구매 주문 및 구매 주문 프로세스 설명

프로젝트의 대부분은 사내에서 이루어지지만 필요한 자재나 서비스를 제공하기 위해 공급업체 및 기타 업체와 계약을 맺을 수도 있습니다. 상품이 필요한 유형, 합의된 수량 및 재정적 제약을 충족하는 가격인지 어떻게 확인합니까?

이러한 매개변수는 모두 구매 주문을 통해 합의됩니다. 프로젝트 계획에 일정을 맞출 수 있도록 프로젝트에 필요한 외부 서비스에 대한 합의에 도달하는 방법입니다.

구매 주문이란 무엇입니까?

구매 주문(PO)은 구매자가 원하는 것과 판매자가 제공하기로 동의한 내용을 자세히 설명하는 구매자와 판매자 간의 법적 구속력이 있는 계약입니다. 이러한 세부 정보에는 가격, 수량, 배송 날짜 및 지불 조건이 포함됩니다.

구매 주문에는 PO 추적 번호도 포함됩니다. 사용하는 시스템 유형에 따라 구매를 추적하는 데 중요한 역할을 합니다. 구매 시점부터 배송 및 결제 시점까지입니다.

구매 주문서는 종이 문서로 시작되었으며 많은 산업 분야에서 여전히 이러한 방식으로 사용됩니다. 그러나 기업이 컴퓨터로 마이그레이션하면서 PO가 그 뒤를 따랐습니다. 재고 및 지불 추적을 돕기 위해 구매 프로세스를 간소화하는 시스템이 있습니다.

누가 구매 주문서를 작성합니까?

더 큰 회사에는 구매 주문을 감독하는 전담 구매 부서가 있을 수 있습니다. 소규모 회사는 구매 주문을 생성하기 위해 운영 관리자, 재무 관리자, 사무실 관리자 또는 비즈니스 소유자에 의존할 수 있습니다.

특정 팀은 구매 주문을 생성하기 위해 지정된 개인을 지정할 수 있습니다. 예를 들어, 소프트웨어 회사는 구매 주문을 생성하기 위해 사무실 관리자를 지정할 수 있고 금융 회사는 구매 주문을 생성하기 위해 재무 관리자를 지정할 수 있습니다. 회사가 구매 프로세스를 설정하는 방법에 따라 구매 주문서를 생성하는 사람이 결정됩니다.

누가 구매 주문을 승인합니까?

구매 주문을 승인하는 사람은 해당 회사 내에서 진행 중인 프로세스에 따라 다릅니다. 더 큰 회사는 특정 위치 및 부서의 승인으로 구성된 구매 프로세스를 구체화했을 수 있습니다. 예를 들어 소프트웨어 회사는 구매 주문을 승인하기 위해 이사와 CFO(최고 재무 책임자) 모두에게 문의할 수 있습니다.

소규모 회사는 구매 주문 승인을 위해 CFO 또는 CEO에게 문의할 수 있으며, 이는 경우에 따라 프로세스 속도를 늦출 수 있습니다.

구매 주문을 사용하는 이유는 무엇입니까?

구매 주문서는 구매자가 판매자에게 원하는 바를 정확히 전달합니다. 구매자가 무엇을 원하는지, 얼마를 원하는지, 비용이 얼마인지, 언제 어디서 배달될 것인지 등에 대한 혼란을 피하는 데 도움이 됩니다. 구매 주문은 구매자와 판매자 모두를 보호하는 역할을 합니다. 예를 들어, 구매자가 주문에 동의한 대로 지불하지 않거나 판매자가 주문의 세부 사항을 이행하지 않으면 금전, 상품 또는 금전적 보상을 받기 위해 법적 방법을 추구할 수 있습니다.

물론 소송은 모든 프로젝트 관리자가 원하는 것이 아닙니다. 따라서 구매 주문서는 양 당사자 간의 명확한 의사 소통을 생성하여 이러한 불일치를 방지하기 위한 법적 문서 역할을 합니다. 이는 프로젝트에 관련된 모든 사람이 조달되는 상품 또는 서비스에 동의하도록 합니다.

