프로젝트 관리 기초: 정의, 방법 및 도구
게시 됨: 2023-04-01프로젝트 관리 101에 오신 것을 환영합니다 . 프로젝트 관리는 어려운 분야처럼 보일 수 있지만 기본 사항을 이해하고 직관과 결합하면 상황에 관계없이 성공적인 프로젝트를 이끌 수 있습니다.
예기치 않게 프로젝트를 이끌게 되었고 큰 승진이 예정되어 있거나 프로젝트에서 자신의 역할을 더 잘 이해하고 싶은 팀원일 수 있습니다. 그럼에도 불구하고 실행 가능한 정보를 위해 프로젝트 관리와 관련된 주요 세부 사항에 대한 간략한 개요를 제공할 것입니다.
프로젝트 관리에 대한 추가 도움이 필요한 경우 잠재력을 최대한 발휘할 수 있도록 모든 리소스 및 프로젝트 관리 도구를 확인하십시오. ProjectManager는 숙련된 프로젝트 관리자와 초심자 프로젝트 관리자 및 팀원 모두가 프로젝트를 관리하는 데 사용할 수 있는 강력한 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. 지금 무료로 시작하세요.
첫 번째 프로젝트 관리 기본 사항은 프로젝트의 정의입니다. 이를 통해 프로젝트 관리가 무엇인지, 모든 유형의 조직에서 왜 그렇게 중요한지 이해할 수 있습니다.
프로젝트란 무엇입니까?
프로젝트는 하나의 목표를 향해 나아가는 일련의 작업입니다. 프로젝트에는 프로젝트를 완료하는 데 필요한 시간, 인력 및 리소스와 같은 경계가 있습니다. 이 모든 것은 달성하고자 하는 결과와 달성하고자 하는 시기에 따라 달라집니다.
이러한 결과는 결과물을 생성하는 결과입니다. 프로젝트로 인해 생산되거나 제공되는 모든 것입니다. 산출물은 프로젝트 자체의 결과일 수도 있고 프로젝트 계획, 보고서 또는 기타 문서와 같은 프로젝트 프로세스의 결과일 수도 있습니다. 프로젝트는 마감일로 구성됩니다. 프로젝트의 각 작업 및 단계에는 기한이 있으며 이는 프로젝트에 일정이 있음을 의미합니다.
예산도 프로젝트의 일부입니다. 할당된 시간 내에 프로젝트의 요구 사항을 충족하려면 리소스 비용을 지불할 돈이 필요합니다. 일반적인 자원에는 인력, 작업 용품 및 장비가 포함됩니다. 프로젝트 예산에는 이러한 지출이 요약되어 있습니다. 이제 프로젝트가 무엇인지 결정했으므로 프로젝트 관리를 규율로 정의할 수 있습니다.
프로젝트 관리란 무엇입니까?
프로젝트 관리는 모든 프로젝트에 공통적인 일련의 단계인 프로젝트 수명 주기를 관리하기 위해 프로젝트 관리 방법론, 도구 및 기술을 사용하는 것으로 구성된 분야입니다. 프로젝트 팀 내에는 여러 프로젝트 관리 역할이 있지만 일반적으로 프로젝트 관리자는 프로젝트 계획, 실행 및 모니터링 프로세스를 처음부터 끝까지 감독하는 역할을 합니다.
프로젝트 관리 원칙을 형성하는 네 가지 기본 프로젝트 관리 개념인 프로젝트 수명 주기, 프로젝트 관리의 삼중 제약, 프로젝트 관리 지식 영역 및 프로젝트 관리자로서 사용할 수 있는 몇 가지 다양한 프로젝트 관리 방법론을 검토해 보겠습니다.
프로젝트 수명 주기
프로젝트 수명 주기는 모든 프로젝트가 거치는 5단계를 설명합니다. 다음은 각각에 대한 간략한 개요입니다.
- 시작: 여기에서 프로젝트 범위, 목표, 프로젝트 구성, 비즈니스 사례, 제약, 이해 관계자, 위험, 프로젝트 제어, 보고 프레임워크 등을 설정합니다.
