프로젝트 요구 사항 관리: 빠른 가이드

모든 프로젝트에는 요구 사항이 있으므로 모든 프로젝트 관리자는 요구 사항 관리 계획을 준비해야 합니다. 어떻게 작동합니까? 귀하의 조직이 수백 개의 새로운 일자리를 가져올 것으로 보고되는 새로운 유통 센터를 건설 중이라고 가정해 보겠습니다. 여기에는 새 직원, 새 HR 직원 및 새 장비가 포함됩니다.

그러나 고객 지원 전문가, 이해 관계자, 팀 구성원 및 고객 기반과 같은 모든 측면의 통찰력 없이는 해당 유통 센터를 성공시키기 위한 프로젝트 요구 사항이 무엇인지 어떻게 알 수 있습니까?

이것이 요구사항 관리가 프로젝트의 장기적인 성공에 필수적이기 때문에 마스터해야 하는 중요한 측면인 이유입니다.

프로젝트 관리의 요구 사항은 무엇입니까?

프로젝트 관리에서 요구 사항은 프로젝트를 성공적으로 완료하기 위해 완료해야 하는 작업 또는 조건의 그룹입니다. 여기에는 제품 기능, 품질, 서비스 또는 프로세스가 포함될 수 있습니다. 이러한 요구 사항의 목적은 리소스와 회사의 장기 목표가 프로젝트 종료 시 일치하도록 하는 것입니다.

이러한 프로젝트 관리 요구 사항을 준비하는 것은 프로젝트를 관리하고 실행하는 데 필수적입니다. ProjectManager는 무제한 파일 저장 및 실시간 통신이 가능한 소프트웨어로 모든 프로젝트 요구 사항에 대한 중앙 허브 역할을 합니다. 목록 보기를 사용하여 모든 프로젝트 요구 사항을 빠르게 검토할 수 있지만 여러 프로젝트 보기를 통해 언제 어디서나 파일에 액세스할 수 있습니다. 파일이 업데이트되면 모든 사람에게 이메일과 인앱 알림이 전송되므로 진실의 출처는 단 하나입니다. 지금 무료로 ProjectManager를 시작하십시오.

프로젝트 요구 사항 유형

일반적으로 요구 사항은 비즈니스 요구 사항, 솔루션 요구 사항 및 이해 관계자 요구 사항의 세 가지 방식으로 분류할 수 있습니다.

비즈니스 요구 사항

비즈니스 요구 사항은 프로젝트를 수행하기 위한 비즈니스의 전반적인 요구 사항입니다. 이 범주에 속하는 요구 사항은 조직의 장기 목표와 일치하는 보다 기초적이고 장기적인 요구 사항입니다.

솔루션 요구 사항

솔루션 요구 사항은 제품 중심적이며 조금 더 깊이 드릴다운합니다. 기능적이거나 기능적이지 않을 수 있으며 제품의 최종 결과가 제품이 수행해야 하는 작업과 제품이 수행해야 하는 작업을 모두 충족하도록 합니다.

위의 예와 같이 솔루션 요구 사항에는 영업 팀이 새 CRM으로 작업을 완료하는 데 필요한 적절한 도구의 구현과 같은 기능적 요구 사항이 포함될 수 있습니다. 비기능적 요구 사항은 CRM 도구에 마케팅 팀을 지원하는 콘텐츠 마케팅 일정도 포함되어 있지만 반드시 필요한 것은 아닙니다.

이해관계자 요구사항

이해 관계자 요구 사항은 이정표를 승인하고, 작업을 생성하고, 결과물을 완성하는 등의 주요 직원을 설명합니다. 그들은 고객, 팀 구성원, 비즈니스 파트너 또는 핵심 리더십이 될 수 있습니다. 관련된 모든 이해 관계자의 요구 사항이 프로젝트 전체에 걸쳐 균형을 이루도록 하려면 집요한 프로젝트 관리자가 필요합니다. 이해관계자 관리를 잘하기 위해서는 필수적입니다.

요구 사항 관리란 무엇입니까?

요구 사항 관리는 프로젝트 요구 사항을 문서화, 분석, 추적, 우선 순위 지정 및 검증하는 프로세스입니다. 간단히 말해서 프로젝트 관리자는 모든 이해 관계자로부터 요구 사항을 수집한 다음 요구 사항 관리 계획을 만들어야 합니다. 요구 사항 관리 계획은 모든 프로젝트 요구 사항을 나열하고 이를 충족하기 위한 지침과 절차를 정의하는 가이드 역할을 합니다.

그런 다음 프로젝트가 시작되면 프로젝트 관리 팀은 프로젝트 활동과 결과물이 이전에 정의된 프로젝트 요구 사항과 일치하는지 확인해야 합니다.

