기록 관리: 빠른 가이드

기존 프로젝트, 애자일 프로젝트 또는 하이브리드 프로젝트를 관리하든 모두 문서화라는 한 가지 공통점이 있습니다. 방법론에 따라 프로젝트 관리에는 많은 문서 작업이 필요하므로 기록 관리가 매우 중요합니다.

기록 관리는 현재 프로젝트를 제어하고 향후 프로젝트를 위한 단계를 설정하는 데 도움이 됩니다. 기록 관리가 무엇인지 정의하고 기록 관리자의 역할을 살펴보고 기록 관리의 수명 주기를 개략적으로 살펴보겠습니다. 이 빠른 가이드를 따르면 모든 프로젝트를 더 잘 관리할 수 있습니다.

기록 관리란 무엇입니까?

기록 관리는 프로젝트 기록을 생성하고 이를 적절하게 유지 및 저장하는 것입니다. 프로젝트 실행 전반에 걸쳐 조직, 계획 및 추적을 통해 사람들이 나중에 사용할 수 있도록 프로젝트 기록에 액세스할 수 있도록 하는 체계적인 프로세스입니다. 기록은 프로젝트와 관련된 세부 사항을 요약하고 프로젝트를 관리하기 위해 모니터링이 필요한 문서입니다.

기록 관리에 접근할 때 기록해야 하는 정보의 유형과 데이터 기록 프로세스를 결정해야 합니다. 기록을 처리하고 수집하는 방법과 해당 기록의 보유 및 보관 기간을 알아야 합니다. 외부 사건과 관련된 폐기 또는 보호 기록도 있습니다.

프로젝트 기록 생성은 기록 관리 프로세스의 일부입니다. ProjectManager는 실시간으로 프로젝트 데이터를 캡처하는 원클릭 보고서가 있는 작업 및 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. 비용, 시간 등에 대한 보고서를 생성합니다. 보고 싶은 정보만 표시하도록 모든 보고서를 필터링할 수 있습니다. 이러한 보고서는 이해 관계자와 쉽게 공유되고 무제한 파일 저장 공간 덕분에 소프트웨어에 저장됩니다. 지금 무료로 ProjectManager를 시작하십시오.

프로젝트 기록을 유지하는 방법

모든 사람이 규정을 준수하는지 확인하기 위해 프로젝트 팀이 따라야 하는 절차를 설명하려면 규정 준수 요구 사항 문서를 작성해야 합니다. 프로젝트에 어떤 종류의 기록이 필요한지 알기 위해서는 파일 계획이 필요합니다. 모든 기록 소스에서 오래된 문서를 수집하는 방법과 기록을 캡처하고 감사하는 방법이 있어야 합니다. 여기에는 기록을 모니터링하고 보고할 수 있는 시스템이 포함됩니다.

모든 프로젝트 문서가 기록은 아닙니다. 프로젝트 관리에 따르면 기록은 특정 조치를 취했음을 나타내기 위해 보관되는 문서입니다. 기록 관리 시스템은 중복 및 초안과 같은 기록 및 비기록을 정렬할 수 있는 도구입니다. 기록의 예로는 프로젝트 요구 사항, 프로젝트 범위, 일정, 예산, 진행 보고서, 계약 등이 있습니다.

기록 관리자의 역할

기록 관리자는 프로젝트 관리 직책이며 이 사람은 프로젝트와 관련된 물리적 및 디지털 기록을 구성하고 관리하는 책임이 있습니다. 기록 관리자는 프로젝트에서 수신 및 생성된 정보를 정확하고 안전하며 효과적으로 관리할 책임이 있습니다. 모든 프로젝트에 기록 관리자가 있는 것은 아니며 일부 조직에서는 기록 관리자가 프로젝트 관리자이기도 합니다. 또한 정보 과학 또는 관리 역할, IT 관리자 또는 규제 업무 관리자 또는 기록 보관소에 속할 수도 있습니다.

프로젝트 및 조직에 따라 기록 관리자는 기록 관리 시스템을 구축하고 감독합니다. 또한 기존 시스템을 개발, 유지 관리, 검증 및 평가하여 프로젝트 관리를 철저히 기록하는 데 필요한 다양한 보고서를 생성합니다.

