응답을 유도하는 RFP(제안 요청서)를 작성하는 방법

마케터는 해야 할 일이 많고 혼자서 모든 것을 관리할 수는 없습니다. 또한 일부 작업은 수동으로 관리하는 것이 불가능하거나 실용적이지 않습니다. 언젠가는 업무를 보다 효율적으로 수행하는 데 도움이 되는 도구나 서비스를 제공하는 다른 비즈니스와 협력해야 할 것입니다. 여기에서 제안 요청이 들어오고 비즈니스 목표를 달성하는 데 도움을 줄 수 있는 잠재 공급업체를 유치할 수 있습니다.

이전에 제안 요청서(RFP)를 작성한 적이 없다면 시작하는 방법이나 포함해야 할 내용을 모를 수 있습니다. 좋은 소식은 저희가 도와드릴 수 있다는 것입니다. 이 가이드는 가장 실행 가능한 공급업체로부터 응답을 유도하는 성공적인 제안 요청서를 작성하는 과정을 안내합니다. 바로 다이빙합시다.

응답을 유도하는 제안 요청서를 작성하는 방법:

제안 요청서(RFP)란 무엇입니까?

제안 요청서 또는 RFP는 공급업체가 프로젝트를 완료하기 위해 충족해야 하는 요구 사항 목록을 제공하는 문서입니다. 일반적으로 올바른 기술 솔루션이나 전문 서비스를 찾아야 하는 기업에서 보내는 이 문서는 벤더가 제안서를 제출하도록 공개적으로 초대하는 역할을 합니다. 이를 통해 필요한 도구를 제공하거나 일부 작업을 아웃소싱할 수 있는 잠재적 공급업체를 유치할 수 있습니다.

공급업체가 입찰에서 낙찰받기 위해 충족해야 하는 모든 기준이 자세히 설명되어 있으므로 제안 요청을 올바르게 작성하는 것이 중요합니다. 따라서 가장 관련성이 높은 공급업체로부터 제안서를 수집할 수 있으므로 귀하의 비즈니스에 적합한 제안을 더 쉽게 결정할 수 있습니다.

제안 요청서를 작성하는 8단계

그렇다면 제안 요청이 그렇게 중요하다면 어떻게 작성해야 할까요? 아래 단계를 확인하여 자신만의 제안 요청서를 작성하십시오.

1: 프로젝트, 범위 및 예산 정의

프로젝트가 무엇인지에 대한 명확한 정의로 시작하고 벤더가 수행할 역할을 이해하십시오. 즉, 제안 요청서를 작성하기 전에 벤더에게 필요한 것이 무엇인지 제대로 파악해야 합니다. 공급업체가 해야 할 일, 수행 방법 및 완료하는 데 이상적으로 소요되는 시간에 대해 논의하십시오.

또한 서비스 또는 플랫폼에 얼마를 지출할 의사가 있는지에 대해서도 이야기해야 합니다. 이것은 당신이 찾고 있는 것을 명확하게 알고 있기 때문에 당신의 RFP를 위한 견고한 기반을 제공합니다.

2: 소개 제공

찾고 있는 것이 무엇인지 명확하게 파악했으므로 이제 프로젝트와 기대치를 설명하는 소개 글을 작성할 차례입니다. 소개는 잠재적 공급업체가 RFP의 목적과 달성에 필요한 사항을 이해하는 데 도움이 될 수 있어야 합니다. 또한 문제에 직면한 경우 공급업체가 문제를 해결하는 데 어떻게 도움을 줄 수 있는지 설명할 수 있는 좋은 기회가 될 것입니다.

이러한 기본 사항 외에도 프로젝트에 대한 추가 정보를 포함할 수도 있습니다. 프로젝트 시작 시기 및 실행 기간과 같은 세부 정보일 수 있습니다. 소개는 잠재적 공급업체가 귀하의 요구 사항을 더 잘 파악하여 요구 사항을 충족할 수 있는 능력을 평가하는 데 도움이 되어야 합니다.

3: 회사 및 프로젝트의 역사를 설명하십시오.

다음으로 벤더에게 귀사를 소개할 차례입니다. 그들에게 회사의 간략한 역사와 수행하는 작업 및 수행 중인 프로젝트를 제공하십시오. 브랜드 가치, 역사 및 기타 중요한 배경 정보에 대해 이야기하십시오. 이 정보는 벤더가 귀사의 시장과 귀사의 현재 위치를 이해하는 데 도움이 될 수 있어야 합니다.

