구매 관리: 모범 사례가 포함된 방법 가이드

구매 관리는 조직에 공급을 잘 유지하는 데 중요합니다. 구매 주문부터 재고 관리까지 팀이 필요한 물품을 갖추도록 하는 프로세스가 필요합니다.

구매 주문 처리를 어떻게 관리합니까? 조달 부서의 내부 및 외부와 재고를 구매할 때 따라야 할 몇 가지 모범 사례를 살펴보겠습니다.

구매 관리란 무엇입니까?

구매 관리는 외부 공급자로부터 품목을 조달하는 프로세스입니다. 구매 주문서의 구매, 접수, 검토 및 승인을 관리하는 것입니다. 구매 관리에는 공급업체와의 관계 관리도 포함됩니다.

구매 관리의 관계 부분은 프로세스의 가장 중요한 측면 중 하나입니다. 구매 프로세스의 모든 단계가 중요하지만 좋은 협력 관계가 없으면 문제가 발생합니다. 회사와 공급업체의 관계가 좋아질수록 구매가 더 원활해집니다.

구매 관리를 단순히 상품과 서비스를 구매하는 것 이상으로 봐야 합니다. 구매 프로세스에는 자재 및 출처 조사, 인도물이 정시에 제공되는지 확인, 품질 검사, 철저한 재고 관리 및 회계가 포함됩니다.

ProjectManager는 보드, 목록 및 Gantt 차트와 같은 여러 보기에서 구매를 관리할 수 있는 클라우드 기반 작업 관리 소프트웨어이며 실시간으로 구매를 추적합니다. 라이브 대시보드는 시간 및 비용과 같은 여러 메트릭을 캡처하고 자동으로 데이터를 계산하여 조달을 모니터링하는 데 도움이 됩니다. 지금 ProjectManager를 사용해 보세요!

구매 관리의 이점

돈이 핵심이고 구매 관리의 이러한 측면에 주의를 기울이지 않으면 비즈니스의 수익에 부정적인 영향을 미칩니다. 구매 관리는 귀하의 이익이 지출보다 높다는 것을 보여주는 문서를 컴파일하여 조달 관리에 도움이 될 것입니다.

• 비용 절감: 비용 절감은 기업이 구매 관리를 통해 얻을 수 있는 가장 큰 이점입니다. 여기에는 최적의 가격과 조건을 확보하여 조달 부서를 보다 효율적으로 운영하는 것이 포함됩니다. 구매 부서는 또한 균열을 통해 떨어질 수 있는 보증 및 할인을 활용할 수 있습니다.
• 위험 감소: 구매 관리는 위험을 줄이고 공급망을 안전하게 유지할 수 있습니다. 위험은 공급업체와 공유되며 잠재적으로 위험을 처리할 수 있는 공급업체로 이전할 수 있습니다. 구매 부서는 또한 주요 공급품을 식별하고 공급망이 안전한지 확인할 수 있습니다.
• 소프트웨어: 기술은 공급망 문제를 식별하고 효율성을 추가하는 소프트웨어를 사용하여 구매 관리에 추가할 수 있습니다.
• 공급망 관리: 공급망은 상품과 서비스의 흐름입니다. 공급망 관리는 기업이 공급측 활동을 간소화하여 고객에게 최고의 가치를 제공하는 데 도움이 됩니다. 이를 통해 시장에서 경쟁 우위를 확보할 수 있으며 이는 보다 실행 가능한 비즈니스로 이어집니다.
• 재고 관리: 재고 관리는 기업의 구매를 통제하고 감독하는 것입니다. 구매 관리는 승인을 사용자 정의하여 재고 관리 프로세스를 간소화하여 재고 재고를 개선하는 데 도움이 됩니다. 이는 효율성을 높이고 비용을 절감합니다. Kanban 재고 관리는 이를 제어하는 ​​한 가지 방법입니다.
• 공급업체 관계 관리(SRM): 관계는 구매 관리의 핵심입니다. 회사와 공급업체 모두에게 이익이 되는 방법입니다. 공급업체가 비즈니스와 협력하고 장기적인 관계에 투자하면 둘 다 승자가 됩니다. 따라서 이러한 관계를 관리하는 것이 중요합니다. 구매 관리 시스템은 실시간 재고 재고 데이터를 추적하고 회사를 연결하여 공급업체 관계를 개선합니다.
• 품질 관리: 품질은 또한 품질에 대한 목표 성능 수준을 설정하고 이를 추적하여 충족되고 있는지 확인함으로써 이점을 얻습니다. 내구성 및 배송 적시성과 같은 지표는 제품의 전반적인 품질을 향상시킬 수 있습니다.

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구매 주기 단계

구매 주기 전반에 걸쳐 기업은 요구 사항 결정, 공급업체 조사, 가치 분석, 검토 프로세스, 주문 모니터링 및 평가 등을 수행합니다.

구매 프로세스의 7단계는 다음과 같습니다.

1. 구매 요청 생성

구매 요청은 상품 또는 서비스를 구매하는 데 사용되는 내부 문서입니다. 구매 요청은 비즈니스 운영 또는 제조를 위한 것일 수 있습니다. 구매 요청에는 재화 또는 서비스를 요청하는 사람의 이름과 부서, 요청 날짜, 요청한 제품 또는 서비스, 품목 설명, 수량 및 가격이 포함됩니다.

2. 예산 승인

예산은 재화나 서비스를 구매하는 데 사용되는 할당된 돈입니다. 예산은 항목에 할당된 충분한 돈이 있는지 확인합니다. 구매 예산이 확정되면 구매 승인 권한을 가진 관리자에게 제출해야 합니다.

