니즈 평가를 실행하는 방법

귀하의 프로젝트, 비즈니스 또는 조직에 필요한 것은 무엇입니까? 간단한 질문이 아닙니다. 그러나 이 질문에 대답하는 것이 당신을 압도해서는 안됩니다. 프로젝트 요구 사항을 정확하게 식별하기 위해 요구 사항 평가를 수행하기만 하면 됩니다.

요구 사항 평가란 무엇입니까?

위에서 언급했듯이 요구 사항 평가는 조직이나 프로젝트의 요구 사항을 파악하는 프로세스입니다. 이는 갭 분석과 유사하게 현재 상태와 원하는 상태를 식별하여 수행됩니다. 요구 사항 평가 프로세스는 의료, 경영학, HR 및 프로젝트 관리와 같은 많은 산업 및 분야에서 사용되는 체계적인 프로세스입니다.

1. 개시
2. 데이터 수집 및 분석
3. 최종 생산

프로젝트 관리에서 요구 사항 평가는 조직과 프로젝트가 요구 사항과 일치하는지 확인할 수 있습니다. 또한 성공적인 완료를 위해 필요한 조건과 비교하여 프로젝트의 현재 조건이 얼마나 멀리 떨어져 있는지 발견하려는 프로젝트 내에서 체계적인 프로세스로 사용될 수 있습니다.

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요구 사항 평가 프로세스는 프로젝트, 비즈니스 또는 조직의 요구 사항을 식별하기 위한 질문으로 시작됩니다. 그런 다음 요구 사항을 파악하면 Gap 분석이 조직의 현재 위치와 나중에 필요한 위치 사이의 격차를 줄이는 방법을 결정합니다.

요구 사항 평가를 마치면 이러한 결과를 프로젝트의 방향으로 전환하고 싶을 것입니다. 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하면 해당 프로세스를 간소화하는 데 도움이 됩니다. ProjectManager는 여러 프로젝트 보기가 있는 클라우드 기반 작업 및 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. 칸반 게시판에 요구 사항 평가 질문을 나열할 수 있으며 모든 세부 사항은 Gantt, 시트, 작업 목록 및 일정 보기에 캡처되어 이러한 질문에 대한 답변을 프로젝트 계획으로 쉽게 전환할 수 있습니다. 지금 무료로 ProjectManager를 시작하십시오.

필요 평가 질문

이러한 질문을 사용하여 요구 사항 평가 프로세스를 시작할 수 있습니다. 이 예제 질문은 모든 산업에 적용됩니다.

• 귀하의 서비스 및/또는 제품이 제 시간에 고객에게 제공됩니까? 이 질문에 대한 대답이 아니오라면 그 이유를 탐구해야 합니다. 대답이 '예'인 경우 작업을 더욱 간소화하여 시간을 더 절약할 수 있는 영역이 있는지 프로세스를 살펴보고 싶을 것입니다.
• 회사가 수익성이 있거나 매년 재무 목표를 달성하고 있습니까? 돈을 벌지 못하거나 스스로 설정한 목표에 도달하지 못한다면 비즈니스의 재정적 영역을 탐색하여 그 이유를 찾아야 합니다. 그렇다면 어떻게 하면 더 잘할 수 있는지 묻는 질문입니다.
• 리드가 정기적으로 생성됩니까? 이것은 귀하의 비즈니스 판매와 관련된 질문이지만 재정적 측면과도 관련이 있습니다. 판매를 하려면 일정 정도의 리드가 필요합니다. 리드가 많을수록 거래를 성사시킬 가능성이 높아집니다. 따라서 리드를 생성하는 것이 중요하며 이와 관련하여 뒤처져 있다면 그 이유를 알아야 합니다.
• 회사에 대한 명확한 비전이 있습니까? 비전 선언문은 모든 비즈니스의 지침 문서입니다. 그 비전 선언문이 명확하지 않으면 작업의 모든 측면에 부정적인 영향을 미칠 것입니다. 명확하다면 회사가 성장하고 변화함에 따라 비전이 업데이트될 수 있으므로 정기적으로 요구 사항 평가를 다시 방문하는 것이 좋습니다.
• 작업의 품질이 지속적으로 모니터링되고 있습니까? 모든 비즈니스의 성공은 수행하는 작업의 품질에 달려 있습니다. 항상 품질 기대치를 충족하는지 확인하기 위해 해당 품질을 모니터링하는 도구가 없다면 도구를 마련해야 합니다. 가지고 있다면 아마도 업그레이드해야 할 것입니다.

