관리할 수 있으며, 로그 또는 레지스터에서 추적하여 문제를 관리하려고 합니다. 문제를 보고하는 프로세스나 도구가 없으면 프로젝트가 뒤죽박죽이 될 것입니다. 문제에 대해 보고하고 다른 사람이 문제가 남아 있는지 확인할 수 있도록 다른 사람에게 알려야 합니다.

2. 신속한 보고

타이밍이 중요합니다. 보고가 지연되도록 허용하면 문제가 너무 커져서 해결할 수 없거나 프로젝트를 중단시킬 만큼 많은 리소스가 필요하기 전에 문제를 해결할 기회를 잃게 됩니다. 의사 소통이 핵심이며 적절한 사람들에게 가능한 한 빨리 정보를 제공하기 위해 채널이 열려 있어야 합니다. 신속하게 보고하는 경우 신속하게 해결하는 것이 좋습니다. 알려진 문제에 앉아 있으면 문제가 발생합니다.

3. 로그 문제

문제를 기록할 수 있는 사람과 기록할 수 있는 사람을 확인하십시오. 문제를 기록하는 사람이 없으면 균열을 통해 떨어지는 문제가 발생합니다. 그것은 결국 무너질 때까지 프로젝트에 더 많은 균열을 만듭니다. 이 프로세스에 대한 자세한 기록을 유지하려고 합니다. 너무 작은 것은 없습니다. 중요하지 않은 것처럼 보일 수 있지만 문제에 대한 솔루션을 여는 열쇠가 될 수 있습니다. 또한 로그는 나중에 사용할 수 있는 보관 도구를 제공합니다.

4. 작업 할당

행동 옆에 이름도 붙여서 명확한 책임이 정의되어 있습니다. 문제는 명확한 소유권이 있는 경우에만 해결되며 문제를 식별, 추적 및 종료하는 임무를 맡은 사람이 있습니다. 해당 문제와 관련된 모든 작업을 담당하고 문제가 종료될 때까지 계속 진행하지 않는 담당자가 있어야 합니다. 책임은 문제 관리에서 매우 중요합니다.

관련: 무료 실행 계획 템플릿

5. 진행 상황 모니터링

사람들이 자신의 작업 항목에 대한 후속 조치를 취하고 있습니까? 정기적으로 상태를 확인합니다. 문제의 상태는 결정적인 구분입니다. 문제가 해결되었지만 리소스가 여전히 불필요하게 작업하고 있다면 그것은 또 다른 문제입니다. 모든 사람에게 자주 알리십시오. 불필요한 리소스가 문제에 할당되는 것을 방지하기 위해 완전한 투명성을 원합니다. 가장 효율적으로 작업하려면 모든 사람이 문제의 상태를 알아야 합니다. 프로젝트 대시보드를 통해 모든 사람이 문제 상태를 알 수 있습니다.

6. 영향 평가

에스컬레이션 규모를 정의하고 취한 조치가 측정되고 있는지 확인하십시오. 그러나 적절하게 에스컬레이션하십시오. 일부만 필요한 곳에 모든 리소스를 낭비하고 싶지는 않습니다. 즉, 빠른 복구를 지연시키기 위해 불필요한 장애물을 만들고 싶지 않습니다.

7. 해결 승인

문제가 해결된 것으로 표시된 후 문제를 다시 확인해야 합니다. 문제의 소유자가 있지만 프로세스를 관리하는 사람이 있어야 작업을 확인하고 조직의 전체 프로젝트 및 전략적 목표와 일치하는지 확인할 수 있습니다. 모든 오리가 연속으로 있는 경우에만 문제를 닫을 수 있습니다.

8. 닫기

그 때가 우리의 마지막 단계에 이르렀을 때입니다. 문제를 닫습니다. 해결된 문제를 목록에서 제거합니다. 기분이 좋지 않나요?

문제 관리에 도움이 되는 무료 템플릿

문제 관리는 팀을 실시간으로 연결하고 관리자가 해결을 위해 노력하는 동안 이러한 문제를 추적할 수 있도록 도와주는 프로젝트 관리 소프트웨어 없이는 어렵습니다. 그러나 이러한 도구에 투자할 준비가 되지 않은 경우 문제 관리 프로세스를 관리할 수 있는 다른 방법이 있습니다. ProjectManager에는 도움이 될 수 있는 수십 개의 무료 프로젝트 관리 템플릿이 있습니다. 여기에 몇 가지만 있습니다.

문제 추적 템플릿

Excel용 무료 문제 추적 템플릿에는 프로젝트에 표시되는 문제를 캡처, 추적 및 해결하는 데 필요한 모든 것이 있습니다. 문제를 설명하고 프로젝트에 대한 잠재적 영향을 기록하는 열이 있습니다. 풀다운 메뉴를 사용하면 우선 순위를 설정할 수 있으므로 먼저 작업할 항목을 알 수 있습니다. 문제 소유자, 날짜 및 상태도 템플릿에서 수집됩니다.

