프로젝트 관리 프로세스 그룹: 빠른 가이드

프로젝트는 복잡합니다. 프로젝트에 지속적으로 영향을 미치고 순조롭게 유지하려면 리소스를 재할당해야 하는 수천 가지가 있습니다.

일정을 지키고 비용을 관리하려면 5개의 PMBOK 프로젝트 관리 그룹 전체에서 프로젝트 데이터를 수집하고 처리해야 합니다.

5 PMBOK 프로젝트 관리 프로세스 그룹이란 무엇입니까?

먼저 업계 최고의 무역 그룹인 PMI(Project Management Institute)에서 발행한 PMBOK(Project Management Book of Knowledge)에 정의된 5가지 프로젝트 관리 프로세스 그룹을 살펴보겠습니다.

프로젝트 관리자는 5가지 프로젝트 관리 단계를 사용하여 프로젝트를 구조화하고 처음부터 끝까지 진행합니다. 이러한 각 단계는 특정 목적을 수행하며 프로젝트 관리자는 프로젝트가 순조롭게 진행되도록 제어해야 합니다. 프로젝트 관리 소프트웨어는 프로젝트 관리자가 이러한 각 프로세스 그룹을 관리하는 데 도움이 됩니다.

프로젝트 관리 프로세스 그룹은 다음과 같습니다.

시작 단계

PMBOK는 프로젝트 착수 단계를 "새로운 프로젝트가 존재하거나 기존 프로젝트가 다음 단계로 계속되어야 함을 공식적으로 인식하는 프로세스"로 정의합니다.

이 단계에서 프로젝트 관리자는 프로젝트의 비즈니스 가치와 프로젝트 실행 가능성에 대해 논의합니다. 또한 이해 관계자에 대한 영향도 탐색합니다. 프로젝트가 실행 가능하고 가치 있는 것으로 간주되면 추진됩니다. 그렇지 않으면 버려진 것입니다.

이 단계에서 이러한 질문에 답하는 비즈니스 사례도 만들어야 합니다. 비즈니스 사례에는 프로젝트의 예상 비용과 이점이 포함됩니다. 프로젝트가 조직과 이해 관계자에게 의미가 있는지 확인하기 위한 타당성 조사도 있습니다. 그 다음에는 누가, 무엇을, 어디에 프로젝트에 대한 답을 제시하는 프로젝트 헌장이 이어집니다.

물론 다음과 같은 것이 더 있습니다.

• 이해관계자 분석
• 팀 선택
• 역할 및 책임 정의
• 프로젝트 사무실 선택
• 올바른 도구, 장비 및 통신 인프라 선택

프로젝트에 서명하고 진행할 준비가 되면 시작 회의가 있습니다. 시작 회의를 사용하여 프로젝트 팀의 모든 사람이 같은 페이지에서 프로젝트를 시작할 수 있도록 합니다.

계획 단계

프로젝트 착수가 완료되고 프로젝트 진행에 대한 승인이 나면 프로젝트 계획 단계를 시작할 수 있습니다. 계획 프로세스는 이해 관계자와 프로젝트 팀이 프로젝트 또는 서비스의 최종 결과물을 달성하는 방법을 배우는 때입니다.

이 시점에서 프로젝트 계획을 문서화하고 프로젝트 결과물 및 요구 사항을 정의합니다. 시간, 비용, 품질, 변경, 위험 및 모든 프로젝트 관련 문제를 관리하도록 설계된 프로젝트 일정을 만듭니다.

또한 이 기회를 통해 팀, 외부 공급업체, 자재 및 장비와 같은 리소스를 제어할 수 있습니다. 또한 역할, 책임 및 프로젝트 구조에서 팀 구성원의 위치를 ​​정의합니다.

이해 관계자 등록부 작성도 있습니다. 이것은 프로젝트의 모든 주요 이해 관계자와 프로젝트 후원자를 나열하는 중요한 문서입니다. 이해 관계자 관리의 일부이며 프로젝트 진행 상황에 대해 프로젝트 이해 관계자를 업데이트하는 방법과 시기를 포함할 수 있습니다.

프로젝트 관리자는 프로젝트 계획 단계를 주도하고 시간, 예산 및 자원에 대한 정확한 추정을 담당합니다. 프로젝트의 이 단계에서 범위를 계획하고, 작업분류체계(WBS)를 사용하여 작업을 구성하고, 조달 계획을 세우고, 커뮤니케이션 채널과 빈도를 정의합니다.

