프로젝트 종료를 위한 5단계(체크리스트 포함)
게시 됨: 2022-08-23프로젝트를 계획하는 데 너무 많은 시간과 노력이 투입되어 프로젝트의 끝(프로젝트 종료)도 똑같이 중요하다는 사실을 종종 잊습니다. 프로젝트가 기술적으로 완료된 후에도 많은 작업이 수반됩니다.
예를 들어, 아직 완료해야 하는 많은 작업이 있습니다. 절차적일 수 있지만 그렇다고 해서 덜 중요하지는 않습니다. 승인, 서명, 지불이 있습니다. 이 모든 것이 당신에게 서류 작업을 강요하는 것처럼 보일 수 있지만 지불을 기다리고 있는 팀원에게 말하십시오.
말할 것도 없이, 한 프로젝트를 끝내면 다른 프로젝트를 계획하고 있을 가능성이 큽니다. 따라서 이 전환에 대한 전환 지원을 받고자 합니다. 자원을 공개하고 문서를 보관해야 하며 파티나 축하 행사를 통해 프로젝트 성공을 인정하는 것을 잊지 마십시오. 그것도 중요합니다.
무료 프로젝트 마감 템플릿은 남은 작업을 기억하는 데 도움이 되는 훌륭한 리소스입니다.
프로젝트 종료란 무엇입니까?
프로젝트 종료는 프로젝트의 마지막 단계입니다. 프로젝트 관리자가 클라이언트, 이해 관계자 또는 고객이 프로젝트 인도물을 수락했는지 확인할 때입니다. 프로젝트 또는 제품이 프로젝트 이후에 진행 중인 경우 유지 관리를 설정해야 합니다.
또한 프로젝트 관리자는 프로젝트를 종료하기 전에 전체 프로젝트를 검토하고 성과를 평가하고 이를 기준선과 비교합니다. 프로젝트 팀은 이 프로세스의 일부가 되어 수업에서 학습한 문서에 수집된 관찰 및 피드백을 제공합니다. 이는 향후 프로젝트에 대한 지침을 제공합니다.
프로젝트 종료의 중요성은 단순히 모든 문서에 서명하고 공급업체와의 계약을 이행하며 팀이 다른 프로젝트에 참여할 수 있도록 하는 것 이상입니다. 프로젝트의 원래 목표가 충족되었는지 확인하고 위험이나 미해결 문제와 같은 느슨한 끝을 묶습니다.
프로젝트 종료 단계
프로젝트 종료는 작업의 마지막 단계이며 프로젝트 수명 주기의 마지막 차례이며 프로젝트의 다른 측면과 마찬가지로 프로세스가 필요합니다. 다음은 모든 I에 점을 찍고 모든 T를 교차하고 경험을 최대한 활용하기 위해 취해야 하는 5단계입니다.
1. 부검 준비
프로젝트 관리는 작업 및 리소스, 예산 및 마감일에 관한 것일 뿐만 아니라 지속적으로 배울 수 있는 경험입니다. 프로젝트 전반에 걸쳐 학습을 했어야 하는 동안 지금은 집중을 흐리게 할 수 있는 압박과 산만함 없이 뒤돌아볼 수 있는 좋은 시간입니다.
핵심 팀을 모아 무엇이 효과가 있었고 무엇이 효과가 없었는지에 대한 피드백을 요청하십시오. 정직을 격려하십시오. 프로젝트의 실수와 성공을 문서화하여 기록 데이터를 제공하는 카탈로그를 구축하고 있습니다. 새로운 프로젝트를 계획할 때 돌아가서 선례에 대한 정보를 살펴볼 수 있습니다.
프로젝트는 결코 독립적인 것이 아니라 세부 사항은 다를 수 있지만 일반적인 방법은 일반적으로 동일하게 유지되는 연속체의 일부입니다. 프로젝트가 종료된 후 생성되는 풍부한 지식이 있습니다.
2. 서류 작성 완료
언급한 바와 같이 프로젝트는 많은 양의 문서를 생성합니다. 이러한 문서는 이해 관계자의 승인과 승인을 받아야 합니다. 모든 것은 주의가 필요하며 서명해야 합니다. 이는 실제로 이러한 문서가 체결되었다는 법적 증거입니다. 여기에는 내부 파트너나 공급업체 또는 계약한 기타 리소스와 맺은 모든 계약을 종료하는 것이 포함됩니다.
여기에는 모든 미지급금 처리가 포함됩니다. 모든 인보이스, 커미션, 수수료, 보너스, 보유하고 있는 것이 모두 지불되었는지 확인하고 싶습니다. 프로젝트와 관련된 모든 비용을 완료합니다. 지불하지 않으면 완료되지 않습니다.
