범위 관리 계획을 세우는 방법

범위는 프로젝트를 성사시키거나 중단시킬 수 있습니다. 프로젝트 범위를 파악하지 않으면 빠르게 궤도에서 벗어나 일정이 엉망이 되고 예산이 고갈될 수 있습니다. 그만큼 많은 프로젝트가 실패합니다.

예, 범위 관리는 프로젝트 관리자가 마스터해야 하는 또 하나의 제약이지만 프로젝트 관리자는 문제를 극복하기 위한 계획을 세우는 것을 좋아합니다. 범위 관리 계획은 프로젝트 관리자라면 누구나 좋아할 프로젝트의 또 다른 중요한 부분입니다.

결국 프로젝트 관리자는 프로젝트가 만족스러운 결론에 도달하도록 해야 합니다. 범위 관리 계획 없이는 불가능합니다. 그러나 먼저 프로젝트 범위는 무엇입니까?

프로젝트 범위란 무엇입니까?

프로젝트 범위는 프로젝트의 목표와 목표가 정의되는 방식입니다. 프로젝트 범위 설명에는 이러한 목표, 결과물이 무엇인지, 결과물을 만드는 데 필요한 작업, 비용 및 마감일이 나열되어 있습니다. 사실 이것은 전체 프로젝트의 매개변수입니다.

범위는 프로젝트의 경계뿐만 아니라 프로젝트를 구성하는 작업과 모든 것이 올바르게 완료되고 승인되었는지 확인하기 위해 적용될 프로세스에 대한 책임을 지는 사람에게도 도움이 됩니다. 이 정보는 일반적으로 작업 명세서라고도 하는 범위 설명에 수집됩니다.

작업 명세서는 프로젝트 관리자의 초석입니다. 프로젝트에서 변경 사항이 발생하지만 범위 내에서 유지하려면 이러한 변경 사항을 관리해야 합니다. 그렇지 않으면 프로젝트의 성공이 위협을 받습니다. 프로젝트의 범위는 프로젝트의 변경 관리 위원회에 변경 요청을 제출해야만 변경할 수 있습니다.

건설 프로젝트에서 변경 주문 양식은 프로젝트 범위를 변경할 때 사용되며 소유자와 계약자의 승인을 받아야 합니다.

스코프 크립이란 무엇입니까?

스코프 크립이 불쾌하게 들린다고 생각한다면, 당신이 옳을 것입니다. 범위 크리프는 관리 및 제어 없이 프로젝트 변경이 발생할 때 발생합니다. 프로젝트가 이미 실행된 후 새로운 요구 사항이 추가되는 프로젝트를 생각해 보십시오. 이러한 새로운 요구 사항을 검토하고 원래 계획한 것과 동일한 리소스로 동시에 제공할 수 없으면 범위가 확장됩니다.

반대 방향에서 오는 범위 크리프의 또 다른 예는 프로젝트에 많은 변경 사항이 있고 모든 변경 사항이 승인된 경우입니다. 좋은 것 같죠? 글쎄요, 그러한 변경이 승인 여부에 관계없이 끝이 보이지 않는 끝없는 프로젝트를 만드는 것은 아닙니다.

프로젝트에 범위 크리프가 없는지 확인하는 한 가지 방법은 이에 대해 계획하는 것입니다. 이는 범위 관리 계획의 중요성을 다시 일깨워줍니다.

범위 관리 계획이란 무엇입니까?

다른 계획과 마찬가지로 범위 관리 계획은 프로젝트에 필요한 모든 작업이 포함되도록 하기 위해 마련되는 일련의 프로세스입니다. 범위 관리 계획은 주로 범위가 설명, 개발, 구조화 및 검증되는 방법을 정의하는 것과 관련이 있습니다.

