프로젝트에 대한 책임 할당 매트릭스를 만드는 방법(템플릿 포함)

프로젝트를 제공하기 위해 사용할 가장 중요한 리소스는 사람입니다. 일정에 맞춰야 하고 프로젝트 예산을 유지해야 합니다. 작업을 실행하고 프로젝트 목표를 달성할 때 역할과 책임이 무엇인지 정의하는 것은 프로젝트를 제어하는 ​​데 중요한 부분입니다.

프로젝트에 관련된 모든 사람들이 자신이 하고 있는 일을 알고 할당된 일을 다른 사람들이 하는 것을 방해하지 않도록 어떻게 조정할 수 있습니까? 책임 할당 매트릭스를 사용하면 도움이 될 수 있습니다. 할당 매트릭스는 작업을 완료하는 팀을 프로젝트에 제공합니다.

프로젝트 관리에서 책임 할당 매트릭스란 무엇입니까?

책임 할당 매트릭스(RAM)는 다양한 사람과 조직을 식별 및 정의하고 작업을 수행하거나 프로젝트의 일부를 제공할 때 각 역할을 설명하는 데 사용되는 프로젝트 관리 차트입니다.

프로젝트 관리자는 할당 매트릭스를 사용하여 교차 기능 팀이 프로젝트 및 수많은 프로세스의 경계 내에서 수행하는 작업을 명확히 합니다. 때때로 제안 요청(RFP)에 응답할 때 책임 할당 매트릭스가 필요합니다.

책임 할당 매트릭스는 RACI 매트릭스라고도 하며, 이는 책임감 있는, 책임 있는, 협의 및 정보 제공을 의미합니다.

• 책임자: 작업 실행을 책임지는 사람을 메모한 다음 할당됩니다.
• 책임: 의사 결정 권한이 있는 사람과 해당 권한이 프로젝트 팀 전체에 위임되는 방식을 기록합니다.
• 자문: 팀 구성원에서 이해 관계자에 이르기까지 작업에 대한 통찰력을 제공할 수 있는 메모입니다.
• 정보 제공 : 이 정보가 배포되는 시기와 방법뿐만 아니라 진행 상황 및 성과 측면에서 누가 업데이트되었는지 기록합니다.

이렇게 하면 활동과 프로젝트 팀 구성원 간의 연결 맵이 생성됩니다. 프로젝트의 크기에 따라 다양한 프로젝트 수준에 사용되는 할당 매트릭스가 여러 개 있을 수 있습니다.

책임 할당 매트릭스를 만드는 이유는 무엇입니까?

할당 매트릭스는 팀의 모든 사람이 무엇을 담당하는지 식별합니다. 즉, 임무가 무엇인지 뿐만 아니라 프로젝트에 참여하는 방식도 의미합니다. 일부는 정의된 작업을 갖고, 다른 일부는 작업에 도움을 제공하며, 일부는 의사 결정자로 지정됩니다. 이 그룹은 모두 프로젝트 내에서 프로젝트를 성공적으로 마무리하는 데 도움이 되는 정체성과 기능을 가지고 있습니다.

명확한 커뮤니케이션은 보다 효율적인 프로젝트로 이어집니다. 배정 매트릭스는 팀 구성원 간의 더 나은 의사 소통을 촉진하고 모든 사람이 업데이트되고 항상 같은 페이지에 있는지 확인하는 시스템을 만들어 투명성을 제공합니다. 복잡한 의사 소통은 너무 많은 무의미한 회의와 사람들이 자신이해야 할 일을 이해하려고하는 혼란스러운 상호 작용으로 프로젝트를 방해 할 수 있습니다. 책임 할당 매트릭스를 사용하면 도움이 되지만 팀을 실시간으로 연결하는 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하는 것이 이상적입니다.

ProjectManager는 팀이 작업에 직접 파일을 첨부할 수 있도록 하여 프로젝트 정보를 관리하고, 무제한 파일 저장소는 중요한 프로젝트 문서를 언제 어디서나 손끝에 보관합니다. 작업에 댓글을 달면 시간을 절약할 수 있고 프로젝트 팀의 다른 사람들에게 태그를 지정하면 중복 또는 불필요한 회의의 함정을 피하는 커뮤니케이션 프로세스가 생성됩니다.

책임 할당 매트릭스는 언제 작성해야 합니까?

책임 할당 매트릭스는 프로젝트 시작 시 생성됩니다. 프로젝트 팀의 모든 사람이 작업 실행을 시작하기 전에 참여 측면에서 자신의 위치를 ​​인식하도록 하고 싶을 것입니다.