프로젝트 관리 소프트웨어는 이러한 모든 문서를 정리하는 데 도움이 될 수 있습니다. ProjectManager는 모든 프로젝트 파일의 허브 역할을 합니다. 일반적인 할 일 목록 앱보다 더 많은 목록 보기에서 추적할 수 있습니다. 우선 목록의 각 항목에 대한 완료율을 볼 수 있습니다. 이제 해당 계약자가 지불되었는지 그리고 계약서에 서명할 수 있는지 여부를 알 수 있습니다. 지불이 정시에 전달되도록 알림을 설정할 수도 있습니다. 이 무료 평가판으로 직접 사용해 보십시오.
3. 리소스 릴리스
프로젝트를 위해 팀을 구성하고 이제 이들을 느슨하게 잘라야 합니다. 이것은 공식적인 프로세스이며 다음 프로젝트를 위해 그들을 자유롭게 하는 중요한 프로세스입니다. 각 팀은 프로젝트에 가져오는 기술과 경험의 조합을 위해 함께 합니다. 프로젝트에 따라 함께 작업할 팀 구성원이 결정되며 각 프로젝트는 약간씩 다를 것이며 이를 실행하기 위해 고용된 팀에 반영됩니다.
이는 내부 리소스뿐만 아니라 외부 리소스에 대해서도 마찬가지입니다. 외부 계약은 당신이 그들과 계약함에 따라 더 분명할 수 있으며 그 계약에는 기간이 있을 것입니다. 작업이 끝나면 모두 지불되었는지 확인하여 서명하고 떠날 수 있도록 하십시오. 하지만 내부 리소스는 남아 있으므로 프로젝트에 참여하는 시간도 제한되어 있으며 프로젝트가 완료된 후 리소스를 해제하지 않으면 다른 팀의 프로젝트를 차단할 수 있음을 명심해야 합니다.
4. 문서 보관
오래된 프로젝트에서 배울 수 있는 교훈이 있기 때문에 프로젝트 기간 동안 정기적으로 팀과 만나고 이후에 프로세스를 되돌아보는 것입니다. 그러나 오래된 레코드를 가져올 아카이브가 없는 경우 잘못된 조직 및 관리로 인해 얻은 지식이 손실됩니다. 훌륭한 프로젝트 문서를 만들기 위해 열심히 일했습니다. 잃어버리지 마세요.
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프로젝트를 닫기 전에 유용할 수 있는 모든 문서와 메모 및 데이터를 보관하십시오. 액세스할 수 없더라도 조직의 다른 사람들을 위해 프로젝트에서 수행한 작업에 대한 문서 추적을 유지해야 합니다. 여기에는 법무팀이나 HR팀, 심지어 후임자가 포함될 수도 있습니다. 누군가가 언제 다시 돌아가서 질문에 응답해야 하는지 또는 오래된 문제가 어떻게 해결되었는지 알고 싶어하는지 알 수 없습니다. 겨울을 위한 식량을 마련하는 것과 같다고 생각하십시오.
5. 성공 축하
그것이 당신에게 어리석게 들린다면, 당신은 당신의 일을 하고 있지 않은 것입니다. 당신의 팀이 잘한 일을 인정하는 것에 대해 상을 주는 것은 어리석은 일이 아닙니다. 그것은 프로젝트의 이 부분에 관한 것인 폐쇄를 생성하지만 또한 이전 팀의 구성원과 함께 작업할 때 이후 프로젝트에서 개화할 씨앗을 심습니다.
프로젝트 종료 체크리스트
프로젝트를 제대로 종료하려면 이 단계별 프로젝트 종료 체크리스트를 따르세요.
- 생성한 프로젝트 범위 문서로 처음부터 시작하고 거기에 나열된 모든 요구 사항을 충족했는지 확인하십시오.
- 모든 산출물이 이해 관계자에 의해 전달되고 서명되어 승인과 만족을 얻었는지 확인하십시오.
- 기타 프로젝트 문서에도 적절한 사람이 서명해야 합니다. 여기에는 공급업체 및 기타 계약자와의 미결 계약 및 계약이 포함됩니다.
- 문서가 승인되면 문서를 처리하고 모든 송장을 지불하고 프로젝트 관련 계약을 종료합니다.
- 모든 프로젝트 보고서 마무리를 포함하여 모든 문서를 함께 추가한 다음 나중에 참조할 수 있도록 기록 데이터로 구성 및 보관합니다.
- 수집된 문서를 사용하여 이해 관계자의 피드백을 포함하여 프로젝트 과정에서 배운 교훈을 식별하고 문서화하여 향후 프로젝트에서 동일한 실수를 범하지 않도록 합니다.
- 프로젝트 종료가 철저하도록 전환 지원 담당자를 지정하여 완료 후 프로젝트를 목양합니다.
- 팀 및 기타 프로젝트 직원과 프로젝트에 사용된 장비 또는 사이트 임대를 포함하는 프로젝트 리소스를 해제하거나 재할당합니다.
- 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하지 않았다면 프로젝트의 수명 주기뿐만 아니라 프로젝트를 완전히 종료하는 프로세스를 제어하는 데 도움이 되므로 하나 구입하십시오.