요구 사항 관리는 프로젝트 관리자가 원래 요구 사항에 대한 변경 사항을 따라잡기 위해 이해 관계자와 소통해야 하는 지속적인 활동입니다. 프로젝트 요구 사항에 대한 모든 변경 사항은 정의된 변경 관리 정책으로 적절하게 제어되어야 합니다.

요구사항 관리 계획(RMP)

요구 사항 관리 계획 또는 RMP를 갖는 것이 중요합니다. 이 계획에는 일반적으로 다음 체크리스트가 포함됩니다.

• 이해관계자 역할 및 책임 : 이러한 역할이 식별되었습니까? 각 작업에 대해 위험을 모니터링하고 일상을 관리하도록 할당된 소유자가 있습니까?
• 요구 사항 관리 프로세스 : 모든 부서와 이해 관계자가 요구 사항을 도출하고 문서화하고 이해했습니까?
• 요구사항 유형 정의 : 기능적 요구사항과 비기능적 요구사항은 무엇입니까?
• 요구 사항 아티팩트 매핑 : 여기에는 이해 관계자 검토를 위한 보충 문서가 포함될 수 있습니다.
• 요구 사항 우선 순위 지정 : 모든 요구 사항이 동일한 중요성을 갖는 것은 아닙니다. 하나의 요구 사항에 많은 종속성이 있는 경우 목록에서 상위로 이동하여 다른 여러 작업을 유지하지 않도록 합니다. 그러나 그것이 독립형 필요라면? 그런 다음 우선 순위를 낮출 수 있습니다.
• 추적 가능하게 만들기 : 좋은 요구 사항 관리의 가장 중요한 구성 요소 중 하나는 추적 가능성입니다. 요구 사항을 추적하면 이해 관계자와 팀 구성원에게 요구 사항이 존재하는 이유, 변경된 사항 및 요구 사항이 완료되었는지 여부에 대한 통찰력을 얻을 수 있습니다.
• 번호 매기기 또는 버전 지정 시스템 통합 : 이해 관계자와 팀 구성원 모두가 각 마일스톤에서 발생한 수정 횟수를 측정하고 최신 버전이 항상 작업 중인 버전인지 확인하는 데 도움이 됩니다.
• 의사소통 계획 수립 : 이전에 언급했듯이 가능한 한 투명하고 모든 것을 문서화하는 것이 가장 좋습니다. 이것은 프로젝트가 가장 잘 수행된 부분과 딸꾹질이 발생한 부분을 검토할 때 도움이 될 것입니다. 의사 소통 계획은 또한 직원의 동의를 유도할 뿐만 아니라 이해 관계자와 팀원 모두에 대한 기대치를 관리할 수 있습니다.

5단계의 요구 사항 관리 프로세스

요구 사항을 일찍 나열하면 사용자와 개발자, 이해 관계자와 팀 구성원, 회사와 고객 간의 의사 소통의 벽을 허물 수 있습니다. 이러한 요구 사항을 수집하는 프로세스에 대해 논의해 보겠습니다.

1. 요구사항 도출

잘 매핑된 모든 프로젝트와 마찬가지로 다른 사람의 요구 사항과 프로젝트 요구 사항을 인터뷰하고 조사하여 계획 프로세스를 시작합니다. 이것은 전체 이해 관계자 목록, 고객 지원 팀, 영업 직원 및 그들의 요구 사항 또는 고객에 대한 요약이 될 수 있습니다. 이 프로세스를 요구 사항 도출이라고 하며 프로젝트에 대한 요구 사항을 수집하는 첫 번째 단계입니다. 시작하려면 무료 요구 사항 수집 템플릿을 사용하십시오.

2. 요구사항 문서화 및 이해

다른 팀 구성원이 처음부터 프로젝트 범위를 이해할 수 있도록 모든 것을 기록하고 제품 사양을 문서화하십시오. 프로세스의 이 부분을 요구사항 문서화 및 이해라고 합니다. 자세히 알수록 좋습니다.

3. 일찍 그리고 자주 의사소통하기

요구 사항 문서를 부서 간에 쉽게 번역할 수 있습니다. 회의를 한 적이 없더라도 처음부터 프로젝트 요구 사항과 범위를 명확하게 이해해야 합니다. 이해 관계자 및 내부 회의의 업데이트된 메모도 포함하여 관련된 모든 사람이 업데이트가 진행되는 것을 보면서 프로젝트 승인을 받은 것처럼 느낄 수 있도록 합니다.