그 사용이 예방적 수단인 한 처방적으로 사용할 수 있습니다. 프로젝트에 깊이 관여하고 있고 일이 계획대로 진행되지 않으면 통신 교착 상태가 발생할 수 있습니다. 팀 구성원이 루프에 있지 않거나 수행해야 하는 작업을 잘못 이해하는 경우 책임 할당 매트릭스를 사용하면 커뮤니케이션 채널에서 이러한 매듭이 풀릴 수 있습니다.

프로젝트 진행 방법에 대한 제안을 지배하는 리더십에 문제가 있고 이것이 문제로 간주된다면 프로젝트 팀의 역할과 책임이 개선되어야 할 가능성이 높습니다. 책임 할당 매트릭스는 결정을 내릴 권한이 있는 사람을 정의하고 이를 사용하거나 재방문하면 적합한 사람이 해당 위치에 있는지 결정할 수 있습니다.

사실, 정의 중 어떤 것이든 프로젝트의 모든 단계에서 재검토가 필요할 수 있습니다. 작업이 일정보다 늦어질 수 있습니다. 이는 팀 구성원이 자신이 소유한 작업을 인식하지 못하기 때문일 수 있습니다. 지연이 발생할 때마다 할당 매트릭스로 돌아가는 것이 좋은 첫 번째 단계입니다. 프로젝트의 계획 단계에서 해야 하는 대로 프로세스를 거쳤더라도 마찬가지입니다.

책임 할당 매트릭스를 만드는 방법

책임 할당 매트릭스를 실제로 만드는 것은 모든 사람이 자신의 역할과 책임을 이해하도록 하는 것만큼 어렵지 않습니다.

따라서 프로세스에 팀을 포함시키고 의견을 얻고 결국 프로세스에 너무 많은 시간과 에너지를 소비하지 않고 승인을 받기를 원합니다. 다음 단계에 따라 모든 사람이 동의하고 성공적인 책임 할당을 받게 됩니다.

1. 팀 구성원에서 이해 관계자 및 그 사이의 모든 사람에 이르기까지 프로젝트에 관련된 모든 참가자를 식별합니다.
2. 프로젝트와 관련된 모든 결과물을 나열합니다. 작업 분석 구조를 사용하여 누락된 항목이 없는지 확인하십시오.
3. 결과물을 생성하기 위해 작업을 실행하는 방법에 대해 팀 구성원과 만나십시오. 모든 작업은 팀의 책임과 권한 측면에서 논의되어야 합니다.
4. 왼쪽 열에 나열된 프로젝트 작업이 있는 표를 사용하여 책임 할당 매트릭스의 초안을 작성하십시오. 상단에 프로젝트에 있는 모든 사람의 이름을 추가합니다.
5. 작업이 프로젝트 팀 구성원을 만나는 경우 책임, 책임, 컨설팅 또는 정보 제공 여부를 지정합니다.
6. 완료되면 책임 할당 매트릭스를 프로젝트 팀 및 이해 관계자와 공유하고 필요한 경우 회의를 열어 모든 사람이 프로젝트에서 자신의 역할을 이해할 수 있도록 합니다. 공유 공간에서 작업하는 경우 사본을 인쇄하여 게시하십시오.

무료 책임 할당 매트릭스 템플릿

RACI 템플릿을 사용하는 것은 성공을 위해 팀과 프로젝트를 설정하는 지름길입니다. ProjectManager는 작업, 팀 및 프로젝트를 구성하여 작업을 간소화하고 생산성을 높이는 수상 경력에 빛나는 소프트웨어 이상일 뿐만 아니라 프로젝트 관리의 모든 것을 위한 온라인 허브이기도 합니다.

수백 개의 블로그 게시물 중에서 가이드북과 튜토리얼 비디오는 프로젝트 수명 주기의 모든 단계에서 도움이 될 수 있는 수십 개의 무료 템플릿입니다. 무료 RACI 템플릿을 사용하면 모든 프로젝트 팀을 더 잘 안내하여 프로젝트와 관련하여 자신의 위치와 책임 및 책임 수준을 알 수 있습니다.

프로젝트 시작 시 이를 사용하여 지연을 피하고 프로젝트가 계획대로 진행되는 것을 방해하는 모든 의사소통 매듭을 푸십시오. 프로젝트를 순조롭게 진행하려면 무료 RACI 템플릿을 다운로드하고 실행 가능한 책임 할당 매트릭스를 구축하는 데 앞장서십시오.

