리소스 최적화란 무엇입니까? 기술 및 모범 사례

리소스 최적화는 성공적인 프로젝트 제공의 핵심입니다. 물론 리소스는 인적 자원 및 비인적 자원을 포함하여 프로젝트를 실행하는 데 사용되는 모든 것입니다. 리소스 관리 기술은 프로젝트를 일정대로 유지합니다.

적절한 리소스를 적시에 확보하려면 프로젝트 관리자가 리소스 최적화 기술을 이해해야 합니다. 프로젝트 및 프로젝트 포트폴리오를 관리할 때 몇 가지 모범 사례를 포함하여 리소스 최적화가 프로젝트 관리의 전반적인 분야에 어떻게 도움이 되는지 살펴보겠습니다.

리소스 최적화란 무엇입니까?

자원 최적화는 프로젝트 자원을 프로젝트 일정과 일치시키기 위해 프로젝트 관리에 사용되는 광범위한 방법을 포괄하는 포괄적인 용어입니다. 가능한 한 효율적인 방식으로 리소스를 할당하고 관리하는 데 관여합니다. 이러한 자원은 자재 및 장비에서 노동에 이르기까지 무엇이든 될 수 있습니다.

모든 조직이 업계에서 성공하고 경쟁력을 유지하려면 비즈니스와 프로젝트를 원활하게 실행하는 데 도움이 되는 리소스 최적화가 중요합니다. 사용 가능한 리소스를 파악하고 이를 효율적으로 예약하는 것은 모든 조직이 일정과 예산 내에서 전략적 목표를 달성하는 데 필수적입니다.

리소스 최적화가 작동하는 몇 가지 방법은 프로젝트 작업을 기한 및 사용 가능한 리소스에 맞춰 인적 리소스의 작업 부하를 관리하는 것입니다. 이것은 조직이 예산 범위 내에서 유지할 수 있는 한 가지 방법입니다. 다른 리소스 최적화 기술에는 리소스 평준화, 리소스 스무딩 및 역 리소스 할당이 포함됩니다.

프로젝트 관리 소프트웨어는 리소스를 최대한 활용하고 필요할 때 리소스를 사용할 수 있도록 관리하는 데 도움이 됩니다. ProjectManager는 리소스를 프로젝트 일정에 맞추는 데 도움이 되는 리소스 관리 기능을 갖춘 수상 경력에 빛나는 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. 팀을 온보딩할 때 PTO, 휴가 및 전 세계 공휴일을 포함하여 가용성을 설정하면 할당이 간단해집니다. 그런 다음 색으로 구분된 워크로드 차트로 전환하여 누가 초과 할당되었는지 쉽게 확인하세요. 해당 차트에서 바로 워크로드의 균형을 조정하여 팀이 보다 생산적으로 작업할 수 있도록 합니다. 지금 무료로 ProjectManager를 시작하세요.

프로젝트 관리에서 리소스 최적화가 중요한 이유는 무엇입니까?

리소스 최적화는 프로젝트의 생산성과 성과를 높이는 데 도움이 되므로 프로젝트 관리에서 중요합니다. 이는 프로젝트 일정을 충족하고 프로젝트 예산을 유지할 수 있음을 의미합니다. 이해관계자는 목표를 달성하고 과도한 지출을 하지 않는 등 프로젝트에 대한 기대치를 충족하는지 확인하기 위해 항상 진행 상황을 살펴봅니다.

프로젝트 관리의 또 다른 문제는 팀 사기입니다. 팀이 만족스럽지 않으면 함께 일하거나 최대한 생산적이지 않아 일정과 예산에 부정적인 영향을 미칩니다. 팀을 행복하게 유지하는 한 가지 방법은 과로하지 않고 역량을 할당하는 것입니다. 이를 통해 프로젝트 관리자는 팀을 소진시키지 않고 팀을 최대한 활용할 수 있으며 이는 프로젝트뿐만 아니라 직원 유지에도 영향을 미칩니다.

프로젝트를 계획할 때 프로젝트 관리자는 프로젝트를 성공적으로 제공하기 위해 어떤 작업을 완료해야 하는지 알기 위해 중요한 경로를 찾습니다. 요주의 경로를 알면 더 나은 작업 우선 순위 지정이 가능합니다. 리소스 최적화를 통해 프로젝트 관리자는 일정이나 예산을 조정하지 않고도 이러한 중요한 작업을 완료하는 데 필요한 리소스를 확보할 수 있습니다.

리소스 최적화 기술

리소스 평준화, 리소스 평활화 및 역 리소스 할당과 같은 보다 일반적인 리소스 최적화 기술 중 세 가지를 이미 언급했습니다. 각각은 중요하며 작동 방식을 이해하기 위해 더 자세한 정보를 정의하고 제공할 가치가 있습니다.