- 계획: 여기에서 A지점에서 B지점으로 이동하는 로드맵을 작성합니다. 즉, 모든 것을 제 시간에 완료하는 데 필요한 작업, 마감일 및 리소스의 일정을 만듭니다.
- 실행: 프로젝트가 시작되고 프로젝트 계획이 실행됩니다.
- 모니터링 및 제어: 프로젝트가 계획대로 진행되도록 하려면 진행 상황을 모니터링하는 메커니즘을 설정해야 합니다. 프로젝트가 계획대로 진행되지 않는 경우 문제가 되기 전에 문제를 통제하고 해결하기 위해 노력하십시오.
- 종료: 프로젝트는 일시적인 노력이므로 결국 종료되고 공식적으로 종료되어야 합니다. 그러나 산출물을 생산하는 것만큼 간단하지 않습니다. 승인해야 할 서류 작업, 재할당할 리소스, 묶을 기타 느슨한 끝이 있습니다.
삼중 제약
프로젝트 관리에 사용하는 방법에 관계없이 삼중 제약 조건을 이해하는 것이 중요합니다. 모든 프로젝트는 특정 제약 조건으로 수행됩니다. 비용, 시간 및 범위입니다. 즉, 프로젝트는 예산 범위 내에서 진행되어야 하고, 제시간에 전달되어야 하며, 합의된 범위를 충족해야 합니다.
3중 제약을 삼각형으로 생각한다면 비용, 시간, 범위를 관리한다면 삼각형이 품질입니다. 따라서 프로젝트의 비용, 시간 및 범위를 관리하는 경우 고객의 품질 요구 사항을 충족하게 됩니다.
그러나 삼중 제약 조건은 그 이상입니다. 그것은 배의 밸러스트와 같으며 물이 아무리 거칠어도 프로젝트의 균형을 유지합니다. 예를 들어, 더 많은 돈이 필요하면 프로젝트의 시간이나 범위를 조정해야 합니다. 따라서 시간이 부족하면 예산이나 범위를 변경해야 합니다.
프로젝트를 관리하는 동안 프로젝트 단계 및 관리 도구와 함께 세 가지 제약 조건을 염두에 둔다면 프로젝트를 순조롭게 진행하는 데 필요한 조정을 할 수 있는 수단을 갖게 됩니다. 성공의 공식입니다.
프로젝트 관리 지식 영역
프로젝트 관리 지식 영역은 프로젝트를 성공적으로 완료하기 위해 프로젝트 관리자와 팀 구성원이 수행하는 다양한 유형의 작업을 설명하는 범주로 간단히 정의할 수 있습니다. 프로젝트 관리자는 이러한 10가지 프로젝트 관리 지식 영역 각각에 대해 매우 잘 알고 있어야 프로젝트 수명 주기를 통해 팀을 안내하고 세 가지 제약 조건의 균형을 잘 유지할 수 있습니다.
- 프로젝트 통합 관리
- 프로젝트 범위 관리
- 프로젝트 시간 관리
- 프로젝트 비용 관리
- 프로젝트 품질 관리
- 프로젝트 인적 자원 관리
- 프로젝트 커뮤니케이션 관리
- 프로젝트 위험 관리
- 프로젝트 조달 관리
- 프로젝트 이해관계자 관리
이 항목에 관심이 있는 경우 프로젝트 관리 지식 영역 블로그에서 프로젝트 관리의 주요 원칙에 대한 자세한 내용을 확인할 수 있습니다.
프로젝트 관리 방법론
프로젝트 프로세스를 구성하는 방법에는 여러 가지가 있으며 프로젝트 관리자는 그 중 하나 이상의 전문가입니다. 가장 전통적인 방식은 프로젝트 관리에 대한 선형 접근 방식을 따르는 Waterfall이라고 하며 프로젝트를 매우 구조화된 순서로 세분화합니다.
