RFP: 제안 요청에 대한 빠른 가이드(템플릿 포함)

게시 됨: 2022-08-23

프로젝트가 승인되면 실행에는 작업을 관리하는 조직의 범위 밖의 상품과 서비스가 필요할 수 있습니다. 제3자 공급업체 및 계약업체로부터 입찰을 요청하는 프로세스는 제안 요청 또는 보다 일반적으로 RFP라는 문서를 통해 수행됩니다.

프로젝트 관리자는 이 채널을 통해 이해 당사자를 수집하고 프로젝트를 위해 누구와 계약할지 결정합니다. 이 프로세스에 익숙해지는 가장 좋은 방법은 RFP 템플릿을 사용하는 것입니다. 이 템플릿을 사용하면 빈칸을 채워 완전한 RFP를 생성할 수 있습니다. 아래에서 사용할 수 있는 몇 가지 RFP 템플릿을 제공하지만 먼저 우리가 말하는 내용을 더 잘 이해하겠습니다.

ProjectManager의 Gantt 차트
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RFP란 무엇입니까?

제안 요청(RFP)은 요청 조직이 내부적으로 제공할 수 있는 범위를 벗어나는 필요한 제품 및 서비스를 회사 프로젝트에 공급할 수 있는 공급업체 및 계약자를 찾는 데 사용됩니다. 그런 다음 RFP는 해당 작업을 소싱하고 공급업체와 계약자가 작업에 입찰할 수 있도록 하는 문서입니다.

RFP는 입찰 회사에 무엇이 필요한지와 이러한 목표를 달성하는 데 어떻게 도움이 될 수 있는지에 대한 명확한 설명을 제공하기 위해 프로젝트의 개요를 제공합니다. 입찰자를 안내하는 절차 및 계약 조건을 설명합니다. 대부분의 조직은 RFP를 사용하여 비즈니스를 수행하고 정부는 거의 항상 이러한 방식으로 비즈니스를 수행합니다.

여러 RFP를 보낸 후에는 제공하는 기술과 예산 요구 사항을 충족하는 방법 모두에 대해 귀하의 요구에 가장 적합한 제품과 서비스를 제공할 수 있는 이해 당사자를 선택하게 됩니다.

RFP는 귀하의 프로젝트 기준을 충족하는 공급업체 및 계약업체를 위한 쇼핑을 단순화하는 방법일 뿐만 아닙니다. 또한 작업 범위와 상품 및 서비스에 대한 지불 금액을 자세히 설명합니다. 이를 RFP에 명확하게 제시하면 보상, 배송 날짜 등에 대한 잘못된 의사 소통을 방지하는 데 도움이 됩니다.

RFP, RFI 및 RFQ의 차이점은 무엇입니까?

요청 양식의 유형이 너무 다양하여 구별하기가 약간 혼란스러울 수 있습니다. 예를 들어, 기업이 입찰자로부터 원하는 것이 무엇인지 알고 있지만 더 자세한 정보가 필요한 경우에 사용되는 정보 요청(RFI)이 있습니다. 따라서 RFI는 공급업체 또는 계약자가 제공한 정보를 명확히 하는 데 더 관심이 있기 때문에 문서 길이가 짧습니다.

종종 RFP와 혼동되는 또 다른 비즈니스 문서는 견적 요청(RFQ)입니다. 이 문서는 다시 덜 상세하며 대신 공급업체 또는 계약자가 자신의 제품이나 서비스에 대해 원하는 정도에만 초점을 맞춥니다. RFQ는 공급업체나 계약업체가 귀하의 요구 사항을 충족하는 방법에 대한 정보를 요청할 수도 있습니다.

요컨대, RFI 및 RFQ는 실제로 비즈니스 문제 또는 프로젝트 요구 사항을 해결하기 위한 제안에 대한 상위 수준 요청인 RFP의 하위 집합입니다. 일반적으로 내용, 일정 등을 포함한 엄격한 조달 규칙을 통해 훨씬 더 자세하고 형식적입니다. 세 문서 모두 종종 함께 사용되거나 일부 조합으로 사용되거나 때로는 독립적으로 사용되기도 합니다.

프로젝트 관리의 RFP

RFP는 프로젝트 관리자를 조직화하고 중요한 비즈니스 결정을 내리는 데 도움이 되므로 프로젝트 관리 공간에서 특히 중요합니다. 각 RFP에는 가격, 프로세스 단계, 계약 조건 등에 대한 세부 정보가 포함된 다양한 공급업체 옵션이 요약되어 있습니다.

