프로젝트 관리에서 반복 작업 관리

게시 됨: 2022-12-22

우리 모두에게 일어난 일입니다. 매주 또는 매월 발생하는 회의 또는 중요한 작업을 놓쳤습니다. 작업에 깊이 들어가면 반복되는 작업을 기억하기 어려울 수 있습니다. 프로젝트 관리에서 반복 작업을 간과하면 프로젝트가 빠르게 진행되지 않거나 팀원이 중요한 업데이트를 놓칠 수 있습니다.

프로젝트 관리 소프트웨어의 일부로 반복 작업을 갖는 것이 필수적입니다. 당신이 그것을 믿지 않는다면 당신을 설득합시다. 먼저 반복 작업이 무엇인지 명확히 하고 몇 가지 일반적인 예를 포함해 보겠습니다. 그런 다음 ProjectManager에서 반복 작업을 예약하는 방법에 대해 논의하여 다시는 작업 누락에 대해 걱정할 필요가 없습니다.

반복 작업이란 무엇입니까?

되풀이 작업은 정기적으로 발생하는 작업입니다. 프로젝트 관리 소프트웨어에서 반복 작업은 사용자에게 매일, 매주, 매월 또는 발생 빈도에 관계없이 기한이 있음을 알리도록 설정할 수 있는 작업입니다.

반복 작업을 사용하면 프로세스를 간소화하는 데 도움이 됩니다. 이를 통해 팀은 온라인 캘린더 또는 실제 할 일 목록과 같은 다른 도구를 사용하여 이러한 작업을 염두에 두지 않아도 됩니다. 주의가 산만해지거나 반복되는 중요한 작업을 놓치는 대신 작업에 더 많은 정신적 공간을 사용할 수 있습니다.

프로젝트 관리 소프트웨어가 프로세스를 더 많이 자동화할수록 팀 구성원이 작업에서 멀어지는 시간이 줄어듭니다. 온라인 캘린더나 스마트폰이 도움이 되지만 도구를 떠나야 한다는 것은 작업을 일시 중지하고 속도를 늦추는 것을 의미합니다.

ProjectManager는 칸반 보드 및 자동화의 사용자 지정 워크플로와 같은 작업 관리를 위한 다양한 옵션을 제공합니다. 예를 들어 반복 작업 기능을 통해 사용자는 일련의 반복 작업을 만들고 편집할 수 있으며 모든 프로젝트 보기에서 작동합니다. 즉, 원하는 도구로 작업하고 예정된 반복 작업을 알려주는 자동 알림을 받을 수 있습니다. 프로젝트 전반에 걸쳐 상기시키는 고유한 작업 생성과 같은 더 이상 해결 방법이 없습니다. 반복되는 프로젝트는 시간을 절약하고 팀의 생산성을 유지합니다. 지금 무료로 ProjectManager를 시작하세요.

ProjectManager의 캘린더 보기 — ProjectManager를 사용하면 모든 일반 및 반복 작업을 하나의 편리한 보기에서 볼 수 있습니다. 더 알아보기

반복 작업 예

사소해 보일 수 있지만 반복 작업은 프로젝트 관리에서 중요합니다. 반복 작업의 다양성과 빈도를 설명하면 작업 관리에 얼마나 중요한지 이해하는 데 도움이 될 수 있습니다. 반복 작업의 몇 가지 예를 살펴보겠습니다.

회의

되풀이 작업의 가장 확실한 예는 회의입니다. 팀과 함께 매일 또는 적어도 매주 스탠드업 회의를 가질 수 있습니다. 그런 다음 전사 회의, 협업을 장려하기 위한 부서 간 회의 등이 있습니다.

그러나 회의는 중요합니다. 예, 시간 낭비처럼 느껴질 수 있지만 적절한 의제가 있으면 적절한 프로젝트 정보를 제공하는 훌륭한 수단입니다. 회의에 한 번이라도 빠지면 프로젝트에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다. 하지만 너무 바빠서 회의를 놓치기 쉽습니다. 반복되는 작업이 프로젝트 회의를 상기시키는 데 도움이 될 수 있는 곳입니다.

보고서

물론 팀이나 회사 회의는 반복되는 작업의 한 유형일 뿐입니다. 프로젝트 관리자는 일반적으로 매주 수행하는 상태 보고서를 가지고 있습니다. 이를 통해 프로젝트 관리자는 팀의 진행 상황과 성과를 알거나 이해 관계자에게 알릴 수 있습니다. 이 두 가지 모두 매우 중요합니다.

프로젝트를 추적하지 않으면 일정이 뒤처지거나 예산을 초과하여 초과 지출 또는 악화로 이어질 수 있습니다. 이해 관계자도 최신 정보를 유지하여 기대치를 관리하고 프로젝트가 계획대로 진행되도록 해야 합니다.

반복 작업의 다른 예로는 임원 또는 고객과의 다른 회의 유형이 있습니다. 상태 보고서 외에 다른 보고서도 있습니다. 프로젝트 보고서는 이러한 마감일을 놓치는 일이 없도록 반복 작업으로 예약해야 합니다.

ProjectManager로 반복 작업을 예약하는 방법

ProjectManager에는 더 큰 작업 관리 기능의 일부로 반복 작업이 있으며 사용자가 각 작업을 개별적으로 생성하지 않아도 됩니다. 반복 작업 기능을 사용하면 하나의 작업을 만들고 필요에 따라 빈도를 설정할 수 있습니다.

