프로젝트 시작: 프로젝트를 제대로 시작하는 방법

게시 됨: 2023-01-07

위대한 프로젝트는 종종 큰 희망과 기대에서 시작됩니다. 그러나 프로젝트 시작 단계가 성공적이지 않으면 프로젝트가 경로를 벗어나 재앙으로 향할 수 있습니다. 프로젝트에 구조를 제공하여 처음부터 프로젝트를 고정해야 합니다. 아이디어는 많지만 프로젝트 계획을 세우고 실행하면 그 희망과 아이디어를 실현할 수 있습니다.

물론 다른 프로젝트 관리 단계도 있지만 프로젝트 시작이 첫 번째이자 가장 중요한 단계입니다. 강력한 프로젝트 시작 단계를 통해 예산 내에서 제시간에 프로젝트를 완료할 수 있습니다.

프로젝트 시작이란 무엇입니까?

프로젝트 시작은 프로젝트 수명 주기의 첫 번째 단계입니다. 이 시점에서 프로젝트의 기회 또는 이유가 식별되고 해당 기회를 활용하기 위해 프로젝트가 개발됩니다. 또한 이 단계에서는 주요 이해 관계자가 프로젝트를 승인하거나 거부하므로 타당성 조사와 비용 편익 분석을 수행하여 프로젝트에 비즈니스 가치가 있는지 확인해야 합니다.

프로젝트 시작은 프로젝트 아이디어를 현실로 만들기 위해 많은 계획과 조사를 수행해야 하는 바쁜 프로젝트 단계입니다. ProjectManager는 위험, 작업, 시간 및 리소스를 추적할 수 있도록 Gantt 차트, 칸반 보드 및 프로젝트 대시보드와 같은 여러 프로젝트 보기를 제공하는 프로젝트 관리 소프트웨어입니다.

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프로젝트 시작 단계의 중요성은 무엇입니까?

프로젝트 시작 단계는 여러 가지 이유로 중요합니다. 주된 이유는 이 단계에서 프로젝트 관리자가 프로젝트 팀을 구성하고 이해 관계자에게 프로젝트의 가치를 확신시키기 위해 프로젝트 문서를 작성하기 때문입니다. 이러한 프로젝트 이해 관계자가 프로젝트를 진행하기로 결정하면 프로젝트 관리 팀은 프로젝트가 완료될 때까지 프로젝트 계획, 프로젝트 실행 및 프로젝트 모니터링 단계를 계속 진행할 수 있습니다. 적절한 프로젝트 관리 시작 단계 없이는 프로젝트를 시작할 수 없습니다.

프로젝트 시작 문서

언급한 바와 같이 프로젝트 시작 문서는 프로젝트가 개념에서 현실로 이동하는 데 도움이 됩니다. 다음은 프로젝트의 이점을 강조하고 프로젝트 계획의 토대를 구축하는 데 도움이 되는 가장 일반적으로 사용되는 프로젝트 시작 문서입니다.

이 단계에서 팀이 구성되고 프로젝트를 자세히 정의하기 위한 비즈니스 사례가 생성됩니다.

비즈니스 사례

비즈니스 사례는 프로젝트를 시작하는 이유를 설명하는 데 사용됩니다. 비즈니스 사례는 재무 및 기타 자원의 사용이 비즈니스 요구를 지원하는 방법을 보여줍니다. 비즈니스 사례는 프로젝트 제안의 크기와 위험에 맞게 조정 가능하지만 구조적으로는 프로젝트 전체에서 동일합니다. 기술적인 문제가 아니라 프로젝트의 비즈니스 문제를 다루며 포괄적이어야 합니다.

이상적으로 비즈니스 사례는 이해하기 쉽고 논리적이며 적절해야 합니다. 주요 측면을 추적, 측정 및 정당화해야 합니다. 또한 관련 배송 및 비용에 대한 책임과 약속이 있어야 합니다.

비즈니스 사례의 구조는 다음과 같아야 합니다.

머리말
목차
프로젝트가 무엇인지, 해당 프로젝트의 결과는 무엇이며 수행해야 하는 이유를 포함하는 경영진 브리핑
비즈니스 동인, 프로젝트 범위 및 재정을 설명하는 소개
대략적인 규모와 같은 예비 비용 추정
가정 및 위험을 포함한 비용 및 이점에 대한 분석
다음 단계가 무엇인지 언급하는 결론
부록

프로젝트 헌장

프로젝트 헌장은 프로젝트의 목적과 구조화 및 실행 방법을 설명합니다. 여기에는 프로젝트의 비전, 목표, 범위 및 결과물이 자세히 설명되어 있습니다. 프로젝트 팀과 이해 관계자에 대한 책임도 설명되어 있습니다.