프로젝트 관리자는 이러한 RFP를 통해 정보를 살펴보고 조직을 대신하여 최선의 경로를 결정할 수 있습니다. 프로젝트에 가장 적합한 공급업체를 선택하는 프로젝트 및 목표에 가장 잘 부합하는 RFP를 선택하는 것은 프로젝트 관리자의 몫입니다.

RFP 프로젝트 관리자는 비판적 사고와 팀 리더일 뿐만 아니라 조직의 옹호자 역할을 하기 위해 세부 지향적이고 인내심이 있으며 전략적입니다.

RFP 프로세스: RFP 작성 방법

RFP 작성에 대한 정해진 규칙은 없습니다. 회사마다, 업종마다, 영리 및 비영리 조직마다 다를 수 있습니다. 그러나 그들은 공통의 목표를 공유하며 일반적으로 RFP 프로세스가 이러한 관련 지점에 도달합니다.

1. 프로젝트 경계 생성

펜이 종이에 닿기 전에 조직의 상위 관리자에게 승인할 최고 예산, 마감일의 유연성, 필수 요구 사항 및 등등.

2. 이해관계자 식별

RFP는 프로젝트와 조직에 대한 깊은 지식이 필요한 복잡한 문제입니다. 주요 이해 관계자를 식별하고 프로세스를 감독하도록 지정한 사람과 회의가 열려 있는 대표 그룹을 선택하여 그들이 공명판으로 사용할 수 있도록 합니다.

3. 이해관계자 인터뷰

이해 관계자를 식별하고 질문을 받을 수 있는 사람을 파악하는 동안 프로젝트 요구 사항을 정의하도록 하십시오. 그들의 답변은 RFP 프로세스뿐만 아니라 전체 프로젝트에 정보를 제공합니다.

4. RFP 작성

RFP 작성은 RFP 템플릿을 사용하여 도움을 받을 수 있으며 아래 링크를 제공합니다. 일반적으로 다음과 같이 구성됩니다.

  • 조직 배경
  • 짧은 프로젝트 설명
  • 프로젝트 요구 사항 및 목표
  • 프로젝트 예산
  • 이정표 및 마감일
  • 추가 정보 및/또는 질문
  • 연락처 및 제출 마감일

5. 채점 기준 만들기

RFP를 보내기 전에 다시 한 번 검토하되, 이번에는 응답하는 공급업체 및 계약업체로부터 받은 응답의 중요성을 순위로 매기십시오. 이것은 자격을 갖춘 후보자의 소규모 그룹을 선택하는 좋은 방법입니다.

6. RFP 보내기

당연히 이 프로세스의 요점은 장래의 공급업체와 계약업체의 손에 넘어가는 것입니다. 따라서 RFP를 게시할 최적의 장소를 찾아 적절한 사람에게 전달해야 합니다. 컨설턴트를 고용하여 이 단계를 안내하는 것이 도움이 됩니다.

7. 응답 검토

제출 기한이 지나면 모든 응답을 수집하고 제안된 솔루션에 대한 아이디어를 얻기 위해 빠르게 읽어보십시오. 그런 다음 이전에 개발한 채점 시스템을 적용할 수 있습니다.

8. 연구

익숙하지 않은 솔루션을 제공하는 응답을 받을 수 있습니다. 연구를 수행하고 이것이 귀하의 레이더에 있지 않더라도 실행 가능한지 확인하는 것이 중요합니다. 연구의 또 다른 부분은 당신이 누구와 계약할 수 있는지에 대한 더 나은 그림을 얻기 위해 응답한 공급업체 및 계약자에 대한 배경 작업을 수행하는 것입니다.

9. 공급업체 또는 계약업체 선택

귀하의 기준에 맞는 공급업체 또는 계약자를 선택하십시오. 그런 다음 배경 확인을 수행하여 이전 프로젝트에서 작업한 기록을 추적합니다. 제안이 그 자체이므로 이것은 협상을 시작합니다. 있는 그대로 받아들일 수도 있고, 앞뒤가 약간 필요할 수도 있습니다. 모두가 같은 페이지에 있으면 계약서에 서명하십시오.

RFP 예

우리는 RFP 측면에서 일반적이었지만 실제로 특정 산업 또는 프로젝트 개발 단계에 대해 말하는 몇 가지 다른 유형이 있습니다. 여기에 몇 가지 RFP 예가 있지만 다른 많은 예가 있으며 RFP는 조직 및 산업에 따라 스타일이 다를 수 있습니다.