작업 카드를 열면 설명을 추가하고, 태그, 기한, 우선 순위를 사용자 지정하고 첨부 파일 및 댓글을 추가할 수 있습니다. 당사 소프트웨어의 모든 작업을 반복 작업으로 전환할 수 있습니다. 작업 기한과 우선 순위 사이에 있는 작업 카드에서 반복 설정을 업데이트하기만 하면 됩니다.

반복 시점을 설정하려면 반복을 클릭하여 팝업창을 생성합니다. 기본값은 반복 없음으로 설정되어 있으며 드롭다운 메뉴를 사용하여 매일, 매주, 매월 또는 몇 년 동안 반복되는지 선택할 수 있습니다. 참고: 평일과 평일에 작업을 반복할 수 있습니다.

다음으로 이것은 프로젝트를 위한 것이기 때문에 종료 날짜가 있습니다. "종료" 아래에서 버튼을 클릭하여 달력 아이콘을 표시하고 반복되는 작업을 종료할 날짜를 선택할 수 있습니다. 또는 이후 버튼을 선택하고 종료 후 반복 작업에 대해 특정 수의 작업 또는 발생을 예약할 수 있습니다. 저장을 누르면 끝입니다.

도구의 모든 작업과 마찬가지로 반복 작업을 편집할 수 있습니다. 하나의 작업을 업데이트하면 해당 변경 사항이 모든 반복 작업에 반영됩니다. 해당 개별 작업에 변경 사항을 적용할 수도 있습니다.

반복 작업은 프로젝트 보기에 표시됩니다. 우리 소프트웨어에는 프로젝트 관리자가 프로젝트를 계획하는 데 필요할 수 있는 것이 프로젝트 팀이 해당 계획을 실행하는 데 사용하는 것과 동일한 도구가 아니라는 것을 이해하기 때문에 여러 프로젝트 보기가 있습니다. 다음은 반복 작업이 있을 수 있는 기능입니다.

칸반 보드

Kanban 보드는 프로젝트의 워크플로를 시각화하는 훌륭한 도구입니다. 작업이 생산의 한 단계에서 다음 단계로 이동할 때 열에서 열로 이동하는 작업을 나타내는 카드가 있습니다. 각 열 제목이 프로젝트 주기와 일치하도록 도구를 사용자 정의할 수 있습니다.

작업 목록

프로젝트 팀이 선호하는 또 다른 도구는 작업 목록입니다. 이것은 단순한 할 일 목록이 아니라 작업의 우선 순위, 기한, 할당된 사람, 상태 및 완료율을 보여주는 작업 모음입니다.

프로젝트 캘린더

프로젝트 달력 보기는 클래식 달력 형식으로 표시되는 프로젝트입니다. 월, 날짜, 작업량 및 프로젝트를 보여줍니다. 기한과 기간 또는 작업과 담당자를 표시하는 달력을 표시할 수 있습니다. 잡초에서 길을 잃는 데 관심이없는 이해 관계자에게 중요한 날짜에 대한 좋은 개요와 대중적인 견해입니다.

간트 차트

Gantt 차트는 가장 널리 사용되는 프로젝트 관리 도구 중 하나입니다. 작업을 구성하고 종속성을 연결하며 프로젝트 이정표를 나타낼 수 있습니다. 필수 계획 및 일정 도구입니다. Gantt 차트를 독특하게 만드는 것은 요주의 경로를 필터링하고 기준선을 설정할 수 있다는 것입니다. 기준선을 설정하면 계획된 노력과 실제 노력을 실시간으로 추적하여 일정을 유지할 수 있습니다.

작업표

작업표는 여러 프로젝트의 작업을 추가하고 필요에 따라 자동으로 채워지는 안전한 문서입니다. 일단 제출되면 잠기고 승인 권한이 있는 개인에게 전달됩니다. 작업표는 일반적으로 매주 제출되므로 반복 작업이 있으면 팀원이 정시에 작업을 수행하고 관리자가 신속하게 검토하는 데 도움이 됩니다.

작업 관리 템플릿

반복 작업은 시간 관리의 필수 요소이자 소프트웨어의 유용한 기능입니다. 그러나 프로젝트 관리 소프트웨어로 전환할 준비가 되지 않은 경우 수십 가지 무료 프로젝트 관리 템플릿을 제공합니다. 지금까지 작업 관리에 대해 이야기해 왔으므로 지금 다운로드할 수 있는 몇 가지 무료 작업 관리 템플릿을 소개합니다.

작업 분할 구조 템플릿

작업을 관리하기 전에 작업이 무엇인지 알아야 합니다. WBS(작업 분류 구조)는 프로젝트 인도물과 이를 완료하는 데 필요한 작업을 식별하는 데 도움이 되는 계층적 트리 다이어그램입니다. Excel용 무료 작업 분할 구조 템플릿을 다운로드하고 작업을 계획할 때 주요 결과물을 놓치지 않도록 하십시오.

간트 차트 템플릿

언급한 바와 같이 Gantt 차트는 널리 사용되는 작업 관리 도구입니다. 모든 작업을 나열한 다음 타임라인에 표시합니다. 전체 프로젝트를 한 곳에서 볼 수 있어 리소스를 더 잘 관리할 수 있습니다. Excel용 무료 Gantt 차트 템플릿을 사용하여 프로젝트 작업을 시각적으로 추적하세요.

프로젝트 작업 추적기 템플릿

반복 작업을 하는 것도 중요하지만 작업을 추적하여 일정을 지키고 있는지 확인하는 기능도 중요합니다. Excel용 무료 프로젝트 작업 추적 템플릿을 사용하면 작업, 기한, 우선 순위 및 가장 중요한 상태를 나열할 수 있습니다. 그러면 어떤 작업이 제 시간에 맞춰졌는지 한 눈에 확인할 수 있습니다.