정부 기관이 소셜 미디어 보관에 대해 알아야 할 사항

소셜 미디어 관리가 있고, 정부 기관을 위한 소셜 미디어 관리가 있습니다. 결국, 자신의 게시물이 정보자유법(FOIA)에 따라 공공 기록으로 간주된다고 말할 수 있는 사람이 또 누가 있겠습니까?

법률 준수를 유지하기 위해 정부 조직은 철저한 소셜 미디어 보관 관행을 구현해야 합니다. 가장 흥미로운 작업은 아니지만 향후 위험으로부터 대행사를 보호하는 데 매우 중요합니다. 정부 기관이 이 프로세스를 관리하는 데 도움이 되는 다양한 소셜 미디어 도구가 있지만 선택하기 전에 소셜 미디어 기록 보존에 대한 해당 주의 고유한 접근 방식을 이해해야 합니다.

이 기사에서는 소셜 미디어 보관의 기본 사항을 다루므로 가장 정확한 정보를 바탕으로 결정을 내릴 수 있습니다.

참고: 이 기사에 제공된 정보는 공식적인 법률 자문을 구성하지 않으며, 그러한 의도도 없습니다. 더 자세히 읽기 전에 면책조항 전문을 검토하시기 바랍니다.

• 소셜 미디어 아카이빙이란 무엇입니까?
• 정부 기관에 소셜 미디어 아카이빙이 중요한 이유는 무엇입니까?
• 소셜 미디어 콘텐츠를 보관하는 방법과 시기
• 소셜 미디어 보관 모범 사례
• 프로세스를 쉽게 해주는 소셜 미디어 보관 도구

소셜 미디어 아카이빙이란 무엇입니까?

소셜 미디어 보관은 나중에 참조할 수 있도록 조직에서 공유한 콘텐츠를 백업하는 관행입니다. 이러한 백업은 조직에서 로컬로 저장하므로 공공 기록법을 준수합니다.

기존의 공공 기록과 달리 소셜 미디어 기록은 기관과 구성원이 생성한 후 대중이 즉시 볼 수 있습니다. 스팸이 아닌 합법적인 댓글, 답글, 멘션 및 DM은 소셜 프로필에 게시되면 모두 공개 기록으로 간주될 수 있습니다.

전부는 아니지만 많은 주에서 소셜 미디어 공공 기록 및 보관에 관한 구체적인 지침을 발표했습니다. 소셜 미디어 보관 관행에 대한 최신 지침을 보려면 주정부 웹사이트를 방문하세요.

정부 기관에 소셜 미디어 아카이빙이 중요한 이유는 무엇입니까?

소셜 미디어 콘텐츠를 보관하는 것은 투명성을 유지하는 데 중요한 관행입니다. 소셜 미디어 관련 기록 보관 프로세스가 없으면 조직은 해당 정보에 대한 FOIA 요청을 준수하지 못할 수도 있습니다.

FOIA는 1966년에 제정되었을 수도 있지만 "기록"이라는 용어의 정의를 통해 현대 기술에 적용할 수 있을 만큼 그 적용 범위가 넓습니다. FOIA에 따르면 기록은 요청 당시 기관에서 작성하거나 획득했거나 기관의 통제 하에 있는 모든 저술로 간주됩니다. 여기에는 책, 논문, 사진, 비디오는 물론 소셜 미디어 콘텐츠도 포함됩니다.

소셜 미디어에는 게시물 자체의 콘텐츠 이상의 내용이 포함됩니다. 댓글, 답글, 좋아요도 획득한 기록으로 간주되며 FOIA에 보관되어야 합니다. City of Las Vegas Facebook 페이지의 이 게시물과 같은 간단한 업데이트도 소셜 미디어 보관 관행의 적용을 받습니다.

정부 기관은 자체 소셜 미디어 보관 프로세스를 설정할 책임이 있습니다. 플랫폼은 소셜 미디어 콘텐츠를 유지하지만 오랫동안만 유지됩니다. Facebook, X(이전의 Twitter), Instagram, LinkedIn과 같은 소셜 네트워크는 민간 기업입니다. FOIA에 구속되지 않으므로 사용자 콘텐츠를 무기한 보관할 필요가 없습니다. 해당 콘텐츠가 사라지면 영원히 사라질 가능성이 높습니다.

소셜 미디어 콘텐츠를 보관하는 방법과 시기

소셜 미디어는 미국 전역에서 공공 기록으로 간주되지만 일부 주에는 소셜 콘텐츠를 보관하는 방법과 시기에 영향을 미치는 고유한 공공 기록 보존 법률이 있습니다.

해당 주에 소셜 미디어 보관을 처리하는 방법에 대한 구체적인 법률이 없는 경우 국립 기록 보관소에서 이를 적절하게 처리하기 위한 지침을 제공합니다. 이러한 방법에는 다음이 포함됩니다.