범위 관리 계획을 사용하여 프로젝트 관리자는 프로젝트를 정의하고 매핑할 수 있으므로 계획된 범위 내에서 유지됩니다. 범위 관리 계획은 프로젝트 관리자가 이해 관계자가 기대하는 품질과 예산 내에서 정시에 완료할 수 있도록 리소스를 할당하는 데 도움이 됩니다.

프로젝트 범위 관리는 다음과 같습니다.

• 프로젝트 전체에서 수행해야 하는 작업을 정의하는 프로세스 계획
• 이러한 프로세스 제어 및 모니터링
• 변경을 승인하거나 승인하지 않을 때 범위 이동을 방지하기 위한 문서화 및 추적
• 결과물 감사 및 계획에 대한 결과 평가를 포함한 마무리

범위 관리 계획을 세우는 방법

시작하려면 프로젝트 헌장부터 시작하여 일련의 입력이 필요합니다. 이것은 프로젝트의 목표를 정의합니다. 프로젝트 목표, 역할 및 책임을 설정합니다. 이 시점에서 이해 관계자도 식별됩니다. 헌장은 프로젝트에 대한 높은 수준의 설명입니다.

프로젝트 관리 계획은 프로젝트 범위 계획을 만드는 데 기본입니다. 프로젝트 관리 계획은 프로젝트 범위 계획을 측정할 수 있는 기준선입니다. 여기에는 품질 관리 계획, 프로젝트 수명 주기에 대한 설명 및 사용할 방법론이 포함됩니다.

조직의 문화에 대해서도 생각하는 것이 중요합니다. 이는 프로젝트에 영향을 미치기 때문입니다. 기반 시설은 또한 프로젝트 범위에 큰 영향을 미치므로 계획의 일부로 포함되어야 합니다. 그런 다음 자격을 갖추었거나 교육이 필요한 리소스로 간주할 인사 관리가 있습니다. 물론 시장 상황은 프로젝트 범위에 영향을 미치므로 염두에 두십시오.

고려해야 할 다른 요소는 모든 프로젝트의 성공에 핵심이 되는 프로세스와 절차, 그리고 기업 지식 기반입니다. 여기에는 정책, 재무 데이터베이스, 과거 데이터 등이 포함됩니다. 올바른 판단, 데이터 분석 및 회의를 통해 이 모든 것은 프로젝트 관리자가 범위 관리 계획을 작성하는 데 도움이 되는 자료입니다.

범위 관리 계획 단계

범위 관리 계획을 수립하는 단계는 다음과 같습니다.

1. 이해 관계자를 식별하고 요구 사항을 얻으십시오.
2. 프로젝트의 목표와 목적을 식별하는 상세한 프로젝트 범위 설명을 작성하십시오.
3. 필요한 모든 작업을 매핑하기 위해 작업분류체계(WBS)를 생성합니다.
4. WBS를 유지 관리하고 승인하는 프로세스를 개발합니다.
5. 프로젝트 팀의 역할과 책임을 나열하십시오.
6. 완료된 프로젝트 인도물의 공식 승인 프로세스를 수립합니다.
7. 범위 설명에 대한 변경 요청을 제어하고 문서화하는 방법을 결정합니다.

범위 관리 계획에 도움이 되는 템플릿

좋은 범위 관리 계획을 세우기 위해 조립해야 할 많은 부분이 있습니다. 이 모든 데이터를 수집하는 데 도움이 되는 도구가 있으면 도움이 됩니다. 템플릿이 필요한 이유입니다. 템플릿은 도움의 손길만 제공하는 정적 문서이지만 여전히 프로세스를 간소화하고 소중한 정보를 빠뜨리지 않도록 할 수 있습니다.

범위 관리 계획을 시작할 수 있도록 몇 가지 무료 프로젝트 템플릿을 선택했습니다.

프로젝트 계획 템플릿

계획은 범위 관리 계획에서 작동하는 단어이며 프로젝트 계획 템플릿은 프로젝트에 필요한 작업과 리소스를 수집할 수 있는 장소를 제공합니다. 템플릿의 첫 번째 부분은 범위를 설명하고 프로젝트 헌장에 정의된 대로 프로젝트 범위를 반복할 수 있는 공간을 제공합니다.