가정 이해

프로젝트 내의 가정을 이해하면 요구 사항의 균형을 더 잘 맞출 수 있습니다. 가정은 일반적으로 시간, 예산 및 범위의 세 가지 요소로 구성됩니다. 요구 사항을 관리하는 동안 가정은 다음과 같을 수 있습니다.

• 휴일, PTO 및 병가를 고려하지 않음
• 도구가 작동하는지 또는 수리가 필요한지 고려하지 않음
• 이해 관계자가 이정표 동안 적시에 피드백을 제공할 것이라고 가정합니다.

4. 요구 사항 모니터링 및 추적

프로젝트 전체에 걸쳐 모든 팀 수준에서 요구 사항을 모니터링하고 추적하여 각 단계에서 위험을 낮게 유지해야 합니다. 또한 이 데이터를 사용하여 프로젝트가 시간, 범위 및 예산 관점에서 순조롭게 진행되고 있는지 확인할 수 있으므로 이정표를 검토해야 할 때 주요 이해 관계자에게 결과를 보고할 수 있습니다.

5. 프로젝트 실행 중 요구 사항 관리

요구 사항은 일반적으로 조직의 한 부서에서 관리되지 않습니다. 그들은 전략적 계획에서 포트폴리오 관리, 프로그램 관리, 프로젝트 관리 및 지속적인 개선 부서에 이르기까지 관리됩니다.

전체 프로젝트 과정에서 요구 사항을 관리하는 이점은 다섯 가지입니다. 비용 절감, 프로젝트 품질 향상, 프로젝트 완료에 걸리는 시간 단축, 위험 감소 및 범위 관리 계획을 효과적으로 만들 수 있습니다.

요구 사항이 충족되었는지 어떻게 확인합니까?

각 이정표와 마지막 단계에서 이해 관계자와 함께 프로젝트를 검토하는 것이 중요합니다. 인터뷰 질문과 프로젝트 종료 체크리스트를 검토하여 최종 정보를 수집하는 사후 검토를 수행하십시오. 새로운 정보를 얻기 위해 추가 질문을 할 수도 있습니다. 여기에는 다음이 포함될 수 있습니다.

• 프로젝트 진행이 순조롭게 진행되었다고 느끼셨나요? 예 혹은 아니오?
• 이 프로젝트 과정에서 개선할 수 있었던 점은 무엇입니까?
• 이 프로젝트 과정에서 무엇을 배웠습니까?
• 향후 프로젝트에 무엇을 포함할 것을 권장합니까?

프로젝트가 끝나면 추적 가능성에 관한 것입니다. 요구 사항을 되돌아보고 통과한 모든 변경 사항과 완료 방법을 확인할 수 있다면 귀하와 귀하의 팀은 그것이 진정한 솔루션인지 여부를 판단할 수 있습니다. 관련된 비기능 요구 사항이 있는지 확인할 수도 있습니다.

프로젝트의 결과와 요구 사항을 이해하려면 프로젝트 수명 주기 전반에 걸쳐 추적 가능성을 관리하여 이후에 철저히 검토할 수 있습니다.

ProjectManager는 요구 사항 관리를 지원합니다.

모든 훌륭한 프로젝트의 핵심은 놀라움을 최소화하는 것입니다. 요구 사항 관리의 목표는 바로 의사 소통이 게임의 이름이고 모든 사람이 같은 페이지에 있으므로 놀라움이 제한되는 환경을 만드는 것입니다. ProjectManager에는 이를 가능하게 할 뿐만 아니라 간단하게 만드는 도구가 있습니다.

클라우드 기반 Gantt 차트를 사용하면 모든 종속성을 포함하여 전체 프로젝트 계획을 하나의 보기에서 볼 수 있습니다. 요구 사항을 수정해야 합니까? Gantt 차트는 편집하기 쉽고 모든 변경 사항을 수용할 수 있어 추적 가능합니다.

ProjectManager는 전반적으로 더 투명하게 커뮤니케이션하려는 팀에 적합합니다. Gantt 차트, 칸반 보드 및 작업 목록과 같은 여러 보기를 통해 주요 이해 관계자 또는 팀 구성원의 의견을 표시하여 쉽게 공동 작업할 수 있습니다. 또한 한 팀원이 작업을 업데이트하면 적시에 적절한 사람들에게 알림이 전송됩니다.

여러 팀의 요구 사항을 관리하는 것은 쉬운 일이 아닙니다. 어떤 일이 있어도 프로젝트에 관련된 모든 사람들이 같은 페이지에 있는지 확인하십시오. ProjectManager는 여러 플랫폼에서 팀이 효과적으로 협업할 수 있도록 지원하는 수상 경력에 빛나는 소프트웨어입니다. 지금 무료 30일 평가판에 등록하십시오.