실질적으로 말해서, 구매 주문은 단순히 주문을 추적하는 데 도움이 되며, 이는 프로젝트가 변경되고 이러한 변경을 반영하기 위해 리소스를 재할당해야 할 때 필수적입니다.

구매 주문의 요소

구매 주문은 세부적으로 다르지만 모두 다음 요소를 공유합니다.

• 주문을 식별하고 추적하기 위한 PO 번호
• 주문이 합의된 시점을 캡처할 PO 날짜
• 공급업체 이름 및 연락처를 포함한 공급업체 정보
• 구매자의 연락처 정보
• 재화 또는 용역의 납기일자
• 배송 방법, 상품이 작업 현장으로 배송되는 경우
• 배송에 대한 모든 요구 사항
• 주문에 포함된 항목
• 각 항목의 비용
• 전체 배송의 총 비용
• 구매한 총 품목에 대한 세금
• 지불 기한
• 지불 조건

귀하의 비즈니스에 더 많은 세부 정보가 필요할 수 있지만 괜찮습니다. 그러나 구매 주문서에 위의 정보 이상이 포함되어 있다면 소유자와 공급업체는 계약에 의해 보호됩니다. 따라서 모든 당사자를 법적으로 보호하기 위해서는 거래의 모든 세부 사항을 명확하게 명시하고 합의하는 것이 중요합니다.

구매 주문 예

이 프로세스가 작동하는 방식에 대한 실제 보기를 얻기 위해 이론적인 구매 주문 예를 살펴보겠습니다. 이를 위해 여기에서 무료로 다운로드할 수 있는 ProjectManager.com의 구매 주문 템플릿을 사용할 것입니다. Acme Construction이 더 많은 파티클 보드가 필요하다는 것을 깨닫는 건설 작업을 상상해 보십시오.

그들은 공급업체인 Joe's Lumber에 연락하여 전화로 주문에 대해 논의합니다. 가격과 배송에 대한 합의가 이루어지면 Acme는 PO를 작성합니다. 여기에는 회사 이름과 연락처 정보가 포함되며 Joe's의 PO 번호, 날짜 및 공급업체 ID가 생성됩니다.

공급업체 연락처 정보

구매 주문서의 다음 부분은 공급업체 또는 Acme가 구매하는 사람의 연락처 정보입니다. 그 다음에는 상품이 배송될 장소(이 경우 작업 현장)가 이어집니다. 승인된 배송 날짜와 배송 방법(이 경우 트럭)이 표시됩니다.

지불 세부 사항

다음은 지불, 지불 기한 및 조건이 있는 경우에 대한 세부 정보입니다. 이 경우, 배송 정보에 기재된 담당자가 목재를 검토하고 승인한 후에만 결제가 이루어집니다.

광고 항목 정보

상품 목록이 있고, 항목을 표시하고, 설명하고, 수량을 표시하고, 단가를 인용한 다음 라인 합계를 인용합니다. 이 주문의 경우 라인 항목이 하나만 있지만 여러 개일 수 있습니다. 아무리 많아도 구매에 대한 세금을 합산한 금액입니다.

추가 정보

추가 정보를 추가할 수 있는 상자가 있습니다. 이것은 작업 현장에 도달하는 방법, 상품을 포장해야 하는 방법 등일 수 있습니다. 이 작업의 경우 추가 정보가 필요하지 않으며 상자를 비워 둘 수 있습니다.

서명

마지막으로 판매자의 서명과 구매 주문서에 서명하는 날짜가 있습니다. 일단 서명하면 이것은 법적 구속력이 있는 계약이 됩니다.

구매 주문 프로세스

구매 주문 프로세스에는 작성부터 배송까지 포함됩니다. PO 프로세스는 다음 단계로 나뉩니다.

1. 창조

구매 요청이 이루어지면 일반적으로 조달 팀이나 프로젝트 관리자가 구매 주문을 생성합니다.

2. 승인

관련된 모든 사람이 품목, 수량, 가격 및 배송 요구 사항에 동의하는 경우 문서는 조건에 동의하는 공급업체의 서명으로 승인됩니다.