3. RFP 작성

제안 요청은 작업을 설명하고 제안과 관련된 상품 또는 서비스에 대한 공급업체의 입찰을 요청합니다. 모든 구매 관리 프로세스에 RFP가 포함되는 것은 아니지만 공급업체와의 관계를 표준화하고 최고 품질에 대해 최상의 가격을 얻을 수 있는 좋은 방법입니다.

4. 공급업체 선정

RFP를 받은 후 공급업체를 선택해야 합니다. 공급업체 선택 스코어카드를 사용하면 특성, 전략적 연계, 비즈니스 정책 및 작업하거나 사용하지 않을 제약 조건을 자세히 설명하여 선택을 축소하는 데 도움이 될 수 있습니다. 귀하의 기준에 맞는 비용, 시간 및 품질로 RFP에 응답하는 적절한 공급업체가 있으면 협상할 수 있으며, 이는 다음 단계로 이어집니다.

5. 구매 주문 생성

조건에 동의하는 공급업체가 있으면 구매 주문(PO)을 생성할 차례입니다. 구매 주문서는 구매자가 판매자에게 보내는 구속력 있는 문서입니다. 구매 주문과 구매 요청의 차이점은 후자가 계약이라는 점입니다. 회사는 구매 주문서에 명시된 대로 공급업체로부터 구매하기로 약속합니다. PO는 구매 전에 회사에서 만들고 필요한 사항을 제시하고 제안된 지불 세부 정보를 포함합니다.

6. 송장 승인

구매 주문서가 RFP 및 구매 요청, 영수증 등과 같은 기타 구매 관련 문서와 일치하는지 확인하고 중요한 정보가 누락되지 않도록 예외를 정의한 후 필요한 승인을 얻기 위해 관리하는 구매 주문.

7. 계약 승인

공급업체와의 계약은 장기이거나 정해진 수량의 공급품일 수 있습니다. 어느 쪽이든 계약을 검토하고 모든 당사자가 조건에 동의하는지 확인해야 합니다. 이 프로세스를 간소화하려면 표준화된 계약을 체결하는 것이 가장 좋습니다. 승인하기 전에 서명이 법적 구속력이 있는 문서이므로 신중하게 검토하십시오.

구매 전략 및 모범 사례

구매 전략이 있으면 보다 효과적인 구매 결정을 내리고 상호 동의하는 조건으로 고품질 제품을 적시에 제공하는 데 도움이 됩니다. 기업이 이러한 이점을 얻기 위해 사용할 수 있는 구매 전략은 여러 가지가 있습니다.

하나는 단일 소스 조달로, 회사가 조달을 위해 하나의 소스만 받는 경우입니다. 이를 위해서는 관계에 전념하는 우수한 서비스를 제공하는 공급업체가 필요합니다. 주로 사무용품을 구입할 때 이런 종류의 전략을 찾을 수 있습니다.

구매 주기는 회사가 일반 공급업체 그룹에서 주문하지만 더 큰 임시 구매를 아웃소싱하는 경우입니다. 조달 경매는 최고의 가격을 얻기 위해 단기 프로젝트에서 사용됩니다. 그러나 모든 모범 사례 조달에 적용되는 몇 가지 핵심 전략이 있는 공급업체와 거래합니다.

마지막으로, 최상의 조건과 가격을 제공하고 강력한 관계를 구축하는 공급업체와 협력할 수 있습니다. TQM(Total Quality Methods)을 사용하려면 공급업체가 점점 더 나은 품질을 제공해야 합니다. 그러나 무엇을 선택하든 모든 공급망을 다룰 때는 위험 관리 프로그램을 적용해야 합니다.

ProjectManager가 구매 관리를 지원하는 방법

ProjectManager는 위치나 기술 수준에 관계없이 하이브리드 팀을 연결하는 동시에 작업 관리 프로세스를 간소화하는 데 도움이 되는 소프트웨어입니다. 구매자는 인벤토리를 모니터링하고 도구에서 공급업체와 연결하여 구매 및 송장 문서를 공유할 수 있습니다. 비용이 많이 드는 지연을 피하기 위해 모든 사람에게 최신 정보를 제공하도록 알림을 설정할 수 있습니다.

Kanban 보드로 생산의 투명성 확보

제조에 대한 투명성을 확보하여 팀이 칸반 보드를 사용하여 능력을 유지하는 데 필요한 모든 리소스를 확보할 수 있도록 합니다. 이 시각적 워크플로 도구를 사용하면 관리자가 제조 프로세스를 볼 수 있으므로 재고가 부족한 시점을 확인하고 공급업체에 더 많은 공급을 요청할 수 있습니다.

몇 초 만에 보고서 생성

프로세스에 대해 자세히 알아보려면 클릭 한 번으로 보고할 수 있습니다. 작업표, 상태, 시간, 비용 등에 대한 보고서를 받습니다. 이러한 보고서는 공급업체와 공유하여 루프에 유지하고 더 나은 관계를 구축할 수 있습니다. 모든 보고서를 필터링하여 추적하려는 데이터에만 집중할 수 있습니다.

한 곳에 무제한 파일 저장

ProjectManager에는 모든 구매 문서의 중앙 허브가 될 수 있는 무제한 파일 저장 공간이 있습니다. 보안은 벤더가 자신의 작업에 중요한 소프트웨어 부분에만 액세스할 수 있도록 하고 나머지 민감한 데이터는 보호되고 안전하게 보호되도록 설정할 수 있습니다.

ProjectManager는 제조업체 및 외부 공급업체와 협력하는 모든 회사의 구매를 간소화하는 수상 경력에 빛나는 소프트웨어입니다. 모든 사람이 항상 최신 정보로 작업할 수 있도록 작업을 정리하고, 팀을 연결하고, 하나의 진실 소스를 만드십시오. 지금 무료로 ProjectManager를 사용해 보세요!