프로젝트 모니터링 및 제어: 도구 및 단계

프로젝트는 보다 쉽게 ​​관리할 수 있도록 여러 단계로 나뉩니다. 모두 중요하며 특히 프로젝트 모니터링이 중요합니다. 프로젝트 모니터링 및 제어는 프로젝트 관리자가 프로젝트 팀과 함께 구현하는 계획이 차질 없이 진행되도록 하는 방법입니다.

프로젝트 제어에는 프로젝트 일정, 자원 및 비용을 철저히 모니터링하기 위한 많은 단계가 포함됩니다. 물론 프로젝트 모니터링 도구가 있지만 프로젝트 관리의 모든 것과 마찬가지로 설명할 프로세스가 있습니다.

프로젝트 모니터링 및 제어란 무엇입니까?

프로젝트를 모니터링하는 단계에 도달하기 전에 개념을 컨텍스트에 적용해 보겠습니다. 프로젝트 관리 프로세스에는 시작, 계획, 실행, 모니터링, 제어 및 종료의 5단계가 있습니다. 프로젝트 모니터링 및 제어는 프로젝트 수명 주기의 실행 단계와 동시에 발생합니다.

프로젝트 모니터링 및 제어는 프로젝트 성과를 측정하고 프로젝트 계획에 설정된 내용을 준수하는지 확인하는 데 전념하는 프로젝트 관리 단계입니다. 프로젝트 관리자는 프로젝트의 진행 상황과 성과를 면밀히 추적하고, 프로젝트 상태를 검토하고, 잠재적인 문제를 식별하고, 프로젝트를 일정과 예산 범위 내에서 유지하기 위해 필요한 경우 시정 조치를 구현합니다.

프로젝트에서 문제를 찾으려면 진행 상황과 성과를 모니터링할 수 있는 프로젝트 관리 소프트웨어가 필요합니다. ProjectManager는 실시간으로 프로젝트를 모니터링하고 제어하는 ​​데 필요한 도구를 제공하는 수상 경력에 빛나는 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. 프로젝트 관리자는 실시간 대시보드로 전환하여 프로젝트에 대한 높은 수준의 보기를 얻을 수 있습니다. 시간, 비용, 워크로드 등과 같은 메트릭에 대한 프로젝트 데이터를 자동으로 수집하여 읽기 쉬운 그래프와 차트로 표시합니다. 가벼운 소프트웨어와 달리 시간이 많이 걸리는 설정이 필요하지 않습니다. 언제든지 대시보드가 ​​준비되어 있습니다. 지금 무료로 ProjectManager를 시작하세요.

프로젝트 모니터링 및 제어가 중요한 이유는 무엇입니까?

프로젝트 모니터링 및 제어는 프로젝트 관리에 매우 중요하므로 5가지 프로젝트 관리 프로세스 중 하나입니다. 언급한 바와 같이 프로젝트 모니터링은 프로젝트 실행과 함께 진행되어 작업이 완료될 때 일정대로 유지되고 프로젝트 예산에 맞게 유지되도록 합니다.

프로젝트를 일정대로 유지하고 과도한 지출을 피하는 것 외에도 프로젝트 모니터링은 위험을 관리하고 범위 확장을 방지하는 좋은 방법이기도 합니다. 다양한 지표를 추적함으로써 프로젝트 관리자는 위험이 프로젝트에 문제로 나타날 때 조기에 식별할 수 있습니다. 조기 감지는 조기 완화를 의미합니다. 스코프 크리프도 마찬가지입니다. 변경 사항이 프로젝트에 적용되면 변경 요청과 같은 제어 절차를 통해 일정에 부정적인 영향을 미치지 않도록 할 수 있습니다.

프로젝트 모니터링 및 제어를 무시하는 것은 프로젝트를 운명에 맡기는 것입니다. 어쩌면 모두 모일 수도 있고 아닐 수도 있습니다. 그러나 그것은 프로젝트 관리자가 해야 할 일이 아닙니다. 그들은 프로젝트를 계획하고 팀을 할당할 뿐만 아니라 팀이 불필요한 비용을 추가하지 않고 프로젝트 일정에 따라 작업을 실행하도록 하는 책임도 있습니다.

관련 항목: Excel을 위한 12가지 최고의 프로젝트 일정 템플릿

프로젝트 모니터링 단계

프로젝트 관리자가 작업을 예약하고 프로젝트 스폰서가 승인하는 프로젝트 계획을 만든 후에는 프로젝트 실행 단계로 넘어갈 때입니다. 위에서 정의한 바와 같이 프로젝트 모니터링은 프로젝트가 일정과 예산에 따라 실행되는지 확인하기 위해 프로젝트 실행과 함께 수행됩니다. 다음은 프로젝트를 제대로 모니터링하기 위해 수행해야 하는 8단계입니다.

