10대 프로젝트 실행 전략

당신의 조직은 전략과 프로젝트 실행 사이의 격차를 좁히는데 실패하고 있습니까? 이것은 쉬운 일이 아닙니다.

다행히도 이러한 격차를 극복하는 데 사용할 수 있는 전략(및 도구!)이 있으며 이 문제에 있어 혼자가 아닙니다. 올바른 전략과 도구가 성공적인 프로젝트 실행을 촉진하기 위해 격차를 줄이는 데 어떻게 도움이 되는지 알아보겠습니다. 전문가의 의견을 듣고 프로젝트 리더가 프로그램 및 프로젝트에서 즉시 실행할 수 있는 주요 내용을 검토합니다.

프로젝트 실행이란?

프로젝트 수명 주기의 5개 프로세스 그룹 동안 각 단계에 대한 여러 목표와 결과가 있습니다. 프로젝트 착수 및 계획 프로세스가 끝나면 프로젝트 실행이 시작됩니다.

성공적인 CEO인 Ram Charan과 Larry Bossidy는 그들의 책 Executive: Discipline of Get things Done에서 실행을 정의합니다. 나름의 학문입니다.”

프로젝트 실행은 프로젝트 수명 주기의 세 번째 단계이며 프로젝트 단계 중 가장 중요한 단계 중 하나입니다. 이 단계에서는 결과물을 구성하여 고객 및 주요 이해 관계자에게 제공합니다. 이것은 일반적으로 프로젝트 수명 주기의 가장 긴 단계이며 예상대로 가장 까다로운 단계입니다.

프로젝트 실행의 주요 목적은 프로젝트 관리 계획에 정의된 작업을 완료하고 주요 프로젝트 목표를 달성하는 것입니다. 이 단계에서 프로젝트 리더는 다음과 같은 주요 프로세스에 중점을 둡니다.

• 사람 관리
• 다음 프로세스
• 모든 주요 이해 관계자, 후원자 및 팀 구성원에게 정보 전달

프로젝트를 실행할 때 자원, 비용, 일정 등 많은 것을 관리해야 합니다. ProjectManager는 이 작업을 보다 효율적으로 수행할 수 있는 여러 프로젝트 보기가 있는 작업 및 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. Gantt 차트를 작성하고 작업을 할당하고 진행 상황을 추적하여 이해 관계자와 데이터를 공유하고 프로젝트 팀을 실시간으로 연결하세요. 지금 무료로 ProjectManager를 시작하십시오.

프로젝트 실행 단계

프로젝트 관리와 마찬가지로 프로젝트 실행은 중요한 사항을 소홀히 하지 않도록 여러 단계로 나뉩니다. 8가지 프로젝트 단계는 프로젝트 및 조직의 작동 방식에 따라 약간 다를 수 있지만 아래에 기본 사항이 요약되어 있습니다.

1. 프로젝트 범위 실행

프로젝트 범위를 계획하고 요구 사항을 수집하고 작업 분류 구조를 사용하여 정의했습니다. 해당 범위가 검증되었으면 이제 실행에 옮길 차례입니다. 여기에는 프로젝트의 모니터링 및 제어 단계의 일부인 범위 제어도 포함됩니다.

2. 팀 관리

팀에 작업을 할당하는 것은 시작에 불과합니다. 작업을 모니터링하고 작업 부하를 모니터링하고 진행을 방해할 수 있는 병목 현상을 제거하여 용량을 생산하고 있는지 확인해야 합니다.

3. 변경

이는 모든 프로젝트에 필요한 변경으로 이어집니다. 계획이 아무리 좋아도 일정과 예산에 영향을 미치는 변경 사항이 있습니다. 프로젝트, 권장 변경 사항을 모니터링하고 궤도를 유지하기 위해 시정 조치를 취해야 합니다.

4. 이해 관계자 업데이트

이해 관계자는 프로젝트에 투자하고 있으며 그들의 기대치를 관리해야 합니다. 이를 수행하는 한 가지 방법은 정기적으로 그들과 소통하는 것입니다. 업데이트 빈도와 선호하는 업데이트 방법을 찾아 이러한 커뮤니케이션을 관리합니다.

