프로젝트 시작 문서 작성 방법(템플릿 포함)

프로젝트를 시작하기 전에 , 심지어 계획하기 전에 먼저 프로젝트 를 자세히 정의해야 합니다. 이를 통해 프로젝트 관리자는 프로젝트의 주요 이해 관계자로부터 동의를 얻고 딸꾹질 없이 계획 단계로 이동하기 위해 모든 조사가 완료되었는지 확인할 수 있습니다.

그렇기 때문에 프로젝트 시작 문서(PID)가 매우 중요합니다. 그 이유를 이해하기 위해 용어를 정의하고 다른 프로젝트 문서와 비교해 보겠습니다. 그 중요성과 모든 구성 요소를 포함하여 프로젝트 시작 문서를 만드는 방법을 살펴보겠습니다. 시작하는 데 도움이 되는 Word용 무료 프로젝트 시작 문서 템플릿을 다운로드할 수도 있습니다.

프로젝트 시작 문서(PID)란 무엇입니까?

프로젝트 시작 문서(PID)는 프로젝트를 철저히 정의하는 데 사용됩니다. 프로젝트 헌장과 비슷하지만 더 심층적입니다. PRINCE2 방법론에서 주로 사용되며 이는 PRojects IN Controlled Environments의 약자입니다. PID는 선형적이고 프로세스 기반이며 프로젝트를 정의된 단계로 나누고 주로 영국에서 사용됩니다.

프로젝트 착수 문서는 프로젝트 착수 단계의 마지막 부분이지만 다음 단계에서 발생하는 프로젝트 계획의 기초로 볼 수 있습니다. 또한 주요 이해 관계자로부터 프로젝트에 대한 동의를 얻는 데 도움이 되며 프로젝트 팀에 향후 계획을 알립니다.

프로젝트 시작 문서는 프로젝트 수명 주기 동안 자주 검토되고 수정되는 살아있는 문서입니다. 상황이 변경되고 이러한 변경 사항은 프로젝트 개시 문서에 반영되어야 합니다. 이러한 이유 등으로 인해 매우 중요한 문서이며 곧 다루게 될 것입니다.

또한 프로젝트를 완료하기 위한 경주의 출발점으로 간주될 수 있습니다. 프로젝트 시작 문서로 트랙을 배치한 후에는 트랙을 효과적으로 통과할 수 있는 차량이 필요합니다. ProjectManager는 수상 경력에 빛나는 프로젝트 관리 소프트웨어로 PID를 실행 가능한 프로젝트 계획으로 전환합니다. 강력한 Gantt 차트는 프로젝트 작업 및 리소스를 계획 및 예약하고 네 가지 유형의 작업 종속성을 모두 연결하여 비용이 많이 드는 지연을 방지하고 필수 작업을 식별하기 위한 중요 경로 필터까지 지원합니다. 계획이 수립되면 기준선을 설정하여 계획된 노력을 캡처하고 실시간으로 실제 노력과 비교하십시오. 이를 통해 프로젝트를 일정과 예산 범위 내에서 유지할 수 있습니다. 지금 무료로 ProjectManager를 시작하세요.

프로젝트 시작 문서를 작성하는 것이 중요한 이유는 무엇입니까?

프로젝트 시작 문서가 중요한 방식은 매우 많습니다. 해당 단계에서 대부분의 다른 프로젝트 문서를 수집하기 때문에 시작 단계에서 생성된 가장 중요한 프로젝트 문서일 것입니다. 이러한 방식으로 프로젝트 시작 문서는 프로젝트를 프로젝트 위원회에 가져가 재정적 지원을 요청하기 전에 프로젝트를 완전히 이해했는지 확인합니다.