1. 프로젝트 범위 기준선 만들기

프로젝트 범위는 프로젝트 이해 관계자의 기대와 요구 사항을 정의합니다. 진행 상황을 모니터링하기 위해 프로젝트 전체에서 사용됩니다. 프로젝트 범위 기준선은 이러한 기대치와 요구 사항을 캡처하고 프로젝트 실행이 프로젝트 계획과 일치하는지 확인하기 위해 실제 노력에 대해 계획된 노력을 측정하는 데 사용할 수 있습니다. 범위 기준선은 프로젝트 중에 검토 및 수정할 수 있지만 범위 추가를 방지하기 위해 공식적인 변경 제어 프로세스를 통해서만 가능합니다.

2. 프로젝트 일정 기준선 만들기

주요 이해 관계자가 일정을 승인하면 저장합니다. 이를 프로젝트 일정 기준선이라고 합니다. 그런 다음 범위 기준선처럼 프로젝트 전체에서 사용할 수 있지만 이 경우 계획된 프로세스와 실제 진행 상황을 비교하는 데 사용됩니다. 이를 통해 프로젝트 관리자는 프로젝트 편차를 추적하고 수정 조치를 취하여 프로젝트를 정상 궤도에 올릴 수 있습니다. 또한 프로젝트가 일정대로 진행되는지 항상 관심이 있기 때문에 이해관계자 커뮤니케이션에도 도움이 됩니다. 프로젝트 일정 기준선은 또 다른 필요한 프로젝트 제어입니다.

3. 프로젝트 비용 추정 및 프로젝트 예산 정의

프로젝트 비용이 정확할수록 프로젝트 예산이 정확해집니다. 예산을 제출하고 이해 관계자의 승인을 받은 후에는 프로젝트를 제공하기 위해 더 많은 자금을 요청하고 싶지 않습니다. 비용을 정확하게 추정하고 그에 따라 예산을 계획하는 데 사용할 수 있는 다양한 기술이 있습니다. 이제 모든 프로젝트 비용을 모니터링하고 변경 제어 시스템을 사용하여 프로젝트 비용을 추적하고 불일치에 대응해야 합니다. 지출을 모니터링하는 방법으로 실제 비용과 계획된 비용을 비교하는 데 사용할 예산의 기준선을 만들 수도 있습니다.

4. 위험 로그 사용

프로젝트를 모니터링할 때 찾아야 할 가장 중요한 것 중 하나는 위험입니다. 계획 단계에서 프로젝트에 나타날 수 있다고 생각하는 위험을 수집하는 위험 로그를 만들 수 있습니다. 그런 다음 프로젝트에 대한 위험의 잠재적 영향과 위험을 식별하고 완화할 책임이 있는 사람을 기록할 수 있습니다. 또한 어떤 위험을 즉시 처리해야 하는지 또는 기다릴 수 있는지를 결정하는 데 도움이 되도록 우선 순위를 설정할 수 있습니다. 프로젝트를 모니터링하는 동안 위험 로그는 좋든 나쁘든 프로젝트에 영향을 줄 수 있는 문제에 대해 경고를 유지하는 데 도움이 됩니다. 문제가 식별되면 신속하고 효과적으로 대응할 수 있습니다.

5. 변경 로그 사용

프로젝트 모니터링은 변화 감지에 관한 것입니다. 그렇게 할 때 이를 제어하려면 변경 로그가 필요합니다. 변경 로그는 프로젝트에 적용된 변경 사항을 연대순으로 나열한 문서입니다. 이것은 변경 사항의 요약 역할을 하며 프로젝트 관리자가 발생한 모든 변경 사항을 추적하고 전달할 수 있도록 합니다. 이것은 또한 프로젝트 관리자에게 또 다른 커뮤니케이션 도구를 제공하여 프로젝트 이해관계자가 발생한 변경 사항과 적절하게 관리되었음을 이해할 수 있도록 정보를 제공합니다.

6. 품질 관리 절차 수립

시간과 예산 내에서 프로젝트를 제공하는 것의 중요성은 종종 논의되지만 품질의 중요성을 간과하지 마십시오. 제품이나 서비스가 품질 기대치를 충족하지 못하면 실패입니다. 품질 관리 절차는 제품 또는 서비스가 테스트되고 프로젝트 계획에서 설정된 표준을 충족하는지 확인합니다. 오류를 줄이는 데에도 효과적입니다. 따라서 품질 관리 절차를 수립하는 것은 철저한 프로젝트 모니터링의 핵심 부분입니다.