5. 팀 빌딩 연습 실시

적절한 실행은 팀이 함께 작업할 때만 발생합니다. 이러한 협업에는 이들을 연결하는 도구와 같은 많은 것이 포함되지만 신뢰도 포함됩니다. 팀 빌딩 연습은 특히 공유 경험이 많지 않은 새로운 팀의 경우 신뢰를 높일 수 있는 방법입니다.

6. 이정표 기념

일부는 최종 전달까지 축하 행사를 저장하고 싶어할 수도 있지만, 이정표가 있고, 이를 인정하고, 실행 단계 전반에 걸쳐 팀에 보상을 제공하는 것은 생산성에 영향을 미치는 사기를 유지하는 방법입니다.

7. 정기적으로 만나기

이해 관계자에게 최신 정보를 제공하려면 프로젝트의 성과와 진행 상황을 명확하게 파악해야 합니다. 성과를 모니터링하고 보고하는 도구가 있지만 프로젝트 팀과 정기적으로 만나 상태 보고와 피드백을 받아야 합니다.

8. 문서 변경

앞서 언급했듯이 변화는 프로젝트의 일부입니다. 중요한 변화를 식별하고 신속하게 대응하고 싶은 유혹을 받을 수 있습니다. 그러나 프로젝트 계획에 대한 이러한 변경 사항을 문서화하지 않으면 문제가 발생할 수 있습니다. 이러한 변경 관리 문서는 미래 프로젝트에 대한 과거 데이터를 제공할 뿐만 아니라 현재 프로젝트의 조치도 설명합니다.

프로젝트 실행 과제

일이 잘못되거나 프로젝트 계획에서 벗어날 수 있으므로 우리가 설명한 것보다 더 많은 문제가 있습니다. 그렇기 때문에 실행 중 모니터링 및 추적이 매우 중요합니다. 다음은 주의해야 할 몇 가지 일반적인 문제입니다.

범위 크립은 프로젝트 범위가 원래 목표를 초과하는 경우입니다. 이는 변경, 공급망 문제 등을 원하는 이해 관계자로 인해 발생할 수 있습니다. 모든 변경 사항을 검토하고 우선 순위를 지정하거나 그에 따라 무시하는 것이 귀하의 임무입니다.

신뢰할 수 있는 팀이 있으려면 모든 사람이 자신의 작업에 대해 책임을 져야 합니다. 책임이 없으면 지연이 길어지고 비용이 높아집니다. 팀에 책임을 묻는 것은 성공적인 팀 관리의 일부입니다.

계획 단계에서 위험 관리 계획을 수립해야 하며 프로젝트를 실행할 때 유용할 것입니다. 이를 통해 문제가 발생할 때 이를 식별하고 신속하게 대응할 수 있습니다.

실행 공백

전략적 목표를 비즈니스 가치로 전환하기 위한 실행 전략을 실행하는 조직은 성공을 위한 "더 큰 시스템"(C-suite 임원, 중간 관리자, 프로젝트 관리자 및 프로젝트 팀)을 발견하게 될 것입니다.

올해 초 Todd Williams의 Filling Execution Gaps라는 책이 출간되었습니다. Williams의 책은 한 단계 더 나아가 반복 가능한 프로젝트 성공을 실현하기 위해 닫아야 할 "6가지 실행 격차"를 명확하게 식별합니다.

최신 PMI Pulse of the Profession 2017에 따르면 "C-suite는 전략 수립 및 실행을 연결하고 기술 및 비즈니스 중단을 해결하는 데 계속해서 집중하고 있습니다." Williams의 연구는 우리가 놓치고 있는 격차를 보여줍니다.

Williams의 연구는 성공적인 프로젝트 실행을 방해하는 6가지 주요 격차를 식별합니다.

• 공통 이해의 부재
• 이탈한 경영진 후원자
• 전략적 목표와의 불일치
• 잘못된 변경 관리
• 비효율적인 기업 지배구조
• 부진한 리더십

현실은 각 격차를 개별적으로 해결하는 것이 해결책이 아니라는 것입니다. 진정한 도전은 솔루션을 찾고, 실행 계획을 개발하고, 6가지 격차를 모두 해결하기 위한 전략을 구현하는 것입니다. Williams에 따르면 이것은 로켓 과학이 아니지만 각 격차가 프로그램 이니셔티브에 어떻게 영향을 미치는지 이해하는 것이 프로젝트의 가장 중요한 단계인 실행의 핵심입니다.