많은 잠재적 공급업체가 이전에 귀사에 대해 들어본 적이 없을 수도 있음을 명심하십시오. 브랜드에 대한 정보를 제공하여 그들이 정보에 입각한 결정을 내리기 쉽게 만드세요. 그런 다음 이 정보를 사용하여 자신이 귀하의 요구 사항에 적합한지, 귀하와 함께 일하고 싶은지 평가할 수 있습니다.

4: 요구 사항 설명

이제 공급업체에서 필요한 것을 정확히 설명하는 가장 중요한 부분이 나옵니다. 목표를 달성하는 데 도움이 되는 서비스 또는 솔루션에 대한 구체적인 세부 정보를 제공하세요. 찾고 있는 경험 수준과 같은 세부 정보를 포함해야 합니다(서비스 솔루션의 경우). 소프트웨어 솔루션의 경우 팀 규모에 따라 필요한 액세스 수준과 같은 세부 정보를 포함할 수도 있습니다.

잠재적 공급업체가 필요한 솔루션을 제공하고 있는지 알 수 있도록 이 섹션에서 가능한 한 구체적으로 작성하는 것이 중요합니다. 이렇게 하면 제안서를 보내야 하는지 여부를 결정하는 데 도움이 되며, 옵션을 즉시 필터링하여 가장 적합한 잠재 고객으로부터 제안서를 받을 수 있습니다.

예를 들어 소셜 미디어 마케팅 대행사를 찾고 있다면 콘텐츠 기획, 제작 및 일정을 관리할 수 있는 대행사가 필요할 수 있습니다. 또한 귀하를 대신하여 커뮤니티를 관리하는 데 필요할 수도 있습니다. 이 경우 커뮤니티 관리 를 제공하지 않는 대행사 는 입찰을 보내지 않기로 선택할 수 있으므로 제안을 검토하는 데 시간을 낭비할 필요가 없습니다.

또는 3명으로 구성된 팀을 위한 소셜 미디어 관리 도구 를 찾고 있다고 가정해 보겠습니다 . 또한 콘텐츠를 계획하고, 게시물을 예약하고, 댓글을 모니터링하고, 결과를 모두 한 곳에서 분석할 수 있기를 원합니다. 이렇게 하면 위의 요구 사항을 충족할 수 있는 공급업체만 검토할 제안을 보내므로 옵션을 즉시 필터링할 수 있습니다.

5: 제출 지침 제공

제안서를 보낼 예정인 공급업체는 제안 요청에 응답하는 방법을 알고 있어야 합니다. 제안서에서 따라야 할 구조와 포함해야 할 내용에 대한 명확한 지침을 제공하고 있는지 확인하세요. 모든 제안서가 비슷한 방식으로 형식화되면 정보를 처리하고 평가하기가 더 쉬워집니다.

예를 들어 특정 수의 제목을 포함하도록 요구할 수 있습니다. 또는 각 제목 아래 요점 목록을 제공하도록 요청할 수도 있습니다. 또한 작업 품질 또는 플랫폼 기능을 더 잘 평가하기 위해 이전 작업, 사례 연구 및 데모 샘플을 보내도록 요청할 수도 있습니다.

6: 선택 기준 포함

제안을 평가할 때 사용할 기준의 자세한 목록을 포함하는 것도 중요합니다. 이를 통해 공급업체는 입찰에서 낙찰될 가능성을 이해할 수 있도록 평가 방법에 대한 아이디어를 얻을 수 있습니다. 따라서 가장 적합한 공급업체만이 귀하의 제안 요청에 응답하므로 옵션을 보다 쉽게 ​​분류할 수 있습니다.

우선 순위, 기본 요구 사항 및 선호 사항에 대한 세부 정보를 제공하여 벤더가 귀하가 찾고 있는 것과 제품을 포지셔닝하는 방법을 정확히 알 수 있도록 하십시오. 예를 들어 마케팅 서비스 외에 콘텐츠 제작을 전문으로 하는 대행사에 우선순위를 둘 수 있습니다. 기본 요구 사항은 소셜 미디어 마케팅 캠페인을 계획하고 실행할 수 있는 능력일 수 있으며 특정 산업 분야의 회사와 협력한 경험이 있는 대행사를 선호할 수 있습니다.

