프로젝트 조달 관리: 빠른 가이드

게시 됨: 2023-02-11

모든 비즈니스에는 노동력, 원자재, 장비 및 기타 투입물과 같은 자원이 필요합니다. 팀은 리소스를 사용하여 제품 만들기 또는 서비스 제공과 같은 다양한 프로젝트를 실행합니다. 이러한 리소스는 조직에서 구매해야 하며 조달 프로세스는 신중하게 계획하고 실행해야 합니다. 구매관리가 바로 그것이다.

조달 관리 란 무엇입니까?

조달 관리는 생산 투입물의 공급자를 식별, 평가 및 선택하는 주기와 관련된 모든 조치 및 전략을 의미합니다. 여기에는 조달 관리 계획 작성, 품질 테스트, 조달 계약 관리, 구매 실행 및 조직에서 구매가 이루어지는 방식을 제어하는 데 필요한 기타 활동이 포함됩니다.

ProjectManager는 생산 계획을 추적하는 데 이상적이므로 장비, 재료, 부품 또는 프로젝트에 필요한 모든 것을 언제 구매해야 하는지 더 잘 예측할 수 있습니다. Gantt 차트를 사용하여 생산 프로세스의 작업을 매핑하고, 칸반 보드로 워크플로를 자동화하고, 워크로드 차트 및 작업표로 비용을 추적하세요. 지금 무료로 시작하세요.

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조달 관리라는 용어는 대부분의 사람들이 구매 관리와 혼동하지만 비즈니스, 제조 및 프로젝트 관리 모두에서 매우 중요한 큰 차이가 있습니다. 이 두 가지 유사한 개념이 다른 점은 다음과 같습니다.

조달 관리 대 구매 관리

구매 관리는 더 크고 전략적인 조달 관리의 작은 부분에 불과합니다. 구매 관리는 구매 요청, 견적 요청 및 구매 주문과 같은 구매 프로세스를 관리하는 데 사용되는 일련의 문서, 도구 및 절차입니다.

프로젝트 조달 관리란 무엇입니까?

프로젝트 관리 측면에서 조달은 프로젝트 목표를 달성하기 위해 일부 외부 리소스를 구매, 임대 또는 계약해야 하는 경우입니다. 이러한 관계는 프로젝트의 모든 프로세스와 마찬가지로 관리가 필요합니다.

이러한 관계를 관리한다는 것은 비즈니스 수행을 지원하기 위해 회사에서 고용한 외부 벤더로부터 최상의 품질을 얻는 것을 의미합니다. 비용과 시간을 중심으로 하는 공급업체 관리 제약이 있습니다. 조달 관리는 조달의 소싱, 요청, 주문, 신속 처리, 검사 및 조정 프로세스를 보다 효율적이고 생산적으로 처리하는 방법입니다.

그러나 제휴 또는 구매를 하기 전에 제품 및 서비스가 외부 공급업체로부터 필요한지 여부에 대한 질문에 답해야 합니다. 사내에서 상품 또는 서비스를 생산하고 워크아웃 계약을 맺는 것의 장단점을 비교하십시오. 외부 기업과의 관계가 장기적으로 필요하고 비용 효율적인가? 정보에 입각한 결정을 내린 후에야 자신이 취하는 단계가 재정적으로 건전하고 시간 내에 적합하다는 확신을 가지고 앞으로 나아갈 수 있습니다.

조달 관리 계획이란 무엇입니까?

조달 관리 계획은 조달 요구 사항, 지침 및 특정 프로젝트에 대해 조직이 따라야 하는 전반적인 프로세스를 설명합니다. 조달 관리 계획의 복잡성 및 세부 수준은 조직마다 다르지만 기본적으로 조달 관리 계획은 다음과 같아야 합니다.

협력사 선정을 위한 평가 기준 정의
입찰 프로세스 개요
사용할 비용 방법론 식별
비용 편익 분석 포함
조달 활동이 필요한 이유와 조직의 전략적 목표와 어떻게 일치하는지 설명하십시오.
조달 활동 일정 설정
조달 관리 이해 관계자 식별
조달 활동에 대한 KPI 정의
조달 활동에 영향을 미칠 수 있는 자원 제약 또는 프로젝트 가정을 나열하십시오.
일반 법률 및 결제 조건 정의
다양한 조달 관리 역할 및 책임 설명
조달 프로젝트의 예상 비용 포함
구매 및 완화 전략에 영향을 미칠 수 있는 잠재적 위험을 나열합니다.
구매 요청, 구매 주문, 제안 요청 및 견적 요청과 같은 조달 계약 및 문서를 포함합니다.

조달 문서

조달 프로세스에 필요한 여러 문서가 있습니다. 다음은 가장 중요한 것 중 일부입니다.