3. 파견

구매 주문은 수락된 모든 채널을 통해 공급업체에 전송됩니다. 직접 방문, 서면, 팩스 또는 이메일 등으로 보낼 수 있습니다.

4. 배송

공급업체는 구매 주문서에 명시된 상품을 배송합니다. 이러한 상품은 결함이 없거나 누락된 품목과 같이 품질이 허용될 때 검사 및 승인됩니다. 이는 일반적으로 작업 현장의 관리자 또는 조달 관리자가 수행합니다.

5. 폐쇄

주문에 문제가 없으면 결제 처리를 위해 승인 송장이 파이낸싱으로 전송됩니다. 결제가 완료되면 구매 주문이 마감됩니다.

구매 주문서 대 송장

구매 주문서와 송장을 같은 의미로 사용하는 것을 들어보셨을 수 있지만 이 둘을 구별하는 것이 중요합니다. 구매 주문서에는 구매자가 구매하고 싶어하는 상품 및 서비스가 요약되어 있으며 구매 날짜, 구매자 세부 정보, 주문 정보, 배송 정보, 지불 조건 및 PO 번호와 같은 세부 정보가 포함됩니다. 구매자는 구매 프로세스를 추적하는 데 도움이 되도록 공급업체에 구매 주문서를 보냅니다.

반면 송장은 주문이 완료되는 즉시 공급업체가 구매자에게 보내는 지불 요청 역할을 합니다. 배송된 상품과 서비스를 나열하는 것 외에도 지불해야 하는 금액이 설명되어 있습니다. 인보이스에는 일반적으로 식별 번호, 공급업체 정보, 지불 세부 정보 및 만기 금액이 포함됩니다.

구매 주문서와 송장을 구별하려고 할 때 다음과 같은 주요 차이점을 기억하십시오.

• 구매자는 구매 프로세스를 모니터링하고 제어하기 위해 공급업체에 PO를 보냅니다.
• 주문이 완료되면 공급업체는 구매자에게 공식 결제 요청으로 송장을 보냅니다.

구매 주문서와 송장은 구매하는 품목의 세부 사항을 요약하는 중요한 문서입니다.

ProjectManager.com이 PO 프로세스를 지원하는 방법

ProjectManager.com은 작업을 보다 효율적으로 구성하는 수상 경력에 빛나는 프로젝트 관리 도구입니다. 당사 소프트웨어를 사용하여 구매 주문 프로세스를 간소화하면 구매 주문을 더 쉽게 생성, 추적 및 마감할 수 있으므로 프로젝트 관리에서 멀어질 필요가 없습니다.

프로젝트 보기 중 하나는 워크플로를 시각화하는 칸반 보드입니다. 보드는 구매 주문 프로세스를 통해 이동할 때 한 열에서 다음 열로 끌어다 놓을 수 있는 카드가 쌓인 일련의 열입니다.

조달이 필요한 경우 사용자 지정 가능한 열을 사용하여 5단계 구매 주문 프로세스를 간략하게 설명할 수 있습니다. 구매 주문을 나타내는 카드를 만듭니다. 실제 구매 주문서를 카드에 첨부하고 승인, 배송 및 마감되면 보드 전체로 이동합니다.

카드에 기한을 작성하여 제 시간에 배송되었는지 확인하기 위해 조달을 한 눈에 추적할 수 있습니다. 태그를 추가하여 부서나 프로젝트에 지정하고 검색에서 쉽게 찾을 수 있습니다. 구매 관리자에게 카드를 할당하고 의견을 말하여 커뮤니케이션 라인을 계속 열어둘 수도 있습니다.

ProjectManager.com은 생산성 향상을 위해 체계적으로 관리하는 데 도움이 되는 수상 경력에 빛나는 도구입니다. 프로젝트에 대한 구매, 계획, 모니터링 및 보고를 관리할 수 있습니다. 이미 우리의 도구를 사용하여 성공적인 프로젝트를 실행하고 있는 NASA와 같은 조직에 가입하십시오. 오늘 이 무료 30일 평가판을 사용해 보십시오.