- 마지막으로 가장 중요한 것은 프로젝트 팀과 함께 축하하는 것입니다. 그들은 일을 해냈고 다음 프로젝트가 시작될 때까지 공을 들일 기회와 찬사를 받을 자격이 있습니다.
프로젝트 종료에 도움이 되는 무료 템플릿
프로젝트를 종료할 때 추적해야 할 사항이 많습니다. 중요한 단계를 놓치고 일부 문서를 서명하지 않은 채로 두거나 다음 프로젝트에서 동일한 실수를 피하기 위해 배운 교훈을 논의하지 않는 것을 원하지 않습니다. ProjectManager는 훌륭한 소프트웨어일 뿐만 아니라 모든 프로젝트 관리를 위한 최고의 온라인 사이트이기도 합니다. 여기에는 수십 개의 무료 템플릿이 포함됩니다. 다음은 적절한 프로젝트 종료에 필요한 모든 작은 작업을 수행하는 데 도움이 되는 몇 가지입니다.
프로젝트 종료 템플릿
프로젝트를 닫을 때 캡처해야 하는 모든 것은 Word용 무료 프로젝트 종료 템플릿에 요약되어 있습니다. 이해 관계자가 모든 문서에 서명하고 계약자에게 비용을 지불했으며 계약이 종료되었으며 팀이 프로젝트에서 해제되어 다음 작업을 시작할 수 있도록 할 수 있습니다.
교훈 템플릿
프로젝트를 종료하려면 많은 관리 작업이 필요하지만 반성의 시간이기도 합니다. Excel용 무료 학습 템플릿은 프로젝트 수명 주기 동안 발생한 성과와 문제를 캡처할 수 있는 훌륭한 도구입니다. 무슨 일이 일어났는지, 그것이 프로젝트에 어떻게 영향을 미쳤는지, 그리고 이러한 실수를 반복하지 않기 위해 향후 프로젝트에서 어떻게 다르게 할 것인지 설명합니다. 전형적인 프로젝트 종료 문서입니다.
작업 항목 템플릿
Excel용 무료 작업 항목 템플릿은 위 템플릿에서 수집한 교훈을 계획으로 전환하기에 좋은 곳입니다. 과거에 저지른 실수를 보면 반복하지 않기 위해 실행 계획을 세울 수 있습니다. 이 무료 템플릿을 사용하면 작업을 만들고, 팀원에게 할당하고, 우선 순위를 추가하여 어느 것이 먼저 진행되는지 알 수 있으며 마감일을 제공하고 상태를 추적할 수 있습니다.
프로젝트가 종료되었습니다. 다음 프로젝트에 ProjectManager를 사용하세요!
이제 적절한 프로젝트 종료가 다음 프로젝트를 올바르게 시작하는 데 도움이 된다는 것을 알고 있습니다. ProjectManager와 같은 중앙 집중식 프로젝트 관리 소프트웨어에서 프로젝트를 계획하고 관리하는 경우 모든 이전 프로젝트에 액세스할 수 있습니다.
이렇게 하면 새 프로젝트를 계획할 때 시스템에서 오래된 문서, 작업, 주석 및 템플릿을 빠르게 검토할 수 있습니다. 팀 구성원이 이미 시스템에 있어야 하므로 다음 프로젝트에 대한 온보딩도 더 간단해집니다.
후손을 위한 보고서 작성
자동화된 보고 소프트웨어는 이 과정에서 큰 도움이 될 수 있습니다. ProjectManager를 사용하면 관리자가 클릭 한 번으로 보고서를 작성할 수 있습니다. 여기에는 작업표 보고서와 같은 보고서가 포함되므로 프로젝트 기간 동안 팀 구성원이 작업한 시간을 빠르게 확인할 수 있습니다. 또한 상태 보고서, 차이 보고서 또는 프로젝트 계획 보고서와 같은 이해 관계자별 보고서를 생성할 수도 있습니다. 프로젝트 관리 소프트웨어에서 이 모든 것이 자동화되어 프로젝트의 끝 부분에 더 빨리 도달할 수 있습니다.
새로운 프로젝트를 시작할 때 시간을 절약하고 앞서 나가는 것이 시간과 비용을 효과적으로 줄이는 방법입니다. ProjectManager는 처음부터 끝까지 프로젝트를 간소화합니다.
프로젝트를 닫는 것의 일부는 그것을 계획하고 실행할 수 있다는 것입니다. 이것이 바로 ProjectManager가 필요한 이유입니다. 클라우드 기반 소프트웨어인 이 소프트웨어를 사용하면 프로젝트를 모니터링하고 보고할 때 귀하와 귀하의 팀이 실시간 데이터를 얻을 수 있습니다. 또한 문서에 더 쉽게 액세스할 수 있고 안전합니다. 이 무료 30일 평가판을 사용하여 직접 확인하십시오.