정보 요청(RFI)

이 문서는 공식적인 정보 수집 프로세스에 사용됩니다. 계약을 원하는 상품 및 서비스 공급업체를 대상으로 합니다. RFI는 조달 관리자가 필요한 것을 원하는 때에 원하는 가격으로 제공할 공급업체를 찾는 데 도움이 됩니다.

제안 요청서(RFP)

조직이 벤더나 계약자와 계약을 맺으려 할 때 수행하려는 작업을 설명하는 RFP를 발송합니다. 그런 다음 이 문서는 다양한 엔터티가 해당 작업을 수행하는 데 대한 설명과 가격을 캡처하며, 여기서 가장 좋은 만능 거래를 제공할 때 하나를 선택할 수 있습니다.

견적 요청(RFQ)

이 프로세스는 벤더에게 프로젝트 또는 기타 벤처에 사용될 항목에 대한 가격 견적을 제출하도록 요청하는 데 사용됩니다. 이를 통해 발신자는 작업을 위해 경쟁하는 다른 잠재적 공급업체와 가격을 비교할 수 있습니다. 누구와 계약할지에 대한 올바른 결정을 내리는 데 필수적인 부분입니다.

구매관리 프로세스

공급업체로부터 상품을 조달할 준비가 되면 프로젝트 조달 관리는 4가지 프로세스로 분류됩니다.

1. 계획 조달 관리

조달은 프로젝트의 계획 단계에서 먼저 식별됩니다. 모든 외부 계약자에게는 계약 중인 작업을 요약한 문서 역할을 하는 작업 명세서(SOW)가 있어야 합니다.

그러나 계약 전에 여러 계약자가 작업에 입찰할 수 있는 제안 요청이 있으며 프로젝트 관리자는 입찰을 통해 계약을 받을 사람을 결정할 수 있습니다.

이러한 요청은 프로젝트 전반에 걸쳐 안내 문서 역할을 하므로 신중하게 고려됩니다. 구체적일수록 좋습니다. 이것은 나중에 혼란을 피하고 더 정확한 계획을 세우는 데 도움이 됩니다. 이 프로세스는 요구 사항 문서, 위험 등록부, 활동 자원 요구 사항, 프로젝트 일정, 활동 비용 견적 등을 포함하는 조달 관리 계획에 수집됩니다.

이러한 결정을 안내하기 위해 제작 또는 구매 분석과 같은 도구와 기술이 있으며, 이는 활동에 외부 공급업체가 필요한지 또는 사내에서 수행할 수 있는지를 결정하는 데 도움이 됩니다. 전문가의 도움을 구하고, 시장 조사를 하고, 이해 관계자들과 만나는 것도 이러한 결정을 내리는 데 도움이 됩니다.

2. 조달 수행

첫 번째 단계의 서류 작업을 마친 후 조달 수행 단계는 돌아오는 입찰을 연구하고 수락할 입찰을 결정하는 단계입니다. 그러나 결정하기 전에 어떤 입찰이 프로젝트에 가장 적합하고 물류 관리에 적합한지 결정하는 기준이 있어야 합니다. 그런 다음 계약에 서명하고 프로젝트 관리 계획을 업데이트합니다.

입찰자와의 회의를 통해 승자를 결정하고, 제안을 평가하는 기술을 갖고, 입찰이 정상적인 범위 내에 있는지 확인하기 위한 독립적인 견적을 가집니다. 그들의 관점을 얻기 위해 당신이 계약하고 있는 분야의 전문가들의 조언을 구하는 것은 나쁠 것이 없습니다.

적용할 수 있는 분석 기술도 있습니다. 광고는 가능한 가장 넓은 그물을 던지고 있는지 확인하는 좋은 방법이므로 모든 잠재적 입찰자를 기반으로 결정할 수 있습니다. 그런 다음 귀하의 요구와 계약자를 충족시키기 위해 최종 계약을 조정하는 데 필요한 조달 협상이 있습니다. 구매 주문서를 사용하여 주문한 상품/서비스의 가격, 수량, 배송 기간 및 지불 조건을 문서화해야 합니다. 귀하와 귀하의 공급업체가 같은 페이지에 있음을 확인하는 법적 구속력이 있는 문서입니다. 구매 주문서 템플릿을 사용하면 프로젝트에 맞는 템플릿을 만들 수 있습니다.

3. 통제 조달

계약이 체결되면 해당 계약자의 관리는 전체 관리 책임으로 통합되어야 합니다. 계약자는 예산과 일정에 부정적인 영향을 미쳐 프로젝트가 궤도를 벗어나거나 악화될 수 있습니다.