  • 마케팅 RFP: 마케팅 에이전시가 마케팅 자료를 만들 때 사례 연구이든 캠페인이든 상관없이 종종 이들 중 하나를 통해 인재를 고용합니다.
  • 브랜딩 RFP: 조직을 위한 브랜드를 만들려면 지침이 필요하며 조직에는 이러한 유형의 RFP에 설명된 특정 기대치가 있습니다.
  • 디자인 RFP: 이 RFP는 인쇄, 웹, 모바일 또는 기타 광고를 개발하는 그래픽 아티스트를 대상으로 합니다.
  • 웹사이트 RFP: 웹 사이트를 구축할 때 이러한 종류의 RFP에 응답할 웹 개발자 및 웹 디자인과 관련된 기타 특정 인재를 고용해야 합니다.
  • 정부 RFP: 정부 기관을 위해 수행되는 모든 작업에는 해당 사무실과 관련된 특정 요구 사항을 설명하는 RFP가 필요합니다.
  • 비영리 RFP: 비영리 조직과 함께 일할 때 영리 비즈니스와 다른 기준이 있으며 여기에 자세히 설명되어 있습니다.
  • 금융 RFP: 금융 RFP 는 투자자가 올바른 금융 파트너를 선택하는 데 도움이 되도록 금융 서비스 회사에 보내는 공식 설문지인 경우가 많습니다.
  • 건설 RFP: 조직은 추가 세부 정보를 얻고 RFP를 통해 목표를 달성하는 방법을 더 잘 이해할 수 있으므로 궁극적으로 최고의 공급업체를 선택하는 데 도움이 됩니다.
  • 조달 RFP: RFP는 종종 조달 프로세스의 첫 번째 단계 중 하나이며 기업이 기준 목록을 충족하는 공급업체를 선택하는 데 도움이 됩니다. 조달 RFP는 종종 정보 요청(RFI)을 따릅니다.
  • 부동산 RFP: 부동산에서 중개인은 임차인을 대신하여 RFP를 작성하여 각 거래에 대한 중요한 요점과 경제적 조건을 간략하게 설명합니다.

RFP 템플릿

RFP 템플릿은 모든 모양과 크기로 제공됩니다. 가장 간단한 것은 몇 페이지에 불과하지만 수십 페이지로 확장할 수 있습니다. 표지와 화려한 프리젠테이션이 포함된 문서가 있는 반면, 실제 문서만 있는 문서도 있습니다.

귀하에게 적합한 것은 프로젝트 및 조직 또는 개인 취향에 따라 다릅니다. 다음은 다운로드할 RFP 템플릿을 제공하는 몇 가지 사이트입니다. 그들을 방문하고 당신을 위해 작동하는 하나가 있는지 확인하십시오.

  • 허브스팟
  • 템플릿랩
  • 테크숩
  • CRM 랜드마크
  • 마이크로소프트

RFP는 프로젝트입니다: 소프트웨어를 사용하여 프로세스를 관리해 보십시오.

RFP를 안내하는 RFP 템플릿이 있더라도 RFP는 빠르게 조합할 수 있는 것이 아닙니다. 여기에는 연구와 앞으로의 프로젝트에 대한 철저한 분석이 포함됩니다. 사실, 그것은 프로젝트 내의 프로젝트입니다. 따라서 ProjectManager와 같은 프로젝트 관리 소프트웨어가 RFP를 구축하는 데 도움이 될 수 있습니다.

타임라인에 모든 작업을 예약하는 대화형 Gantt 차트로 RFP를 계획하세요. 타임라인에 이정표를 설정하여 프로젝트 설명, 목표, 목표 및 예산 전달과 같이 작업을 보다 관리하기 쉬운 부분으로 나눕니다.

작업 데이터가 있는 ProjectManager의 Gantt 차트

당사의 간판 보드는 워크플로를 보여주는 시각적 도구이며 리소스를 용량과 일치하도록 유지하여 병목 현상을 방지하는 데 도움이 됩니다. RFP 프로세스의 모든 단계를 수행하고 각각을 설명할 공간이 있는 간판 카드를 만들고 우선 순위 등을 위해 태그를 지정합니다.

ProjectManager의 간판 보드

할당되면 열에서 열로 이동하여 프로세스의 위치를 ​​나타내는 것을 관찰하십시오. 팀 구성원은 질문이 있는 경우 작업 수준에서 댓글을 달 수 있고 다른 프로젝트 구성원을 태그하여 필요에 따라 대화에 참여할 수 있습니다. 공동 작업은 모든 사람이 보다 생산적으로 작업하는 데 도움이 됩니다.

RFP를 성공시킬 준비가 되셨습니까? 기회를 놓치지 말고 보다 효율적으로 작업할 수 있도록 도와주는 클라우드 기반 소프트웨어인 ProjectManager를 사용하십시오. 작업을 더 잘 계획, 모니터링 및 보고하는 데 필요한 기능을 얻으십시오. 이 30일 평가판으로 도구를 무료로 사용해 보십시오.