실제로 작동하는 10가지 생산성 시스템

누가 더 생산적인 것을 원하지 않습니까?

이를 수행하는 한 가지 방법은 생산성 시스템을 구현하는 것입니다. 그리고 선택할 수 있는 것이 많습니다!

시도해 볼 수 있는 가장 인기 있는 생산성 시스템 10가지를 살펴보겠습니다.

생산성 시스템이란 무엇입니까?

생산성 시스템은 기본적으로 사람들의 생산성을 높이도록 설계된 전략, 절차 및 철학의 집합입니다.

준수할 경우 작업을 계속 수행할 수 있는 간단한 규칙 집합이거나 더 쉽게 수행할 수 있도록 할 일 항목을 구성하는 방법(또는 그 사이의 모든 것)이 될 수 있습니다.

이러한 시스템에서 "생산성"의 궁극적인 목표는 더 나은 조합입니다.

• 우선 순위 지정. 생산성 향상의 일부는 무엇에 집중해야 하는지 아는 것입니다. 8시간의 작업과 10시간의 작업이 있는 경우 2시간의 작업을 중단하거나 위임해야 합니다. 이렇게 하면 8시간 노동의 가치를 극대화할 수 있습니다.
• 집중하다. 생산성 시스템은 또한 집중력을 향상시키려고 시도합니다. 주의를 산만하게 하는 요소를 차단하고 일에만 집중할 수 있다면 더 많은 일을 하게 될 것입니다.
• 능률. 이러한 개념에 묶인 생산성 시스템은 또한 전반적인 효율성을 높이려고 시도합니다. 즉, 목표 중 하나는 만족스러운 방식으로 작업을 완료할 수 있는 속도를 높이는 것입니다.

작동하는 생산성 시스템

더 이상 고민하지 않고 2021년에 따를 수 있는 최고의 생산성 시스템을 살펴보겠습니다.

1. 기본 할 일 목록.

옛날 이야기지만 좋은 물건입니다. 실제로 시도하지 않는 한 눈을 굴리지 마십시오!

기본적인 할일 목록은 이유가 있습니다. 아이디어는 간단합니다. 모든 프로젝트, 목표 및 책임을 소화 가능하고 쉽게 계산할 수 있는 작업으로 나눕니다.

이러한 작업의 목록을 만들고 우선 순위를 설정하십시오. A 우선 순위는 긴급하고 B 우선 순위는 며칠을 기다릴 수 있으며 C 우선 순위는 잠시 동안 백버너에 남아 있을 수 있습니다.

이 시스템은 일관성을 유지하기 어려울 수 있으며 모든 작업 스타일이나 모든 개인에게 이상적이지는 않습니다.

그러나 이전에 생산성 시스템을 사용해 본 적이 없다면 시작하기에 좋은 곳입니다.

2. 뽀모도로 기법.

Pomodoro 기법은 Francesco Cirillo가 고안한 1980년대에 겸손한 기원을 가지고 있습니다. 기본 아이디어는 타이머를 사용하여 작업 시간을 짧은 스프린트로 나누고 그 사이에 휴식을 취하는 것입니다. 예를 들어 25분 동안 일하고 5분 동안 쉬고 반복할 수 있습니다. 이 주기를 3번 반복한 후에는 긴 휴식을 취할 수 있습니다(20~30분).

여러 연구에서 서로 다른 시간 간격이 "이상적"인 것으로 나타났으며 개인의 선호도는 매우 다양합니다. 따라서 집중 작업과 휴식 교대 중 어떤 패턴이 가장 적합한지 알아내려면 약간의 실험이 필요합니다.

그렇긴 하지만, "집중" 시간 동안 자주 휴식을 취하고 집중을 유지하는 것은 성과를 높이고(그리고 합리적으로 높은 사기를 유지하는 데) 좋습니다.

3. 아이젠하워 매트릭스.

Eisenhower Matrix에는 보다 효율적으로 작업하는 방법에 대한 팁이나 제안이 없습니다. 핵심은 간단한 우선 순위 지정 시스템입니다. 그러나 적절하게 사용하면 매일 훨씬 더 많은 것을 성취하는 데 도움이 될 수 있습니다.

아이젠하워 매트릭스는 긴급성과 중요성의 측면에서 작업 우선순위를 분류하기 때문에 때때로 "긴급-중요" 매트릭스라고도 합니다. 작업의 긴급성은 작업을 얼마나 빨리 완료해야 하는지를 나타내는 반면 중요성은 장기 목표에 얼마나 영향을 미치는지 나타냅니다.

작업은 긴급하지만 중요하지 않을 수 있으며 중요하지만 긴급하지 않을 수 있습니다.