이 다음 단계는 프로젝트 비전과 목표를 명확하게 식별하는 데 도움이 됩니다. 프로젝트의 범위를 정의하고 결과물을 나열합니다.

프로젝트 헌장은 또한 프로젝트 팀의 역할과 책임을 나열하고 프로젝트의 고객과 이해 관계자를 식별합니다. 이 시점에서 프로젝트는 구조적으로 구성되어 프로젝트 계획을 문서화하고 모든 위험, 문제 및 가정을 나열합니다.

팀 헌장

팀 헌장은 프로젝트 헌장과 유사하지만 프로젝트 팀의 역할과 책임에 중점을 둡니다. 이 문서의 주요 목적은 팀이 목표를 달성하기 위해 협력할 수 있는 방법을 더 잘 이해하도록 돕는 것입니다.

프로젝트 시작 문서(PID)

프로젝트 시작 문서는 PRINCE2 프레임워크로 프로젝트를 관리할 때 사용됩니다. 프로젝트 시작 문서는 비즈니스 사례, 범위, 위험, 성공 기준 및 기타 중요한 프로젝트 시작 측면과 같이 이해 관계자 승인이 필요한 프로젝트 요소를 정의하는 데 사용됩니다.

프로젝트 시작 단계의 주요 단계

위에서 언급했듯이 프로젝트 시작 단계는 몇 가지 간단한 단계로 나눌 수 있습니다. 다음은 대부분의 프로젝트를 시작하는 5가지 프로젝트 시작 단계입니다. 팀의 요구 사항에 더 잘 맞도록 이 프로젝트 시작 프로세스를 자유롭게 조정하십시오.

1. 프로젝트 시작 문서 작성

위에서 언급했듯이 프로젝트 시작 문서는 이 단계의 주요 결과 중 하나입니다. 프로젝트 헌장, 비즈니스 사례, 프로젝트 시작 문서 및 기타 지원 프로젝트 문서를 통해 프로젝트를 성공으로 이끕니다.

2. 타당성 조사 실시

비즈니스 사례가 승인되면 다음 단계는 타당성 조사를 수행하는 것입니다. 이 연구는 프로젝트가 해결하도록 제안된 기회 또는 비즈니스 문제에 대한 잠재적 솔루션을 문서화합니다. 프로젝트에 접근하는 올바른 방법을 안내합니다.

타당성 조사는 기회를 조사하고 성공적인 프로젝트를 완료하는 데 필요한 사항을 문서화합니다. 가능한 경우 다른 솔루션도 식별합니다. 이 시점에서 위험과 문제가 요약되어 있을 뿐만 아니라 각각에 대해 제안된 해결책이 무엇인지도 설명합니다.

3. 프로젝트 팀 구성

팀 없이는 프로젝트를 시작할 수 없습니다. 이것은 프로젝트 개발의 핵심 부분입니다. 다음은 목표와 책임을 포함하여 프로젝트 계획을 구현할 사람들의 직무 설명입니다.

프로젝트 팀을 만들려면 작업 흐름을 원활하게 유지하기 위해 가능한 한 명확하게 각 구성원의 역할을 정의해야 합니다. 직책에 대한 모든 책임과 해당 역할의 사람이 보고할 사람을 나열하는 것으로 시작합니다.

상세한 조직도를 만드는 것이 도움이 될 수 있습니다. 각 직책에 필요한 기술과 경험을 나열하면 해당 직책을 채우기가 더 쉽습니다. 또한 필요한 자격이 있는지 확인하는 것도 도움이 됩니다. 물론 성과 기준, 급여 및 근무 조건도 정의해야 합니다.

4. 프로젝트 시작 단계 승인 받기

이해 관계자의 승인을 요청하기 전에 프로젝트 시작 문서를 검토하여 누락된 단계가 없는지 확인하십시오. 식별된 위험을 살펴보고 누락된 것이 있는지 확인하는 것도 중요합니다. 다음 단계로 이동하기 전에 가정과 제약 조건이 변경되었는지 확인하십시오.

