최적의 결과를 위해 프로젝트 결정 로그를 사용하는 방법

프로젝트는 일련의 결정입니다. 각 결정은 이상적으로는 철저한 조사, 팀의 상담 및 과거 데이터의 결과여야 합니다. 프로젝트 관리자는 결정 로그를 사용하여 이해 관계자에게 결정을 승인한 사람과 결정이 어떻게 되었는지에 대한 최신 정보를 제공합니다.

의사 결정 로그는 모든 프로젝트 관리자가 이해해야 하는 중요한 커뮤니케이션 도구입니다. 프로젝트 관리 소프트웨어, 템플릿 또는 단순히 메모장을 사용하여 결정을 추적할 수 있습니다. 그러나 만드는 방법에 대해 알아보기 전에 프로젝트 결정 로그의 정의를 더 잘 이해합시다.

의사결정 로그란 무엇입니까?

의사결정 로그는 프로젝트 중에 선택을 하게 된 결정의 기록입니다. 회의 정보, 기록 또는 프로젝트 문서가 될 수 있으며 모두 의사 결정 로그에 수집되어 프로젝트 후원자에게 전달됩니다.

커뮤니케이션 문제는 프로젝트의 죽음입니다. 의사 결정 로그는 이해 관계자에게 지원 정보를 제공하는 커뮤니케이션 도구 역할을 합니다. 의사 결정은 예정된 회의에서만 이루어지는 것이 아닙니다. 캐주얼한 회의나 몇 명의 팀원 간에도 결정이 내려질 수 있습니다. 의사결정 로그는 해당 정보를 모두 문서화합니다.

따라서 결정 로그는 프로젝트 과정에서 합의된 중요한 결정의 목록입니다. 프로젝트 결정 로그는 프로젝트 관리에 관련된 모든 사람이 사용하는 것은 아니지만 확실히 주목을 받고 있습니다.

왜 의사결정 로그가 필요한가요?

결정은 프로젝트를 성사시키거나 중단시킬 수 있습니다. 이해 관계자는 내린 결정에 기득권이 있습니다. 이해 관계자 프레젠테이션 및 상태 보고서로 정기적으로 업데이트되는 것처럼 의사 결정 로그는 결정이 내려진 이유와 권한을 부여한 사람을 설명합니다.

문서화는 프로젝트의 핵심이며 주류 프로젝트 관리 세계는 아직 의사 결정 로그를 완전히 수용하지 않았지만 철저한 문서화를 영원히 사용했습니다. 문서는 미래 프로젝트를 계획하는 데 필요한 과거 데이터를 제공하고 의사 결정을 볼 때 위험 관리 계획의 일부로 작동합니다.

의사 결정 로그는 단순히 행동 과정을 상기시키는 것일 수 있습니다. 프로젝트의 수명 주기 동안 많은 결정이 내려지며 때로는 프로젝트 팀의 사람들이 불필요한 충돌을 피하기 위해 알림이 필요합니다. 또한 누가 그 결정을 내렸고 왜 그 결정을 내렸는지 설명하므로 팀이 동의하지 않는 데 도움이 될 수 있습니다.

프로젝트 의사 결정 로그를 모든 사람이 액세스할 수 있고 이해 관계자와 쉽게 공유할 수 있는 하나의 진실 소스가 되는 것은 성공적인 프로젝트를 실행하는 데 필수적입니다. ProjectManager는 하이브리드 팀, 관리자 및 이해 관계자를 실시간 작업 관리 도구로 연결하는 클라우드 기반 소프트웨어입니다.

프로젝트 결정 로그, 변경 로그, 문제 로그, 위험 로그, 작업 로그, 급습 로그, 위험 레지스터 또는 당사 소프트웨어의 작업 목록 보기에서 사용하는 모든 로그를 보관하십시오. 파일을 첨부하고 팀과 공유하고 새 항목이 추가되면 알림을 받을 수 있습니다. 전 세계 35,000명 이상의 사용자와 함께 지금 ProjectManager를 무료로 시작하십시오.