니즈 평가가 왜 중요한가요?

앞서 말했듯이 프로젝트의 요구 사항을 식별하는 것은 어려울 수 있습니다. 특히 프로젝트를 진행 중인 경우에는 더욱 그렇습니다. 프로젝트 계획을 하나하나 세심하게 진행하는 체계적인 프로세스로 인해 충족되지 않은 문제가 분명해질 가능성이 더 큽니다. 그런 다음 필요와 현재 조건 사이의 간격을 좁힐 수 있습니다.

다양한 유형의 요구 사항 평가가 있으며, 각 유형은 다양한 격차를 드러낼 수 있습니다. 지식, 관행, 기술 또는 도구의 격차를 해결할 수 있습니다. 요구 사항 평가는 프로젝트에서 작동하는 것과 작동하지 않는 것을 표시하는 데 도움이 됩니다. 그러면 작동하지 않는 것을 고칠 수 있습니다. 이것은 조직이나 프로젝트를 보다 효율적으로 만든다는 점에서 도움이 됩니다.

요구 사항 평가는 프로젝트 또는 조직의 한 수준뿐만 아니라 모든 수준의 요구 사항을 평가하기 때문에 강력한 계획 도구입니다. 높은 수준에서 세부적인 수준까지 요구 사항을 모두 보는 전체론적 접근 방식을 얻을 수 있습니다. 이는 계획을 알리고 개선을 위해 취해야 할 특정 조치를 제공하는 데 도움이 됩니다.

니즈 평가 유형

요구 사항 평가에는 한 가지 유형이 없으며 실제로는 7가지가 있습니다. 예를 들어, 갭 분석 또는 불일치 분석을 수행하여 의도한 것과 성능을 비교할 수 있습니다. 행동에 대한 반성과 행동에 대한 반성도 있습니다. 전자는 잘한 점과 개선할 점을 확인하기 위해 뒤돌아보고 있습니다. 후자는 현재 일어나고 있는 행동에 대해서만 동일합니다.

일기, 일기, 일지를 작성하거나 자가 평가의 일환으로 주간 검토를 할 수도 있습니다. 그런 다음 동료 검토가 있습니다. 다른 전문가가 작업을 보고 피드백과 조언을 통해 다시 보고하는 것입니다. 관찰도 중요합니다. 비즈니스 프로세스를 진행하면서 작업을 주시하는 것만으로도 충분합니다.

품질 보증을 위한 회사의 역량을 식별할 수 있는 중요한 사건 검토 및 중요한 사건 감사라는 것도 있습니다. 마지막으로, 실습 검토는 요구 사항과 개선해야 할 사항을 식별할 수 있는 작업에 대한 일상적인 검토입니다. 이 7가지 요구 평가 기술은 프로젝트 관리에만 국한된 것이 아니라 많은 산업 분야에 적용될 수 있습니다.

7단계로 요구 사항 평가를 수행하는 방법

격차를 식별하고 프로젝트의 요구 사항을 가장 잘 충족할 수 있는 본격적인 요구 사항 평가를 위해 7단계를 식별했습니다. 이러한 단계는 선호하는 거의 모든 분야 또는 기술과 관련이 있습니다.

