회의 계획 단계: 회의 계획 방법

사람들이 종종 회의에 대해 신음하는 이유를 이해할 수 있습니다. 시간이 오래 걸리고 시간을 그다지 효율적으로 사용하지 못할 수 있습니다. 그러나 회의는 중요합니다. 그들은 그룹과 의사 소통하고 그룹이 더 잘 작동하도록 하는 좋은 방법입니다. 회의에 붙은 낙인을 제거하려면 회의 계획을 배우십시오.

회의 계획이란 무엇입니까?

회의 계획은 회의 의제를 설정합니다. 여기에는 참석자, 회의 개최 시기 및 장소, 회의 도중 및 이후에 일어날 일이 포함됩니다. 누군가의 소중한 시간을 낭비하지 않도록 회의를 구성하고 발언할 수 있는 시기, 회의를 이끄는 사람, 회의록을 작성하는 사람에 대한 지침을 만들 수도 있습니다.

수상 경력에 빛나는 프로젝트 관리 소프트웨어인 ProjectManager를 사용하면 회의 안건을 캡처하고 참석자들과 공유할 수 있을 뿐만 아니라 회의 중에 생성된 모든 작업 항목을 나열할 수 있습니다. 이러한 작업을 작업 목록, 칸반 보드 또는 달력 보기에 추가하고 기한, 우선 순위 및 메모가 있는 개인에게 할당할 수 있습니다. 작업에 파일을 첨부할 수도 있으므로 모든 사람이 회의를 떠날 때 시작할 수 있습니다. 지금 무료로 ProjectManager를 시작하세요.

회의 계획이 중요한 이유는 무엇입니까?

회의는 여러 사람에게 효율적으로 정보를 전달하는 훌륭한 수단입니다. 물론 이메일이나 문서화와 같은 다른 방법도 있지만 회의는 질문과 피드백을 위한 공간을 제공합니다. 이렇게 하면 회의가 중단되기 전에 모든 사람이 같은 페이지에 있게 됩니다. 회의는 또한 더 큰 협업을 촉진할 팀의 유대감을 형성하는 데 도움이 될 수 있습니다.

회의는 프로젝트에서 의사소통을 위한 핵심 수단이지만 효율성을 높이는 것이 아니라 시간을 낭비하는 경우가 많습니다. PMP인 Jennifer Bridges가 생산적인 회의를 계획하는 방법을 보여줍니다.

참고용 화이트보드 사진입니다!

회의 계획 단계

생산적인 회의를 계획할 때 누가, 무엇을 왜, 어디서, 어떻게 저널리즘과 관련된 질문을 스스로에게 물어봐야 합니다. 다음은 효과적인 회의 계획을 위한 6단계입니다.

1. 회의 목적 결정

회의가 있어야 하는 이유를 먼저 이해하지 않고 회의를 열지 마십시오. 만날 이유가 없으면 만나지 마세요. 하지만 있다면 그 목적을 명확하게 정의하고 집중해야 합니다. 회의에서 씹을 수 있는 것보다 더 많이 물어뜯고 싶지는 않을 것입니다.

2. 회의 목표 설정

회의는 특정 주제에 대해 명확하게 설명하거나 개인에게 작업을 할당하는 것이든 관계없이 사람들을 한 지점에서 다른 지점으로 이동시켜야 합니다. 회의를 준비하기 전에 염두에 두어야 할 목표가 있는지 확인하십시오. 그렇게 하면 회의가 중단되기 전에 목표가 달성되었는지 확인할 수 있습니다.

3. 회의 참석 대상 확인

모든 사람이 모든 회의에 참석할 필요는 없습니다. 회의에서 논의할 내용에 관심이 없는 사람을 초대하지 마십시오. 회의 주제와 어떤 식으로든 관련이 있는 사람들만 참석하도록 하십시오.

4. 사전에 참석자에게 알림

회의는 모든 사람이 자신의 일정표에 예정된 시간이 있는지 확인할 수 있도록 충분한 시간을 두고 발표해야 합니다. 예고 없이 사람들을 불러모으지 마십시오. 그들은 참석하지 못할 수도 있고 참석할 수 있더라도 갑작스러운 일에 속상할 것입니다. 그것은 그들의 시간에 대한 관심이 부족함을 보여줍니다.