기록 관리자는 일반적으로 내부 또는 외부 클라이언트로부터 정보를 요청하고 문의하는 담당자입니다. 그들은 재정적, 법적, 행정적 요구 사항과 규정을 준수할 책임이 있습니다. 기록을 보관하거나 파기하고 저장된 기록에 액세스할 수 있는지 확인하는 것도 그들의 책임입니다.

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기록 수명 주기

레코드 수명 주기는 레코드가 수명 동안 관리될 때 거치는 단계입니다. 기록 수명 주기에는 생성 또는 수령, 배포, 사용 및 폐기의 세 가지 주요 단계가 있습니다. 첫 번째 단계는 기록되거나 문서화된 데이터의 재생산 또는 생산입니다. 예를 들어 보고서, 예산 또는 프로젝트 범위 생성.

다음은 배포 및 사용 단계입니다. 레코드가 생성되면 내부 또는 외부로 배포됩니다. 레코드는 수명 주기의 이 단계에서 자주 사용되며 쉽게 액세스할 수 있어야 합니다. 이 단계의 기간은 프로젝트 유형에 따라 다르며 몇 시간에서 몇 년까지 걸릴 수 있습니다.

마지막 단계는 방금 완료된 프로젝트와 범위가 유사한 향후 프로젝트를 계획할 때 기록 데이터로 사용하기 위해 기록을 파기하거나 보관하는 처분입니다. 어떤 경우에는 비활성 레코드의 보존 기간이 만료되어 수명 주기의 끝을 알립니다. 이 시점에서 기록 관리자는 기록이 파기되거나 보관되는지 여부를 결정합니다.

기록의 분류

기록을 정리하는 데 도움이 되도록 기록을 여러 가지 방법으로 분류할 수 있습니다. 우리의 목적을 위해 물리적 및 디지털 기록에 적용되는 세 가지 기록 분류를 살펴보겠습니다.

1. 기업 기록: 이 기록은 일상적인 비즈니스 활동과 관련이 있으며 대부분의 기업에서 일반적입니다. 여기에는 팀 관리, 이해 관계자 참여, 구매, 판매 및 계약의 모든 것이 포함될 수 있습니다.
2. 산업 기록: 이 유형의 기록도 일반적이지만 특정 산업에만 적용됩니다. 프로젝트 관리의 경우 다른 사업에서는 볼 수 없는 업계 고유의 기록입니다.
3. 법적 보존 기록: 법률 고문 또는 규정 준수 담당자가 위임하고 정부 또는 기업에서 일정 기간 동안 보존해야 하는 기록을 법적 보존이라고 합니다. 규정 준수 감사 또는 소송 관련 문제와 관련이 있습니다.

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물리적 기록 관리

프로젝트 관리는 대부분의 산업에서 물리적 기록에서 디지털 기록으로의 전환을 공유하지만 여전히 대부분의 프로젝트에서 관리해야 하는 물리적 기록이 있습니다. 디지털 파일은 공유 및 저장이 더 쉬울 수 있지만 실제 파일은 올바른 파일 관리 팁으로 효과적으로 관리할 수 있습니다.

실제 파일은 공간을 차지하고 비용이 많이 들 수 있습니다. 어떤 경우에는 저장할 파일을 선택해야 합니다. 불필요하거나 불필요한 것을 정리하지 않았는지 확인하십시오. 보관하는 기록의 경우 이름을 지정하는 방식이 일관성이 있는지 확인하십시오. 하나의 프로젝트에 대한 모든 문서 작업과 같이 마음이 맞는 문서를 함께 보관하십시오. 이렇게 하면 원하는 것을 더 쉽게 찾을 수 있습니다.

파일을 정렬할 때 파일을 진행 및 완료로 구분할 수도 있습니다. 예를 들어, 완료된 프로젝트는 하나의 파일 캐비닛 서랍에 넣을 수 있고 아직 진행 중인 프로젝트는 다른 서랍에 수집해야 합니다. 하위 폴더를 만들어 문서를 더 잘 정리하고, 백업을 위해 물리적 기록을 선호하더라도 중요한 문서의 디지털 복사본을 만들어도 문제가 되지 않습니다.

전자 기록 관리

그러나 대부분의 기업에는 디지털 파일이 있습니다. 전자 기록을 어떻게 관리합니까? 첫째, 데이터를 삭제하거나 손상시킬 수 있는 기술적인 문제가 있는 경우 정기적인 백업을 수행하는 시스템이 있어야 합니다. 여기에는 재해 복구 계획이 포함됩니다.