의사결정 로그의 요소

의사 결정 로그는 주요 의사 결정 데이터를 캡처하므로 변경 분석에 도움이 됩니다. 기본적으로 스프레드시트와 같습니다. 각 열은 결정의 특정 부분을 기록합니다. 다음은 의사결정 로그에 포함되어야 하는 몇 가지 항목입니다.

• 프로젝트 이름: 프로젝트 에서 내린 모든 결정을 함께 유지
• 프로젝트 매니저 : 담당자
• 식별 번호: 참조하기 쉽도록 각 결정에 하나씩 할당
• 결정 제목: 결정 에 제목을 지정하는 것은 프로젝트의 수명 주기 동안 다른 결정과 구별됩니다.
• 날짜: 결정을 한 때 및 이와 관련된 기한
• 영역: 논의 중인 프로젝트의 측면
• 설명: 내린 결정에 대한 개요
• 근거: 결정의 이유 및 인용된 모든 의견 또는 불일치
• 대안: 논의했지만 반대하기로 결정한 기타 옵션
• 예상되는 영향: 결정이 변경될 것이라고 생각하는 내용을 간략하게 설명합니다.
• 기여자: 결정에 기여한 모든 사람을 나열하십시오.
• 승인 서명: 일반적으로 프로젝트 관리자의 승인

의사결정 로그 예

그 과정을 진행하기 위해 이론적인 사례를 만들어 봅시다. 의사 결정 로그의 예를 들어, 작은 백하우스를 큰 건물로 구성할 때 강철을 사용할지 아니면 목재를 사용할지 고민하는 건설 현장을 생각해 보겠습니다.

의사결정 로그에는 프로젝트 이름, 프로젝트 관리자 이름, ID 및 제목과 같이 위에서 설명한 모든 데이터가 포함되며 제목은 "백하우스 프레임"과 같은 것일 수 있습니다. 관련된 사람들은 최소한 프로젝트 관리자, 건축가 및 계약자일 것입니다.

가격 대 안전에 대한 논의가 있을 수 있습니다. 이러한 장단점을 수집하여 프로젝트 결정 로그에 추가하십시오. 철강이 예산에 어떤 영향을 미치고 목재에 추가적인 안정화 요소가 필요할 수 있는지와 같은 영향과 대안을 살펴보십시오. 모범 사례를 살펴보고 프로젝트에 가장 적합한 것을 확인하는 방법입니다.

결정을 내리고 로그에 기록하고 프로젝트 관리자가 승인하도록 하십시오. 그런 다음 문서를 프로젝트의 이해 관계자에게 전달합니다. 작업을 계약한 부동산 소유자가 말합니다. 이는 이해 관계자에게 토론 및 결정에 대한 컨텍스트를 제공할 뿐만 아니라 구조를 만들 때 하청업체를 안내합니다.

의사결정 로그를 사용하는 방법

프로젝트에서 결정이 내려질 때마다 로그를 사용하세요. 그것이 반드시 사소한 결정을 의미하는 것은 아니지만 많을수록 좋습니다. 프로젝트에 영향을 미치는 모든 결정을 포함합니다. 이해 관계자는 어느 시점에서 화가 나서 이것, 저것 또는 다른 일이 행해진 이유를 요구할 가능성이 있습니다. 의사 결정 로그는 그들과 의사 소통하고 결정을 지원하는 방법입니다.

따라서 프로젝트 결정 로그는 작성하는 동안 중요하지 않지만 결정을 방어할 위치에 있을 때 더 중요합니다. 도전을 받거나 결정에 의문을 제기하는 경우 백업을 위한 로그가 있습니다.

결정 로그가 수정되면 결정 기록에 기록해야 합니다. 당신은 또한 그 결정을 문서화하기를 원합니다. 결정이 내려진 이유와 변경한 이유를 설명합니다. 그런 다음 로그를 업데이트하고 변경 사항을 반영하는 새 로그를 만듭니다.