프로젝트를 올바르게 시작해야만 성공적으로 끝낼 수 있습니다. 철저한 프로젝트 시작 단계를 통해 범위를 명확하게 정의하고 해당 프로젝트를 성공적으로 완료할 훌륭한 팀을 구성할 수 있습니다.

5. 프로젝트 시작 회의로 팀 준비

프로젝트 헌장이 승인되면 프로젝트 팀 및 프로젝트 클라이언트와 프로젝트 시작 회의를 가져야 합니다. 이 킥오프 회의에서 무엇보다도 프로젝트 범위, 일정 및 결과물에 관한 공통 목표와 기대치가 설정됩니다. 이를 통해 프로젝트 계획 및 실행 단계로 원활하게 전환할 수 있습니다.

6. 프로젝트 관리 사무소(PMO) 설정

프로젝트 관리 사무실은 프로젝트 중에 프로젝트 관리자와 지원 직원이 있는 사무실이나 작업장의 물리적 공간입니다. 통신 인프라와 프로젝트에 필요한 모든 기술을 수용합니다.

가장 먼저 해야 할 일은 프로젝트 사무실의 위치를 파악한 다음 올바른 PMO 도구 및 장비로 인프라가 제대로 설정되었는지 확인하는 것입니다.

이제 프로젝트 사무실에 있는 사람들의 역할과 책임을 개략적으로 설명하고 적절한 표준과 프로세스를 결정할 때입니다. 이 시점에서 프로젝트 오피스는 관리 중인 프로젝트에 서비스를 제공할 수 있습니다.

프로젝트 시작 단계에 도움이 되는 프로젝트 관리 템플릿

프로젝트 시작 문서를 생성할 때 시간을 절약할 수 있도록 수십 개의 프로젝트 관리 템플릿을 만들었습니다. 다음은 그 중 몇 가지입니다.

비즈니스 사례 템플릿

비즈니스 사례는 프로젝트 이해 관계자에게 프로젝트의 이점이 잠재적인 위험이나 제약을 능가한다는 것을 보여주는 주요 도구 중 하나입니다. 좋은 비즈니스 사례는 프로젝트를 아이디어에서 완성으로 옮기는 데 기본이 됩니다.

프로젝트 헌장 템플릿

프로젝트 헌장은 완전히 개발된 프로젝트 관리 계획을 만들기 위한 초기 단계입니다. 이 템플릿을 사용하면 중요한 정보를 수집하여 프로젝트 헌장을 쉽게 만들 수 있습니다.

팀 헌장 템플릿

팀 헌장은 프로젝트 관리자가 팀이 어떻게 구성되어 있는지, 팀 관리 성공의 핵심인 역할과 책임이 무엇인지를 팀원들에게 명확하게 전달하는 데 도움이 됩니다.

프로젝트 로드맵 템플릿

이 프로젝트 로드맵 템플릿을 사용하면 프로젝트 시작 문서의 일부로 포함할 수 있는 시각적 타임라인을 쉽게 만들 수 있습니다. 이것은 높은 수준의 보기에서 프로젝트 타임라인을 빠르게 공유할 수 있는 쉬운 방법입니다.

프로젝트 시작 이후에 ProjectManager 사용

프로젝트 시작 단계를 마쳤으니 이제 프로젝트 계획을 세울 차례입니다. 수상 경력에 빛나는 프로젝트 관리 소프트웨어인 ProjectManager를 사용해 보십시오. 프로젝트를 계획, 추적 및 보고하는 데 도움이 되는 강력한 도구 모음에 액세스할 수 있습니다.

계획용 간트 차트

온라인 Gantt 차트를 사용하여 프로젝트를 시작 단계에서 계획 단계로 전환하세요. 작업을 계획하고 종속성이 있는 작업을 연결합니다. 모든 사람이 자신의 프로젝트 책임을 알 수 있도록 마감일을 설정하고 팀 구성원에게 작업을 할당합니다. 팀 구성원이 시작하는 데 필요한 모든 것을 가질 수 있도록 작업에 댓글과 첨부 파일을 추가할 수도 있습니다.

프로젝트를 순조롭게 진행하기 위한 리소스 관리 도구

팀원이 아프거나 과로한 경우 관리자는 리소스 관리 도구를 사용하여 버튼 클릭 한 번으로 작업을 재할당하고 작업량을 재분배할 수 있습니다. 이러한 강력한 기능은 시작 단계에서 수행한 모든 작업이 결실을 맺도록 도와줍니다.