프로젝트 관리 팀을 안내하는 10가지 프로젝트 회의
게시 됨: 2023-01-12프로젝트 회의는 종종 작업에 방해가 되는 것처럼 느껴집니다. 의제에 따라 작업하지 않거나 해당 회의를 관리하지 않는 경우 사실일 수 있습니다. 그러나 회의는 프로젝트 계획 및 팀 협업에 매우 중요합니다. 그렇기 때문에 많은 프로젝트 회의가 있고 각각 고유한 초점과 중요성이 있습니다. 프로젝트 관리 회의의 10가지 유형을 살펴보고 정의해 보겠습니다. 먼저 프로젝트 회의가 무엇인지 정의부터 시작하겠습니다.
프로젝트 회의란 무엇입니까?
프로젝트 회의는 프로젝트 팀과 이해 관계자의 일부 또는 전체가 모여 프로젝트에 대해 논의하는 정기적인 이벤트입니다. 프로젝트 관리 주기 전반에 걸쳐 다양한 유형의 프로젝트 회의가 있습니다. 일부 프로젝트 관리 회의는 매일 열리는 반면 다른 회의는 멀리 떨어져 있습니다. 그것은 모두 회의의 긴급성과 유형에 따라 다릅니다. 그렇다고 이해 관계자와 관련된 경우를 제외하고는 회의가 전적으로 업데이트를 공유한다는 의미는 아닙니다. 팀을 위한 프로젝트 회의는 특정 목표와 기대치를 충족하기 위해 문제를 해결하거나 진행 상황을 개선하기 위해 그룹을 하나로 모읍니다. 회의는 또한 더 나은 팀워크를 구축하는 데 사용될 수 있으며, 이는 더 큰 생산성과 사기로 이어집니다.
프로젝트 회의 유형
프로젝트 관리 회의에는 여러 가지 유형이 있습니다. 일반적인 것에는 진행 보고서, 프로젝트 목적 논의 또는 아이디어 생성, 프로젝트 과정에서 발생한 문제에 대해 이야기하고 아이디어 승인 또는 거부가 포함됩니다. 참석하는 사람들을 중심으로 진행되는 회의도 있습니다. 여기에는 정기적인 팀 회의와 이해관계자 회의가 포함될 수 있으며, 이는 보다 일반적이며 이해관계자에게 이정표에 대한 최신 정보만 제공합니다.
어떤 유형의 회의든 프로젝트 관리자가 회의를 이끌기 때문에 해당 직책에서 커뮤니케이션 능력이 매우 중요합니다. 회의는 실시간 데이터를 통해 더욱 생산적입니다. ProjectManager는 라이브 데이터로 보고서를 생성하는 온라인 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. 개요에 대한 상태 보고서, 현재 상태를 확인할 수 있는 진행률 보고서, 순조롭게 진행되고 있는지 확인하기 위한 분산 보고서 등을 신속하게 생성할 수 있습니다. 모든 보고서는 사용자 정의가 가능하므로 보고 싶은 데이터만 표시하도록 필터링할 수 있습니다. 그런 다음 관련자와 공유하여 최신 상태를 유지할 수 있습니다.
10 주요 프로젝트 회의
프로젝트 관리 회의는 커뮤니케이션 이벤트이며 명확한 커뮤니케이션은 프로젝트를 순조롭게 진행하는 것입니다. 따라서 프로젝트의 수명 주기 동안 반복적으로 개최되는 다양한 유형의 프로젝트 회의가 있습니다. 다음은 더 중요한 10가지입니다.
1. 프로젝트 킥오프 미팅
킥오프 회의는 프로젝트의 첫 번째 회의는 아니지만 중요한 첫 번째 회의입니다. 프로젝트 관리자, 클라이언트 및 프로젝트 팀을 소개하고 프로젝트의 목표를 표현하는 곳입니다. 프로젝트 시작 회의는 고객의 배경을 검토하고 프로젝트 범위에 대해 이야기하는 소개로 시작됩니다. 프로젝트 팀의 역할과 책임은 물론 다음 단계에 대해서도 논의합니다.