1. 프로젝트 후원자 확인

프로젝트 스폰서는 단순한 이해 관계자가 아니라 조직의 고위 리더인 임원 스폰서입니다. 이 사람은 요구 사항 평가를 안내하고 더 큰 조직의 목표와 일치하도록 유지합니다.

후원자는 또한 필요 평가에 대한 지원을 얻을 수 있습니다. 그들은 조직 내에서 프로세스에 따라 부서 리더를 얻을 수 있을 만큼 충분히 높은 위치에 있으며, 이는 진행을 방해할 수 있는 장애물을 제거할 수 있습니다. 후원자는 프로젝트에 대한 방향과 중요하게는 자금을 제공함으로써 관련된 모든 사람들의 동의를 얻습니다. 그들은 모든 사람이 프로세스의 성공에 이해 관계가 있는지 확인합니다.

2. ROI 모델 생성

투자 수익률(ROI)과 프로젝트가 조직에 어떤 혜택을 줄 것인지 정의함으로써 요구 사항 평가는 재정적 투입을 정당화합니다.

또한 더 큰 의미에서 프로젝트 자체가 가치가 있음을 보여줄 것입니다. 프로젝트는 상당한 투자 수익을 가져올 것이기 때문에 필요한 노력, 시간 및 비용의 가치가 있습니다. 따라서 이 ROI 모델의 일부에는 프로젝트에 대한 비용 일정, 자본 투자 및 인력 요구 사항이 포함되어야 합니다.

3. 필요한 작업 흐름 식별

이때 작업 흐름과 팀 구성원을 포함하여 모든 부서가 분석됩니다. 이 단계가 작동하려면 투명성이 있어야 합니다.

프로젝트가 공급업체, 계약자 및 기타 조직과 협력하는 경우와 같이 조직 외부의 작업 흐름도 있습니다. 따라서 이 단계가 작동하려면 프로젝트의 모든 사일로를 제거해야 합니다.

4. 워크스트림 리더 인터뷰

프로젝트와 관련된 작업 흐름을 식별했다면 이제 각 작업 흐름의 리더와 대화하여 프로세스를 이해해야 합니다. 당신은 그들이 겪고 있는 모든 고통점을 발견하고 싶을 것입니다. 또한 이러한 요구 사항 평가가 업무에 어떤 영향을 미치는지 확인하십시오. 후자의 데이터는 요구 사항의 격차를 해결할 때 도움이 될 것입니다.

더 큰 프로젝트의 일부인 모든 작업 흐름 간의 의사 소통 채널을 열어 프로젝트 실행 전반에 걸쳐 더 나은 의사 소통을 촉진합니다. 이것은 관리자뿐만 아니라 프로젝트에 참여하는 팀에게도 도움이 됩니다.

5. 팀과의 만남

워크스트림 리더를 만났습니다. 이제 그들의 팀과 회의를 시작할 때입니다. 조직 내 어디에서 일하든 모든 팀원과 대화하고 싶습니다. 팀은 최전선에 있는 군대이며 종종 관리에 반영되지 않는 경험과 관점을 가지고 있습니다.

팀은 문제가 처음 표시되는 프로젝트의 기본 보기를 제공할 수 있습니다. 그들은 이러한 문제를 해결하는 데 중요한 정보를 제공할 수 있습니다.

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당신의 임무는 프로젝트의 목표와 목적을 명확히 하는 것입니다. 팀원들이 질문을 하고 대화에 참여할 수 있는 시간을 주세요. 팀원들이 판단이나 벌칙 없이 안전한 공간에서 정직하게 자신의 불만을 들을 수 있도록 하세요. 수정해야 하는 프로젝트 영역이 표시됩니다. 그들의 신뢰를 구축하고 결의안이 더 효과적입니다.

6. 팀 생성 및 일정

수집한 모든 데이터를 사용하여 이제 팀을 구성하여 제기된 문제에 응답하고 모든 다른 부분을 할당하고 프로젝트 요구 사항에 따라 책임을 제공하는 방식으로 정보를 예약해야 합니다.