프로젝트 시작 문서의 또 다른 중요한 측면은 기준선 역할을 한다는 것입니다. 프로젝트 보드와 프로젝트 관리자는 모두 이를 참조하고 진행 상황을 추적할 수 있습니다. 그들은 실제 프로세스에 대한 데이터를 수집하고 이를 프로젝트 개시 문서와 비교함으로써 이를 수행합니다. 또한 발생할 수 있는 문제를 식별하고 프로젝트의 범위, 비용 또는 시간에 영향을 줄 수 있습니다.

프로젝트 시작 문서는 새로운 프로젝트 구성원이 작업 속도를 높일 수 있는 훌륭한 도구이기도 합니다. 그들은 프로젝트의 이유, 비즈니스 정당성, 위험, 관리 방법 등과 같은 프로젝트에 대해 알아야 할 모든 것을 한 곳에서 배울 수 있습니다.

프로젝트 개시 문서에는 무엇이 포함되어야 합니까?

우리는 프로젝트 시작 문서가 무엇이고 왜 중요한지에 대해 많은 이야기를 나눴지만 여기에 포함되는 내용에 대해서는 아직 자세히 설명하지 않았습니다. 이것은 우리 논의에서 가장 중요한 부분일 것입니다. 여기서는 프로젝트 개시 문서의 다양한 섹션과 그 역할에 대해 설명합니다.

프로젝트 정의

시작하려면 프로젝트 시작 문서에 프로젝트를 간략하게 요약하고 다음과 같은 간단한 설명으로 들어갑니다.

• 목적: 프로젝트의 이유, 그것이 신제품인지, 시장 틈새를 채우는지 등.
• 목표 및 목표: 프로젝트의 목표, 장기 결과 및 목표, 단기 결과를 정의합니다.
• 성공 기준: 프로젝트의 성공 여부를 결정하기 위해 프로젝트를 측정하는 방법을 설명합니다.
• 가정 및 제약: 프로젝트에 영향을 미칠 수 있는 측면에서 사실이라고 가정한 것과 사실로 입증한 것을 나열하십시오.

비즈니스 사례

비즈니스 사례는 프로젝트를 정당화하는 문서입니다. 프로젝트 정의에서 논의된 내용과 비슷하지만 더 자세히 설명합니다. 프로젝트의 이점, 비용 및 위험 등을 정의합니다.

프로젝트 범위

여기에서 목표, 제약 조건 및 워크플로 관리를 정의하는 것을 포함하여 프로젝트를 완료하기 위해 수행해야 하는 모든 작업을 간략하게 설명합니다.

프로젝트 예산

여기서 프로젝트 비용을 가장 정확하게 예측할 수 있습니다. 이는 손실을 방지하기 위해 가능한 한 실제 비용에 근접하기를 원하기 때문에 다양한 기술을 통해 수행됩니다. 따라서 전문가 의견, 과거 데이터를 사용하고 프로젝트를 작업으로 분류하고 이러한 작업과 관련된 비용을 추정하여 예산을 확보하십시오.

프로젝트 일정

모든 산출물, 활동 및 작업을 나열하면 프로젝트 일정을 잡는 데 도움이 됩니다. 각 작업에는 시작 날짜와 종료 날짜가 있어야 합니다. 그런 다음 한 페이지에 배치된 전체 프로젝트를 볼 수 있도록 시각적 타임라인에 작업을 배치할 수 있습니다.

관련 항목: Excel을 위한 12가지 최고의 프로젝트 일정 템플릿

프로젝트 분석

프로젝트 타임라인에서 실수로 작업을 간과하지 않으려면 작업 분할 구조를 사용하세요. 이것은 최종 산출물이 맨 위에 있고 거기에서 아래로 분기되는 다른 모든 산출물이 있는 계층적 트리 차트입니다. 모든 산출물을 알면 산출물을 생산하는 데 필요한 모든 작업을 결정하는 데 도움이 됩니다.

자원 계획

자원은 팀, 장비, 재료 등을 포함하여 프로젝트를 실행하는 데 필요한 모든 것입니다. 이 문서에는 이러한 모든 자원, 필요한 양 및 시기가 나열됩니다. 이러한 노력은 가능한 한 효율적으로 조정될 것입니다.

