대행사 확장: 성장과 변화의 교훈

빠르게 성장하는 대행사를 이끌고 확장하는 것은 놀라운 여정이었습니다. 특히 6년 전 독립적으로 컨설팅을 시작했을 때 비즈니스 구축이 제 관심 대상이 아니었기 때문입니다.

Eyeful Media를 구축한 지난 6년 동안 저는 제 네트워크와 동료, 특히 대행사 경험이 있는 동료들에게 의지하여 성공적으로 성장했습니다. 나는 매번 귀중한 교훈을 배웠습니다.

초기에 몇 가지 교훈을 배웠지만 성숙해지면서 많은 교훈을 얻었습니다. 우리는 Adizes 조직 수명 주기 모델을 기반으로 여정을 여러 단계로 나누었습니다.

• 초기.
• 고고 성장.
• 청년기.
• 초기.

우리는 각 단계에서 접근 방식을 조정하고 개선해야 할 필요성을 깨달았습니다.

우리가 활용할 수 있었던 가장 중요한 성장 기회의 대부분은 고객과 직원의 피드백에서 수집되었습니다.

여정의 각 단계에서 배운 중요한 교훈은 우리가 조직으로서 성숙함에 따라 계속 진화했습니다.

비즈니스 진행을 위한 테마 설정

명확성과 방향성을 제시하기 위해 매년 비즈니스 상태를 나타내는 주제를 지정했습니다.

2020년에는 인프라 구축에 집중했습니다. 2021년은 체질을 확립하기 위한 해였습니다. 2022년 우리의 목표는 효율성 향상이었고 2023년에도 여전히 우선 순위입니다.

우리가 한 가장 중요한 일 중 하나는 사명, 비전 및 가치를 신중하게 만들고 개선한 것입니다.

이러한 사항에 대한 명확성을 통해 우리는 문화 적합성을 위한 고용과 우리가 성취하고 지지하고자 하는 것과 일치하는 방식으로 인프라, 구조 및 효율성을 구축하는 것을 포함하여 우리에게 옳다고 느끼는 방식으로 확장할 수 있었습니다.

인프라의 해(2020)

에이전시 초기에는 계약업체와 컨설턴트 네트워크에 의존했습니다.

그러나 2020년에 정규 직원(FTE)을 고용하기 시작하면서 성장하는 팀을 지원하기 위해 더 강력한 인프라가 필요했습니다.

FTE로 전환한 주된 이유는 클라이언트를 피칭할 때 직원 배치에 대한 예측 가능성을 높이기 위해서였습니다.

아래 항목은 우리가 훨씬 더 빨리 구현했으면 하는 모든 항목이므로 예산이 허락한다면 가능한 한 빨리 배치하는 것을 고려하십시오.

급여 솔루션 받기

PayPal을 통한 계약자 지불에서 급여를 위해 Gusto를 사용하는 것으로 전환하여 프로세스가 크게 간소화되었습니다.

Gusto를 사용하면 1099 및 W2 발급이 더욱 효율적이 되었습니다. Corpnet 및 복리후생과의 통합은 또한 다른 주에 있는 직원을 보다 효과적으로 관리하는 데 도움이 되었습니다.

양질의 커뮤니케이션 도구에 투자

원활한 협업의 필요성을 깨닫고 팀의 피드백을 기반으로 Google Chat에서 Slack으로 업그레이드했습니다.

효과적인 팀워크와 정보 공유를 촉진하는 커뮤니케이션 도구에 대한 투자는 특히 원격 기관의 경우 매우 중요합니다.

비즈니스 회계 소프트웨어 선택

독립 프리랜서를 위해 설계된 버전에서 나중에 데이터를 마이그레이션하지 않으려면 QuickBooks Online과 같은 보다 강력한 회계 소프트웨어로 시작하십시오.

프로젝트 명명 및 부서 및 클래스 설정의 일관성은 성장 분석에 대한 귀중한 통찰력을 제공합니다.

보고 데이터 수집 자동화

수동 작업을 줄이고 팀의 분석 시간을 절약하기 위해 처음에는 Supermetrics를 사용하여 데이터를 스프레드시트로 가져왔습니다. (그러나 우리의 요구 사항이 증가함에 따라 효율적인 연도 동안 자세한 내부 및 외부 보고서를 작성하기 위해 보다 포괄적인 보고 솔루션인 Domo를 채택했습니다.)

