이메일 교정을 위한 11가지 팁
게시 됨: 2020-12-14이메일을 통해 우리는 빛의 속도로 의사소통을 하거나 잘못된 의사소통을 할 수 있습니다. 그렇기 때문에 이메일 교정은 매우 중요합니다. 문법 오류, 잘못된 링크 및 누락된 첨부 파일은 전문성 부족을 나타내며 혼란스러운 문장은 잘못된 메시지를 보낼 수 있습니다.
견고한 이메일 마케팅 전략은 대부분의 디지털 마케팅 캠페인의 핵심이므로 이메일이 항상 전문적이고 세련되게 보이는 것이 중요합니다. 효과적인 이메일 교정에 대한 이 가이드는 다음 팁을 따르는 한 도움이 될 수 있습니다.
- 휴식을 취하다
- 평소 실수를 알고
- 교정 도구 사용
- 주제 및 헤드라인 확인
- 이름과 대명사 확인
- 소리내어 읽기
- 링크 및 첨부 파일 확인
- 사실 및 날짜 확인
- 톤을 확인하세요
- 단순화
- 지원을 가져와
1. 휴식을 취하다
오류를 만든 것과 같은 사고 방식을 유지하면서 오류를 수정하는 것은 어렵습니다. 잠시 휴식을 취하거나 산책을 하거나 잠시 동안 다른 일을 하고 다시 돌아와서 작성한 내용을 다시 읽으십시오.
당신의 두뇌가 신선할 때 모호한 표현, 혼란스러운 단어 조합, 문법적 오류를 훨씬 더 쉽게 발견할 수 있을 것입니다. 영업 프레젠테이션, 뉴스레터 및 자동 이메일과 같이 많은 사람들에게 전달될 중요한 메시지를 다음날 교정하십시오.
2. 평소의 실수를 안다
자신의 패턴을 알고 있다면 컴퓨터의 찾기/변경 기능(대부분의 브라우저와 앱의 "편집" 메뉴에서)을 사용하여 패턴을 확인할 수 있습니다.
습관이 되는 몇 가지 일반적인 오류는 다음과 같습니다.
- 마침표 뒤에 두 줄 간격
- 메시지를 약화시키는 "그냥" 또는 "종류의"와 같은 불필요한 수식어 사용
- "the" 대신 "teh"와 같은 일반적인 오타
- 복수형의 아포스트로피 오용
- 그들의/거기/그들이 또는 너무/두/두와 같은 특정 단어를 혼동
- 너무 많거나 충분하지 않은 쉼표 사용
3. 교정 도구 사용
브라우저나 이메일 프로그램에 입력하는 동안 문법과 구두점을 확인할 수 있는 무료 플러그인이 있다는 것을 알고 계셨습니까? Grammarly는 가장 인기 있고 무료 버전은 진정한 일꾼입니다. 단어 및 구두점과 관련된 모든 종류의 문제를 표시하는 확장된 버전의 맞춤법 검사와 같습니다.
직접 사용하고 팀에 추천하면 모든 서면 커뮤니케이션이 전문적이고 세련된 것처럼 보일 수 있습니다.
4. 주제 및 헤드라인 확인
제목 줄의 오류는 교정할 때 가장 마지막에 보게 되는 오류이지만 독자가 가장 먼저 보게 되는 오류입니다. 제목 라인을 다시 한 번 살펴보십시오.
Constant Contact의 이메일 마케팅 도구를 사용하여 전문적인 뉴스레터 및 캠페인 형식을 지정하는 경우 이 조언은 헤드라인 및 주제 제목에도 적용됩니다. 헤드라인의 오류를 간과할 가능성이 높지만 고객은 그렇지 않습니다.
5. 이름 및 대명사 확인
간과하기 쉬운 또 다른 부분은 수취인의 이름입니다. 많은 사람들이 자신의 이름의 철자가 틀리는 것을 보는 것을 매우 싫어합니다. 이것은 거래를 방해할 수 있으므로 기억에 의존하지 마십시오. 출처를 확인하여 받는 사람의 이름을 올바르게 입력했는지 확인하십시오. 편지 병합 기능을 사용하는 경우 데이터베이스의 연락처 이름에 오류가 없는지 확인하는 것이 중요합니다.
대명사에 대한 가정에 주의하십시오. 현대 대명사 사용은 유연할 수 있습니다. 요즘 많은 사람들이 이메일 서명란에 자신이 선호하는 대명사를 기재합니다. 그래서 당신은 당신이 그/그녀, 그들/그들 또는 그/그와 대화하고 있는지 쉽게 결정할 수 있습니다. 누군가가 자신의 선호하는 대명사를 명확하게 명시했다면 이를 존중하는 것이 현명합니다.
