보다 효과적인 이메일 커뮤니케이션을 위한 7가지 쉬운 규칙

귀하의 산업, 분야, 경력, 일상적인 책임 또는 의무와 상관없이 커뮤니케이션은 귀하의 성공에 필수적입니다.

이는 고객 교육, 캠페인 실행, 링크 보안 및 결과 발표에 커뮤니케이션이 필수적인 SEO 및 링크 구축에서 특히 그렇습니다.

이메일은 아마도 오늘날의 디지털 세계에서 주요 커뮤니케이션 모드일 것입니다. 이메일을 통해 의사 소통을 잘 할 수 없다면 어려움을 겪을 가능성이 큽니다.

효과적인 커뮤니케이션의 이점

1. 신뢰를 구축하고 프로젝트 범위를 설정하며 기대치를 정의합니다.
2. 정확한 정보를 전달하고 강조합니다.
3. 팀 장애물을 식별하고 문제 해결을 용이하게 합니다.
4. 양 당사자를 이해할 수 있습니다.
5. 고객, 팀 및 개인의 만족을 보장합니다.

자신을 잘 표현하고 아이디어를 전달하며 프레젠테이션하는 능력은 성공의 기본입니다.

지식, 기술 및 성실성은 모든 비즈니스에 필수적입니다. 그러나 의사 소통을 잘하는 것은 모든 업무 측면에서 매우 중요합니다.

좋은 의사 소통은 가치를 높이고, 신뢰를 심어주고, 자신감을 키우고, 문제를 해결하고, 장애물을 드러내고, SEO 캠페인의 거의 모든 부분과 클라이언트, 감독자 및 팀 구성원과의 관계를 촉진합니다.

통신은 링크를 보호하기 위해 다른 사이트 소유자와 일대일 통신이 필요한 링크 구축에서 두 배로 중요합니다. 링크하는 것이 고객(또는 청중)에게 가장 좋은 이유를 효과적으로 전달해야 합니다.

효과적인 이메일 커뮤니케이션(및 아웃리치)을 위한 규칙

1. 서식에 템플릿을 사용합니다.
2. 청중을 아십시오.
3. 가치로 리드합니다.
4. 명확하고 간결해야 합니다.
5. 적극적인 언어가 이깁니다.
6. 완전한 이메일을 보냅니다.
7. 후속 조치를 취하십시오.

이메일의 목표는 무엇입니까? 이메일의 모든 단일 요소(제목, 구조, 단어 선택)가 이를 지원해야 합니다.

1) 템플릿: 이메일 형식 지정 방법

모든 사람은 사용자 정의가 전혀 포함되지 않은 템플릿이 포함된 끔찍한 대량 생산 이메일을 받았습니다.

"친애하는 웹마스터에게" 이메일을 한 번 더 받으면…

그럼에도 불구하고 템플릿의 가치를 굳게 믿습니다. 템플릿은 시스템과 프로세스로 이어져 읽기 쉽고 이해하기 쉬운(생산은 말할 것도 없고) 올바른 형식의 이메일로 이어집니다.

템플릿 사용 여부에 대한 나의 경험 법칙은 다음과 같습니다.

1. 유사한 대상에게 여러 이메일을 보내고 있습니까?
2. 앞으로 비슷한 이메일을 보내게 될까요?
3. 내 메시지를 전달하기 위해 정보를 구성하는 최적의 방법이 있습니까?

좋은 템플릿의 비결은 목록 세분화입니다. 템플릿은 청중에게 맞춤화되어야 하며 필요에 따라 변형할 수 있는 충분한 여지를 남겨 두어야 합니다.

스레드에 답장하거나 고유한 이메일을 보내지 않는 한 어떤 형식의 템플릿을 사용하고 있을 가능성이 큽니다 .

손으로 쓴 이메일도 일반 형식(일명 템플릿)을 따릅니다. 매일 보내야 하는 다양한 이메일에 대해 생각해 보십시오. 각 이메일을 개별적으로 작성하더라도 따라야 할 일반 템플릿이 몇 가지 있을 것입니다.

다음은 내가 자주 사용하는 템플릿의 예입니다.