실행 격차 해소

격차를 좁히는 데는 두 가지가 있습니다.

• 전략 계획 목표 및 목표를 구현 계획과 연계
• 프로그램 실행 및 해당 목표를 충족하는 결과의 프로젝트 전달

전략 격차라고도 하는 실행 격차를 줄이는 것은 오늘날 비즈니스 리더가 직면한 가장 실망스러운 과제 중 하나입니다. 실행 격차는 회사의 전략 및 기대치와 이러한 목표를 달성하고 아이디어를 실행하는 능력 사이에 인지된 격차입니다.

프로젝트 실행 계획 템플릿

프로젝트 실행 템플릿을 찾고 있다면 취해야 할 작업 단계를 설명하는 Excel용 무료 실행 계획 템플릿이 있습니다. 작업에 할당된 사람, 마감일, 필요한 리소스 등을 나열합니다. 정적 문서이지만 프로젝트 관리 소프트웨어로 업그레이드할 준비가 되지 않은 경우 유용할 것입니다.

프로젝트 실행을 개선하기 위한 전략적 팁

성공적인 프로젝트 실행을 촉진하기 위한 몇 가지 전략을 검토해 보겠습니다.

1. 끝을 염두에 두고 시작하라

전략을 예상되는 최종 결과에 맞추는 것이 좋습니다. 개념에서 구현으로 넘어가는 데 있어 큰 문제는 단순히 명확하게 정의된 목표와 목표가 없다는 것입니다. 달성하고자 하는 바를 정의할 수 없는 경영진은 프로젝트 리더가 자신의 전략을 이해하고 의미 있는 기여를 통해 프로젝트를 이끌 것이라고 거의 기대할 수 없습니다.

2. 핵심 팀의 동의를 얻어라

잘 정의된 프로젝트는 팀과 이해 관계자의 동의를 얻는 데 도움이 됩니다. 전략적 결정 뒤에 숨은 비전을 설명하면 이 핵심 팀이 자신의 지식과 작업이 전체에 어떻게 기여할 것인지 더 깊이 이해할 수 있습니다. 협업 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하는 것은 기본 목표를 유지하면서 모든 사람이 팀으로 작업할 수 있는 이상적인 방법입니다.

3. 프로젝트 리더는 결승선을 넘어 프로젝트를 진행합니다.

전략이 실행되도록 하려면 프로젝트를 관리할 올바른 프로젝트 리더십 기술을 갖춘 인재가 있는지 확인하십시오. 감성 지능과 자기 인식은 프로젝트 리더에게 계속해서 필수적인 기술입니다.

4. 고성능 팀 구축

귀하의 프로그램 및 프로젝트에 대한 올바른 전략과 조정을 정의하는 데 도움이 될 수 있는 우수한 팀을 구성하는 것을 목표로 하십시오. 자신의 비전을 정렬하고 팀과 협력할 수 있는 프로젝트 리더는 주요 프로그램 및 프로젝트를 성공적으로 제공할 것이며, 구현에 대한 비전과 전략의 정렬은 이러한 격차를 줄이는 데 도움이 될 것입니다.

5. 책임을 통해 진행 상황 및 성과 모니터링

모든 전략을 실행하려면 필요한 다양한 프로젝트와 프로그램을 논의하기 위한 회의가 필요합니다. 회의는 다음을 수행하기 위해 이 단계에서 초점을 모으는 데 매우 중요합니다.

• 사람 관리
• 프로세스 따르기
• 모든 주요 이해 관계자, 후원자 및 팀 구성원에게 정보 전달

회의는 계약을 공고히 하고, 실행 가능한 항목을 문서화하고, 위험/문제를 식별하고, 결과를 산출하기 위해 팀이 책임을 지도록 하는 좋은 방법입니다.