6. 소리내어 읽기
메시지가 명확하고 아이디어의 흐름이 원활한지 확인하려면 큰 소리로 읽으십시오. 어색함이나 명확성이 부족함을 즉시 알아차릴 수 있습니다.
컴퓨터에서 메시지를 다시 읽을 수 있습니다. "음성" 명령에 대해 사용 중인 앱의 "편집" 메뉴를 확인하세요. 앱에 음성 기능이 있는 경우 다시 듣고 싶은 텍스트를 강조 표시하고 "말하기 시작"을 선택합니다. 읽는 동안 화면에서 눈을 떼고 구두점과 언어 선택이 컴퓨터를 올바른 어조로 안내하는지 확인하십시오.
7. 링크 및 첨부파일 확인
대부분의 사람들은 "이 문서를 마지막 이메일에 첨부하려고 했습니다." 또는 "죄송합니다. 링크가 작동하지 않습니다. 올바른 링크입니다."라는 후속 메시지를 보내야 했습니다.
이는 저지르기 쉬운 실수이지만 시간을 내어 교정하면 피하기도 쉽습니다. 이메일의 모든 링크를 수동으로 확인하여 작동하는지 확인하고 전송하기 전에 첨부하려는 모든 링크가 있는지 확인하십시오.
8. 사실 및 날짜 확인
또 다른 일반적인 실수는 이메일에서 숫자를 혼동하는 것입니다. 예를 들어, 시간대를 지정하지 않거나, 금액을 유로에서 달러로 변환하는 것을 잊거나, 실수로 존재하지 않는 날짜/날짜 조합을 지정할 수 있습니다. 목요일.
이러한 오류는 범하기 쉽지만 결과적으로 발생하는 혼란을 해결하는 데 많은 시간이 소요될 수 있습니다. 잘못된 정보를 반복해서 보낼 경우 신뢰할 수 있는 정보원이라는 신뢰를 손상시킬 수 있습니다.
이메일에 있는 숫자와 날짜를 빠르게 훑어보는 데는 잠시 시간이 걸립니다.
9. 톤 확인
톤이 까다로울 수 있습니다. 어떤 사람에게는 전문적이라고 읽히는 것이 다른 사람에게는 간결하고 갑작스럽게 느껴질 수 있는 반면, 따뜻하고 친근한 메시지가 독자에게는 가짜이거나 심지어 냉소적으로 보일 수 있습니다. 이러한 차이는 개인적일 뿐만 아니라 문화적 차이입니다. 그리고 이미 받는 사람과 마찰이 있는 경우 의심의 여지가 있는 이점을 제공하지 않을 수 있습니다.
메시지에 잡담을 포함하지 않았다면 한두 구절을 추가하십시오. "당신의 가족이 건강하기를 바랍니다." 또는 "다음 주에 프레젠테이션이 잘 되길 바랍니다."와 같이 자신보다는 독자에게 초점을 맞춘 유쾌한 형식으로 메시지를 열고 닫으십시오.
10. 단순화
좋은 편집은 추가하는 것이 아니라 불필요한 단어나 불필요한 문장과 같은 것을 제거하는 것입니다. 교정할 때 메시지를 단순화하고 줄일 수 있는 방법을 찾으십시오.
이메일은 짧을수록 좋습니다. 대부분의 메시지는 단어 수를 절반으로 줄이면 향상될 수 있습니다. 사람들은 바쁘고 너무 길게 인식하는 메시지를 무시합니다. 사람들에게 당신이 그들을 존중한다는 것을 보여주는 가장 좋은 방법은 그들의 시간과 관심을 존중하는 것입니다.
복잡한 단어를 간단한 단어로 교체하십시오. 긴 문장을 줄이십시오. 긴 단락을 나눕니다. 이메일의 경우 각각 100단어 이하의 단락을 사용하는 것이 가장 좋습니다.
한 문장으로 된 단락은 강력할 수 있습니다.
11. 지원 가져오기
잠재 고객에 대한 영업 프레젠테이션, 공급업체와의 섬세한 협상 또는 몇 달 동안 모든 신규 구독자에게 보낼 환영 메시지와 같이 매우 중요한 이메일을 작성하는 경우 도움을 요청하십시오.
두 번째 사람은 당신이 의도한 정신으로 항상 당신의 말을 읽을 것이기 때문에 당신이 결코 볼 수 없는 당신의 글에서 무언가를 볼 수 있습니다. 메시지나 어조를 잘못 해석하는 방법이 있으면 두 번째 독자가 알아차릴 수 있습니다.
이메일을 사용하세요
Constant Contact에서 제공하는 템플릿과 도구를 사용하면 전문적인 이메일을 쉽게 보낼 수 있습니다. 이 이메일 교정 팁을 따르면 귀하의 비즈니스가 항상 세련되고 흠잡을 데 없이 보일 것입니다.