정확한 시간 추적

많은 사람들이 추적 시간을 싫어하지만 우리는 프로젝트 및 고객 수익성을 이해하는 데 시간 추적의 중요성을 인식했습니다.

청구 목적으로 시간 추적이 필요했기 때문에 첫날부터 시간 추적이 시작되었지만 나머지 기술 스택과 더 잘 통합되는 솔루션으로 업그레이드했습니다.

(참고: 이후 몇 년 동안 추적한 총 시간 비율과 클라이언트/프로젝트 수익성에 대한 월별 심층 분석을 수행하기 시작했지만 이것이 단계를 설정했습니다.)

프로젝트 관리 솔루션 사용

프로젝트 관리 도구를 채택하여 워크플로를 간소화하고 효율성을 개선하세요. 우리의 첫 번째 SEO 고용은 프로젝트 관리를 추진했습니다.

저는 사내 리더십 역할에서 나왔기 때문에 동시 작업 흐름 전반에 걸쳐 여러 조직을 조정하는 것이 중요하다는 것을 깨닫지 못했습니다.

팀에서 피드백을 쉽게 공유할 수 있는 도구에 투자하세요.

가치 지향적인 기관으로서 직원들의 업무 수행 방식을 지속적으로 파악하는 것이 중요합니다. 훨씬 더 큰 에이전시를 운영하는 친구의 제안으로 15five를 구현하게 되었습니다.

대기업은 일반적으로 인력 관리 도구를 사용했지만 이것은 우리에게 판도를 바꾼 몇 안 되는 것 중 하나입니다.

맞춤 PowerPoint/Google 프레젠테이션 템플릿 만들기

어리석게 들릴 수도 있지만 최고의 투자 중 하나는 디자이너를 고용하여 Google 프레젠테이션 템플릿을 만드는 것이었습니다.

데크가 일관성이 없었기 때문에 우리는 데크를 재작업하는 데 셀 수 없이 많은 시간을 소비했습니다. 엄청난 시간 절약 효과가 있었고 비용도 2,000달러 미만이었습니다.

부기를 덜어내고 여러 상태를 지원할 수 있는 CPA를 받으세요.

저는 QuickBooks의 모든 비용을 수동으로 분류하곤 했습니다. 비용을 이해하기 위한 회사의 여정 초기에 자신의 부기를 관리하는 것은 괜찮지만 특정 시점에서 시간을 가장 잘 사용하는 것은 아닙니다.

(Corpnet과 같은) 사람에게 지불하여 세금에 대한 주를 설정하고 장부를 찾으십시오. 사업을 시작한 지 몇 년이 지난 후, 우리는 또한 새로운 CPA를 고용해야 했습니다. 우리는 많은 주에서 운영하는 복잡성으로 인해 첫 번째 것을 능가했습니다.

전반적인 운영 계획 수립

창업자로서 당신은 대행사와 함께 가고 싶은 곳과 당신에게 중요한 것이 무엇인지에 대한 명확한 그림을 머릿속에 가지고 있을 수 있습니다.

그러나 더 많은 리더를 고용함에 따라 그들에게도 명확하게 전달되기를 원할 것입니다. 계획을 종이에 적는 것도 격차와 기회를 파악하는 데 도움이 됩니다.

공유 드라이브 설정 및 문서 정리

모든 문서를 단일 폴더에 넣고 검색하는 것이 좋습니다. 그러나 모든 사람이 그렇게 일할 수 있는 것은 아니며 나중에 돌아가서 문서를 정리하는 것이 매우 고통스러울 수 있습니다.

신입 사원을 더 쉽게 온보딩할 수 있도록 체계적이고 확장 가능한 파일 구조를 구축합니다. 빠르게 성장할 때 빠르게 성장할 인력이 필요하며 정리하는 데 시간을 투자하면 프로세스를 가속화하는 데 도움이 됩니다.

그 동안 모든 계약을 정리된 폴더에 넣어야 합니다.

수익 및 비용 흐름 식별

판매하려는 제품, 비용 청구 방법, 수행하려는 작업 유형에 대한 자원 조정을 식별하십시오.