이 일정은 공유되고 모든 사람이 액세스할 수 있도록 디지털 방식으로 저장되며 팀이 모이는 공공 장소에 물리적으로 게시됩니다. 개선 사항은 모든 부서와 팀에 효과적으로 전달되어야 합니다.

7. 실행 전 보고

이 마지막 단계는 데이터와 일정이 경영진의 승인을 받는 때입니다. 경영진 수준의 승인 없이는 요구 사항 평가 중에 노출된 격차가 해소되지 않습니다. 모든 사람이 앞으로 나아갈 방향에 대해 동의한 후에야 실행할 수 있습니다.

니즈 평가 예시

우리가 말하는 것에 대한 더 명확한 그림을 얻기 위해 가상의 요구 평가 예를 상상해 봅시다. 이 경우, 고객에게 제 시간에 제품을 배송하는 데 문제가 있는 제조 회사를 상상해 보겠습니다. 그것이 그들이 가지고 있는 비즈니스 요구를 식별하는 첫 번째 단계가 될 것입니다. 그러나 그들은 분석을 통해 생산 기한을 지키지 않았다는 것을 깨달았을 수 있습니다.

다음 단계는 현재 상황과 그와 원하는 상태 사이의 간격에 대한 아이디어를 얻기 위해 간격 분석을 수행하는 것입니다. 이로 인해 생산 방법, 팀의 교육 요구 사항 또는 보다 효율적인 도구에 문제가 발생할 수 있습니다. 공장에서 최근에 제품 생산에 사용하는 도구를 업그레이드했지만 팀이 새 장비의 잠재력을 충족하지 못했다고 가정해 보겠습니다.

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이것은 다음 단계로 이어지며, 팀이 새로운 도구에 대한 속도를 높일 수 있도록 교육 옵션을 평가합니다. 교육 프로그램, 비용, 투자 수익, 법규 준수, 교육 소요 시간 및 이 교육 과정에서 경쟁력을 유지하는 방법을 조사해야 합니다. 이 시점에서 교육 요구 사항을 설명하고 앞으로 나아갈 방향을 제안하는 보고서를 작성합니다.

니즈 평가 템플릿

요구 사항 평가를 수행하려는 경우 특히 개선 계획을 구현할 때 프로젝트 관리 소프트웨어가 도움이 될 수 있습니다. 그러나 해당 단계를 수행할 준비가 되지 않았다면 무료 프로젝트 관리 템플릿이 제공됩니다. 당사 사이트에는 프로젝트의 모든 단계에 대한 수십 개의 프로젝트 관리 템플릿이 있습니다. 다음은 요구 사항 평가와 관련된 몇 가지입니다.

요구 사항 수집 템플릿
요구 사항 평가는 많은 데이터를 수집하는 것을 의미합니다. Word용 무료 요구 사항 수집 템플릿은 이러한 모든 문서를 수집하는 훌륭한 도구입니다. 필요성을 식별할 수 있는 표지, 발견한 격차를 줄이기 위해 계획을 구현하는 방법에 대한 프로젝트 계획 섹션, 목표 및 목표에 대한 이해 관계자의 생각을 작성할 수 있는 곳 및 기타 여러 가지가 있습니다.

작업 항목 템플릿
요구 사항 평가 프로세스를 거치면서 과제가 떠오를 것입니다. Excel용 무료 작업 항목 템플릿에서 캡처할 수 있습니다. 이제 팀을 할당하는 데 필요한 작업 목록이 있습니다. 완료해야 하는 작업, 마감 시간 등을 알 수 있습니다. 누가, 무엇을, 언제가 일정의 시작입니다.

