위험 관리 계획을 세우는 방법

이를 식별하고, 기록하고, 모니터링하고 계획합니다. 위험은 모든 프로젝트의 본질적인 부분입니다. 휴일 동안 프로젝트를 실행하고 이를 둘러싼 프로젝트 일정을 계획해야 하는 것과 같은 일부 프로젝트 위험은 문제 영역이 될 수밖에 없습니다. 그러나 주어진 프로젝트에는 위험 평가 및 위험 완화 전략 없이는 귀하와 귀하의 프로젝트 관리 팀에게 달갑지 않은 놀라움으로 올 수 있는 많은 위험이 있습니다.

위험이 문제가 되기 전에 위험을 완화하는 데 도움이 되는 위험 관리 계획이 필요한 곳입니다. 그러나 먼저 위험 관리란 무엇입니까?

위험 관리란 무엇입니까?

위험 관리는 잠재적인 프로젝트 위험을 관리하는 프로젝트 관리의 한 분야입니다. 위험 관리는 틀림없이 프로젝트 관리의 가장 중요한 측면 중 하나입니다.

위험 관리 프로세스에는 다음과 같은 주요 단계가 있습니다.

• 위험 식별: 프로젝트 위험을 관리하는 첫 번째 단계는 위험을 식별하는 것입니다. 프로젝트에 영향을 줄 수 있는 모든 잠재적 위험을 추정하려면 과거 프로젝트의 정보 또는 주제 전문가의 의견과 같은 데이터 소스를 사용해야 합니다.
• 위험 평가: 프로젝트 위험을 식별한 후에는 가능성과 영향 수준을 살펴보고 우선 순위를 지정해야 합니다.
• 위험 완화: 이제 프로젝트 위험을 관리하기 위한 위험 완화 조치가 포함된 비상 계획을 수립할 때입니다. 또한 위험 모니터링 및 제어를 담당하는 위험 소유자가 될 팀 구성원을 정의해야 합니다.
• 위험 모니터링: 위험을 통제할 수 있도록 프로젝트 수명 주기 전반에 걸쳐 위험을 모니터링해야 합니다.

임계값을 통과한 위험 중 하나가 조건을 충족하면 전체 프로젝트를 위험에 빠뜨릴 수 있습니다. 일반적으로 프로젝트당 하나의 위험만 있는 것은 아닙니다. 평가 및 이해 관계자와의 논의가 필요한 위험 범주가 많이 있습니다.

관련: 위험 추적 템플릿

그렇기 때문에 위험 관리는 프로젝트 수명 주기 전반에 걸쳐 일정한 사전 예방적 및 사후 대응적 프로세스가 모두 필요합니다. 이제 위험 관리 계획이 무엇인지 정의해 보겠습니다.

위험 관리 계획이란 무엇입니까?

위험 관리 계획은 프로젝트의 위험 관리 프로세스가 실행되는 방법을 정의합니다. 여기에는 위험 식별, 평가, 완화 및 모니터링 활동을 수행하는 데 사용할 자금, 도구 및 접근 방식이 포함됩니다.

위험 관리 계획에는 일반적으로 다음이 포함됩니다.

• 방법론: 위험 평가, 위험 분석 및 위험 완화 전략과 같은 위험 관리 활동을 수행하는 데 사용할 도구와 접근 방식을 정의합니다.
• 위험 등록부: 위험 등록부는 프로젝트의 모든 위험 식별 정보를 문서화할 수 있는 차트입니다.
• 위험 분류 구조: 위험 범주 및 프로젝트 위험의 계층 구조를 식별할 수 있는 차트입니다.
• 위험 평가 매트릭스: 위험 평가 매트릭스를 사용하면 프로젝트 위험의 가능성과 영향을 분석하여 우선 순위를 정할 수 있습니다.
• 위험 대응 계획: 위험 대응 계획은 프로젝트 위험을 관리하는 데 사용할 위험 완화 전략을 설명하는 프로젝트 관리 문서입니다.
• 역할 및 책임: 위험 관리 팀 구성원은 위험 소유자로서의 책임이 있습니다. 그들은 프로젝트 위험을 모니터링하고 위험 대응 조치를 감독해야 합니다.
• 자금 조달: 위험 관리 활동을 수행하는 데 필요한 자금을 식별하는 섹션이 있습니다.
• 타이밍: 위험 관리 활동에 대한 일정을 정의하는 섹션을 포함합니다.

위험 관리 계획을 세우는 방법

모든 웹 디자인 및 개발 프로젝트, 건설 프로젝트 또는 제품 디자인에는 위험이 따릅니다. 그것이 바로 프로젝트 관리의 본질입니다. 그러나 그렇기 때문에 항상 위험 관리 계획을 개발하여 가능한 한 앞서가는 것이 가장 좋습니다. 위험 관리 계획을 수립하는 단계는 아래에 요약되어 있습니다.

1. 위험 식별

위험 식별은 프로젝트 계획 단계의 시작과 프로젝트 수명 주기 전반에 걸쳐 발생합니다. 많은 위험이 "알려진 위험"으로 간주되지만 다른 위험은 발견하기 위해 추가 연구가 필요할 수 있습니다.