처음 몇 년 동안은 어떤 프로젝트든 맡을 의향이 있을 수 있지만 규모가 커지면 서비스 범위를 확장하거나 축소할 수 있습니다.

구조의 해(2021년)

이 단계에서 우리의 주요 초점은 견고한 기반을 구축하고 확장성과 전략적 이니셔티브를 위한 프로세스를 개선하는 것이었습니다.

전략적 이니셔티브를 위해 팀을 자유롭게 하고 온보딩 프로세스를 개선하는 것을 목표로 했습니다.

특히 마케팅 담당자로 시작하여 이제 "진정한" CEO가 되어야 하는 경우 일상 업무에서 벗어나는 것이 어려울 수 있습니다.

그러나 올바른 사람을 고용하려면 책임을 위임하고 견고한 팀 구조를 구축하는 것이 중요합니다.

보유하고 있는 기술을 극대화하고, 관행을 표준화하고, 보다 정교한 도구를 사용하여 데이터를 효과적으로 통합하고 표시하는 것을 고려하십시오.

기관 내에서 효율적인 의사 소통 및 정렬을 보장하기 위해 추가 관리 계층을 도입하십시오. 파트너십을 탐색하고 신용 한도를 확보하는 것도 이 단계에서 대행사의 성장을 지원할 수 있습니다.

강력한 온보딩 프로세스 구축

사람들이 우리의 가치를 이해하고 있는지 확인하고 싶었기 때문에 처음 몇 년 동안 온보딩을 실시했습니다. 그러나 이것은 효율적이거나 확장 가능하지 않았으며 가능한 한 효과적이지 않았습니다.

일부 리더는 처음 90일 동안의 기대치, 중요한 문서에 대한 링크, 다양한 동료와의 만남 및 인사에 대한 보다 명확한 프로세스를 구축하기로 결정했습니다.

팀 구조 확립

이 단계에서 우리는 그룹 디렉터 추가를 포함하여 추가 관리 계층을 구축하기 시작했습니다. 이를 통해 우리 팀은 관리자가 도움을 요청할 수 있었고 더 명확한 역할을 제공할 수 있었습니다.

연간 검토 구현

저는 관리자가 1년 365일 피드백을 전달해야 한다고 생각하기 때문에 연례 리뷰의 열렬한 팬이 된 적이 없습니다.

그러나 친환경 직원 중 일부는 다음 단계로 나아가기 위해 무엇이 필요한지 이해하는 데 도움이 되는 보다 체계적인 프로세스를 원했습니다.

우리는 Google Docs에서 이러한 작업을 시작했지만 프로세스를 15 Five로 옮겼습니다.

신용 한도 확보

신용 한도를 얻을 수 있는 가장 좋은 시기는 필요하지 않을 때입니다.

리더로서 귀하는 직원과 그 가족의 생계를 책임집니다. 현금 흐름 문제가 발생하면 안전선을 마련하십시오.

브랜드 업그레이드

처음 몇 년 동안은 레이더 아래에서 비행할 수 있습니다. 입소문을 통해서라도 확장을 시작하면 웹사이트 재설계 또는 로고 새로 고침을 고려하십시오. 과소비하지 않도록 하세요!

미리 고용하되 너무 많이 고용하지는 마세요.

대행사가 확장되고 수익이 더 예측 가능해짐에 따라 적시 고용 모델에서 직원을 조금 미리 추가하는 모델로 전환하는 것을 고려하십시오.

유휴 대역폭에 직면하지 않도록 과도하게 고용하지 마십시오(꽃과 마찬가지로 에이전시 시간은 소멸될 수 있습니다. 일단 사라지면 사라집니다!). 그러나 인력이 충원되면 팀은 훈련을 위한 활주로를 더 많이 확보하고 결석에 대비할 수 있습니다.

프로젝트가 난데없이 나오고 대역폭이 필요한 경우 계약자를 사용하여 리소스를 신속하게 확장하세요.

효율성의 해(2022)

프로세스를 최적화하고 자동화를 수용하며 클라이언트 및 프로젝트 수익성을 개선하는 것을 목표로 했기 때문에 효율성이 우리의 주요 관심사가 되었습니다.

우리는 또한 직원 개발에 중점을 둡니다. 리더십 교육이 효율성과 관련이 없다고 느낄 수도 있지만 목표는 항상 비자발적 이직을 줄이고 팀의 성장 기회를 창출하는 것입니다. 코칭은 이 두 가지 모두에 도움이 될 수 있습니다.