이것은 내가 게시물에 누군가 또는 그들의 회사에 대한 긍정적인 언급을 포함할 때 사용하는 것입니다. 이것은 내가 연결을 구축하는 데 도움이 되며, 그들이 언급되었다는 사실과 이유에 대해 경고하고, 심지어 몇 가지 사회적 공유를 얻을 수도 있습니다.

프로세스 생성은 효율성의 핵심입니다. 최적화에 대한 이러한 아이디어는 SEO 군중에게 새로운 것이 아닙니다.

2) 청중을 안다

의사 소통의 가장 중요한 규칙은 청중을 중심으로 전체 대화를 기반으로 하는 것입니다.

그것에 대해 생각해보십시오.

동료와 어떻게 대화합니까? 감독관? 클라이언트? 좋은 친구? 부모님?

스타일, 어조, 단어 선택, 의사소통 방식은 ​​청중마다 다릅니다. 커뮤니케이션 101입니다. 해당 청중에게 의미가 있고 효과적인 대화를 구성해야 합니다.

이메일 초안을 작성하기 전에 연락처에 대해 알아야 할 사항은 다음과 같습니다.

1. 이름
2. 직위/직위
3. 성격
4. 권위/영향
5. 그들의 커뮤니케이션 스타일
6. 얼마나 자주 투구하는지
7. 당신의 직업적인 관계.

청중과 상관없이 비슷한 이메일을 보내면 비효율적인 커뮤니케이션이 됩니다.

3) 가치를 최우선으로 하는 커뮤니케이션

이메일을 보내는 이유는 항상 있습니다.

효과적으로 의사 소통하려면 이메일을 보낸 이유와 이메일을 보내는 사람에게 중요한 이유가 명확해야 합니다.

이메일이 연락처에 중요한 이유는 마지막입니다. 이것이 가장 중요합니다. 이를 선도하는 것이 가치를 확립하고 고려를 얻는 방법입니다.

당신이 누구인지, 당신이 하는 일이 왜 세상에 중요한지에 대한 긴 소개를 쓸 필요가 없습니다. 청중에게 가치를 전달하십시오.

왜 그들이 관심을 가져야 합니까?

이메일로 이 질문에 빨리 답할 수 있을수록 좋습니다.

템플릿을 편집할 때 첫 번째 단계는 항상 "이것이 중요한 이유" 문구를 맨 위로(또는 가능한 한 맨 위에 가깝게) 옮기는 것입니다.

제가 자주 받는 이메일 프레젠테이션은 다음과 같습니다.

이 이메일을 가치 우선으로 만드는 방법은 다음과 같습니다.

안녕하세요 코리님

영업 및 마케팅 대역폭을 개선하기 위해 노력하고 있습니까?

(개인의 직위나 회사를 직접적으로 말하는 맞춤 라인).

[수정됨]에서는 잠재 계정, 리드 생성 및 데이터 관리 서비스에 대한 맞춤형 B2B 목록을 제공 하므로 모든 조사를 수행하는 동안 고객을 소유할 수 있습니다.

우리는 전문:

• 백서 리드 생성.
• CRM 데이터 유지 관리 및 정확성.
• 시장 정보 조사.
• 시장 매핑 및 시장 평가.

[편집됨]이 목표 달성에 어떻게 도움이 되는지 논의해 보겠습니다.

그것은 완벽합니까? 아니오 – 이것은 제 일이 아니므로 메시지나 포지셔닝을 다시 작업할 수 없습니다. 또한 목록 작성을 구매하거나 아웃소싱하려는 것이 아니므로 잘못된 청중입니다.

그러나 이 재형식화된 버전은 가치가 있습니다. 시간을 낭비하지 않습니다. 적합하지 않은 경우 즉시 이동할 수 있습니다. 그렇다면 실제로 읽고 답장을 보낼 가능성이 더 큽니다.

이메일을 보내는 이유가 항상 있어야 합니다.

당신의 리드를 묻지 마십시오.

4) 명확하고 간결하다

좋은 글의 비결은 자유로운 편집입니다.

이메일을 작성한 다음 가능한 한 많이 줄이십시오. 그런 다음 조금 더 자릅니다.