위험 분석 구조를 만들어 모든 프로젝트 위험을 식별하고 위험 범주로 분류할 수 있습니다. 모든 프로젝트 이해 관계자 및 업계 전문가를 인터뷰하여 이를 수행할 수 있습니다. 많은 프로젝트 위험은 기술 또는 조직과 같은 위험 범주로 나눌 수 있으며 기술, 인터페이스, 성능, 물류, 예산 등과 같은 특정 하위 범주별로 나열할 수 있습니다. 또한 모든 사람과 공유할 수 있는 위험 기록부를 만드십시오. 식별 단계에서 밝혀진 모든 알려진 위험의 중앙 위치에 대해 인터뷰했습니다.

온라인 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하여 프로젝트에 대한 위험 등록을 편리하게 생성할 수 있습니다. 예를 들어, ProjectManager의 목록 보기를 사용하여 모든 프로젝트 위험을 파악하고, 위험 수준을 추가하고, 식별 및 해결을 담당할 팀 구성원을 할당합니다. 할 일 목록 앱보다 파일, 태그를 첨부하고 진행 상황을 모니터링할 수 있습니다. 문제 해결에 대한 작업 완료율을 확인하십시오. ProjectManager 무료 평가판에 등록하여 프로젝트가 탈선하는 위험을 방지하십시오.

2. 위험 평가

이 다음 단계에서는 위험이 발생할 가능성과 프로젝트에 미칠 영향과 같은 위험의 정성적 및 양적 영향을 검토하고 이를 위험 평가 매트릭스에 매핑합니다.

먼저 낮은 확률에서 높은 확률로 위험 가능성 점수를 할당하여 이를 수행합니다. 그런 다음 낮음에서 중간, 높음으로 위험 영향을 매핑하고 각각에 점수를 할당합니다. 이를 통해 위험이 프로젝트의 성공에 영향을 미칠 가능성과 대응이 얼마나 시급한지에 대한 아이디어를 얻을 수 있습니다.

모든 위험 관리 팀 구성원과 프로젝트 이해 관계자가 위험 평가 매트릭스를 효율적으로 이해할 수 있도록 영향 수준 점수에 위험 확률 점수를 곱하여 전체 위험 점수를 할당합니다. 무료 위험 평가 템플릿으로 시작할 수 있습니다.

3. 위험 대응 계획 수립

위험 대응은 프로젝트 위험이 발생할 때 이를 완화하기 위해 취하는 조치 계획입니다. 위험 대응 계획에는 프로젝트에서 위험의 영향을 완화하기 위해 실행할 위험 완화 전략이 포함됩니다. 일반적으로 이렇게 하려면 시간이나 예산을 희생하면서 대가를 치르게 됩니다. 따라서 위험 관리 계획을 수립하기 전에 위험 관리 요구 사항에 시간과 비용을 할당하고 싶을 것입니다.

4. 위험 소유자 지정

또한 각 프로젝트 위험에 위험 소유자를 할당할 수도 있습니다. 위험 소유자인 위험 관리 팀 구성원은 자신에게 할당된 위험을 모니터링하고 필요한 경우 위험 대응 실행을 감독할 책임이 있습니다.

또한 각 프로젝트 위험에 위험 소유자를 할당할 수도 있습니다. 위험 소유자인 위험 관리 팀 구성원은 자신에게 할당된 위험을 모니터링하고 필요한 경우 위험 대응 실행을 감독할 책임이 있습니다.

위험 등록 및 위험 평가 매트릭스를 생성할 때 위험 소유자를 나열하면 프로젝트 위험이 발생하면 누가 위험 대응 전략을 구현해야 하는지 아무도 혼동하지 않고 각 위험 소유자가 즉각적인 조치를 취할 수 있습니다.

위험 등록부에 각 프로젝트 위험에 대한 정확한 위험 대응이 무엇인지 기록하고 구현 전에 모든 이해 관계자의 승인을 받은 위험 대응 계획을 갖도록 하십시오. 그렇게 하면 전체 프로젝트가 완료되면 문제와 해결 방법을 기록하여 검토할 수 있습니다.

5. 트리거 이해하기

이는 이미 프로젝트에 영향을 미친 위험이 있거나 없는 상태에서 발생할 수 있습니다. 특히 프로젝트 진행 상황을 검토하기 위한 수단으로 프로젝트 이정표가 있는 동안에는 더욱 그렇습니다. 있는 경우 기존 위험을 재분류하는 것을 고려하십시오.

이러한 트리거가 충족되지 않았더라도 프로젝트가 진행됨에 따라 백업 계획을 세우는 것이 가장 좋습니다. 프로젝트의 특정 지점에 도달한 후에는 특정 위험에 대한 조건이 존재하지 않을 수도 있습니다.

6. 백업 계획 세우기

위험 등록부 및 위험 평가 매트릭스를 살아있는 문서로 고려하십시오. 프로젝트 위험은 프로젝트 중 언제든지 분류가 변경될 수 있으므로 프로세스의 일부로 비상 계획을 세우는 것이 중요합니다.