어시스턴트 받기

창업자로서 당신은 주변에 누구도 처리할 수 없는 작업을 수행하는 자신을 종종 발견하게 될 것입니다.

여기에는 신입 사원을 위한 이메일 주소 설정이나 혜택에 대한 질문 처리 등이 포함될 수 있습니다. 시간의 기회 비용을 고려하고 이러한 항목을 비서에게 오프로드하십시오.

빌드 프로세스 및 템플릿

조기 채용으로 프로세스 구현을 탐색하는 것은 어려울 수 있습니다. 저항에 직면할 가능성이 높으므로 그들의 피드백을 조기에 자주 받아야 합니다.

템플릿에는 90일 계획 또는 보고 계획과 같은 옵션이 포함될 수 있지만 목표는 팀 시간을 절약하기 위해 자주 재생성되는 항목을 찾는 것이어야 합니다.

또한 재사용 가능한 프로젝트 접근 방식과 콘텐츠를 구축할 수도 있지만 "통조림" 또는 쿠키 커터처럼 느껴지는 작업을 피하고 싶을 수도 있습니다.

클라이언트 및 프로젝트 수익성에 대해 진지하게 생각하십시오.

당신은 항상 수익성에 대한 좋은 맥박을 가지고 있어야 하지만, 명성을 쌓으면서 처음 몇 년 동안은 더 적은 마진을 기꺼이 받아들일 수 있습니다.

할당된 팀 및 특정 비용을 기반으로 계정을 관리하는 실제 비용을 잘 관리해야 합니다.

전술적 플랫폼/마케팅 교육뿐만 아니라 인력 개발

사람들이 당신과 같은 기술을 가지고 있다고 가정하지 마십시오. 그들이 본 것보다 훨씬 더 많이 보았을 것임을 기억하십시오.

적극적인 경청, 어려운 대화 탐색, 다양한 조직 수준의 클라이언트에 맞게 자료 조정과 같은 주제를 다루는 강력한 교육 일정을 작성하십시오.

팀 재정비

당신을 여기에 있게 한 사람들이 반드시 당신을 다음 단계로 성장시키는 것은 아니지만, 당신은 좋은 일을 하는 사람들에게 충성을 유지하기를 원합니다.

비즈니스 성장의 가장 어려운 부분 중 하나는 고용인의 역할이나 보고 관계를 변경해야 하는지 이해하는 것입니다. 팀 구성원이 브랜드와 가치에 부합하는지 확인하는 것도 중요합니다.

누군가는 믿을 수 없을 정도로 열심히 일할 수 있지만 문화에 적합하지 않은 경우 이동하는 것이 가장 좋습니다. 엄격한 채용 절차는 사람들을 미리 선별하는 데 도움이 될 수 있습니다. 그러나 항상 제대로 이해하지 못할 수도 있습니다.

법적 서류 업그레이드

이제 더 많은 직원과 고객이 있으므로 변호사가 컨설팅 계약, 직원 핸드북, 고용 계약, 비공개 계약 및 기타 유사한 서류를 검토하도록 하십시오.

법률은 자주 변경되며 귀하의 비즈니스를 보호하기를 원합니다.

은행 계좌 검토

대행사를 시작할 때부터 기본 당좌 계좌가 있을 수 있습니다.

사업이 성장함에 따라 계좌 업그레이드에 대해 은행원과 상의하고 관심을 끌 수 있도록 연결된 저축 계좌를 추가하는 것을 고려하십시오.

송금 수수료도 절약할 수 있습니다.

보고 제품군 업그레이드

이제 더 많은 클라이언트와 작업할 가능성이 있으므로 Domo, Tableau 또는 회사의 요구 사항을 충족하는 다른 솔루션과 같은 고급 보고 제품군을 살펴보십시오.

실제 예산 세우기

보다 성숙한 회사를 손에 쥐고 있으므로 계획된 예산에 맞춰 운영 및 관리를 시작할 때입니다.

첫 해에는 틀릴 수 있지만 수익이 예상보다 빠르게 또는 느리게 증가하는 부분과 비용이 계획에서 벗어나는 부분을 이해하는 것은 큰 힘이 됩니다.