2. 프로젝트 현황 회의
프로젝트 상태 보고 회의는 팀 구성원이 프로젝트 관리자가 특정 기간 동안 프로젝트가 진행되는 위치를 검토하는 데 사용하는 데이터를 제공하는 경우입니다. 이는 프로젝트 관리자에게 정보를 제공할 뿐만 아니라 프로젝트 팀이 책임을 지게 하는 역할도 합니다. 성취한 것과 아직 진행 중인 것, 앞으로의 이정표에 대해 이야기하고 싶을 것입니다. 또한 예산을 검토하고, 위험을 평가하고, 논의된 모든 사항이 해결되었는지 확인하기 위해 예정된 회의 일정을 잡기를 원할 것입니다.
3. 프로젝트 검토 회의
프로젝트 검토 회의는 사후 회의라고도 하며 프로젝트가 완료되면 개최됩니다. 성공이든 실패든 검토 회의는 효과가 있었던 것과 그렇지 않은 것을 나열한다는 점에서 도움이 됩니다. 사후 분석은 프로젝트 관리자에게 동일한 실수가 다시 발생하지 않도록 보장할 수 있는 기회를 제공하므로 특히 유용합니다. 회의는 프로젝트 목표를 반복하고 작업, 장애물 및 위험을 정직하게 비판할 수 있는 팀에 대한 토론을 시작하는 것으로 시작됩니다. 또한 예산, 사용된 것과 사용되지 않은 것, 그리고 그 이유에 대해 이야기하고 싶을 것입니다. 동시에 성공적인 프로젝트를 위한 축하 행사가 있어야 합니다.
4. 전체 회의
전체 회의 또는 타운 홀은 회사의 모든 것을 조립합니다. 팀 리더, 경영진, 이해 관계자 등 모든 직원이 참여합니다. 이러한 회의는 수익, 전략 등과 같이 전체 조직과 관련된 문제를 논의하기 위한 것입니다. 프로젝트의 경우 여기에는 프로젝트 관리자에서 이해 관계자 및 그 사이의 모든 사람에 이르기까지 전체 프로젝트 팀이 포함됩니다. 업데이트를 공유하고, 조정을 추진하고, 이정표를 축하하거나 질문에 대한 입장을 열기 위해 개최할 수 있습니다.
5. 스프린트 계획 회의
스크럼은 프로젝트를 스프린트라고 하는 블록으로 나누는 민첩한 작업 방식입니다. 보통 2~4주에 불과합니다. 스프린트 계획 회의에는 스크럼 마스터, 스크럼 제품 관리자 및 스크럼 팀이 포함됩니다. 그들은 백로그 항목을 살펴보고 다음 봄에 처리할 항목을 결정하기 위해 만납니다. 이것은 스크럼 행사라고 하는 공동 작업입니다. 회의 전에 스크럼 마스터와 제품 관리자는 팀의 역량과 타임라인을 검토하고 이전 스프린트의 통찰력을 사용하여 새 스프린트를 정의합니다.
6. 운영위원회 회의
운영 위원회는 프로젝트를 감독하고 지원을 제공하는 책임이 있는 이해 관계자를 포함하는 거버넌스 유형입니다. 프로젝트의 목표 달성을 돕기 위해 일하는 그룹의 또 다른 용어는 이해 관계자 위원회, 고위 리더십, 프로젝트 실무 그룹 또는 프로젝트 감독 위원회입니다. 조정 커밋 회의의 빈도는 프로젝트에 따라 다르지만 일반적으로 이정표가 달성된 후에 발생합니다.
7. 이해관계자 회의
이해 관계자 회의는 프로젝트의 이해 관계자를 서로 소개하는 데 사용됩니다. 동의를 얻고 프로젝트의 목표를 정의하는 데 사용됩니다. 또한 이해관계자 인터뷰를 통해 목표와 관점, 업데이트를 원하는 방법 등에 대한 통찰력을 얻을 수 있습니다. 또한 프로젝트 관리자는 진행 상황을 최신 상태로 유지하기 위해 프로젝트의 수명 주기 동안 이해 관계자를 만날 것입니다.
