프로젝트 관리에서 리소스 가용성을 추적하는 방법

프로젝트는 계획되고 예정되어 있지만 이는 실제 작업의 서문일 뿐입니다. 예산을 초과하지 않고 마감일을 맞추기 위해 프로젝트를 실행하려면 프로젝트 관리자가 리소스 가용성을 이해해야 합니다. 더 큰 리소스 관리 프로세스의 일부입니다.

리소스는 재료, 장비, 노동력 등을 포함하여 프로젝트 작업을 제공하는 데 사용되는 모든 것입니다. 다양한 유형의 프로젝트 리소스, 프로젝트 관리에 중요한 이유, 리소스 관리 소프트웨어가 리소스 가용성을 관리하는 데 어떻게 도움이 되는지에 대해 이야기하겠습니다.

리소스 가용성이란 무엇입니까?

리소스 가용성은 프로젝트를 실행하는 데 필요한 것이 무엇인지, 언제, 어떤 상황에서 필요한지 이해하는 것입니다. 프로젝트를 제공하는 데 필요한 리소스를 조정할 수 있는 능력은 기한을 맞추고 예산을 준수하는 성공적인 프로젝트의 핵심입니다.

자원을 분배하고 할당하는 방법을 파악하는 것은 효과적인 자원 관리 계획의 일부입니다. 첫째, 프로젝트 관리자는 프로젝트에 필요한 리소스를 알아야 합니다. 이것은 말처럼 쉽지 않습니다.

그런 다음 팀에서 사용할 도구부터 구성할 팀에 이르기까지 모든 리소스를 알아야 합니다. 철저한 리소스 목록이 있으면 필요할 때 제공될 수 있도록 일정에 맞추기 위해 퍼즐 조각처럼 조합해야 합니다. 그렇지 않으면 비용이 많이 드는 지연이 발생합니다.

리소스 관리 도구가 포함된 프로젝트 관리 소프트웨어는 리소스를 계획하고 예약하는 데 필수적입니다. ProjectManager는 리소스를 구성하고 프로젝트 작업에 연결할 수 있는 강력한 Gantt 차트가 있는 수상 경력에 빛나는 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. 네 가지 유형의 종속성을 모두 연결하여 지연을 방지하고 중요 경로를 필터링하여 작업의 우선 순위를 지정할 수 있습니다. 기준선을 설정하면 리소스 계획을 캡처하고 계획된 작업량과 실제 작업량을 비교하여 실시간으로 추적할 수 있습니다. 리소스 가용성을 파악하고 일정을 유지하십시오. 지금 무료로 ProjectManager를 시작하세요.

프로젝트 자원의 유형

프로젝트 리소스 목록은 거의 끝이 없지만 유형과 무형의 두 범주로 나눌 수 있습니다. 유형 자원은 물질적 의미, 사람, 장소 및 사물입니다. 무형 자원은 에너지, 사기, 시간, 정보 등과 같은 물질이 아닙니다.

그렇다고 이 이분법이 모든 프로젝트 리소스를 정의한다는 의미는 아닙니다. 예를 들어 돈과 같이 분류하기 어려운 것들이 있습니다. 손에 들고 셀 수 있다는 점에서 유형적입니다. 그러나 그 가치는 그것을 발행한 주에 따라 다르다는 점에서 무형이기도 합니다.

따라서 프로젝트 리소스를 적절하게 정의하려면 좀 더 자세한 정보가 필요합니다. 프로젝트를 관리할 때 사람, 정보, 재료, 도구, 에너지, 자본 및 시간의 7가지 범주로 구분된 자원을 살펴보는 것이 도움이 됩니다. 이러한 각 용어를 정의하고 이해를 돕기 위해 예를 들어 설명하겠습니다.

사람들

이들은 프로젝트를 실행하기 위해 모인 팀과 같은 인적 자원입니다. 사람들은 당신의 가장 귀중한 자원이라고 합니다. 여기에는 이유가 있습니다. 팀이 없으면 나머지 6개 범주의 리소스는 비활성 상태입니다. 당신은 세상의 모든 돈과 훌륭한 도구 세트를 가질 수 있지만, 승무원이 없다면 당신이 가진 것이라고는 황량한 작업장뿐입니다. 시간을 내어 목표를 달성하는 데 필요한 기술과 경험을 갖춘 팀을 구성하십시오.

