요구 사항 수집: 빠른 가이드

네트워크에서 서버까지 콜 센터를 구축하는 것과 관련된 새로운 IT 프로젝트를 주도하고 있다고 상상해 보십시오. 콜 센터 자체는 수백 개의 일자리를 수용할 것이며 고객과 제품 사이의 격차를 해소할 것입니다.

이와 같은 큰 프로젝트에는 많은 요구 사항이 있으며 프로젝트 관리자는 이러한 요구 사항을 모두 추적합니다. 요구 사항 수집은 프로젝트 요구 사항을 수집, 문서화 및 분석하는 요구 사항 관리 프로세스의 한 단계입니다.

요구 사항 수집 정의부터 시작한 다음 사용할 수 있는 프로세스와 도구를 살펴보겠습니다.

요구 사항 수집이란 무엇입니까?

요구 사항 수집 또는 요구 사항 도출은 프로젝트의 모든 요구 사항을 결정하는 프로세스입니다. 프로젝트 요구 사항에는 비즈니스 요구 사항과 기술 요구 사항의 두 가지 주요 유형이 있습니다.

비즈니스 요구 사항은 조직이 프로젝트를 통해 달성할 내용을 정의하는 반면 기술 요구 사항은 프로젝트를 실행해야 하는 방법을 설명합니다. 프로젝트 수명 주기의 초기 단계에서 수집되지만 프로젝트 관리자는 변경될 수 있으므로 프로젝트 타임라인 전체에서 모니터링해야 합니다.

프로젝트 관리 소프트웨어는 요구 사항 수집에 도움이 될 수 있습니다. ProjectManager는 요구 사항을 구성하는 클라우드 기반 작업 및 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. 작업 목록 프로젝트 보기를 사용하여 프로젝트 요구 사항을 수집하고 우선 순위를 지정하고 할당하십시오. 또한 당사 소프트웨어에서 라이브 대시보드 및 보고 기능을 통해 실시간으로 추적됩니다. 지금 무료로 ProjectManager를 시작하십시오.

진정으로 효과적인 요구 사항 수집 및 관리는 프로젝트 초기에 시작되며 다음 질문에 답해야 합니다.

• 프로젝트 일정은 얼마나 됩니까?
• 누가 프로젝트에 참여할 것인가?
• 요구 사항 수집 프로세스의 위험 요소는 무엇입니까?
• 프로젝트 요구 사항을 이해하는 궁극적인 목표는 무엇입니까?
• 우리의 기술 및 비즈니스 요구 사항은 무엇입니까?

매우 간단해 보이지만 매우 중요합니다. 프로젝트 팀이 요구 사항을 수집하면 요구 사항 문서로 컴파일해야 합니다.

요구사항 문서란 무엇입니까?

요구 사항 문서는 제품에 필요한 사항을 설명하는 데 사용됩니다. 그것이 정의하는 것들 중에는 제품 비전과 프로젝트가 끝날 때까지 달성해야 하는 방법이 있습니다. 그러나 그것이 어떻게 전달될 것인지에 대해서는 자세히 설명하지 않습니다. 제품이 왜 필요한지 또는 어떤 문제를 해결하는지와 같은 맥락에서 제품을 배치하는 것이 더 중요합니다. 이 작업을 수행하는 방법에 대한 세부 정보는 포함되어 있지 않습니다.

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요구 사항 수집이 중요한 이유는 무엇입니까?

마지막으로 관리한 프로젝트를 기억하십시오. 밝혀진 위험은 무엇이었습니까? 어떤 리소스가 부족했습니까? 스코프 크립이나 예산상의 문제가 있었습니까? 그리고 전반적으로 이러한 단점이 프로젝트 전체에 어떤 영향을 미쳤습니까?

기한, 범위, 비용 초과 - 초기에 적절한 요구 사항 식별이 없으면 이러한 모든 요소가 영향을 받습니다. 제품에 대한 설계 문제가 영향을 미치고 개발 지연이 발생합니다. 궁극적으로, 귀하의 제품은 예산 초과에 직면하여 최적의 성공을 위해 설정되지 않습니다.

요구사항 수집 프로세스

그렇다면 가장 효과적이고 관리하기 쉬운 방법으로 요구 사항을 수집하는 방법은 무엇입니까? 일반적으로 요구 사항 수집은 몇 가지 개별 단계로 구성됩니다.