저장에 관해서는 파일을 온라인, 니어라인(부서 문서 관리 시스템에서) 또는 오프라인으로 유지 관리할 수 있습니다. 물론 온라인은 비용이 많이 들 수 있으며 보안은 사용하는 서비스에 따라 다릅니다. 파일이 온라인 상태일 때 인터넷 연결이 있는 곳이면 어디에서나 즉시 액세스할 수 있어 원격 작업에 유용합니다.

온라인 및 니어라인 스토리지는 기록을 보관하는 안전한 장소가 될 수 있습니다. 자기 테이프 및 광학 미디어의 오프라인 스토리지는 주의 없이 성능이 저하될 수 있으며 기술 변경으로 인해 파일에 액세스할 수 없게 될 위험이 항상 존재합니다.

기록 관리 및 ISO

ISO(International Organization for Standardization)는 국가 표준 기관의 글로벌 연합입니다. 전 세계 많은 국가의 표준을 구성하는 비정부 기구입니다. ISO 15489 기록 관리는 기록 관리를 위한 최초의 글로벌 표준이며 2001년에 발행되었으며 50개 이상의 국가에서 15개 이상의 언어로 채택되었습니다. 3년간의 검토와 협의를 거쳐 2016년 개정판이 나왔다.

표준의 핵심 개념과 원칙에는 기록, 기록 시스템, 정책, 책임, 효과적인 기록 관리를 위한 모니터링 및 교육이 포함됩니다. 이는 모든 유형의 비즈니스 및 기술에서 기록의 생성, 캡처 및 관리에 적용됩니다. ISO 웹사이트에서 판매 중입니다.

ProjectManager가 기록 관리를 지원하는 방법

프로젝트를 구성, 모니터링 및 보고할 수 있지만 무제한의 안전한 기록 관리 시스템 역할도 하는 디지털 도구를 찾고 있다면 ProjectManager, 작업 및 프로젝트 관리 소프트웨어가 필요합니다. 당사의 온라인 도구는 프로젝트를 관리하고 다음 프로젝트를 계획할 때 액세스하는 데 필요한 기록을 생성 및 저장할 수 있습니다.

온라인 간트 차트로 일정 및 예산 기록

프로젝트에서 가장 중요한 기록 중 일부는 일정과 예산을 요약한 계획입니다. 대화형 Gantt 차트를 사용하면 작업을 쉽게 구성하고, 병목 현상을 방지하기 위해 종속성을 연결하고, 계획을 실행할 때 실시간으로 프로젝트 변동을 측정하기 위한 기준선을 설정할 수 있습니다. Gantt 차트는 전체 팀과 쉽게 공유할 수 있어 전체 프로젝트를 시각적 타임라인에 표시하고 다음 프로젝트를 계획할 때 중요한 지침을 위해 저장할 수 있습니다.

강력한 목록 보기에서 레코드 관리

Gantt 차트는 원하는 도구로 레코드를 관리할 수 있는 여러 프로젝트 보기 중 하나입니다. 칸반 보드, 시트 및 캘린더 보기가 있습니다. 목록 보기도 있어 모든 프로젝트 기록을 쉽게 캡처하고 프로젝트의 상태를 예상대로 확인하고 파일과 의견을 첨부하여 사무실에서 또는 원격으로 작업하는 팀과 더 나은 공동 작업을 촉진할 수 있습니다.

프로젝트를 관리하고 실행하는 데 사용하는 도구의 역할을 하는 프로젝트 기록을 위한 중앙 허브가 있으면 작업을 보다 효율적으로 수행하는 데 도움이 됩니다. 우리의 글로벌 검색 기능을 사용하면 파일, 프로젝트, 작업 등으로 원하는 것을 빠르고 쉽게 찾을 수 있습니다. 실시간으로 결과를 얻으십시오. 즉, 과거의 스냅샷이 아니라 현재 일어나고 있는 일을 보고 있다는 의미입니다. 워크플로 자동화, 작업 승인, 리소스 관리 등을 추가하여 모든 프로젝트 관리 요구 사항에 맞는 원스톱 소프트웨어를 만드십시오.

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