긴급도와 중요도에 따라 작업을 범주로 적절하게 분리했다면 먼저 긴급하고 중요한 작업에 모든 노력을 집중할 수 있으며 매일 더 많은 진전을 이룰 수 있습니다.

4. GTD(Getting Things Done) 시스템.

David Allen(그리고 그의 인기 있는 같은 제목의 책의 주제)이 처음 개척한 Get Things Done은 시간이 지남에 따라 생산성을 향상시키는 데 도움이 되도록 설계된 생산성 시스템입니다.

GTD는 기본적으로 5단계 프로세스입니다.

1단계 는 캡처로, 마음을 사로잡고 있는 모든 것을 기록합니다(모든 작업 및 현재 걱정거리 포함).

2단계 는 혼란스러운 생각을 작업 및 실행 항목으로 전환할 수 있는 Clarify입니다.

3단계 는 정리로, 긴급성과 중요성에 따라 작업의 우선 순위를 정합니다(익숙한 느낌?).

4단계 는 반영하여 적절하다고 판단되는 대로 조정할 수 있습니다.

5단계 는 참여로, 여기에서 작업을 하나씩 수행할 수 있습니다.

GTD는 또한 실무자들이 시간 범위에 따라 작업을 6개 영역으로 구분할 것을 권장합니다.

• 현재 작업
• 현재 프로젝트
• 초점 영역
• 1-2년 목표
• 장기적인 비전
• 그리고 전반적인 삶의 목표.

5. Zen to Done(ZTD) 시스템.

Leo Babauta가 만들고 GTD에서 영감을 받은 ZTD(Zen to Done) 시스템은 몇 가지 유사한 원칙을 따릅니다.

ZTD는 개별 작업 및 프로젝트보다 개인 개발 및 습관 최적화에 더 중점을 두기 때문에 GTD와 차별화됩니다.

ZTD에서는 GTD에서 유사한 프로세스를 따라 모든 생각을 요약하고 궁극적으로 매일 달성하고자 하는 소수의 "가장 중요한 작업"(MIT)으로 축소합니다.

시간이 지남에 따라 습관, 시스템 및 행동을 평가하고 개선하여 일상에 충실하고 방해 없이 MIT를 완료할 수 있습니다.

6. 일일 삼중 시스템.

일일 3중 생산성 시스템은 전체 작업 목표를 단순화하고 구성하는 방법입니다. 아이디어는 매일 달성하고자 하는 3가지 주요 일에 집중하는 것입니다. 작업 전 밤이나 아침에 이것을 기록할 수 있습니다.

낮에 3가지를 모두 달성하면 승리! 간단합니다.

분명히 이 전략에는 몇 가지 약점이 있습니다. 모든 작업과 목표의 무게가 같지 않고 모든 것을 수량화하기 쉽지 않으므로 "3"으로 요약하는 것은 어려울 수 있습니다.

그러나 초점을 좁히고 일일 목표를 달성하는 데 기분이 좋은 좋은 방법입니다.

7. 불렛저널링.

얼마 전 힙스터들 사이에서 인기를 얻었던 불렛 저널링은 Instagram에서 과시하기 위한 단순한 예술 프로젝트가 아닙니다. ADHD에도 불구하고 집중력과 생산성을 유지하기 위한 솔루션으로 Ryder Carroll이 개발한 불렛 저널링을 사용하면 삶의 거의 모든 영역에서 생산성을 높일 수 있습니다.

불렛 저널링은 일반적으로 생각을 정리하기 위해 필기(및 문자 그대로의 저널)에 의존합니다.

색인을 만들고 목표를 간략하게 설명하고 기호와 약어 시스템에 의존하여 간결한 쓰기와 의사 소통을 만드는 "빠른 기록"을 연습하고 이 시스템을 직접 만듭니다.

여기에는 유연성과 개인적 적응을 위한 많은 여지가 있습니다. 모든 사람에게 이상적인 솔루션은 아니지만 필기 아이디어가 마음에 들고 생각이 자주 흩어지는 경우 완벽할 수 있습니다.

8. "개구리 먹기" 접근법.

괜찮아요. 우리는 이 시스템에서 실제 개구리를 먹지 않습니다. 하지 않는 한…

Mark Twain은 “개구리를 먹는 것이 직업이라면 아침에 가장 먼저 하는 것이 가장 좋습니다. 그리고 두 마리의 개구리를 먹는 것이 당신의 직업이라면 가장 큰 것을 먼저 먹는 것이 가장 좋습니다.”

"개구리 먹기" 생산성 시스템의 전체 아이디어는 가장 어려운 것부터 가장 어려운 것까지 작업과 우선 순위를 구성하는 것입니다.