기억해야 할 6가지 추가 대행사 성장 팁

고객과 팀으로부터 자주 피드백 받기

고객과 팀원이 의견을 듣는 것보다 더 중요한 것은 없습니다.

NPS, eNPS 및 시작/중지/계속을 포함하여 분기별 또는 보다 빈번한 피드백을 수집합니다.

강력하고 지속적인 대행사를 구축하기 위해 받은 피드백에 주의를 기울이십시오.

수익 다각화

당신이 초기 단계에 있고 당신에게 오는 대부분의 것을 받아들이고 있는 동안에는 이것을 통제하지 못할 수도 있습니다.

대행사 개발 컨설턴트는 특정 틈새 시장에 집중할 것을 권장할 수 있으며, 이는 해당 조언에 직면하여 책임지고 있는 비즈니스와 생계의 건전성을 보호하기 위한 균형 조치입니다.

비즈니스의 많은 부분을 한 고객 또는 업종에 너무 많이 맡기지 마십시오. 비즈니스를 건전하게 유지하려면 리테이너와 일회성 프로젝트의 균형을 맞추는 것이 중요합니다.

리테이너는 고용하기가 더 쉬운 반면 일회성 프로젝트는 많은 범위 크립에 부딪히지 않는 한 수익성이 있습니다.

무리한 느낌이 들거나 고객이 적합하지 않은 경우 거절하십시오.

지원할 기술이 없는 프로젝트를 맡는다고 해서 좋은 것은 없습니다.

리더십 팀의 관점을 신뢰하고 자신의 직감에만 의존하지 마십시오. 수준 이하의 작업을 수행하는 것보다 품위 있게 자리를 비우고 다른 회사를 추천하는 것이 좋습니다.

고객이 직원에게 비하하거나 항상 더 많은 것을 요구하거나 일반적으로 나쁜 파트너이기 때문에 고객이 귀하에게 적합하지 않은 경우 언제든지 떠날 수 있음을 기억하십시오.

최상의 작업을 수행할 수 있도록 하는 최소한의 구현

회사 성장의 초기 단계에서는 최소 리테이너 또는 프로젝트 수수료를 유연하게 조정할 수 있습니다.

시간이 지남에 따라 귀하와 그들이 자랑스러워하고 결과를 이끌어낼 수 있는 작업을 팀이 수행해야 하는 시간을 알게 될 것입니다.

귀하의 요금에 당황하지 마십시오. 당신과 당신의 일의 가치를 청구하십시오.

회사에서 어떤 유형의 사람들이 성공하는지 파악하십시오.

작업의 속도와 복잡성으로 인해 매일 실무 지도가 필요한 주니어 직원을 더 많이 고용하는 것이 어렵다는 것을 알게 되었습니다.

한 걸음 물러서서 성공하는 사람과 옵트아웃하거나 실적이 저조한 경향이 있는 사람의 패턴을 살펴보고 그에 따라 채용을 조정하십시오.

당신은 사람들이 노력이 필요한 올바른 가치와 기술을 갖기를 원할 것입니다.

소액 지출에 주의를 기울이십시오.

완전히 멀리 떨어져 있는 경우 비용의 대부분이 사람과 소프트웨어라는 것을 알게 될 것이며 소프트웨어는 빠르게 합산될 수 있습니다.

한 가지 빠른 팁은 이메일, 프로젝트 관리, 시간 추적 및 빠르게 합산되는 기타 비용을 취소할 수 있도록 프리랜서가 여전히 명단에 있는지 정기적으로 확인하는 것입니다.

모든 소프트웨어에 대한 분기별 감사를 수행하여 팀에서 여전히 적극적으로 사용하고 있는지 확인하십시오.

성장과 변화의 다양한 단계 수용

대행사를 확장하는 것은 도전과 교훈으로 가득 찬 흥미진진한 여정입니다. 수익 다각화, 전략적 채용, 효율적인 프로세스 구현, 팀 개발에 집중하여 대행사를 성공적으로 확장할 수 있습니다.

다양한 성장 단계를 수용하고, 대행사의 변화하는 요구 사항에 적응하고, 운영을 지속적으로 평가하고 최적화하십시오.

여정의 모든 단계는 대행사의 성공에 기여하는 귀중한 통찰력을 제공한다는 점을 기억하십시오.