8. 비상 계획 회의
비상 계획은 프로젝트에 범위, 일정 또는 예산을 변경해야 하는 문제가 있는 경우 가정 시나리오입니다. 이러한 문제는 환경, 기술 등이 될 수 있습니다. 즉, 비상 계획 회의는 프로젝트 팀 및 관련 이해 관계자와 함께 위험을 식별하고 위험이 있는 경우 대응 방법을 브레인스토밍할 수 있는 기회입니다. 다음으로, 이러한 위험이 발생할 가능성과 심각도 및 위험이 프로젝트에 미치는 영향을 결정하려고 합니다. 이것은 비상 계획을 만드는 프로젝트 관리자로 이어질 것입니다.
9. 변경 제어 위원회 회의
변경 제어 보드는 프로젝트에서 발생하는 변경 요청을 검토하도록 설정됩니다. 그런 다음 평가를 거쳐 승인, 연기 또는 거부됩니다. 이 프로세스는 변경 관리 위원회 회의 중에 발생합니다. 그러나 프로젝트 팀과 스폰서가 변경의 중요성을 이미 인지한 경우 변경 관리 위원회가 회의에서 제안에 반대할 가능성은 낮습니다.
10. 일일 스크럼 회의
일일 스크럼 회의는 스프린트의 매일 개최됩니다. 이러한 회의는 일반적으로 동일한 장소와 시간에 열리지만 이상적으로는 그 시간이 따라야 할 작업을 설정하는 하루의 시작이 될 것입니다. 일일 스크럼 회의는 대화를 적절하게 유지하기 위해 15분 이상 지속되지 않는 짧은 시간입니다. 일일 스탠드업 회의라고도 하는 이 회의에는 스프링을 수행하는 팀의 헌신적인 구성원, 스크럼 마스터 및 대부분의 경우 제품 소유자가 포함됩니다. 문제 해결 회의는 아니지만 세 가지 질문에 답합니다. 어제 무엇을 했습니까? 오늘 무엇을 해야 합니까? 장애물이 있습니까?
프로젝트 회의에 도움이 되는 프로젝트 관리 템플릿은 무엇입니까?
프로젝트 회의는 중요하며 모두 프로젝트 관리의 목적에 부합합니다. 회의가 제대로 완료되었는지 확인하기 위해 다운로드할 수 있는 몇 가지 무료 템플릿이 있습니다. ProjectManager는 물론 프로젝트 관리 소프트웨어이지만 이러한 프로젝트 관리 회의 템플릿을 포함하여 프로젝트의 모든 단계를 위한 전체 무료 프로젝트 관리 템플릿 제품군도 있습니다.
회의록 템플릿
회의록은 인쇄된 관련 요점을 캡처하고 프로젝트 관리 회의가 끝난 후 이러한 테이크아웃이 실행되는지 확인합니다. Word용 무료 회의록 서식 파일을 사용하면 이 정보와 의제, 작업 항목 및 다음 회의에 대한 세부 정보를 쉽게 수집하고 배포할 수 있습니다.
프로젝트 상태 보고서 템플릿
프로젝트 상태 회의를 계획할 때 무료 프로젝트 상태 보고서 템플릿을 사용하여 필요한 데이터를 수집하세요. 해당 보고 기간 동안의 프로젝트 요약, 프로젝트의 상태, 심지어 발생한 위험 및 장애물 살펴보기와 같은 정보로 이해 관계자와 소통하는 데 도움이 됩니다.
프로젝트 대시보드 템플릿
어떤 프로젝트 회의를 하든 대시보드는 중요한 데이터를 제공합니다. 대시보드는 프로젝트에 대한 높은 수준의 보기를 제공합니다. Excel용 무료 프로젝트 대시보드 템플릿을 사용하면 작업, 워크로드, 작업 길이 및 비용에 대한 데이터를 입력한 다음 프로젝트 관리 회의에서 쉽게 이해할 수 있는 다채로운 그래프로 자동 렌더링됩니다.