위험 등록 템플릿

실현된 위험보다 더 빨리 프로젝트의 범위를 변경할 수 있는 것은 없습니다. 프로젝트에서 발생하는 이러한 위험의 해결 방법을 식별하고 추적할 수 있는 것은 범위 관리 계획의 일부여야 합니다. 무료 위험 등록 템플릿을 사용하면 각 위험의 우선 순위를 정의하고 프로세스를 소유할 팀원을 할당하고 처리 진행 상황을 모니터링할 수 있습니다.

변경 로그 템플릿

위험을 관리하는 것이 중요하지만 변화는 여러 방향에서 올 수 있습니다. 이해 관계자가 프로젝트 중간에 기대치를 조정하면 어떻게 될까요? 승인에서 완료까지 변경 사항을 관리하는 프로세스가 필요합니다. 무료 변경 로그 템플릿이 유용한 곳입니다. 이제 해당 변경 사항을 캡처하고 프로젝트의 수명 주기 동안 추적할 수 있습니다.

ProjectManager는 범위 관리 계획을 추적하고 보고할 수 있습니다.

범위 관리 계획 개발에는 ProjectManager가 프로세스를 보다 쉽고 효과적으로 만들 수 있는 많은 지점이 있습니다.

스케줄링을 위한 Gantt 차트

ProjectManager에는 강력한 Gantt 차트 기능이 있습니다. 프로젝트의 모든 작업을 입력하면 당사 소프트웨어는 왼쪽에 목록이 있고 오른쪽에 타임라인이 있는 Gantt 차트를 자동으로 생성합니다. 다음으로 각 작업에 시작 날짜와 종료 날짜를 추가하면 각 작업의 기간이 표시됩니다.

일부 작업은 작업이 완료되기 전까지 시작할 수 없기 때문에 이러한 종속 작업을 Gantt 차트에 쉽게 연결할 수 있습니다. 종속 작업을 설정하면 범위 이동을 방지할 수 있습니다.

추적용 대시보드

ProjectManager는 클라우드 기반 프로젝트 관리 소프트웨어이기 때문에 상태 업데이트가 즉시 반영되고 프로젝트 대시보드에서 진행 상황을 실시간으로 볼 수 있습니다. 실시간 대시보드에는 진행 상황, 작업량, 작업 등에 대한 메트릭이 있어 프로젝트 번호를 자동으로 처리하고 읽기 쉬운 다채로운 그래프와 차트로 표시합니다.

범위 관리 계획을 사용할 때 추적 및 보고가 핵심입니다. 실시간 대시보드는 진행 상황을 추적하므로 일이 제대로 진행되지 않을 경우 빠르고 효과적으로 대응할 수 있습니다. 그 중 일부는 실시간 대시보드가 ​​있는 프로젝트 진행 상황에 대한 보고를 의미합니다.

작업 관리를 위한 간판

또한 ProjectManager에는 여러 보기가 있으므로 팀에서 작업 목록만 보고 싶다면 볼 수 있습니다. 또는 워크플로를 추적하는 시각적 도구를 원하는 경우 프로젝트를 칸반 보드로 볼 수 있습니다. 여기서 작업은 프로젝트의 단계를 나타내는 열 아래에 있는 카드입니다.

달력에서 프로젝트를 볼 수도 있습니다. 스코프 크립은 실시간으로 프로젝트에 대한 여러 보기를 제공하는 ProjectManager로 설정할 시간이 없습니다.

범위가 프로젝트를 위협하지 않도록 하고 ProjectManager로 관리하십시오. 당사의 클라우드 기반 프로젝트 관리 소프트웨어에는 범위 관리 계획을 구현하고 범위 이동을 막는 도구가 있습니다. 이 무료 30일 평가판으로 지금 무료로 사용해 보십시오.