프로젝트 관리 계획을 세울 때 작업을 구성할 프로젝트 관리 소프트웨어가 있으면 도움이 됩니다. ProjectManager에는 단순히 작업을 수집하는 것 이상을 수행하는 강력한 작업 목록이 있습니다. 작업 목록 보기(하이브리드 팀이 원하는 방식으로 작업할 수 있는 다섯 가지 프로젝트 보기 중 하나)는 우선 순위를 설정하고, 파일을 첨부하고, 설명을 추가하고, 팀 구성원에게 할당하고 상태를 추적할 수 있습니다. 지금 무료로 ProjectManager를 사용해 보십시오.

실행 단계

이 시점에서 계획한 제품이나 서비스를 구축할 준비가 되었습니다. 따라서 이 단계는 프로젝트에서 가장 긴 경향이 있습니다. 다양한 프로젝트 제약 조건에 대해 프로젝트를 순조롭게 진행하면서 대부분의 에너지와 자원을 사용하는 곳입니다.

실행 단계는 프로젝트의 다음 단계인 모니터링 및 제어와 깊이 연결됩니다. 프로젝트 관리자는 실제 노력이 계획된 노력과 일치하는지 확인하기 위해 성과 및 진행 상황을 추적해야 합니다.

모니터링 및 제어 단계

프로젝트 계획을 실행하는 동안 프로젝트 관리자는 작업이 예정대로 예산 내에서 진행되도록 성능을 모니터링하고 제어합니다. 프로젝트 관리자는 지표를 지속적으로 측정하여 이정표를 충족하는지 확인합니다.

이 프로젝트 단계와 관련된 주요 작업 중 일부는 다음과 같습니다.

• 범위 검증 및 변경 통제
• 일정 관리
• 가격 조정
• 품질 관리
• 실적 보고
• 위험 통제
• 계약 관리

마감 단계

최종 결과물을 적시에 예산 내에서 이해 관계자의 품질 기대 내에서 전달하는 것이 중요하지만 이것이 프로젝트의 끝은 아닙니다. 당신은 여전히 ​​​​느슨한 끝을 묶어야합니다. 이 시점에서 모든 활동이 종료되고 프로젝트가 종료됩니다. 즉, 문서에 서명하고 계약을 이행해야 합니다.

프로젝트의 사후 분석이 권장됩니다. 사후 조사 동안 프로젝트 관리자와 팀은 다음 프로젝트에서 프로세스를 개선할 수 있는 방법을 배우기 위해 효과가 있었던 것과 그렇지 않은 것을 검토합니다. 그들은 모범 사례와 배운 교훈을 나열하여 이를 수행합니다.

그런 다음 팀을 해제하고 프로젝트의 성공을 축하할 수 있습니다. 마지막 부분이 중요해 보이지 않을 수도 있지만 중요합니다! 그들의 노력을 확인하여 팀의 사기를 높이면 향후 프로젝트에 긍정적인 영향을 미칠 것입니다.

PMBOK 프로젝트 관리 프로세스 그룹과 지식 영역의 차이점

우리는 프로젝트 관리의 5가지 프로세스 그룹에 대해 자세히 설명했으며 모두 프로젝트 관리의 제어 프로세스에 종속됩니다. 이러한 프로젝트 관리 프로세스 그룹을 관리하려면 프로젝트 관리의 지식 영역을 활용해야 합니다.

10가지 프로젝트 관리 지식 영역

10개의 프로젝트 관리 지식 영역이 있습니다. 그들은:

• 프로젝트 통합 관리
• 프로젝트 범위 관리
• 프로젝트 시간 관리
• 프로젝트 비용 관리
• 프로젝트 품질 관리
• 프로젝트 자원 관리
• 프로젝트 커뮤니케이션 관리
• 프로젝트 위험 관리
• 프로젝트 조달 관리
• 프로젝트 이해관계자 관리

프로젝트 관리 지식 영역은 프로젝트 관리 프로세스 그룹과 동일하지 않습니다. 주요 차이점은 프로세스 그룹은 프로젝트 관리자가 수행해야 하는 작업의 개요를 설명하는 반면 지식 영역은 프로젝트 관리자가 알아야 하는 것입니다.