따라서 계약자가 계약에 명시된 요구 사항을 충족하는지 확인하기 위해 계약자 계약을 검토하고 진행 상황 업데이트를 받고 작업 성과를 검토하려면 정기적인 상태 업데이트가 필요합니다. 그들이 하는 일의 전문가이기 때문에 계약자를 고용하더라도 작업이 계획대로 진행되고 있는지 확인하기 위해 여전히 그들의 작업을 모니터링하고 추적해야 합니다.

변경 제어 시스템을 계약하고 작업이 제대로 진행되고 있는지 확인하기 위한 검사 및 감사를 포함하여 정기적인 조달 성과 검토를 받는 것이 가장 좋습니다. 성과 보고는 관리자에게 정보를 제공하는 데에도 도움이 됩니다. 청구 관리 및 기록 관리 시스템뿐만 아니라 지불 시스템도 마련되어야 합니다. 작업 지시에는 성능 모니터링을 용이하게 하기 위해 계약자가 수행하는 작업에 대한 모든 세부 정보가 포함되어야 합니다.

4. 조달 종료

조달을 시작하는 프로세스가 있는 것처럼 이를 마무리하는 프로세스가 필요합니다. 완료된 작업을 구성하는 항목은 계약자와의 초기 계약에 자세히 설명되어야 작업이 완료되는 시점에 대해 어느 쪽이든 혼란이 발생하지 않습니다.

보험 및 채권은 또한 일반적으로 공식적인 책임 면제를 요구합니다. 이를 통해 계약의 가치 및 완료 날짜와 관련된 미결 변경 사항이 없는지 확인합니다.

조달 감사는 구조화된 조달 협상뿐만 아니라 이 프로세스에 도움이 됩니다. 조달 프로세스의 이 단계와 관련된 모든 서류 작업을 관리하려면 기록 관리 시스템도 필요합니다.

조달에서 프로젝트 관리자의 역할은 무엇입니까?

프로젝트 관리자는 프로젝트 관리 프로세스에서 제어하는 다른 측면과 마찬가지로 조달에 관여합니다. 그러나 이것은 프로젝트의 다른 부분과 동일한 권한으로 소유하지 않을 수 있는 프로세스입니다.

프로젝트 관리자는 회사를 대신하여 계약자와 계약을 체결할 권한이 있지만 프로젝트 관리자는 해당 계약을 한 번 관리하는 사람이 아닌 경우가 많습니다. 그럼에도 불구하고 프로젝트 관리자가 루프에 참여하는 것이 중요합니다.

이는 PMBOK(Project Management Body of Knowledge)에 설명된 대로 프로젝트 조달 관리 지식 영역 내의 6가지 프로세스를 알고 있음을 의미합니다. 첫 번째는 구매 및 인수 계획이며, 이는 프로젝트에 필요한 외부 리소스를 결정하는 것을 의미합니다. 프로젝트 관리자는 전체 프로젝트 요구 사항에 대해 더 잘 알고 있으므로 이를 제어할 수 있습니다.

계획 계약은 회사가 이러한 제품 또는 서비스를 제공하는 것을 포함하여 필요한 모든 제품 또는 서비스에 대한 요구 사항을 만드는 것입니다. 그들은 회사를 소수로 좁힌 다음 일반적으로 구매 부서의 납품인 판매자를 선택하여 판매자 응답을 요청합니다.

계약 관리는 공급업체와의 계약 관리입니다. 프로젝트 관리자는 공급업체의 계정 관리자와 매일 작업합니다. 계약이 이행되면 계약 종료가 있습니다. 이것은 일반적으로 구매 부서에서 처리합니다.

ProjectManager가 조달에 도움이 되는 방법

프로젝트의 다른 부분과 마찬가지로 올바른 도구를 사용하면 프로젝트 관리 조달을 보다 효과적으로 수행할 수 있습니다. ProjectManager는 조달 계약을 계획할 수 있는 온라인 Gantt 차트를 제공하여 조달 시작 시기와 종료 예정 시기를 기록합니다. 상태 업데이트는 즉시 반영되며 계약자의 진행 상황을 추적하여 프로젝트가 일정대로 진행되는지 확인할 수 있습니다. Gantt 차트는 프로젝트의 특정 시간에 자료를 가져와야 하는 경우 자료 예약에 도움이 될 수 있습니다.

ProjectManager는 온라인 상태이므로 조달 지불을 포함한 모든 상태 업데이트가 실시간 대시보드에 즉시 반영됩니다. 그런 다음 실시간 대시보드는 이러한 수치를 가져와 해당 데이터를 처리하여 읽기 쉬운 그래프와 차트로 제공합니다. 이제 프로젝트가 순조롭게 진행되고 있는지 확인하고 프로젝트에 대해 이루어진 모든 조달을 관리할 수 있습니다.

프로젝트에 대한 6가지 주요 지표를 보여주는 ProjectManager의 대시보드 보기