리소스 평준화

리소스 평준화는 프로젝트가 보유한 리소스로 완료할 수 있도록 시작 날짜와 완료 날짜를 조정하는 것입니다. 이렇게 하면 리소스의 수요와 가용성 사이의 균형을 찾는 데 도움이 되며 팀이 소진되는 것을 방지할 수 있습니다. 프로젝트 관리자는 이를 사용하여 특정 작업을 수행할 자격이 있는 팀원과 같은 적절한 리소스에 작업을 할당합니다.

이를 통해 자원 사용에 도움이 되고 적자를 줄이는 동시에 프로젝트 자원의 효율성을 높일 수 있습니다. 이는 과잉 할당을 방지하고 고품질 출력을 제공하는 데 도움이 됩니다. 그러나 이로 인해 다른 프로젝트가 지연되고 예산이 초과될 수 있으며 추가 리소스를 할당해야 할 수도 있습니다.

리소스 스무딩

리소스 스무딩은 시간 제약을 처리할 때 사용됩니다. 시간 제약이 있는 스케줄링이라고도 하는 리소스 평활화는 요구 사항을 예산 내에서 유지하고 프로젝트에 할당된 것보다 더 많은 리소스를 사용하지 않도록 합니다. 이를 위해서는 인적 자원의 작업량에 접근할 수 있어야 합니다. 이렇게 하면 비용 효율적인 방식으로 정시에 제공하는 데 도움이 되지만 일부 작업의 우선 순위를 지정하고 다른 작업을 지연해야 합니다.

역 자원 할당

역방향 리소스 할당은 마지막 또는 가장 중요한 작업부터 시작하여 이름을 얻은 일정에서 역방향으로 작동합니다. 정해진 기한이 있거나 특정 날짜에 중요한 작업을 수행해야 하는 경우 이 리소스 최적화 기술을 사용하고 싶을 것입니다. 이렇게 하면 필요한 리소스의 시작 날짜를 결정할 수 있습니다.

관련: 작업, 비용 및 시간 추적을 위한 15개의 Excel 스프레드시트 템플릿

효과적인 리소스 최적화의 이점

리소스를 관리하는 것이 항상 그렇게 하지 않는 것보다 낫지만 효과적인 리소스 최적화와 관련된 특정 이점이 있습니다. 우선 리소스 예약에 도움이 되므로 작업에 적합한 기술 세트를 갖춘 리소스를 확보할 수 있습니다. 또한 변화하는 고객 수요에 신속하게 대응하여 수요 예측에도 도움이 됩니다.

효과적인 자원 최적화는 프로젝트 관리자가 인적 자원을 더 잘 계획할 수 있도록 도와줍니다. 이 프로세스를 능률화할 수 있을 뿐만 아니라 사기 저하와 생산성 감소를 방지하는 올바른 적용 범위를 보장합니다.

또한 워크로드의 균형을 맞추고 사용하지 않는 리소스를 식별 및 제거하여 비용을 절감할 수 있습니다. 또한 리소스를 더 잘 알수록 향후 프로젝트, 일정 및 예산을 더 잘 계획할 수 있습니다. 가장 중요한 것은 프로젝트 전반에 걸쳐 투명성을 확보하여 신뢰와 이해를 높이고 이를 통해 더 큰 성공을 거둘 수 있다는 것입니다.

또한 팀의 기술에 대한 가시성을 얻을 수 있습니다. ProjectManager와 같은 소프트웨어 도구는 팀의 기술 집합과 가용성에 대한 개요를 제공합니다. 이를 통해 프로젝트 관리자는 잠재적인 팀 구성원을 미리 보고 프로젝트 작업과 일치할 기술 세트를 가진 구성원을 선택할 수 있습니다.

리소스 최적화 모범 사례

조직에서 효율성을 얻으려면 작업하는 산업에 관계없이 리소스 최적화를 활용하고 싶을 것입니다. 다음은 성공적인 리소스 최적화 전략을 제공하기 위해 고려해야 할 몇 가지 사항입니다.

1. 리소스 용량 측정

리소스를 적절하게 예약하려면 먼저 리소스를 식별해야 합니다. 할당 프로세스는 할당할 수 있는 리소스를 파악한 다음 용량을 초과하여 과도하게 할당되지 않았는지 확인하는 것부터 시작해야 합니다. 이를 위해서는 프로젝트 이전에 리소스를 정확하게 추정해야 합니다. 그런 다음 필요한 경우 프로젝트 관리자는 리소스 계획의 빈틈을 채우거나 가능한 부족 또는 초과에 대비하기 위해 추가 리소스를 요청할 수 있습니다.