5. 회의 내용 준비

회의 전에 의제를 작성하십시오. 이것은 회의 중에 논의될 내용의 개요를 제공합니다. 배포할 지원 문서가 필요한 경우 회의 전에 인쇄해야 합니다. 마지막으로 하고 싶은 일은 준비하지 않는 것입니다. 전문적이지 않습니다.

6. 회의 기간 정의

회의는 계속되는 경향이 있습니다. 끝나지 않는 회의를 피하려면 시간 제한을 설정하십시오. 회의에서 요구하는 것을 수행하는 데 현실적으로 얼마나 많은 시간이 필요합니까? 회의 시간입니다.

7. 회의 의제 만들기

우리는 이미 아젠다의 필요성에 대해 언급했습니다. 이제 쓸 수 있습니다. 모두를 편안하게 하기 위해 쇄빙선으로 시작한 다음 다음 회의 전에 완료해야 할 테이크아웃 또는 작업 항목을 포함하여 주제를 나열합니다.

8. 회의록 쓰기

간사는 회의 중에 이루어진 주요 사항에 대한 간략한 요약인 회의록을 보관하도록 선택해야 합니다. 여기에는 회의 리더와 참석자가 말한 내용과 다음 회의 전에 실행될 모든 작업 항목이 포함될 수 있습니다.

마지막으로 귀하와 귀하의 팀 구성원이 회의의 핵심 사항을 잊지 않도록 회의록을 작성하는 것이 중요합니다. 무료 회의록 템플릿은 이 과정을 도와주는 훌륭한 도구입니다.

이 모든 일을 수행하면 회의를 소집할 때마다 팀 구성원이 신음하지 않고 실제로 행진 명령을 받고 다음에 해야 할 일에 대해 흥분하게 됩니다.

회의 계획의 과제

회의는 팀원의 존재에 골칫거리가 될 수 있다고 Jennifer는 말했습니다. 프로젝트 회의가 중요하지 않다는 것이 아니라 때때로 다음과 같은 문제가 될 수 있습니다.

• 잘못된 회의에 잘못된 사람을 포함
• 회의에 대한 의사 소통 부족
• 회의 중 명확성이 부족함
• 회의 계획이 부족하다

제니퍼는 마지막 항목이 적절하게 계획된다면 그녀가 제기한 다른 모든 문제를 해결할 것이라고 말했습니다. 그것은 생산적인 회의와 행복한 팀을 만들 것입니다. 팀의 건강과 행복을 모니터링하는 것이 우선 순위가 아닌 것처럼 보일 수 있지만 성공적인 프로젝트를 원한다면 그렇게 해야 합니다.

무료 회의 계획 템플릿

ProjectManager에는 지금 바로 다운로드할 수 있는 Excel 및 Word용 무료 프로젝트 관리 템플릿이 많이 있습니다. 보다 성공적인 회의를 하는 데 도움이 되는 이 세 가지를 포함하여 프로젝트의 모든 단계를 다루는 템플릿이 있습니다.

회의록 템플릿

회의록을 더 쉽게 작성하려면 Word용 무료 회의록 서식 파일을 사용하세요. 참석자, 회의 의제, 회의 내용, 다음 회의 시간을 캡처할 공간이 있는 경우.

실행 계획 템플릿

대부분의 회의는 다음 회의 전에 완료하도록 참석자에게 할당된 작업 항목으로 끝납니다. Excel용 무료 실행 계획 서식 파일을 사용하여 이러한 모든 작업, 할당된 사람, 완료 시간표 등을 나열하세요.

작업 추적기 템플릿

실행 계획에 따라 작업을 실행하기 시작했다면 Excel용 무료 작업 추적기 템플릿을 사용하여 일정대로 완료되었는지 확인하는 것이 중요합니다. 작업 상태를 모니터링하고 제대로 진행되고 있는지 확인할 수 있습니다.