인기를 얻고 있는 또 다른 접근 방식은 소프트웨어 개발에서 비롯된 애자일(Agile)입니다. "스프린트"라고 하는 작은 단계 또는 주기로 작동하는 프로세스이며 소규모 팀에 적합합니다. 이름처럼 프로세스는 변화를 수용하고 유연하며 클라이언트 피드백에 따라 지속적으로 방향을 변경합니다.
프로젝트 관리가 중요한 이유는 무엇입니까?
모든 비즈니스, 비영리 또는 기타 유형의 조직은 프로젝트를 실행해야 하므로 모든 조직에서 프로젝트 관리가 중요합니다.
효과적인 프로젝트 관리는 팀이 시간과 예산에 맞게 프로젝트를 제공할 뿐만 아니라 생산성 향상, 비용 절감, 더 나은 리더십 및 동기 부여된 직원과 같은 조직 전체에 다른 이점을 제공한다는 것을 의미합니다.
간단히 말해서 프로젝트 관리는 작업, 목표 및 팀 성과를 계획하고 모니터링하여 조직이 보다 효율적이 되도록 도와줍니다.
프로젝트 매니저란?
프로젝트 관리자는 프로젝트를 담당하는 사람입니다. 그 정도는 분명하지만 설명이 너무 단순할 수 있습니다. 프로젝트 관리자는 모든 단계에서 프로젝트를 이끕니다. 즉, 먼저 이해 관계자에게 프로젝트를 판매한 다음 프로젝트 범위를 계획하고 정의하는 일을 담당합니다.
프로젝트 매니저는 무슨 일을 하나요?
프로젝트 관리자는 프로젝트 목표를 달성하는 데 필요한 모든 작업을 파악한 다음 해당 작업을 일정으로 배열합니다. 그런 다음 이러한 작업과 일정에는 프로젝트 목표를 달성하는 데 필요한 리소스가 제공됩니다. 즉, 팀을 구성하고, 필요한 도구와 공급품을 확보하고, 사이트를 확보하고, 필요한 모든 리소스를 확보해야 합니다.
프로젝트 관리자는 이러한 리소스에 대한 비용을 지불하기 위해 프로젝트 예산을 만드는 사람이기도 합니다. 그들은 모든 문서를 관리하고 프로젝트 종료 시 해당 문서를 보관할 책임이 있습니다. 또한 위험을 관리하고 프로젝트 진행 상황을 모니터링하여 사람들이 방해받지 않고 일정과 예산 내에서 작업하는지 확인합니다.
따라서 본질적으로 프로젝트와 관련된 모든 것은 프로젝트 관리자의 권한에 속합니다. 이들은 프로젝트의 리더이며 프로젝트 계획을 실행하는 팀을 관리합니다. 그러나 그들은 보스가 아닙니다. 프로젝트 관리자는 프로젝트 아이디어를 스폰서나 이해 관계자에게 판매했으며 그들은 프로젝트 진행 상황을 그들에게 보고합니다.
따라서 프로젝트 관리자는 매우 잘 조직된 사람이며 목표 지향적이고 프로세스에 대한 열정이 있는 사람입니다. 프로젝트 관리자는 압박감 속에서도 잘 일하고 리더십을 발휘하며 사람들이 최선을 다하도록 동기를 부여하는 방법을 알아야 합니다. 대인관계 능력을 넘어 의사소통 능력이 가장 중요합니다. 그리고 프로젝트를 성공적으로 수행하는 데 도움이 되는 방법과 기술을 알아야 합니다.
프로젝트 관리 도구
알다시피 프로젝트는 복잡할 수 있습니다. 프로젝트의 모든 요소가 원활하게 실행되도록 계획, 일정 수립 및 모니터링합니다. 손에 들고 있는 도구가 많을수록 프로젝트와 작업을 더 쉽게 관리할 수 있습니다. 프로젝트 관리 소프트웨어에는 프로젝트의 모든 측면에서 프로젝트 관리자와 팀원을 돕는 데 필요한 모든 도구가 포함될 수 있습니다.