ProjectManager는 프로젝트 회의 관리를 도와줍니다.
템플릿은 유용하지만 제한적입니다. 하나는 수동으로 대치해야 하는 반면 ProjectManager는 실시간으로 데이터를 업데이트하는 온라인 소프트웨어입니다. 프로젝트 회의를 예약하고 특정 시간과 날짜에 팀을 초대할 수도 있습니다. 파일 및 기타 정보를 추가하고 프로젝트 전체에서 회의가 반복되는 경우 회의를 반복으로 설정하십시오. 그러나 이는 기능이 풍부한 소프트웨어 측면에서 빙산의 일각에 불과합니다.
작업 항목을 작업으로 전환
프로젝트 관리 회의도 중요하지만 더 중요한 것은 테이크아웃에 따라 행동하는 것입니다. 우리 소프트웨어에는 여러 부서의 팀이 편안하게 사용할 수 있는 도구를 사용할 수 있는 여러 프로젝트 보기가 있습니다. 작업 목록, 칸반 보드 또는 일정 보기에서 작업 항목을 캡처할 수 있습니다. 관리자는 아마도 온라인 Gantt 차트를 업데이트하는 것을 선호할 것입니다. 어떤 프로젝트 보기를 사용하든 모든 데이터는 소프트웨어 전체에서 공유되고 실시간으로 업데이트되어 모든 사람이 최신 정보로 작업할 수 있습니다.
실시간 대시보드 사용
대시보드 템플릿 대신 실시간 대시보드가 지속적으로 업데이트됩니다. 그들은 자동으로 숫자를 처리하고 시간, 비용 등을 추적하는 읽기 쉬운 그래프와 차트에 결과를 표시합니다. 항상 실시간 데이터를 제공하는 시각적 보조 도구로 프로젝트 회의에서 실시간 대시보드를 사용합니다. 다른 소프트웨어 도구와 달리 시의적절한 구성이 필요하지 않습니다. 대시보드가 실행 중이므로 즉시 사용할 수 있습니다. 실제 작업은 프로젝트 회의를 마치면 시작됩니다. 당사의 소프트웨어에는 프로젝트에 어떤 문제가 있더라도 순조롭게 진행되고 생산성을 유지할 수 있는 위험, 작업 및 자원 관리 기능이 있습니다. 당사의 협업 플랫폼은 다른 부서나 시간대에 관계없이 모든 사람이 연결되어 있음을 의미합니다. 그들은 항상 작업 수준에서 주석을 달고 파일을 공유하여 더 잘 협력할 수 있습니다.
관련 프로젝트 회의 내용
여전히 프로젝트 관리 회의에 대해 자세히 알아보고 싶다면 여기로 연결되는 몇 가지 링크가 있습니다. 프로젝트 관리 수명 주기의 모든 단계에 대한 매주 블로그, 가이드, 비디오 및 템플릿을 게시합니다. 이것은 우리 사이트에서 찾을 수 있는 무료 콘텐츠의 맛보기일 뿐입니다.
- 회의 계획을 위한 6단계
- 회의를 위한 25가지 재미있는 쇄빙선 게임
- 원활한 가상 회의를 위한 7가지 팁
- 직원 회의 아이디어: 팀이 좋아할 7가지 창의적인 전술
ProjectManager는 관리자와 팀이 프로젝트를 더 잘 계획, 관리 및 추적할 수 있도록 지원하는 수상 경력에 빛나는 소프트웨어입니다. 프로젝트 회의를 최대한 활용하고 이를 적용하여 작업을 보다 효율적으로 실행하십시오. Avis, Nestle 및 Siemens의 팀이 당사의 소프트웨어를 사용하여 생산성을 높입니다. 지금 무료로 ProjectManager를 시작하세요.