프로젝트 시간 관리: 전략, 팁 및 도구

프로젝트 관리와 관련하여 시간은 당신의 편이 아닙니다. 일이 쌓이고 마감일이 빨리 다가옵니다. 프로젝트 관리자는 시간과 공간을 입찰에 맞추는 방법을 찾지 못했지만 작업에 소요되는 시간을 관리하는 데 사용할 수 있는 시간 관리 기술이 있습니다.

아니요, 공상과학 소설이 아니라 프로젝트 시간 관리 입니다. 프로젝트 시간을 관리하려면 프로젝트 수명 주기 전반에 걸쳐 작업을 계획, 스케줄링, 모니터링 및 제어해야 합니다. 그러나 우리는 우리 자신보다 앞서 가고 있습니다. 처음부터 시작하겠습니다.

프로젝트 시간 관리란 무엇입니까?

프로젝트 시간 관리는 특정 일정 내에 프로젝트를 완료할 수 있도록 작업을 분석하고 타임라인을 개발하는 프로젝트 관리 프로세스입니다.

프로젝트 시간 관리에는 6단계가 있습니다.

1. 활동 정의: 프로젝트의 최종 결과물을 생성하는 데 필요한 모든 작업을 정의합니다.
2. 활동 순서: 작업 및 결과물의 순서를 설정합니다.
3. 리소스 추정: 작업을 완료하고 결과물을 생성하는 데 필요한 리소스(수량 포함)를 식별합니다.
4. 기간 추정: 각 작업을 완료하는 데 걸리는 시간을 파악하고 전체 프로젝트 타임라인의 기간을 추정합니다.
5. 일정 개발: 위의 정보를 사용하여 프로젝트 일정을 만듭니다.
6. 일정 관리: 위험을 완화하고 프로젝트 일정이 실행될 때 변경 사항을 해결하기 위한 전략을 개발합니다.

위의 시간 관리 단계에는 프로젝트 팀의 의견이 필요하지만 가능한 한 정확하려면 프로젝트에 관련된 이해 관계자 및 기타 당사자의 의견도 필요합니다. 프로젝트 시간 관리 계획은 고정되어 있지 않으며 프로젝트의 수명 주기 전반에 걸쳐 검토 및 수정해야 합니다.

프로젝트 시간 관리가 왜 중요한가요?

프로젝트는 위협적입니다. 할 일은 많은데 보통 시간이나 돈은 거의 없습니다. 비용과 시간이 많이 소요될 수 있는 실수는 허용되지 않습니다. 이해 관계자는 확실성을 좋아하며 모든 것이 시계처럼 작동할 것이라고 약속할 수는 없지만 시간을 관리하기 위해 최선을 다할 수는 있습니다.

프로젝트 시간 관리는 프로젝트를 작업과 같이 관리하기 쉬운 부분으로 나눌 수 있는 기회를 제공합니다. 실제로 프로젝트 시간 관리는 작업 관리 및 리소스 관리와 완벽하게 작동하여 일정을 유지합니다.

프로젝트의 각 작업에 시간을 할당하여 프로젝트 타임라인을 제어하고 예정대로 전달할 수 있습니다. 할 일 목록이든 더 강력한 프로젝트 관리 소프트웨어이든 상관없이 작업의 우선 순위를 지정하고 종속성을 식별하며 이정표를 설정하여 진행 상황을 추적할 수 있습니다.

프로젝트 관리 소프트웨어는 움직이는 모든 부분을 관리하는 데 도움이 될 수 있습니다. ProjectManager는 팀의 작업을 실시간으로 추적할 수 있는 시간 관리 도구를 갖춘 클라우드 기반 소프트웨어입니다. 또한 라이브 대시보드와 원클릭 보고를 통해 개요를 볼 수 있습니다. 지금 ProjectManager를 무료로 사용해 보세요!

시간 관리 전략

프로젝트에서 프로젝트 시간을 관리하기 위한 많은 전략이 있습니다.

• 위의 6단계를 따르십시오. 이것은 작업을 구성하고 일정을 잡는 데 중요합니다. 시간을 어떻게 보내고 있는지 알아야 합니다. 여기에는 자신과 팀의 로깅 시간이 포함됩니다.
• 각 작업에 소요되는 시간 확인: 이를 예상 시간과 비교하십시오. 불일치가 있으면 그 이유를 살펴보고 일정을 조정하십시오. 아마도 그 작업은 하루 중 가장 먼저 하는 것이든 일주일 중 가장 먼저 하는 것이든 팀이 신선할 때 수행되어야 합니다.
• 작업에 집중: 작업 목록을 정리하세요. 간단한 할 일 목록을 사용하든 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하든 기한을 기준으로 작업을 정리하여 언제 완료해야 하는지 확인하세요.
• 무엇을 하든지 과도하게 커밋하지 마십시오. 때로는 너무 많은 시간이 걸리는 작업을 남겨두고 다음 작업으로 이동하는 것이 가장 좋습니다. 직관에 어긋나는 것처럼 보일 수 있지만 이것이 바로 프로젝트 시간 관리의 핵심입니다. 바로 효율성입니다.
• 80/20 규칙 사용: 80/20 규칙은 결과의 80%가 작업의 20%에서 나온다고 말합니다. 이것이 의미하는 바는 작업과 시간의 우선 순위를 지정하여 작업 부하를 최적화하는 방법을 배우는 것입니다.
• 올바른 프로젝트 시간 관리 도구 사용: 프로젝트 관리 소프트웨어는 하루 중 지루한 작업을 간소화하고 자동화하여 시간을 절약할 수 있습니다.

프로젝트 시간 관리 도구 예

프로젝트 시간 관리를 다루는 많은 소프트웨어 도구가 있습니다. 몇 가지 기본 사항은 다음과 같습니다.