보다 구체적으로, 지식 영역은 프로젝트 관리 프로세스 그룹 전체에서 사용됩니다. 지식 영역은 프로세스로 구성됩니다. 입력, 도구, 기술 및 출력이 있습니다. 성공적인 프로젝트를 제공하는 데 도움이 되는 프로젝트 관리 기능입니다.

프로젝트 관리 지식 영역은 언제 사용합니까?

지식 영역은 모든 프로젝트 관리 프로세스 그룹 내에서 작동합니다. 프로세스 그룹은 프로젝트를 분류하고 분류하는 곳입니다. 프로젝트의 처음부터 끝까지의 순서입니다. 프로세스의 각 단계에서 지식 영역을 사용할 수 있습니다.

차이점을 이해하는 좋은 방법은 지식 영역이 프로세스를 분류하는 반면 프로젝트 관리 프로세스 그룹은 프로젝트의 단계 또는 단계라는 것입니다. 지식 영역은 논리적인 관계가 없지만 프로젝트 관리 프로세스 그룹은 서로 연결됩니다.

프로젝트 관리 프로세스 그룹과 지식 영역은 모두 프로젝트 관리 소프트웨어로 구동될 때 함께 더 잘 작동합니다. 프로젝트 관리 소프트웨어는 프로세스 그룹을 제어하고 성공적인 프로젝트로 이끄는 데 도움이 됩니다.

ProjectManager가 PMBOK 프로세스 그룹을 지원하는 방법

ProjectManager는 프로젝트 관리자가 더 나은 결정을 내릴 수 있도록 보다 통찰력 있는 데이터를 제공하는 동시에 하이브리드 팀이 원하는 방식으로 작업을 수행할 수 있도록 여러 프로젝트 보기를 제공하는 클라우드 기반 소프트웨어입니다. 각 프로세스 단계에서 도움이 되는 기능이 있습니다. 시작 시 문서의 중앙 허브를 위한 무제한 파일 저장부터 종료 시 효과가 있는 항목과 그렇지 않은 항목 검토에 이르기까지.

계획 프로세스 그룹에서 제대로 시작하기

계획은 보다 복잡한 프로세스 그룹 중 하나입니다. 작업을 구성하고 종속성을 연결하며 이정표를 설정할 수 있는 도구가 필요합니다. ProjectManager의 Gantt 차트 프로젝트 보기는 그 이상을 수행합니다. 시간이 많이 걸리는 계산을 하는 대신 중요 경로를 필터링할 수 있습니다. 그런 다음 기준선을 설정하고 계획된 노력과 실제 노력을 추적합니다.

다양한 프로젝트 보기로 실행 단계를 고정하십시오.

ProjectManager에는 여러 프로젝트 보기가 있습니다. 관리자는 Gantt 또는 Sheet 보기를 사용할 수 있고 팀은 칸반 보드, 작업 목록 및 일정에서 자신의 작업량을 관리할 수 있습니다. 이는 하이브리드 팀이 어디에 있든 연결합니다. 칸반 보드는 실행 단계에서 워크플로를 시각화하여 팀 구성원이 백로그를 관리하고 스프린트를 계획할 수 있도록 합니다. 한편, 관리자는 리소스를 정확하게 할당하고 팀이 역량을 발휘할 수 있도록 하는 데 필요한 투명성을 확보합니다.

모니터링 및 제어 프로세스 그룹의 진행 상황 추적

모니터링 및 제어 프로세스 그룹 동안 실시간 데이터가 유용합니다. 데이터는 관리자에게 프로젝트의 진행 상황과 성과에 대한 창을 제공합니다. ProjectManager의 라이브 대시보드는 다른 도구와 마찬가지로 도구를 구성하는 데 시간을 할애할 필요 없이 즉각적인 상태 보고서를 위해 프로젝트 변동, 비용 등과 같은 메트릭을 계산합니다.

ProjectManager는 프로젝트를 구성, 모니터링 및 보고하는 기능을 갖춘 수상 경력에 빛나는 소프트웨어입니다. 원클릭 보고 기능은 세부 데이터를 필터링하고 이해 관계자와 쉽게 공유할 수 있으며 리소스 관리 소프트웨어는 모든 사람이 작업을 완료하는 데 필요할 때 필요한 것을 가질 수 있도록 합니다. 지금 무료로 ProjectManager를 사용해 보세요!