하루 중 가장 어려운 일을 먼저 하면 집중도, 생산성, 에너지가 최고조에 달할 수 있습니다. 일을 마치면 기본적으로 모든 것이 더 쉬워 보일 것입니다.

매우 간단하지만 작동합니다(적어도 우리 중 일부에게는).

9. 칸반 보드 시스템.

Kanban 보드는 작업을 시각적으로 구성하는 데 도움이 되도록 설계되었습니다. "브레인스토밍", "준비", "실행" 및 "후속 조치"와 같이 주어진 프로세스의 다양한 단계를 나타내는 다른 열을 생성할 수 있습니다.

그런 다음 다양한 클라이언트, 프로젝트 또는 작업을 나타내는 카드를 만들고 새로운 이정표를 달성할 때 각 열에서 해당 카드를 이동할 수 있습니다.

시각적이기 때문에 유리하고 공개할 수 있어 팀으로 조직된 상태를 유지하는 데 유용합니다.

그러나 모든 작업을 카드 및 열 형식으로 쉽게 축소할 수 있는 것은 아니므로 추상 작업 및 프로젝트에 적합하지 않습니다.

10. Seinfeld 생산성 시스템.

예, 그 사인펠드.

한 보고서에 따르면 Jerry Seinfeld는 일관성에 기반한 생산성 시스템을 홍보하고 대중화하는 데 도움을 주었습니다. 아이디어는 간단합니다.

글쓰기를 독려하기 위해 Seinfeld는 큰 벽 달력에 투자하고 그가 글을 쓰는 데 성공한 날마다 빨간색 X를 표시했습니다. 시간이 지남에 따라 이것은 심오한 심리적 효과를 낳았습니다. 그는 반복 가능한 습관을 만들었으며 감히 "사슬을 끊지" 않았습니다.

그는 매일 글쓰기를 생각하며 목표를 달성하기 위해 동기를 부여받았습니다. 달력에 빨간색 X를 표시하고 연속 기록을 유지하는 것 외에 다른 이유가 없다면 말입니다.

이 접근 방식으로 창의력을 발휘할 수 있는 방법은 여러 가지가 있습니다. 특정한 방식으로 자신에게 보상할 수 있습니다. 캘린더가 아닌 다른 것을 사용하여 진행 상황을 추적할 수 있습니다.

그러나 지속적으로 무언가를 하는 데 투자한다면 매일 그것을 하고 시각화 및/또는 축하하면 그 습관을 더 쉽게 만들 수 있습니다.

생산성 시스템의 가치

생산성 시스템이 필요한 이유는 무엇입니까? 더 열심히 하면 안 되는 이유가 뭘까요?

글쎄, 공평하게, 당신은 아마 더 열심히 일할 수 있습니다. 그러나 더 세게 키보드 키를 입력하고 사무실에서 더 많은 시간을 보내는 것은 지금까지의 결과일 뿐입니다.

생산성 시스템은 다음과 같은 여러 이점을 제공합니다.

• 당신은 아마도 당신이 할 수 있는 한 이미 열심히 일하고 있을 것입니다. 그렇다면 더 나은 작업을 위해 무엇을 할 수 있습니까? 생산성 시스템은 방향 감각을 제공합니다. 그들은 시도할 새로운 전략, 따라야 할 새로운 우선순위, 스스로 설정해야 할 새로운 잠재적 목표를 제공합니다.
• 이 시스템을 정기적으로 따르게 되므로 일관성의 이점도 얻을 수 있습니다. 계획 없이 급하게 우선 순위를 변경하는 대신 업무에 임하는 대신 고정시킬 규칙적인 것이 있을 것입니다.
• 팀 화합. 팀을 관리하는 경우 생산성 시스템이 훨씬 더 중요합니다. 단일 시스템을 중심으로 전체 팀을 조정할 수 있기 때문에 모든 사람을 같은 페이지로 유지할 수 있으며 더 많은 협업을 장려할 수도 있습니다.
• 성공/실패 메트릭. 생산성 목표를 달성하고 있는지 어떻게 알 수 있습니까? 일을 제대로 하고 있는지 어떻게 알 수 있습니까? 우수한 생산성 시스템에는 성공과 실패에 대한 명확한 지표가 있습니다. 시스템을 올바르게 따르고 있는지와 해당 시스템 내에서 발전을 이루고 있는지 여부는 분명해야 합니다.

하나의 생산성 시스템을 고수하고 싶든, 여러 시스템을 차례로 시도하고 싶든, 한 가지는 확실합니다. 생산성 시스템이 작동하는지 여부를 아는 것은 어렵습니다.

평소보다 더 많이 하고 있습니까? 평소보다 적습니까? 똑같다?

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