7. 프로젝트 모니터링 도구 사용

프로젝트 모니터링 도구는 프로젝트 모니터링에 필수적입니다. 프로젝트 관리 소프트웨어에는 프로젝트 관리자에게 비용, 자원 또는 시간에 상관없이 프로젝트를 들여다볼 수 있는 창을 제공하는 많은 기능이 있습니다. 프로젝트의 진행 상황 및 성과에 대한 높은 수준의 보기를 제공하는 대시보드, 자세한 상태 보고서 및 기타 유형의 보고를 통해 더 많은 정보를 얻을 수 있으며 리소스 관리 기능까지 포함하여 팀의 성과를 추적할 수 있습니다. 보다 통찰력 있는 모니터링을 위해 실시간 데이터를 얻을 수 있도록 이러한 기능이 있고 클라우드 기반인 프로젝트 관리 소프트웨어를 찾아야 합니다.

8. 프로젝트 보고서 작성

우리는 방금 프로젝트 보고서를 다루었지만 더 자세한 내용이 필요합니다. 프로젝트 보고서는 프로젝트의 현재 상태에 대한 설명을 제공합니다. 상태 보고서는 특정 기간 동안 데이터를 캡처하는 반면 포트폴리오 상태 보고서는 동일하지만 여러 프로젝트에 대해 수행합니다. 그러나 프로젝트 분산, 워크로드 등에 대한 더 많은 보고서가 있습니다. 모든 보고서는 프로젝트를 모니터링하는 데 중요하며 이해 관계자와 공유하여 프로젝트에서 업데이트해야 합니다.

ProjectManager는 강력한 프로젝트 모니터링 소프트웨어입니다.

ProjectManager는 프로젝트 관리자가 프로젝트를 모니터링하고 제어하려는 도구가 포함된 온라인 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. 당사의 소프트웨어는 실시간 데이터를 제공하므로 프로젝트를 있는 그대로가 아니라 있는 그대로 볼 수 있습니다. 또한 당사의 협업 플랫폼은 사무실에 있든, 현장에 있든, 그 중간 어디에서든 모든 사람을 연결 상태로 유지합니다. 이를 통해 커뮤니케이션이 용이해지고 문제를 신속하게 식별하고 해결하여 프로젝트를 순조롭게 진행할 수 있습니다.

맞춤형 보고서

대시보드는 프로젝트에 대한 높은 수준의 개요가 필요할 때 유용하지만 데이터를 더 깊이 파고들고 싶을 때는 맞춤형 보고서를 사용하세요. 몇 번의 키 입력만으로 프로젝트 또는 포트폴리오 상태, 워크로드, 분산 등에 대한 보고서를 생성할 수 있습니다. 보고 싶은 정보만 표시하도록 모든 보고서를 필터링할 수 있습니다. 프로젝트 관리자는 프로젝트를 모니터링할 수 있을 뿐만 아니라 모든 보고서를 다양한 형식으로 공유하거나 이해 관계자 프레젠테이션을 위해 인쇄할 수 있습니다.

리소스 추적

팀, 재료 또는 장비 등 리소스를 모니터링하는 것은 프로젝트 모니터링 프로세스의 중요한 부분입니다. 리소스 관리 도구에는 색으로 구분된 워크로드 차트가 있어 초과 할당된 사람을 쉽게 확인할 수 있습니다. 해당 차트에서 작업을 재할당하고 팀의 워크로드 균형을 조정하여 최대 용량으로 작업할 수 있습니다. 팀 생산성은 일정을 유지하는 데 도움이 됩니다. 또한 안전한 작업표 도구를 사용하여 급여를 간소화하는 것뿐만 아니라 팀의 기록된 시간을 확인하고 프로젝트 계획을 준수하고 있는지 확인할 수도 있습니다.

ProjectManager에는 모든 사람이 선호하는 도구로 작업할 수 있는 여러 프로젝트 보기가 있습니다. Gantt 차트, 칸반 보드, 작업 목록 또는 일정 보기 등 모든 데이터가 실시간으로 업데이트되어 모든 사람이 함께 작업할 수 있습니다. 또한 일정을 벗어나지 않도록 프로젝트 위험을 식별하고 추적하는 데 도움이 되는 위험 관리 기능도 있습니다.

ProjectManager는 팀이 실시간으로 프로젝트를 계획, 관리 및 추적할 수 있도록 지원하는 수상 경력에 빛나는 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. 우리의 많은 모니터링 및 제어 기능은 프로젝트 관리자가 항상 변경 사항을 파악하고 프로젝트 수명 주기 전체에서 관리할 수 있음을 의미합니다. 지금 무료로 ProjectManager를 시작하세요.