프로젝트 전반에 걸쳐 커뮤니케이션 라인을 열어 두십시오. 미해결 조치 항목, 이슈 및 위험에 대해 회의 전, 중, 후에 후속 조치를 취해야 합니다. 세세한 관리를 피하고 상황과 팀원에 따라 리더십 스타일을 조정하십시오.

프로젝트 실행에 도움이 되는 더 많은 프로젝트 관리 템플릿

Excel용 무료 실행 계획 템플릿을 보았지만 이는 우리가 제공하는 수십 개의 프로젝트 템플릿 중 하나일 뿐입니다. 실행 단계를 포함하여 프로젝트의 모든 단계에 대한 무료 템플릿이 있습니다. 다음은 실행에 도움이 되는 몇 가지입니다.

프로젝트 대시보드 템플릿

프로젝트 실행의 일부는 일정 및 예산 제약을 충족하는지 확인하는 것입니다. Excel용 무료 프로젝트 대시보드 템플릿은 작업, 워크로드, 비용 등과 같은 메트릭을 추적합니다. 물론 데이터를 입력해야 하지만 클라우드 기반 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하지 않는다면 가장 좋은 방법이다.

프로젝트 작업 추적기 템플릿

작업이 계획대로 진행되고 있는지 확인하는 또 다른 방법은 Excel용 무료 프로젝트 작업 추적기 템플릿을 사용하는 것입니다. 이를 통해 실제 효과에 대한 계획된 노력을 확인할 수 있으므로 이상을 포착하고 신속하게 해결할 수 있습니다. 작업 체크리스트, 프로젝트 추적 및 작업 분석 템플릿으로도 사용할 수 있는 훌륭한 작업 관리 도구입니다.

작업표 템플릿

실행 단계의 또 다른 중요한 부분은 팀을 관리하는 것입니다. Excel용 무료 작업표 템플릿을 사용하면 작업 시간을 추적하고 시간당 비용, 휴가 및 초과 근무 시간을 계산할 수 있습니다. 그들이 작업에 얼마나 많은 시간을 소비하는지 추적하고 프로젝트에 대한 또 다른 관점을 얻어 프로젝트를 순조롭게 유지하는 데 도움이 됩니다.

프로젝트 실행을 위해 ProjectManager 사용하기

전략과 이론은 실행에 관해서만 알 수 있습니다. 프로젝트 계획이 성공하려면 올바른 도구가 필요합니다. ProjectManager에는 프로젝트 계획을 실행하는 데 도움이 되는 강력한 도구 모음이 있습니다.

실시간으로 프로젝트 실행 추적

실시간 대시보드로 프로젝트에 대한 높은 수준의 보기를 얻으십시오. 다른 경량 소프트웨어와 마찬가지로 설정이 필요하지 않습니다. 당사의 도구는 실시간 데이터를 자동으로 수집 및 계산하여 다채로운 그래프로 표시합니다. 시간과 비용, 워크로드 및 상태에 이르기까지 진행 상황과 성능을 모니터링하는 6가지 프로젝트 지표를 확인하십시오.

보다 효과적인 작업 관리

대시보드를 통해 관리자는 프로젝트를 모니터링할 수 있으며 작업 관리 도구는 팀 구성원이 일상적인 작업을 실행하는 데 도움이 됩니다. 수상 경력에 빛나는 당사의 소프트웨어에는 팀 구성원이 할당된 모든 작업, 작업 우선 순위 및 기한을 볼 수 있는 목록 보기를 포함하여 여러 프로젝트 보기가 있습니다. 모든 작업이 프로젝트 중심으로 유지되도록 진행 상황을 업데이트하고, 주석을 추가하고, 파일 작업을 첨부하기 쉽습니다. 투명성은 좋은 실행을 위한 핵심이며 ProjectManager는 이를 삽시간에 가지고 있습니다.

프로젝트를 실행할 때 이러한 전략을 구현하는 데 도움이 되는 도구를 찾고 있다면 ProjectManager가 있습니다. 당사의 클라우드 기반 프로젝트 관리 소프트웨어는 실시간 데이터를 제공하므로 진행 상황을 볼 수 있습니다. 이 30일 평가판으로 무료로 사용해 보세요.