정보

귀하와 귀하의 팀이 프로젝트를 완료하는 데 필요한 지식도 리소스입니다. 당신이 그들을 훈련시켜야 하거나 그들이 이미 배운 기술 세트를 가지고 프로젝트에 와도 그 정보는 프로젝트의 성공에 매우 중요합니다. 정보는 작업을 실행하는 데 필요한 도구를 사용하는 방법을 아는 것부터 프로젝트의 프로세스 및 방법론을 이해하는 것까지 모든 것이 될 수 있습니다. 정보는 유연하며 팀도 유연해야 합니다. 상황이 변하면 모두가 빠르게 적응해야 합니다.

재료

자료는 유형이기 때문에 이해하기 쉽습니다. 이러한 개체는 프로젝트 실행에 사용되며 건설 중인 경우 벽돌과 박격포에서 보다 추상적인 환경에서 작업하는 경우 종이와 연필에 이르기까지 무엇이든 될 수 있습니다. 그러나 일반적으로 재료는 건설이나 제조와 같은 보다 구체적인 프로젝트와 관련이 있습니다. 이러한 산업은 자원 가용성에 또 다른 계층을 추가하는 공급망 관리 및 재료 소싱을 처리해야 합니다.

도구

도구는 또 다른 유형의 자원입니다. 하지만 엄격하게 실행 단계가 아닌 프로젝트의 수명 주기 전반에 걸쳐 사용됩니다. 도구는 망치 및 중장비와 같은 건설 및 제조 도구에서 하드웨어 및 소프트웨어에 이르기까지 모든 영역을 실행합니다. 컴퓨터는 거의 모든 프로젝트에 사용되는 반면 사용되는 소프트웨어는 프로젝트 유형에 더 적합합니다. 어떤 경우이든 도구는 모든 프로젝트에 필요한 리소스이며 도구의 가용성은 프로젝트 성공의 핵심입니다.

에너지

많은 사람들이 필수 자원 목록에 에너지를 포함하지 않을 수 있지만 필수적입니다. 에너지는 프로젝트에 사용되는 도구와 기계를 팀의 생산성을 높이는 도구나 소프트웨어로 실행하는 에너지를 의미할 수 있습니다. 대부분의 프로젝트에서 에너지는 전기입니다. 소프트웨어 개발 등을 위한 작업 사이트인 컴퓨터를 실행합니다. 그러나 건설 및 일부 제조 프로젝트에는 휘발유 또는 디젤과 같은 다른 유형의 에너지가 필요합니다. 중단 없는 에너지원을 확보하는 것은 매우 중요하며 리소스 가용성 계획의 일부가 되어야 합니다.

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돈

프로젝트에 자금이 지원되지 않으면 프로젝트가 물속에서 죽었다는 것을 누구나 알고 있지만 리소스 가용성 계획에 돈이 포함되지 않는 경우가 많습니다. 그러나 물론 프로젝트를 진행하기 전에 이해 관계자의 재정적 지원이 필요합니다. 자금이 제대로 조달되지 않거나 예산을 잘못 관리하면 프로젝트가 계속되지 않습니다. 돈이 있으면 거의 모든 자원을 더 많이 얻을 수 있지만 돈이 없으면 막힙니다.

시간

시간은 당신이 관리할 수 있지만 결코 통제할 수 없는 자원입니다. 프로젝트 관리에는 시간 제한이 없으므로 리소스가 필요할 때 리소스를 정확하게 예약하는 것은 리소스 관리의 또 다른 중요한 측면입니다. 프로젝트를 타임라인에 표시하는 것은 전체 프로젝트를 처음부터 끝까지 보고 마감일부터 거꾸로 작업하여 할당된 시간 내에 모든 작업을 완료할 수 있도록 하는 좋은 방법입니다. 시간은 보편적이며 모든 프로젝트에 영향을 주지만 이 목록에서 찾기 힘든 리소스 중 하나입니다.

리소스 가용성을 추적하는 것이 중요한 이유는 무엇입니까?

자원 능력을 추적할 수 있는 것은 자원 관리의 핵심입니다. 리소스가 어디에 있는지 모른다면 리소스가 있어야 할 때 필요한 곳에 리소스를 가져올 수 없습니다. 그렇기 때문에 프로젝트 리소스를 계획, 예약 및 최적화하는 것이 매우 중요합니다. 그렇지 않으면 프로젝트 리소스를 낭비하게 되고 시간과 비용이 소요됩니다.

리소스 가용성을 추적하는 방법에는 여러 가지가 있습니다. 보다 일반적인 세 ​​가지 방법은 리소스 예약, 리소스 계획 및 리소스 최적화입니다. 이를 사용하여 리소스를 모니터링하여 보다 효과적으로 적용할 수 있습니다.