프로젝트 관리 소프트웨어가 클라우드 기반이면 데이터와 공동 작업이 실시간으로 발생할 수 있으므로 프로젝트에 대한 보다 정확한 그림을 제공하고 의사 결정에 도움이 됩니다. 또한 프로젝트 관리 소프트웨어에는 종종 아래에서 설명하는 것과 같이 프로젝트 관리를 위한 많은 주요 도구가 포함되어 있습니다.
대시보드
프로젝트 대시보드는 프로젝트의 모든 부분에서 메트릭을 수집합니다. 그 숫자는 읽기 쉬운 차트와 그래프로 표시되어 관리자나 팀원이 프로젝트 진행 상황과 데이터를 실시간으로 확인할 수 있습니다. 대시보드는 보고에도 도움이 될 수 있습니다. 프로젝트를 운영한다는 것은 프로젝트의 진행 상황을 프로젝트 후원자에게 보고하는 것을 의미합니다. 대상 보고서에 필요한 데이터만 제공하도록 그래프와 차트를 필터링할 수 있습니다.
간트 차트
온라인 Gantt 차트는 타임라인에 따라 작업 목록을 그래픽으로 표시하기 때문에 계획을 세우는 데 유용한 도구입니다. 각 작업에는 해당 작업의 시작과 끝을 표시하는 선을 만드는 데드라인이 있습니다. 종속된 경우 작업을 연결할 수 있습니다.
이상적으로는 Gantt를 팀과 공유하고 상태를 업데이트할 때 진행 상황을 추적할 수 있습니다. 일부 Gantt 차트에서는 팀이 작업을 수행할 때 시작 날짜와 완료 날짜 사이의 막대가 채워집니다. 일정을 변경해야 하는 경우 막대를 끌어서 놓기만 하면 새로운 기한이 반영됩니다.
작업 관리 도구
자신을 위한 할 일 목록을 만들고 팀 구성원에게 작업을 할당할 수 있는 작업 관리 도구가 있습니다. 이러한 작업에는 작업과 관련된 메모, 파일, 링크 및 이미지가 첨부될 수 있으며 팀 구성원은 작업 수준에서 대화하고 공동 작업을 수행할 수 있습니다. 이메일 알림을 자동화하여 작업이 완료되는 시기를 알고 임박한 마감일을 사람들에게 상기시킬 수도 있습니다.
작업표 및 워크로드 도구
그 자체로 프로젝트가 될 수 있는 프로젝트에서 작업하는 사람들을 관리하는 측면에서 작업표가 있습니다. 이는 각 직원이 근무 시간을 쉽게 추적하고 기록할 수 있도록 하는 온라인 문서이며 승인을 위해 완료되면 관리자에게 제출할 수 있습니다.
워크로드 관리와 관련하여 리소스 할당 도구를 사용하면 모든 사람이 작업하고 워크로드가 균형을 이루도록 프로젝트 전체에서 리소스를 적절하게 할당했는지 한눈에 확인할 수 있습니다. 경우에 따라 워크로드 관리 소프트웨어에서 보고서를 실행할 수도 있습니다.
프로젝트 관리 템플릿
시간을 절약하고 프로젝트를 간소화하는 데 도움이 되는 수십 개의 무료 프로젝트 관리 템플릿을 제공합니다. 다음은 무료로 다운로드할 수 있는 필수 프로젝트 관리 문서입니다.
프로젝트 계획 템플릿
프로젝트 계획은 프로젝트에 대한 모든 것을 설명하는 문서입니다. 예약 방법부터 실행 및 완료 방법까지. 이 무료 프로젝트 계획 서식 파일은 프로젝트를 시작하는 데 도움이 됩니다.
프로젝트 예산 템플릿
모든 프로젝트에는 사람, 재료 및 장비와 같은 자원이 필요합니다. 이러한 리소스에는 비용이 들기 때문에 프로젝트 예산을 세우려면 모든 프로젝트 비용을 추정해야 합니다. 이 무료 템플릿은 초보 프로젝트 관리자에게 적합합니다.