나는 자르기를 좋아한다:

• 정크 단어: 그, 많은, 일, 같은, 느낌,
• 완곡어법: 이해하다, 듣다, 도우다, 시간을 내다, 알려주다, 기대하다, 좋아하다, 코스를 유지하다 등
• 부사: 전적으로, 구체적으로, 완전히, 특히 등
• 부적절한 대명사: 불필요한 전환. 가능한 한 첫 번째 사람을 유지하십시오.
• 모든 것: 내가 잘라낼 수 있다면, 그렇게 할 것입니다.

이메일을 보내기 전에 강박적으로 다시 읽지 마십시오. 대신 쓰레기가 남지 않을 때까지 모든 것을 자르십시오. 모두가 그것에 대해 더 행복할 것입니다.

5) 액티브 보이스는 인간을 위한 것이다

액티브 보이스는 이메일에서 올바른 관점과 일련의 이벤트를 전달합니다.

수동태가 작업을 잘못 나타낼 수 있으므로 이메일 보고서는 특히 능동태에 의존합니다.

수동적 언어는 원인과 결과에 대한 의사 소통을 방해하여 어떤 행동이 어떤 결과를 가져왔는지 불분명하게 만들고 이메일 커뮤니케이션의 가치를 얕잡아 봅니다.

능동태와 수동태로 어려움을 겪고 있다면 어색한 표현을 찾아보고 누가 무엇을 했는지 생각해 보십시오. 어떤 이유로든 정보를 난독화하지 않도록 하십시오.

수동 대 능동의 몇 가지 예:

"페이지는 SEO에 의해 최적화되었습니다." vs "SEO가 페이지를 최적화했습니다."

"한 달 동안 팀에서 8개의 링크를 구축했습니다." vs "팀은 이번 달에 8개의 링크를 구축했습니다."

"우리의 결합된 SEO 노력으로 순위가 향상되고 검색 트래픽이 증가했습니다." vs "우리의 SEO 노력으로 순위가 향상되고 검색 트래픽이 증가했습니다."

수동태는 당신의 어조를 약화시키고, 당신의 의미를 혼란시키며, 당신의 지위를 약화시킬 것입니다.

6) 당신의 피치를 포함하십시오

피칭 요청을 피칭하지 마십시오. 하지마

자주 발생합니다.

가장 좋은 시나리오는 "예, 피치와 함께 보내십시오."입니다. 링크, 출판, 보도, 회의 등 동일한 응답이 귀하의 실제 목표일 수 있습니다.

삶을 필요 이상으로 어렵게 만들지 마십시오. 모두가 바쁘고 너무 많은 이메일을 받습니다. 의사 공손함은 특히 규칙 #2를 따르고 추가할 가치가 있을 때만 이메일을 보내는 경우 귀하의 프레젠테이션이 성공할 확률을 증가시키지 않습니다.

최고의 이메일은 초기 이메일의 모든 질문에 답합니다. 청중을 고려하고 합리적인 범위 내에서 모든 것을 다루십시오.

7) 후속 조치 - 예의 바르다

링크를 구축하거나 홍보 이메일을 보내는 경우 후속 조치를 취하지 않으면 업무를 수행하지 않는 것입니다.

후속 이메일을 보내는 것은 무례한 것이 아니라 예의입니다.

후속 이메일은 이메일 가치에 대한 좋은 리트머스 테스트입니다.

당신에게 가치 있는 것이 있다고 생각한다면 그 사람이 당신의 이메일을 검토할 기회를 갖도록 미리 알림을 보내는 것을 부끄러워해서는 안 됩니다.

당신은 그들이 합당한 기회를 놓치지 않도록 함으로써 실제로 그들에게 호의를 베풀고 있습니다. 그렇게 느끼지 않는다면 접근 방식을 충분히 개선하지 않은 것입니다. 메시지의 가치, 홍보의 간결함, 연락 목적을 믿어야 합니다.

내가 보낼 상한선은 4개입니다. 3개의 스레드 메시지가 있는 원본.

이것은 나와 명확하게 정의된 관계가 있는 연락처를 위한 것이 아닙니다. 누군가가 정말로 내 이메일을 놓치고 있다고 생각하고 그들에게 연락해야 할 소중한 이유가 있는 경우에만 해당됩니다.

세 번째(또는 네 번째) 이메일에서 긍정적인 응답을 받은 적이 몇 번인지 모릅니다. 사람들은 바쁘다.

초기 이메일에 대한 후속 조치를 전혀 취하지 않으면 큰 기회를 놓치게 됩니다.