비상 계획에는 프로젝트 이정표 동안 새로운 위험을 발견하고 기존 위험을 재평가하여 해당 위험에 대한 조건이 충족되었는지 확인하는 것이 포함됩니다. 위험을 재분류한다는 것은 비상 계획을 약간만 조정하는 것을 의미합니다.

7. 위험 임계값 측정

위험 임계값을 측정하는 것은 너무 높은 위험을 발견하고 프로젝트 이해 관계자와 상의하여 시간, 비용 또는 범위에 관계없이 프로젝트를 계속할 가치가 있는지 여부를 고려하는 것입니다.

위험 임계값이 일반적으로 결정되는 방법은 다음과 같습니다. 점수가 "매우 높음" 또는 몇 가지 "높음"보다 많은 위험을 고려하고 리더십 팀 및 프로젝트 이해 관계자와 상의하여 프로젝트 자체가 실패의 위험. 추가 협의가 필요한 프로젝트 리스크는 리스크 임계값을 초과한 리스크입니다.

프로젝트에서 문제를 제기할 때 위험을 면밀히 주시하려면 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하십시오. ProjectManager에는 직접 구축해야 하는 다른 소프트웨어와 달리 당사 도구에 내장된 실시간 대시보드가 ​​있습니다. 프로젝트 상태를 자동으로 계산하여 정시에 진행 중인지 또는 뒤쳐지는지 확인합니다. 지출, 진행 상황 등에 대한 높은 수준의 보기를 얻으십시오. 위험을 빨리 식별할수록 더 빨리 해결할 수 있습니다.

위험 관리 계획을 유지하기 위한 모범 사례

위험 관리 계획은 예산 부족, 모델링 오류 또는 위험을 완전히 무시함으로써 점진적으로 실패하는 몇 가지 방법으로만 실패합니다.

위험 관리 계획은 처음부터 끝까지 프로젝트 수명 주기 전반에 걸쳐 지속적으로 발전하는 계획입니다. 따라서 모범 사례는 위험 관리 계획의 모니터링 단계에 초점을 맞추는 것입니다. 위험과 그 점수를 계속해서 평가하고 재평가하고 모든 프로젝트 이정표에서 위험을 해결하십시오.

프로젝트 대시보드 및 기타 위험 추적 기능은 위험 관리 계획을 유지할 때 생명의 은인이 될 수 있습니다. 프로젝트 관리 대시보드, 라이브 데이터 및 프로젝트 보고서가 프로젝트를 계획 및 예산에 맞게 유지하는 데 얼마나 중요한지 알아보려면 아래 비디오를 시청하십시오.

일상적인 위험 모니터링 외에도 각 마일스톤에서 프로젝트 시작 시 사용한 것과 동일한 체크리스트로 또 다른 인터뷰를 수행하고 프로젝트 이해 관계자, 위험 관리 팀 구성원, 고객(해당되는 경우) 및 업계 전문가와 다시 인터뷰합니다. .

답변을 기록하고, 필요한 경우 위험 등록부 및 위험 평가 매트릭스를 조정하고, 위험 관리 계획의 모든 관련 업데이트를 주요 프로젝트 이해 관계자에게 보고합니다. 이 프로세스와 투명성 수준은 평가할 새로운 위험을 식별하는 데 도움이 되며 이전 위험이 만료되었는지 알려줍니다.

ProjectManager가 위험 관리 계획에 도움이 되는 방법

보고되지 않은 위험을 방치하지 마십시오. ProjectManager를 사용하면 위험을 그 어느 때보다 빠르고 쉽게 해결하는 데 도움이 되는 협업 작업 공간에 액세스할 수 있습니다. 프로젝트 일정 및 작업 도구를 사용하여 위험을 식별하고 위험 소유자를 할당합니다. 어떤 작업이 어떤 팀 구성원에게 할당되었는지에 대한 완전한 가시성을 확보하고 이러한 위험을 해결하는 과정을 실시간으로 지켜보십시오. 완료로 표시하고 나중을 위해 보관하십시오. 간편한 기록 보관을 위해 무제한 클라우드 스토리지를 제공합니다.

추적 및 보고

ProjectManager는 모니터링 단계에서도 빛을 발합니다. 특허 받은 실시간 대시보드를 통해 미끄러짐, 워크로드, 예산 등과 같은 중요한 프로젝트 지표를 실시간으로 확인할 수 있습니다. 또한 몇 번의 키 입력만으로 보고서를 생성할 수 있는 자동화된 보고 기능을 사용하여 위험 조건이 충족될 때 항상 조치를 취할 수 있습니다. 위험 추적이 그 어느 때보다 쉬워졌습니다.

위험은 프로젝트에 관계없이 발생하기 마련입니다. 그러나 위험 관리 계획 프로세스를 더 잘 탐색할 수 있는 올바른 도구가 있다면 오류를 더 잘 완화할 수 있습니다. ProjectManager는 실시간으로 업데이트되는 클라우드 기반 프로젝트 관리 소프트웨어로 위험, 문제 및 변경 사항에 대한 모든 최신 정보를 제공합니다. 30일 무료 평가판을 시작하고 위험을 더 잘 관리하십시오.