프로젝트 대시보드 템플릿

해당 문제 추적 템플릿이 있으면 Excel용 무료 프로젝트 대시보드 템플릿으로 이를 보완하고 싶을 것입니다. 당사 소프트웨어와 같이 실시간으로 업데이트되지는 않지만 프로젝트 문제를 해결하기 위해 작업하는 팀의 진행 상황과 성과를 추적하는 데 사용할 수 있습니다.

프로젝트 상태 보고서 템플릿

진행 상황을 추적하는 데 도움이 되는 템플릿에 문제가 있지만 해당 진행 상황을 이해 관계자에게 보고해야 합니다. 여기에서 Excel용 무료 프로젝트 상태 보고서 템플릿이 유용합니다. 주요 프로젝트 하이라이트부터 즉각적인 주의가 필요한 작업 항목에 이르기까지 이해 관계자를 최신 상태로 유지하는 데 필요한 데이터를 위한 공간이 있습니다.

문제 관리 프로세스에서 피해야 할 3가지

문제 관리 프로세스를 돕기 위해 할 수 있는 일이 많이 있습니다. 피해야 할 것들도 중요합니다. 문제 관리 작업을 할 때 이러한 나쁜 습관에 빠지지 않도록 하십시오.

1. 이슈 로그를 사용하지 않음: 이슈 로그가 또 하나의 쓸모없는 서류 작업인 것처럼 느껴질 수 있습니다. 문제가 발생하면 해결하십시오. 그러나 문제 로그는 팀이 문제를 식별하고 관리자가 향후 참조를 위해 해결 방법을 분석, 추적 및 기록할 수 있는 곳입니다.
2. 문제 유형 식별 안 함: 처리 중인 문제 유형을 알면 올바른 팀 구성원을 추적하고 할당하는 데 도움이 됩니다. 기술, 비즈니스 프로세스 및 리소스 문제 사이에는 차이점이 있으며 서로 다른 접근 방식이 필요합니다.
3. 문제 상태를 기록하지 않음: 다시 말하지만, 시간 낭비처럼 느껴질 수 있지만 프로젝트 전체에서 문제를 추적할 때 문제의 상태(미결, 조사, 구현, 에스컬레이션 또는 해결됨)를 아는 것이 필수적입니다.

프로젝트 관리자 및 문제 관리

문제는 피할 수 없습니다. 그들은 모든 프로젝트를 관리하는 일부입니다. 그렇기 때문에 클라우드 기반 프로젝트 및 작업 관리 소프트웨어인 ProjectManager에는 실시간으로 문제를 추적하는 간단한 문제 관리 도구가 있습니다.

문제 관리 워크플로를 위한 칸반 보드

팀이 칸반 보드로 프로젝트 문제를 식별하고 해결할 때 팀 프로세스에 대한 투명성을 확보하십시오. 여러 프로젝트 보기를 통해 관리자는 Gantt 차트로 계획할 수 있고 팀은 백로그를 관리하고 스프린트를 공동으로 계획할 수 있는 칸반 보드로 작업할 수 있습니다. 관리자는 작업 승인을 자동화하도록 워크플로를 사용자 지정하고 병목 현상을 피하기 위해 필요에 따라 리소스를 재할당하기 위해 작업을 감독할 수 있습니다.

문제 추적을 위한 실시간 대시보드

설정이 필요 없는 실시간 대시보드로 추가 감독이 제공됩니다. 라이브 대시보드는 자동으로 프로젝트 데이터를 캡처하고 숫자를 정리하며 다채로운 그래프와 차트에 시간, 비용 및 더 많은 메트릭을 표시합니다.

문제 관리 프로세스를 미세 조정하기 위한 보고서

원클릭 보고를 통해 진행 상황을 파악하고 이해 관계자에게 문제 해결을 제시하기 위한 자세한 데이터를 제공합니다. 상태 보고서에서 작업표에 이르기까지 모든 보고서를 필터링하여 보고 싶은 데이터만 표시할 수 있습니다. PDF 또는 인쇄물로 이해 관계자와 공유하십시오.

이 모든 것을 종합하면 ProjectManager는 프로젝트 문제를 관리하는 데 이상적인 소프트웨어입니다. 오늘 무료로 시작하세요!

프로젝트 문제에 대해 자세히 알아보려면 아래 자습서 비디오를 시청하십시오.

프로젝트 문제 관리에 대한 비디오 보기

당신이 시각적 학습자라면 ProjectManager가 당신을 다룰 것입니다. 우리 사이트에는 수백 개의 교육 비디오가 있으며 프로젝트 관리의 모든 측면에 중점을 둔 더 많은 블로그 게시물이 있습니다. 이 튜토리얼 비디오에서 Jennifer Bridges, PMP는 프로젝트 문제 관리에 대한 기본 사항을 제공합니다.

다음은 참조용 스크린샷입니다.

프로젝트에 행운을 빕니다!

전문가 팁: 문제는 프로젝트에서 발생하는 위험이 될 수 있으므로 프로젝트 위험을 관리하는 방법을 정리하는 것이 좋습니다. 문제 관리에 도움이 될 수 있는 위험 관리 프로세스가 있습니다.