프로젝트 타임라인 템플릿
모든 작업의 시작 날짜와 종료 날짜를 포함하여 프로젝트 작업이 수행되는 방식을 나타내는 프로젝트 타임라인을 만드는 것이 중요합니다. 이 무료 프로젝트 타임라인 템플릿은 그렇게 하는 데 도움이 됩니다.
프로젝트 관리 소프트웨어란 무엇입니까?
프로젝트 관리 소프트웨어는 관리자가 수작업으로 프로젝트 일정을 작성하는 것과 같은 기존 방법보다 훨씬 빠르고 효율적인 방식으로 프로젝트를 쉽게 계획, 일정 및 추적할 수 있도록 무거운 작업을 수행합니다.
프로젝트 관리 소프트웨어는 작업표, 실시간 팀 협업 또는 무제한 파일 저장과 같은 다른 기능과 함께 위에서 언급한 프로젝트 관리 도구를 통합하는 소프트웨어 유형으로 정의할 수 있습니다. 하나의 중앙 플랫폼.
그러나 모든 프로젝트 관리 소프트웨어가 동일한 방식으로 작동하는 것은 아닙니다. 시장에는 많은 옵션이 있으며 일부는 사용하기 쉽지만 필요한 모든 계획, 일정 및 추적 도구를 제공하지 않을 수 있습니다.
ProjectManager는 전문 지식 수준에 관계없이 모든 프로젝트 관리자에게 필요한 모든 프로젝트 관리 도구를 갖춘 강력한 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. ProjectManager는 프로젝트 팀이 작업을 실시간으로 계획, 관리 및 추적할 수 있도록 지원하고 관리자에게 팀 구성원이 역량을 발휘하는 데 필요한 투명성을 제공하는 강력한 도구입니다.
ProjectManager가 프로젝트 관리를 돕는 방법
ProjectManager는 프로젝트의 모든 측면을 관리하는 데 도움이 되는 온라인 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. ProjectManager와 같은 프로젝트 관리 소프트웨어는 프로젝트 관리를 쉽게 만들어줍니다.
문서 저장
프로젝트 시작 단계에서 생성된 모든 서류는 ProjectManager에 저장할 수 있습니다. 이렇게 하면 모든 것을 한 곳에 모을 수 있으므로 필요한 것을 쉽게 찾을 수 있습니다. 큰 파일과 이미지를 업로드하는 것에 대해 걱정하지 마세요. ProjectManager에는 무제한 파일 저장 공간이 있습니다.
계획 및 일정 작업
프로젝트를 계획할 때 ProjectManager가 어려운 작업을 수행합니다. 온라인 Gantt 차트는 프로젝트 일정에 따라 모든 작업을 매핑하여 일정을 잡는 데 도움이 됩니다. 이제 종속성을 연결하고 이정표를 설정하고 팀 구성원 할당을 시작할 수도 있습니다.
진행 상황 모니터링
팀이 작업을 실행할 때 ProjectManager는 진행 상황을 모니터링하고 제어할 수 있는 도구를 제공합니다. 리소스 관리 기능을 통해 팀원 중 한 명이 전체 부하를 짊어지지 않고 부하의 균형이 유지되도록 합니다. 또한 실시간 대시보드는 진행 상황, 비용, 상태 등을 추적할 수 있습니다.
물론 이 프로젝트 관리 101 기사보다 프로젝트 관리에 더 많은 것이 있습니다. 깊어집니다. 그리고 끊임없이 진화하고 있습니다. 그러나 프로젝트를 관리하는 허리케인의 눈에는 하나의 상수가 있습니다. 바로 도구입니다. ProjectManager는 실시간 대시보드, 온라인 Gantt 차트 및 워크로드, 리소스, 일정 및 프로젝트의 모든 측면을 관리하는 기능을 갖춘 클라우드 기반 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. 오늘 이 무료 30일 평가판을 사용하여 성공에 어떻게 도움이 되는지 확인하십시오!