1. 임명 및 할당

가장 먼저 해야 할 일: 모든 사람에게 당신이 프로젝트 관리자라고 말하는 사람은 누구입니까? 그 사람이 이 역할이 왜 그렇게 중요한지 이해하도록 하십시오. 모든 사람은 프로젝트 진행을 위한 지식 센터 역할을 하게 되므로 모든 프로젝트 업데이트를 귀하에게 전달해야 합니다.

또한 주요 이해 관계자가 누구인지 확인하고 싶을 것입니다. 이들은 프로젝트 업데이트를 브레인스토밍, 분석, 승인 또는 거부하는 사람들입니다. 그들은 일반적으로 고객, 팀 리더, 부서 관리자, 이사회 구성원, 비즈니스 파트너 또는 제조업체로 구성됩니다. 그들은 전반적으로 프로젝트 진행 상황에 대해 가장 많은 말을 할 것입니다.

2. 자격요건 및 면접

다음으로 식별한 모든 이해 관계자를 인터뷰하려고 합니다. 그들에게 다음과 같은 질문을 하십시오.

• 이 제품 업데이트의 위시리스트에 무엇이 있습니까?
• 이 프로젝트의 궁극적인 목표는 무엇입니까?
• 이 제품이 아직 하지 않는 일을 하기를 바라는 것은 무엇입니까?
• 처음에 이 제품에 관심을 갖게 된 계기는 무엇입니까?
• 이 제품을 다른 사람들에게 추천하도록 하는 변경 사항은 무엇입니까?
• 이 프로젝트를 성공적으로 수행하려면 어떤 도구가 필요합니까?
• 이 프로젝트 프로세스에 대한 우려 사항은 무엇입니까?

3. 수집 및 문서화

절대적으로 모든 것을 기록하십시오. 더 이상 쓸 수 없을 때까지 쓰십시오. 모든 단일 답변을 기록하고 요구 사항 수집 단계에서 수집된 정보를 참조해야 하는 경우 (승인된) 다른 사람이 액세스할 수 있는 쉽게 액세스할 수 있는 저장소를 만듭니다.

이 문서는 달성한 목표, 달성된 업데이트, 추가된 기능 및 버그 수정을 다시 생각할 때 프로젝트가 끝날 때 도움이 될 뿐만 아니라 이해 관계자의 기대치를 관리하고 팀 구성원이 집중하고 순조롭게 진행하도록 하는 데 도움이 됩니다.

4. 모든 가정 및 요구 사항 나열

이것은 과정의 고기입니다. 모든 사람의 목표와 기대치를 문서화하면 실행 가능하고 측정 가능하며 수량화할 수 있는 요구 사항 관리 계획을 작성할 수 있습니다.

이 단계에서 다음과 같이 답하게 됩니다.

• 프로젝트 일정은 얼마나 됩니까? 타임라인을 매핑한 다음 해당 타임라인에 대한 요구 사항을 매핑합니다. 이는 일부 요구 사항이 종속성에 따라 달라지는 경우에 도움이 됩니다.
• 누가 프로젝트에 참여할 것인가? 전체 디자인 및 개발 팀이 될 것입니까, 아니면 각 팀에서 일부만 선택 될 것입니까? 어떤 팀 구성원을 사용할 수 있습니까? 어떤 팀 구성원이 프로젝트에서 다룰 문제 유형을 전문으로 합니까?
• 요구 사항 수집 프로세스의 위험 요소는 무엇입니까? 모든 가정을 정의하고 요구 사항에 영향을 줄 수 있는 모든 위험을 문서화합니다. 가정은 일반적으로 시간, 예산 및 범위의 세 가지 범주로 나뉩니다. PTO, 휴일 및 병가를 가정하는 것부터 이해 관계자가 적시에 피드백을 제공할 것이라고 가정하는 것까지 다양합니다.
• 프로젝트 요구 사항을 이해하는 궁극적인 목표는 무엇입니까? 시간 기반 목표, 예산 목표 및 범위 목표는 무엇입니까? 경쟁자와 보다 직접적으로 시장에서 경쟁할 것인가? 고객의 문제를 해결하기 위한 것인가, 버그를 수정하기 위한 것인가?

위의 모든 질문에 명확하고 간결한 방식으로 대답하면 이해 관계자에게 제시할 준비가 된 요구 사항의 전체 맵을 갖게 됩니다.

5. 진행 상황 모니터링

제시한 요구 사항에 대한 이해 관계자의 승인을 받으면 프로젝트 일정 및 프로세스에 구현합니다. 이 시점에서 모든 팀의 모든 요구 사항을 모니터링하고 추적하여 위험 요인이 낮게 유지되도록 하는 방법이 있는지 확인해야 합니다.