위험 계획

위험은 긍정적이든 부정적이든 모든 프로젝트에 내재되어 있으며 이를 설명해야 합니다. 위험 계획은 이러한 위험과 프로젝트에서 문제가 될 경우 대처 방법을 식별합니다. 이에 응답하고 우선 순위, 영향 및 발생 가능성을 설정할 팀원을 지정하고 싶을 것입니다.

변경 관리 계획

변경은 변경 관리 계획이 실행되는 프로젝트에서 제공되는 또 다른 것입니다. 이러한 변경 사항을 검토하고 승인하거나 거부할 수 있도록 관리하는 프로세스를 생성합니다. 승인되면 계획에는 변경 사항을 전달하고 프로젝트에 구현하는 방법도 자세히 설명됩니다.

프로젝트 팀 역할 및 책임

이 문서는 프로젝트에 관련된 모든 사람의 역할과 책임을 정의합니다. 또한 누구에게 보고해야 하는지, 팀 구성원이 가질 수 있는 질문에 답할 팀 구성원이 누구인지 설명합니다. 이것은 프로젝트를 시작하기 전에 모든 사람에게 명확하게 전달됩니다.

프로젝트 제어

프로젝트를 일정대로 유지하려면 관리자는 진행 상황과 성과를 모니터링해야 합니다. 프로젝트 제어는 프로젝트가 계획 및 예산과 일치하고 예상대로 수행되며 품질 표준을 충족하는지 확인하는 데 사용됩니다.

커뮤니케이션 계획

이해 관계자는 정보를 계속 받아야 하지만 프로젝트의 잡초에 들어갈 필요는 없습니다. 커뮤니케이션 계획은 누가 무엇을 알아야 하는지, 얼마나 자주 업데이트해야 하는지, 데이터를 얻는 데 선호하는 방법은 무엇인지 정의합니다. 의사 소통 계획에는 프로젝트 팀의 모든 사람에게 정보를 제공하는 것도 포함될 수 있습니다.

프로젝트 시작 문서 템플릿

따라서 처음부터 새로 만들 필요가 없습니다. Word용 무료 프로젝트 시작 문서 템플릿이 포함되어 있습니다. 위에서 정의한 모든 다양한 섹션의 개요를 설명하고 완벽하게 사용자 정의할 수 있으므로 필요에 따라 섹션을 추가하거나 제거할 수 있습니다. 지원 문서를 모두 첨부하면 이 무료 프로젝트 시작 템플릿이 매우 유용해집니다.

프로젝트 시작 문서 대 프로젝트 계획

프로젝트 시작 문서는 프로젝트 계획처럼 들릴 수 있습니다. 다양한 구성 요소로 분해하면 알 수 있듯이 일부 요소는 동일합니다. 예를 들어 둘 다 프로젝트 일정이 있고 리소스와 예산을 처리합니다. 그러나 이 둘은 유사하지만 동일하지는 않습니다.

우선, 프로젝트 시작 문서는 프로젝트 계획보다 상위 수준입니다. 프로젝트 계획은 프로젝트를 처음부터 끝까지 진행하여 결과적으로 산출물을 만드는 단계를 개략적으로 설명하도록 특별히 설계되었습니다. 프로젝트 시작 문서는 기존 이유를 포함하여 전체 프로젝트에 대한 자세한 개요인 반면 로드맵으로 더 많이 사용됩니다.

프로젝트 시작 문서와 프로젝트 계획의 또 다른 차이점은 PID가 PRINCE2의 일부라는 것입니다. 다른 방법론으로 실행되는 프로젝트에서 이러한 문서를 찾을 가능성은 거의 없습니다. 폭포수 접근 방식을 취하면 유사한 문서가 있지만 거의 동일한 기반을 다루는 프로젝트 헌장이라고 합니다.