작업표

시간표는 필수입니다. 팀은 급여를 받기를 원하며 작업표는 급여 프로세스를 간소화하는 동시에 프로젝트 관리자에게 팀이 작업에 소비하는 시간에 대한 통찰력을 제공합니다. 관리자는 성과를 추적하여 누가 잘 하고 있으며 일정을 다시 잡기 위해 추가 리소스가 필요한 사람을 확인할 수 있습니다.

보고서

프로젝트 진행 상황과 팀 성과에 대한 더 많은 데이터를 얻으려면 프로젝트 보고를 사용하십시오. 대부분의 프로젝트 관리 소프트웨어에는 상태 보고서, 시간 및 비용에 대한 보고서와 같은 여러 프로젝트 보고서가 있습니다. 그들은 모두 프로젝트와 시간이 사용되는 방식에 대해 서로 다른 관점을 제공합니다.

일정 기준

진행 상황을 정확하게 추적하려면 기준선을 설정해야 합니다. 베이스라인은 프로젝트 일정 계획을 캡처하므로 계획을 실제 진행 상황과 비교할 수 있습니다. 클라우드 기반 소프트웨어는 실시간 추적 데이터를 제공하고 프로젝트가 궤도에서 벗어나고 있는지 확인할 수 있습니다.

과거 데이터

일정을 유지하려면 정확한 시간 추정이 필요합니다. 이를 조사하는 가장 좋은 방법 중 하나는 귀하의 프로젝트를 과거의 유사한 프로젝트와 비교하는 것입니다. 이 기록 데이터를 사용하면 예상 소요 시간을 보다 명확하게 파악할 수 있습니다.

시간 관리 팁

하나는 할 일 목록을 유지하는 것입니다. 프로젝트 시간을 관리하기 위한 분명한 단계처럼 들리지만, 얼마나 많은 사람들이 더 생산적으로 일하려고 할 때 의도하지 않은지 놀라게 될 것입니다. 종이 조각에 작업을 유지하거나 포스트잇으로 화면을 어지럽히는 것은 중요한 작업을 놓치는 확실한 방법입니다.

다음으로 방해 요소를 관리해야 합니다. 많은 인력이 원격으로 또는 집에서 일을 하고 있기 때문에 이는 큰 문제가 되었습니다. 여유 공간이 있으면 생활 공간의 한적한 곳에 홈 오피스를 설치하십시오.

마지막으로 자신을 위한 일정을 만드십시오. 집에서 일하든 사무실에서 일하든 시간 차단은 일정이 느슨해지지 않도록 하는 최선의 방어책입니다. 프로젝트의 작업 예약은 거시적이며 작업 예약은 미시적입니다. 그들은 함께 시간 주위에 단단히 매듭을 묶고 시간을 최대한 활용합니다. 이 모든 작업을 수행하면 효과적으로 시간을 관리하고 시간 관리 기술을 향상시킬 수 있습니다.

ProjectManager가 프로젝트 시간 관리를 돕는 방법

이 모든 것 이상을 수행할 수 있는 프로젝트 관리 소프트웨어가 있습니까? 예. ProjectManager는 실시간 데이터를 제공하여 소요 시간을 추적하여 진행 상황을 모니터링할 수 있는 클라우드 기반 소프트웨어입니다. 하지만 이는 프로젝트 시간을 효율적으로 관리하고 추적할 수 있도록 ProjectManager가 할 수 있는 일의 시작에 불과합니다.

Gantt 차트에서 처음부터 끝까지 계획 만들기

ProjectManager의 온라인 Gantt 차트에서 작업을 구성하십시오. 종속성을 연결하고 이정표를 설정할 수 있을 뿐만 아니라 프로젝트의 주요 경로를 필터링할 수도 있습니다. 일정이 정해지면 기준선을 설정하면 일정 계획이 잠깁니다. 이제 진행 상황에 대한 실시간 데이터를 수집하면서 기준선과 비교할 수 있습니다. 일정을 벗어나고 있는지 즉시 파악하고 더 큰 문제가 되기 전에 정상 궤도로 돌아오십시오.

견고한 작업표에서 시간 추적

ProjectManager의 보안 작업표 기능으로 예산과 시간을 정확하게 관리하십시오. 팀이 동일한 작업을 수행하는 경우 지난 주 작업을 자동으로 채우거나 복사할 수 있는 작업표 설정 시간을 절약할 수 있습니다. 팀이 과제를 수행할 때 관리자는 진행 상황을 투명하게 확인하여 일정을 준수하는지 확인합니다. 팀원이 작업표를 제출하면 잠겨 있고 보안이 유지됩니다. 하나의 기능에서 시간을 추적하고, 더 정확한 추정치를 얻고, 인건비를 관리할 수 있습니다.

팀의 리소스를 쉽게 관리하세요

팀은 일이 너무 많으면 생산적이지 못합니다. 워크로드의 균형을 유지하면 프로젝트가 적절한 클립으로 진행되고 시간이 절약됩니다. 색상으로 구분된 워크로드 차트와 같은 ProjectManager의 리소스 관리 기능을 사용하여 팀의 작업 할당을 확인하십시오. 누군가에게 너무 많은 할당이 있는 경우 차트에서 바로 작업을 재할당하고 프로젝트를 원활하게 실행할 수 있습니다.

ProjectManager는 수상 경력에 빛나는 소프트웨어로 수만 개의 팀에서 프로젝트 시간을 관리하고 보다 생산적으로 작업하는 데 사용합니다. Bank of America 및 Ralph Lauren에 이르기까지 NASA와 같은 다양한 조직에서 일정을 유지하기 위해 당사 소프트웨어를 사용하는 이유를 알아보십시오. 지금 무료로 ProjectManager를 사용해 보십시오.