또한 이 데이터를 사용하여 이해 관계자에게 프로젝트 진행 상황을 보고하고, 부서 관리자에게 피드백을 제공하고, 시간, 범위 및 예산 관점에서 프로젝트가 순조롭게 진행되고 있는지 확인할 수 있습니다.

요구사항 수집 기법

요구 사항 수집이 무엇인지 알고 요구 사항 수집 프로세스의 단계를 살펴보았으므로 이를 얻을 수 있는 좋은 소스가 필요합니다. 주요 출처는 고객, 사용자 등과 같은 이해 관계자입니다. 다른 출처에는 전문가, 분석가 및 경쟁업체에 대한 정보가 포함될 수 있습니다.

소스가 식별되면 요구 사항을 수집하는 데 적용할 수 있는 여러 기술이 있습니다. 이것은 반복적인 프로세스이며 아무도 요구 사항 수집 기술을 사용하여 작업을 수행하지 않습니다. 필요한 만큼 많이 사용해야 합니다. 다음은 몇 가지 주요 요구 사항 수집 기술입니다.

사용 사례 시나리오

사용 사례는 사용자가 제품에서 작업을 수행하는 방법을 설명하는 문서입니다. 그것은 사용자의 관점에서 작성되었으며 제품을 사용하는 사람, 제품에서 원하는 것, 사용자의 목표, 작업을 수행하기 위해 취하는 단계 및 제품이 사용자의 작업에 응답하는 방법을 포함하는 단계로 수행됩니다.

브레인스토밍

제품이 중요하다고 느끼는 한 제품에 대해 원하는 것은 무엇이든 말할 수 있는 참가자 그룹과 함께 브레인스토밍 세션을 진행합니다. 진행자가 그룹을 이끌고 응답을 구성하고 우선 순위를 지정하게 합니다. 브레인스토밍 세션의 목적을 설명하는 것으로 시작하고 그룹이 가능한 한 많은 아이디어를 제공하도록 하고 비판하거나 토론하지 말고 완료되면 모든 정보를 수집하십시오.

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마인드 매핑

마인드맵은 아이디어를 모으는 또 다른 방법입니다. 여기에는 중심 아이디어를 페이지 중앙에 배치하는 것으로 시작하는 마인드 맵을 만드는 것이 포함됩니다. 그런 다음 선, 화살표, 말풍선 및 다양한 색상을 사용하여 중심 주제와 그 주제에서 나오는 아이디어 간의 연결을 보여줍니다. 그것은 당신의 중심 아이디어와 관련된 아이디어의 유기적 개발을 허용합니다. 서로 다른 사실이 어떻게 관련되어 있는지 보여줍니다.

요구 사항 수집 도구

프로젝트가 끝나면 성공 또는 실패를 분석하고 이해하는 능력은 전적으로 모든 것을 문서화하는 데 사용하는 도구에 달려 있습니다.

따라서 우리가 언급했듯이 시작하기 전에 모든 문서에 대한 저장소가 필요합니다. 아마도 이것은 동일한 서버의 여러 사용자가 모든 문서에 액세스할 수 있는 파일 공유 시스템일 수 있습니다. 또는 필요한 도구에는 각 팀 구성원이 이전 프로젝트의 특정 영역에 소요한 시간을 분석하여 이 프로젝트에 소요되는 시간을 이해하는 데 사용할 수 있는 시간 추적 시스템이 포함됩니다.

또한 요구 사항 수집 템플릿을 다운로드하여 프로젝트 프로세스에 도움이 될 것입니다. 이는 모든 사람이 비즈니스 요구 사항, 사용자 요구 사항 및 시스템 요구 사항에 맞추는 데 도움이 됩니다.

도구가 무엇이든 관련된 각 사람이 어디에 있든 여러 위치, 여러 컴퓨터에서 액세스할 수 있는지 확인하십시오. 모든 채널에서 가능한 한 쉽게 모든 사람이 커뮤니케이션하고 업데이트를 보내며 피드백을 제공할 수 있도록 하고 싶을 것입니다.

요구 사항 수집 템플릿

요구 사항 수집을 위한 기술 또는 조합이 무엇이든 문서에 수집해야 합니다. 템플릿은 요구 사항 등을 수집하는 훌륭한 도구입니다. ProjectManager는 프로젝트의 모든 측면과 관련된 무료 템플릿을 위한 온라인 허브입니다. 다음은 요구 사항 수집에 도움이 될 수 있는 몇 가지입니다.