7: RFP 일정 지정

또한 관련된 모든 사람이 목표 일정을 아는 것이 중요합니다. 응답을 언제 받을 것으로 예상하십니까? 선정된 벤더는 언제 발표되나요? 귀하가 선택하지 않은 경우 공급업체가 업데이트를 위해 귀하에게 계속 연락할 필요가 없도록 이러한 주요 기한을 포함해야 합니다.

이 외에도 프로젝트 시작 시간과 종료 시간을 포함하고 싶을 것입니다. 이러한 일정을 알면 벤더는 일정을 계획하고 응답하기 전에 가용성을 평가할 수 있습니다. 결국 마감일을 맞추는 데 도움을 줄 수 없는 공급업체와 일하게 되는 것을 원하지 않기 때문에 이는 양 당사자 모두에게 이익이 됩니다. 또한 공급업체는 현재 작업량을 고려할 때 프로젝트가 적합할 수 있는지 여부를 이해할 수 있습니다.

이는 서비스 솔루션을 찾는 RFP에게 특히 중요합니다. 요구 사항이 얼마나 상세한지에 따라 그에 따라 일정을 조정해야 합니다. 공급업체가 매우 상세한 제안을 제공해야 하는 경우 응답을 계획하는 데 더 많은 시간이 필요할 수 있습니다.

8: 교정, 수정 및 게시

이제 중요한 정보를 모두 작성했으므로 제안 요청을 교정할 차례입니다. 맞춤법 오류와 문법 오류는 물론 이해하기 어려울 수 있는 복잡한 문장을 찾으십시오. 잘못된 의사 소통의 기회를 피하면서 전문적이고 신뢰할 수 있기를 원합니다.

기본 사항 외에도 프로젝트 일정에 해를 끼칠 수 있는 실수를 경계해야 합니다. 예를 들어 마감일에 오타가 있으면 잠재적인 공급업체가 마감일을 맞추지 못하거나 제안서 수신이 크게 지연되어 기회를 놓칠 수 있습니다. 또는 프로젝트 예산에서 누락된 0은 급여가 너무 낮아 입찰을 거부한 잠재적 공급업체를 놓칠 수 있음을 의미할 수 있습니다.

필요한 사항을 수정하고 RFP를 한 번 검토하여 전문적이고 명확한지 확인합니다. 그러면 최종적으로 제안 요청을 실행할 수 있습니다.

효과적인 RFP 작성을 위한 모범 사례

단순히 위의 단계를 따르는 것 외에도 RFP가 마땅한 응답을 받도록 하는 특정 방법이 있습니다. 효과적인 제안 요청서를 작성하려면 다음 모범 사례를 따르십시오.

• 간단하고 이해하기 쉽게 유지

잘못된 의사소통의 가능성을 피하려면 잠재적 공급업체가 이해할 수 있는 언어를 사용해야 합니다. 업계 전문 용어를 줄이고 간단한 영어를 사용하면서 전문적인 표현을 사용하고 싶을 수 있습니다. 긴 문장을 피하고 대신 처리하기 쉬운 더 짧고 한 입 크기의 문장으로 자르십시오.

• 제목과 글머리기호를 최대한 활용

제목과 글머리 기호를 사용하면 큰 텍스트 블록에 비해 RFP를 더 쉽게 소화할 수 있습니다. 제안 요청을 세분화하고 더 스캔하기 쉽게 만들기 위해 그것들을 최대한 활용하십시오.

• 최대한 상세하게

잠재적 공급업체가 프로젝트와 요구 사항을 더 잘 이해하는 데 도움이 될 수 있는 중요한 세부 정보를 놓치지 마십시오. 공급업체는 귀하가 찾고 있는 것과 수행할 역할에 대한 명확한 아이디어가 있을 때 올바른 제안으로 응답할 가능성이 더 큽니다.

제안 요청의 예

제안서 요청이 어떤 형태여야 하는지 아직도 확신이 서지 않으십니까? 더 나은 아이디어를 얻을 수 있도록 일반적인 RFP가 어떻게 보이는지 예를 살펴보겠습니다.

제안 요청: June's Vintage 소셜 미디어 서비스
2022년 12월 16일
발행처: June's Vintage
담당자: June Phillips
[이메일 보호]
(445)917-3069

소개

빈티지 의류를 취급하는 리테일 스토어 June's Vintage에서 당사를 대신하여 소셜 미디어를 관리할 신뢰할 수 있는 에이전시를 찾기 위한 제안을 받고 있습니다.목적은 다음과 같습니다.