의사결정 로그 템플릿

어떤 스프레드시트나 워드 프로세싱 앱에서도 의사결정 로그를 직접 작성할 수 있지만 더 쉬운 경우 이를 배치해 주는 무료 의사결정 로그 템플릿이 많이 있습니다. 다음은 온라인에서 찾은 인기 있는 몇 가지입니다.

샘플 템플릿

SampleTemplates에는 PDF 및 Word용으로 9가지가 넘는 다양한 의사 결정 로그 템플릿이 있습니다. 그들은 다양한 산업 분야에 걸쳐 있으므로 특정 요구 사항에 맞는 템플릿을 찾을 수 있어야 합니다.

WordTemplatesOnline

WordTemplatesOnline에는 Excel, Word 및 PDF용 무료 의사 결정 로그 템플릿이 있습니다. 은퇴 계획에 대한 지침 및 원칙, 주요 결정 및 위험을 포착하는 것, 우선 순위, 상태 등을 포함하는 기타와 같은 다양한 종류의 비즈니스 회의에 대해 다양한 로그 템플릿을 제공합니다.

물론 템플릿은 정적이며 효과적인 공동 작업에 사용할 수 없습니다. 결정 로그 템플릿을 사용하는 것보다 소프트웨어를 사용하여 결정을 관리하고 프로젝트 변경 사항을 추적하는 것이 좋습니다.

ProjectManager가 의사 결정 로그를 지원하는 방법

ProjectManager는 하이브리드 팀을 연결하고 생산성을 높이는 데 도움이 되는 클라우드 기반 작업 관리 소프트웨어입니다. 모든 사람의 작업 스타일에 맞는 여러 프로젝트 보기와 협업을 촉진하고 프로젝트를 더 잘 모니터링할 수 있는 실시간 데이터를 제공하는 ProjectManager는 의사 결정을 추적하는 좋은 방법이기도 합니다.

대시보드를 사용하여 KPI 추적

결정을 내리기 전에 문제에 대한 더 나은 통찰력을 제공하는 데이터가 필요합니다. ProjectManager의 실시간 대시보드와 원클릭 보고서는 프로젝트 메트릭을 자동으로 수집합니다. 대시보드는 시간, 비용, 작업량 등을 추적하여 즉각적인 상태 보고서를 제공합니다.

Kanban 보드로 시각적 워크플로 생성

의사 결정 로그로 정적 템플릿을 사용하는 대신 간판 보드 보기를 사용하십시오. 칸반 보드는 워크플로를 보여주는 시각적 도구입니다. 각 열을 의사 결정 로그의 범주 중 하나로 설정할 수 있으며 카드는 관련 데이터를 캡처할 수 있습니다. 그런 다음 이 기능을 사용하여 권한이 부여된 후 해당 변경의 진행 상황을 할당하고 추적할 수 있습니다.

Gantt 차트에서 계획을 따르십시오

실제로 ProjectManager의 Gantt 차트를 사용하여 프로젝트에 대한 모든 변경 사항을 계획할 수 있습니다. 칸반에서 간트 차트 보기로 전환하기만 하면 프로젝트 타임라인에 배치된 작업을 볼 수 있습니다. 이제 종속성을 추가하고 중요 경로를 필터링하고 기준선을 설정하여 실제 노력 대비 계획된 노력을 추적할 수 있습니다.

ProjectManager는 수상 경력에 빛나는 소프트웨어로 하이브리드 팀이 어디에 있는지, 어떤 부서에서 일하거나 기술 수준에 상관없이 연결하고 더 나은 협업을 위한 도구를 제공합니다. 당사의 작업 관리 소프트웨어에는 리소스 관리 도구, 작업표 등이 포함되어 있어 보다 효율적으로 작업할 수 있습니다. 이미 당사 소프트웨어를 사용하고 있는 NASA, Nestles 및 Siemens의 팀에 합류하십시오. 지금 ProjectManager를 시작하십시오.