요구 사항 수집 템플릿

첫 번째 무료 템플릿은 Word용 요구 사항 템플릿입니다. 요구 사항 수집을 다른 프로젝트와 구별할 수 있는 표지와 문서에 대한 수정 사항을 추적할 수 있는 곳이 있습니다. 그런 다음 프로젝트, 목적, 범위 및 일정을 설명할 수 있습니다. 이해 관계자가 자신의 생각을 캡처할 수 있는 공간도 있습니다.

이해관계자 분석 템플릿

이해 관계자에 대해 말하자면 Excel용 무료 이해 관계자 분석 템플릿을 사용하면 이해 관계자를 식별하고 관리할 수 있습니다. 이 무료 템플릿을 사용하여 프로젝트와 관련된 이해 관계자, 프로젝트에 대한 이해 관계자의 관계 및 참여 수준을 설명하여 관리 방법을 계획할 수 있습니다.

프로젝트 계획 템플릿

마지막으로, 이 모든 정보를 가져와 계획을 알리는 데 사용해야 합니다. Word용 무료 프로젝트 계획 템플릿을 사용하면 작업 범위를 지정하고 관리 가능한 작업으로 줄일 수 있습니다. 팀의 작업량을 관리할 수 있는 공간도 있습니다. 프로젝트 계획 템플릿은 수집된 모든 요구 사항을 취하여 실용화합니다.

ProjectManager는 요구 사항을 지원합니다.

모든 훌륭한 프로젝트의 핵심은 처음부터 모든 요구 사항을 수집하는 것입니다. 이를 위해서는 모든 채널과 데이터를 무한한 시간 동안 보관할 수 있는 리포지토리에서 원활한 커뮤니케이션 방법이 필요합니다. ProjectManager에는 이를 가능하게 할 뿐만 아니라 쉽게 만드는 도구가 있습니다. 클라우드 기반 소프트웨어를 사용하면 귀하와 귀하의 팀이 문서를 무제한으로 호스팅할 수 있으므로 사람들의 모든 요청을 원하는 기간 동안 저장할 수 있습니다.

대화형 Gantt 차트에서 프로젝트 계획

시간 추적 시스템과 교차 기능하는 Gantt 차트가 필요하십니까? 당사 소프트웨어는 프로젝트가 진행됨에 따라 조정할 수 있는 하이브리드 도구를 호스팅합니다. 우리 Gantt는 Gantts로 알려진 모든 것을 수행합니다. 중요한 경로를 필터링하고 기준선을 설정하여 계획된 노력과 실제 진행 상황 간의 차이를 추적할 수 있습니다.

여러 프로젝트 보기 사용

당사 소프트웨어에는 여러 프로젝트 보기가 있으므로 Gantt에서 계획한 내용은 간판 보드, 작업 목록, 시트 또는 달력 보기와 같은 전체 도구에서 업데이트됩니다. 누구나 원하는 방식으로 일하고 장소에 구애받지 않고 실시간으로 소통할 수 있습니다.

핵심에 대한 협력

ProjectManager는 여러 위치에서 보다 투명하게 커뮤니케이션하려는 팀에 적합합니다. 당사 소프트웨어를 사용하면 주요 이해 관계자 또는 팀 구성원의 의견을 추가하여 효과적이고 쉽게 협업할 수 있습니다. 또한 임명된 사람은 작업을 예약하고 알림을 보내 클라이언트가 잘 관리되고 일정이 그대로 유지되도록 할 수 있습니다.

당사 플랫폼은 귀하의 프로젝트에 대한 단일 정보 소스입니다. 이메일 알림과 인앱 알림은 댓글과 진행 상황에 대한 최신 정보를 제공합니다. 실시간 대시보드와 원클릭 보고서는 성공적인 프로젝트를 제공하기 위해 통찰력 있는 결정을 내리는 데 필요한 라이브 데이터를 제공합니다.

여러 팀에서 요구 사항을 수집하고 관리하는 것은 쉬운 일이 아닙니다. 팀 구성원과 이해 관계자가 무슨 일이 있어도 최신 상태인지 확인합니다. ProjectManager는 여러 채널에서 팀이 효과적으로 협업할 수 있도록 지원하는 수상 경력에 빛나는 소프트웨어입니다. 지금 무료로 시작하세요.