프로젝트 계획 템플릿
무료 작업 항목 템플릿으로 시작한 일정은 요구 사항 평가에서 배운 내용을 실행하기 위한 프로젝트 계획으로 연결됩니다. Word용 무료 프로젝트 계획 템플릿에는 목표에서 활동 및 작업, 작업을 완료하는 데 필요한 리소스에 이르기까지 프로젝트 계획을 실행하는 데 필요한 모든 것을 넣을 수 있는 장소가 있습니다.

ProjectManager가 요구 사항 평가를 지원하는 방법

요구 사항 평가에서 발견한 격차에 대응할 계획이 있으면 클라우드 기반 작업 및 프로젝트 관리 소프트웨어인 ProjectManager에서 해당 계획을 설정할 수 있습니다. 요구 사항 평가에서 필요한 것을 달성하기 위해 작업을 계획하고 작업 일정을 잡는 데 도움을 드립니다.

대화형 Gantt 차트에서 작업 구성

온라인 Gantt 차트를 사용하여 요구 사항을 충족하는 방법을 계획할 때 모든 작업을 순서대로 가져옵니다. 지연을 피하기 위해 종속 작업을 연결하고, 진행 상황을 추적하기 위해 마일스톤을 추가하고, 주요 경로를 필터링할 수도 있습니다.

이제 타임라인에서 전체 일정을 확인하여 개요를 확인할 수 있습니다. 그런 다음 기준선을 설정하면 해당 일정을 유지하기 위해 실제 노력에 대해 계획된 노력을 실시간으로 추적할 수 있습니다.

여러 프로젝트 보기를 사용하여 원하는 방식으로 작업

팀 작업을 할당하면 Gantt 차트에 적합하지 않은 애자일 환경에서 작업할 수 있습니다. 그렇기 때문에 우리는 모두가 만족할 수 있도록 여러 프로젝트 보기를 제공합니다.

애자일 팀은 칸반 보드를 사용하여 백로그를 관리하고 스프린트를 계획할 수 있으며, 관리자는 병목 현상을 피하기 위해 필요에 따라 리소스를 재할당하는 프로세스에 대한 가시성을 확보할 수 있습니다. 다른 팀 구성원은 작업 목록 또는 일정 보기를 원할 수 있습니다. 그것은 그들에게 달려 있습니다. 모든 보기가 함께 업데이트되므로 항상 신호 소스가 있습니다.

실시간 대시보드에서 진행 상황 및 성과 추적

팀이 서로 다른 프로젝트 보기에서 작업할 수도 있고 원격으로 작업할 수도 있지만 실시간 대시보드를 사용하여 작업을 계속 모니터링할 수 있습니다. 경량 도구와 같은 설정이 없으며 실시간 데이터를 자동으로 수집하고 계산한 다음 6개의 프로젝트 메트릭을 추적하는 다채로운 그래프로 결과를 표시합니다.

물론, 우리는 필터링하고 이해 관계자들과 공유할 수 있는 상태 보고서와 더 많은 키 입력을 가지고 있습니다. 워크플로를 사용자 지정하여 프로세스를 간소화하고 작업 승인을 추가하여 상태 변경을 제어합니다. 또한 우리는 핵심적으로 협력하여 팀이 더 잘 협력할 수 있도록 돕습니다. 파일 저장 공간이 무제한이므로 나중에 사용할 수 있도록 모든 요구 사항 평가 문서를 저장할 수도 있습니다.

ProjectManager는 수상 경력에 빛나는 작업 및 프로젝트 관리 소프트웨어로 하이브리드 팀이 어디서, 언제, 어떻게 작업하는지에 관계없이 연결합니다. 다중 프로젝트 보기와 협업 플랫폼은 팀이 보다 생산적으로 작업하는 데 도움이 되며 리소스 관리 도구를 사용하여 해당 프로세스에 대한 투명성을 확보하여 직원들이 최대한의 작업을 수행할 수 있도록 합니다. 지금 무료로 ProjectManager를 시작하십시오.