모범 사례

무료 RACI 템플릿을 사용하는 것이 좋은 시작이지만 올바르게 입력해야 합니다. 책임 할당 매트릭스는 그것을 만드는 데 드는 노력만큼만 좋습니다. 다음은 할당 매트릭스를 구축할 때 적용할 몇 가지 모범 사례입니다.

• 팀 참여: 그들은 작업을 실행할 사람들입니다. 비용이 많이 드는 실수나 프로젝트 초기에 명확하지 않은 사항에 대한 시간 소모적인 질문을 피하기 위해 그들의 의견과 동의를 원합니다.
• 모든 단일 작업 식별: 최종 결과물에 도달하는 데 필요한 모든 작업을 식별합니다. 철저한 목록이 작성되면 팀에서 책임을 지는 사람이 한 명만 있는지 확인하십시오.
• RACI를 정기적으로 업데이트하십시오. 각각의 새 버전이 최신 버전으로 명확하게 표시되고 팀의 모든 사람에게 배포되는지 확인하십시오. 책임 할당 매트릭스를 다시 방문하고 싶거나 인력 변경으로 인해 편집이 필요한 경우가 있습니다.
• 실행 가능한 책임 공유: 한 사람이 프로젝트에 대한 대부분의 책임을 떠맡을 필요가 없으며 최고 경영진만이 아니라 프로젝트 팀 전체에 권한을 부여하고 싶습니다.
• 작업 최적화: 관리자는 RACI 매트릭스를 사용하여 너무 많은 팀 구성원이 작업에 할당되었는지 확인할 수 있습니다. 생산성 향상을 위해 이 작업자를 분산시킬 수 있습니다. 상담한 사람이 너무 많아 프로세스가 느려질 수 있습니다. 할당 행렬은 끝없이 유용합니다.

ProjectManager가 프로젝트 관리를 개선하는 방법

ProjectManager는 실시간으로 모든 사람을 연결하여 프로젝트에 대한 계획, 모니터링 및 보고를 용이하게 하는 클라우드 기반 도구입니다. 프로젝트 팀의 모든 사람에게 보고 프로세스를 정의할 뿐만 아니라 권한이 있는 위치와 다른 사람과 언제 상담해야 하는지에 대한 지식과 직업을 제공합니다.

예를 들어 프로젝트를 실행하는 팀과 같이 책임이 있는 사람들을 살펴보겠습니다. 소프트웨어에 초대되면 프로젝트 계획을 공유하고, 작업을 할당하고, 세부 방향을 추가하고, 기한을 추가하고 우선 순위에 태그를 지정하는 등의 작업을 수행할 수 있습니다. 그런 다음 팀은 작업에 파일과 이미지를 첨부하고 실시간으로 댓글을 작성하여 공동 작업을 더 잘 수행할 수 있습니다.

프로젝트에 대한 정보를 유지해야 하는 사람들은 프로젝트에 초대를 받고 계획과 일정을 공유함으로써 그렇게 할 수 있습니다. 이해 관계자는 클릭 한 번으로 프로젝트 변동, 비용, 시간 등에 대한 보고서를 생성할 수 있는 보고 기능으로 최신 정보를 유지할 수 있습니다. 그런 다음 PDF로 공유하십시오. 보고서는 이해 관계자가 관심을 갖고 있는 데이터에 초점을 맞추기 위해 빠르게 필터링할 수도 있습니다.

책임 할당 매트릭스는 일이 계획대로 진행되지 않을 때 자원을 재할당하는 데 도움이 될 수 있습니다. 더 많은 통찰력을 얻으려면 소프트웨어를 사용하십시오. 리소스 관리 기능에는 색상으로 구분된 워크로드 차트가 포함되어 있어 누가 너무 많은 작업을 수행하고 누가 더 많은 작업을 수행할 수 있는지 쉽게 확인할 수 있습니다. 그런 다음 워크로드 페이지에서 해당 리소스를 재할당하기만 하면 팀이 보다 생산적으로 작업할 수 있습니다.

ProjectManager를 사용하면 조직화되고 팀이 루프의 작업 및 이해 관계자에 집중할 수 있습니다. 생산에 투명성을 제공하는 시각적 워크플로 기능인 작업 및 간판 보드를 예약하기 위한 온라인 Gantt 차트를 사용하여 프로젝트 수명 주기의 모든 측면에서 효율성을 얻으십시오. 이 모든 것이 협업 플랫폼에 있어 모두가 연결되어 있습니다. 지금 무료로 ProjectManager를 사용해 보십시오.