리소스 예약

리소스 스케줄링은 작업이나 프로젝트에 리소스를 가장 효율적으로 할당하는 데 사용됩니다. 그 중 일부는 리소스가 프로젝트를 완료하는 데 필요한 시작 날짜와 종료 날짜를 예약하는 것입니다. 이 날짜는 리소스 용량 및 가용성을 기반으로 합니다.

자원 계획

자원 계획은 프로젝트에 필요한 자원을 식별하고 자원을 획득하고 할당하는 방법에 관한 것입니다. 이는 프로젝트 관리에서도 마찬가지이지만 여러 프로젝트에서 리소스를 공유해야 하는 경우 포트폴리오 관리의 중요한 부분이기도 합니다.

자원 최적화

자원 최적화는 인적 자원 및 비인적 자원의 가용성이 프로젝트 일정과 일치하는지 확인하는 방법을 말합니다. 이를 달성하기 위한 몇 가지 기술에는 리소스 평준화(시작 날짜 및 종료 날짜 조정), 리소스 평활화(더 많은 리소스 추가를 방지하기 위해 예산 내에서 요구 사항 유지) 및 역 리소스 할당(마지막 또는 가장 중요한 작업부터 시작하여 역순으로 예약)이 포함됩니다.

ProjectManager로 리소스 가용성을 관리하는 방법

ProjectManager는 리소스를 실시간으로 계획, 관리 및 추적할 수 있는 도구를 제공하는 온라인 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. 당사 소프트웨어에는 인건비를 추적하고 팀 작업의 완료율을 확인할 수 있는 작업표가 있습니다. 또한 작업 목록, 칸반 보드 등과 같은 여러 프로젝트 보기가 있어 팀이 원하는 방식으로 작업할 수 있고 관리자는 프로세스를 투명하게 확인할 수 있습니다. 관리자는 잠재적인 병목 현상을 식별하고 리소스를 신속하게 재할당하여 팀이 최대 용량으로 작업하도록 할 수 있습니다.

작업량 차트로 팀의 작업량 모니터링

리소스 계획 및 예약은 첫 번째 단계일 뿐입니다. 당신은 또한 그들을 추적해야합니다. 당사의 소프트웨어를 사용하면 PTO, 휴가 및 전 세계 공휴일을 포함하여 팀의 기술 및 가용성을 나열할 수 있으므로 온보딩이 더 쉬워지고 작업 할당이 간단해집니다. 색으로 구분된 워크로드 페이지로 전환하면 누가 초과 할당되었는지 한 눈에 확인할 수 있습니다. 차트에서 바로 작업을 재할당하여 리소스의 생산성을 높일 수 있도록 워크로드의 균형을 맞춥니다.

실시간 대시보드로 리소스 사용률 추적

프로젝트의 리소스를 추적하는 또 다른 도구는 실시간 대시보드입니다. 가벼운 소프트웨어에서 볼 수 있듯이 시간이 많이 걸리는 구성이 필요하지 않습니다. 실시간 대시보드는 실시간 데이터를 즉시 수집하여 읽기 쉬운 그래프와 차트로 자동 표시합니다. 시간, 비용 등을 추적할 수 있습니다. 프로젝트 또는 포트폴리오에 대한 높은 수준의 보기를 보려면 대시보드를 클릭하기만 하면 됩니다.

실시간 대시보드에서 사용할 수 있는 것보다 더 자세한 정보가 필요한 경우 프로젝트 상태, 포트폴리오 상태, 분산, 작업표 등에 대한 여러 보고서를 쉽게 생성할 수 있습니다. 각 보고서는 사용자 정의가 가능하므로 보고 싶은 내용만 표시하도록 데이터를 필터링할 수 있습니다. 또한 모든 보고서를 다양한 형식으로 쉽게 공유하여 이해 관계자에게 정보를 제공할 수 있습니다.

ProjectManager는 팀이 실시간으로 작업을 계획, 관리 및 추적할 수 있도록 지원하는 수상 경력에 빛나는 소프트웨어입니다. 리소스 관리 외에도 부서와 시간대에 걸쳐 팀을 연결하는 협업 플랫폼에는 작업 관리 및 위험 관리 기능이 모두 있습니다. 우리 도구를 사용하는 Avis, Nestle 및 Siemens의 팀에 합류하십시오. 지금 무료로 ProjectManager를 시작하세요.