2. 리소스 사용률 추적

리소스 최적화는 첫 번째 단계에 불과합니다. 리소스 활용도를 유지하려면 가급적 실시간으로 리소스를 모니터링해야 합니다. 이는 대시보드, 보고서 및 기타 리소스 관리 기능과 같은 다양한 프로젝트 관리 도구를 사용하여 수행할 수 있습니다. 리소스 사용을 포착하고 프로젝트 관리자에게 실제 성과에 대한 보기를 제공하여 계획된 성과와 비교할 수 있습니다.

3. 리소스 관리 소프트웨어 사용

리소스 최적화를 위한 이러한 모범 사례의 대부분은 리소스 관리 소프트웨어를 사용해야 합니다. 리소스를 관리할 때 보다 통찰력 있는 결정을 내리는 데 도움이 되도록 실시간 데이터를 제공할 수 있는 온라인이 필요합니다. 또한 워크로드, 분산 등을 보여주는 보고 기능과 필요할 때 진행 상황 및 성능에 대한 높은 수준의 보기를 제공하는 대시보드가 ​​있어야 합니다.

ProjectManager가 자원 최적화를 돕는 방법

ProjectManager는 프로젝트 관리자에게 실시간 데이터를 제공하고 부서 또는 시간대에 걸쳐 팀을 연결하는 수상 경력에 빛나는 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. 당사 소프트웨어에는 팀을 온보딩하고 작업량을 실시간으로 추적하는 데 도움이 되는 리소스 관리 기능이 있습니다. 또한 프로젝트에 대한 높은 수준의 보기가 필요할 때마다 이러한 지표를 읽기 쉬운 그래프와 차트로 보여주는 실시간 대시보드에서 워크로드, 비용, 시간 등을 모니터링할 수 있습니다. 경량 도구와 같이 시간이 오래 걸리는 구성이 없습니다. 플러그 앤 플레이 방식입니다.

작업표로 인건비 측정

팀의 작업표를 관리하면 인건비를 추적하는 데 도움이 됩니다. 팀은 인터넷 연결 또는 모바일 앱을 사용하여 어디서나 시간을 기록할 수 있습니다. 해당 시간이 소프트웨어 전체에서 업데이트되면 작업표가 자동으로 업데이트됩니다. 다른 프로젝트의 작업을 추가하고, 동일한 작업을 수행하는 경우 이전 주의 작업표를 복사하고, 필요에 따라 작업표를 자동으로 채울 수도 있습니다. 우리의 작업표는 안전하며 일단 승인을 위해 관리자에게 제출하면 잠기며 변경할 수 없습니다. 작업표 보고서를 생성하여 팀 구성원의 작업 중 몇 퍼센트가 완료되었는지 확인하여 프로젝트가 순조롭게 진행되고 있는지 알 수 있습니다.

여러 계획 보기가 있는 일정 리소스

물론 인건비를 모니터링하기 전에 계획을 세워야 합니다. 당사 소프트웨어에는 여러 프로젝트 보기가 있습니다. 즉, 네 가지 작업 종속성을 모두 연결하는 강력한 Gantt 차트에서 프로젝트를 예약하여 지연을 피하고 주요 경로를 필터링할 수도 있습니다. 작업, 비용 및 자원을 계획했으면 실시간으로 프로젝트 변동을 추적하기 위한 기준선을 설정합니다. Gantt 계획은 여러 프로젝트 보기에서 쉽게 공유하고 사용할 수 있습니다. 팀은 칸반 보드, 작업 목록, 캘린더 또는 시트 보기에서 작업을 실행하여 작업에 더 적합한 도구를 사용할 수 있습니다.

당사의 소프트웨어를 사용하면 인적 자원이든 비인적 자원이든 리소스를 실시간으로 계획, 관리 및 추적할 수 있습니다. 하지만 이는 우리 도구가 할 수 있는 일의 한 측면일 뿐입니다. 생산성을 유지하고 일정을 벗어날 수 있는 비용이 많이 드는 지연을 방지하는 데 도움이 되는 작업 관리 및 위험 관리 기능이 있습니다.

ProjectManager는 프로젝트를 실시간으로 계획, 관리 및 추적하는 데 도움이 되는 온라인 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. 협업 플랫폼을 사용하면 언제 어디서나 파일, 댓글 등을 공유할 수 있습니다. 이미 당사 도구를 사용하여 프로젝트를 성공적으로 관리하고 있는 Avis, Siemens 및 Nestle의 팀에 합류하십시오. 지금 무료로 ProjectManager를 시작하세요.