• 소셜 미디어 커뮤니티를 성장시키십시오.

• 지속적으로 청중을 참여시킵니다.

• 주요 소셜 네트워크(Instagram, Facebook 및 TikTok)에서 강력한 브랜드 입지를 유지하십시오.

이 제안 요청의 목적은 최고의 전반적인 가치를 제공하고 인상적인 결과를 제공할 소셜 미디어 대행사를 찾는 것입니다.우리는 3개월 동안 테스트 프로젝트를 실행한 후 장기적인 파트너십을 결정할 수 있기를 희망합니다.

배경

우리의 빈티지 비즈니스는 2007년에 설립되었으며 이후 필라델피아 전역에 강력한 고객 기반을 구축했습니다.대부분의 고객은 대략 25세에서 50세 사이의 지역 패션 애호가이며 매장에서 쇼핑합니다.그러나 온라인 쇼핑 채널로 확장함에 따라 지역을 넘어 이러한 도달 범위를 확장할 수 있는 기회가 있습니다.우리의 소셜 미디어 존재가 상당히 제한되어 있고 소셜 미디어에서 청중을 적극적으로 참여시킬 시간과 노하우가 부족하기 때문에 이것은 어려운 것으로 판명되었습니다.

프로젝트 개요

우리는 Instagram, Facebook 및 TikTok의 세 가지 주요 소셜 미디어 플랫폼에서 지속적으로 게시하고 잠재 고객과 소통할 수 있기를 바랍니다.따라서 다음과 같이 도움을 줄 수 있는 대행사를 찾고 있습니다.

• 게시 일정으로 완벽한 소셜 미디어 전략을 세우십시오.

• 게시 일정에 따라 참신한 콘텐츠 아이디어를 개발하고 콘텐츠 제작을 관리합니다.

• 당사를 대신하여 게시물을 예약하고 게시합니다.

• 고객 의견을 모니터링하고 응답합니다.

• 새로운 팔로워/고객을 유치하기 위해 일주일 동안 광고 캠페인을 진행합니다.

우리의 예산은 월 $2,500이며 제공할 수 있는 서비스 수준에 따라 융통성을 가질 수 있습니다.이상적으로는 소규모 소매점 및 지역 비즈니스와 일한 경험이 있는 에이전시를 고용하고 싶습니다.

제출 지침

모든 제안서는 아래 형식을 사용하여 작성해야 합니다(글머리 기호 목록은 매우 감사하겠습니다).

• 요약

• 사업 배경

• 고유한 판매 포인트 강조

• 프로젝트 자격을 갖추게 해주는 관련 경험 제공

• 제안된 산출물 및 서비스의 세부 사항

• 필요한 작업을 완료하는 데 사용할 소셜 미디어 관리 도구에 유의하십시오.

• 승인을 위해 콘텐츠가 공유되는 방식이 아님

• 요금 포함

• 참조 및/또는 사례 연구

• 이전 고객을 위해 만든 소셜 미디어 콘텐츠 샘플 제공

• 대행사와 협력하기 위한 추가 이용약관

2023년 1월 30일까지[email protected]으로 제안서를 .pdf 형식으로 제출해 주십시오.

평가 기준

June's Vintage는 다음 기준을 사용하여 제안을 평가하고 올바른 공급업체를 선택합니다.

• 최소 24개월 동안 풀 서비스 소셜 미디어 솔루션 제공 경험

• 위에 강조 표시된 요구 사항에 대한 대응

• 서비스 요금 경쟁력

• 과거/현재 고객의 증언

• 필요한 작업을 수행하는 데 사용되는 도구 및 기술

타임라인

June's Vintage는 다음 일정에 따라 RFP 및 프로젝트를 완료할 것으로 예상합니다.

• 제안 요청서 발급 – 2022년 12월 16일

• 제안서 제출 마감 – 2023년 1월 30일

• 벤더 선정일 – 2023년 2월 15일

• 계약 및 기타 프로젝트 논의 완료 – 2023년 2월 20일

• 프로젝트 시작일 – 2023년 3월 1일

• 초기 프로젝트 완료 – 2023년 5월 31일

첫 번째 제안 요청 시작하기

이제 제안서 요청이 어떻게 생겼는지, 무엇을 포함해야 하는지 정확히 알았으니 직접 작성할 차례입니다. 완벽한 제안 요청서 초안을 작성하는 데 도움이 되는 온라인 무료 템플릿이 많이 있습니다.