프로젝트 시작 문서와 프로젝트 개요

프로젝트 개요는 범위 측면에서 프로젝트 시작 문서와 유사하지만 세부 사항 측면에서 다시 다릅니다. PID는 프로젝트 승인 여부를 결정하는 프로젝트 위원회에서 정보를 얻는 반면, 프로젝트 개요는 프로젝트의 핵심 요소에 대한 간략한 설명입니다.

프로젝트 관리자 또는 프로젝트 리더는 프로젝트 착수 문서를 작성합니다. 일반적으로 프로젝트 개요가 작성되고 합의된 후 PID 작성을 시작합니다. 어떤 의미에서 프로젝트 시작 문서를 시작합니다. 이렇게 하면 프로젝트 위원회나 이해 관계자가 거부하는 많은 세부 작업을 수행할 필요가 없습니다.

ProjectManager는 프로젝트 관리를 도와줍니다.

템플릿은 훌륭하지만 수동 업데이트가 필요한 정적 문서입니다. 프로젝트를 관리할 때 효율성을 원합니다. ProjectManager는 수상 경력에 빛나는 프로젝트 관리 소프트웨어로 프로젝트의 시작 단계에서 실행, 모니터링 및 제어로 이동하는 데 필요한 모든 기능을 제공합니다. 당사의 무제한 파일 저장소는 프로젝트 시작 문서의 모든 지원 프로젝트 문서를 보관할 수 있는 중앙 허브를 제공하므로 항상 가까이에 있습니다. 그러나 이것은 우리 소프트웨어가 당신을 위해 할 수 있는 것의 시작일 뿐입니다.

실시간 대시보드로 프로젝트 모니터링

프로젝트가 실행되면 관리자는 프로젝트 일정 및 예산과 일치하도록 해당 프로젝트를 모니터링하고 제어하는 ​​데 깊이 관여합니다. 실시간 프로젝트 대시보드는 프로젝트의 진행 상황과 성과에 대한 높은 수준의 개요를 제공합니다. 실시간 데이터를 캡처하여 시간, 비용, 작업량 등을 보여주는 읽기 쉬운 그래프와 차트로 표시합니다. 경량 도구와 달리 설정이 필요하지 않습니다. 당신이 있을 때 그것은 준비가 되어 있습니다.

리소스 관리 기능으로 팀 생산성 유지

코스를 유지하고 있는지 확인하는 한 가지 방법은 리소스를 관리하는 것입니다. 물론 가장 중요한 리소스는 프로젝트 팀입니다. PTO 및 전 세계 공휴일을 포함하여 가용성을 저장하여 더 쉽게 작업을 할당할 수 있습니다. 그런 다음 색으로 구분된 워크로드 차트를 사용하여 아무도 초과 할당되지 않도록 합니다. 일부가 있는 경우 차트에서 바로 리소스를 재할당하여 워크로드의 균형을 맞추고 용량과 생산성을 유지하십시오.

팀 구성원이 원하는 도구로 작업할 수 있는 다중 프로젝트 보기 및 문제가 완화될 때까지 문제를 식별하고 추적하는 위험 관리 기능과 같이 작업 관리에 도움이 되는 다른 많은 기능이 있습니다. 자동화된 워크플로는 효율성을 높이고 작업 승인 설정은 품질만 제공되도록 합니다. 프로젝트 이니셔티브 문서는 프로젝트가 성공하도록 설정하고 ProjectManager는 이를 확인합니다.

ProjectManager는 팀이 어디에 있든, 언제 작업하든 관계없이 팀을 연결하는 온라인 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. 더 나은 공동 작업을 촉진하기 위해 파일을 공유하고 작업 수준에서 주석을 다는 등의 작업을 수행합니다. Avis, Nestle 및 Siemens와 같은 회사에서 당사의 소프트웨어를 사용하여 프로젝트를 성공적으로 수행하는 팀에 합류하십시오. 지금 무료로 ProjectManager를 시작하세요.