• RSS 피드, 수집자 또는 수동 방법을 사용하여 콘텐츠를 캡처합니다.
• 일부 소셜 미디어 플랫폼에 내장된 도구를 사용하여 콘텐츠를 내보냅니다.
• 플랫폼별 애플리케이션 프로그래밍 인터페이스(API라고도 함)를 사용하여 콘텐츠를 가져옵니다.

대행사가 여러 플랫폼에서 정기적으로 소셜 미디어를 사용하는 경우 API 접근 방식을 사용하는 것이 좋습니다. 복잡해 보이지만 이러한 타사 도구 및 서비스는 아웃바운드 및 인바운드 콘텐츠를 집계하고 구성하는 데 시간이 많이 걸리는 수동 작업을 단순화합니다.

소셜 미디어 보관의 "시점" 측면은 선택한 방법에 따라 크게 달라집니다. 콘텐츠를 수동으로 보관할 계획이라면 작업이 너무 부담되지 않도록 매주 또는 매일 보관하는 것이 좋습니다. 그러나 도구 지원을 통해 보관하는 경우 분기별로 보관할 수 있습니다.

소셜 미디어 보관 모범 사례

대행사의 소셜 미디어 전반에 걸친 모든 게시물, 댓글 및 상호 작용을 기록하고 유지한다는 생각은 벅차게 느껴질 수 있지만 당황하지 마십시오. 이러한 모범 사례를 사용하여 늪에 빠지지 않고 규정을 준수하세요.

기록 관리에 대한 역할과 책임 정의

소셜 미디어 보관을 다른 사람의 일로 만들지 않고 모든 사람의 책임으로 허용하면 대행사가 많은 위험에 노출됩니다. 이는 여러 플랫폼에서 여러 프로필을 관리하는 조직의 경우 특히 그렇습니다. 소셜 미디어에 더 많은 정보를 공유할수록 기록이 사라지기 쉽습니다.

주요 소셜 미디어 이해관계자와 함께 아카이빙 역할과 책임을 정의하여 이러한 운명을 피하세요. 함께 작업하여 다음을 확인하세요.

• 소셜 미디어 아카이빙의 핵심 인물은 누구일까요? 이 개인은 소셜 미디어와 관련된 최신 기록 보관 프로세스를 개발하고 유지할 책임이 있습니다. 또한 조직이 정한 주기에 따라 보관 업무를 수행하거나 위임하는 일도 담당합니다.
• 게시물은 얼마나 자주 보관되어야 합니까? 앞서 언급했듯이 이는 선호하는 보관 방법에 따라 크게 달라집니다.
• 보관된 콘텐츠는 어디에 저장되며 누가 액세스할 수 있습니까? 공유 저장소에서 파일을 열면 기관은 보관된 콘텐츠를 변조할 수 있는 악의적인 행위자에 대해 책임을 지게 됩니다. 안전을 위해 기록(및 백업)을 안전하게 저장할 수 있는 위치를 지정하십시오.

공개 기록으로 간주되는 내용을 조기에 자주 강화합니다.

사람들은 'FOIA'라고 하면 문서, 사진, 이메일을 떠올린다. 한편, 소셜 미디어 게시물은 일반적으로 가장 먼저 떠오르지 않습니다. 조직 전체의 모든 직원이 공개 기록의 진정한 정의와 소셜 미디어가 어디에 속하는지 이해하도록 하는 것은 팀의 몫입니다.

직원 교육 및 온보딩 세션 중에 해당 주에서 공개 기록으로 간주되는 콘텐츠 유형에 대한 정보를 통합하세요. 소셜 미디어 규정 준수에 관해 명시적인 해야 할 일과 하지 말아야 할 일을 포함하도록 소셜 미디어 정책을 업데이트하세요. 때로는 지나친 의사소통이라고 느껴질 수도 있지만, 공공 부문에 있어서는 후회하는 것보다 항상 안전한 것이 더 좋습니다.

소셜 미디어 정책을 정기적으로 재검토하세요.

소셜 미디어 네트워크는 자주 변경되며 이러한 변경 사항은 새로운 서비스 약관부터 새로운 기능까지 다양할 수 있습니다. 이러한 모든 업데이트로 인해 소셜 미디어 보관 프로세스에 대한 조직의 접근 방식이 변경될 수 있습니다. 그렇기 때문에 소셜 미디어 정책을 정기적으로 재검토하는 것이 중요합니다.

좋은 소셜 미디어 정책은 개인 계정 지침, 조직 협회 규칙 및 법적 지침을 포함한 다양한 주제를 다룹니다. 이러한 주제는 정적인 것이 아니므로 정기적으로 또는 주요 플랫폼 변경이 발생할 때 다시 방문하는 것이 가장 좋습니다.

프로세스를 쉽게 해주는 소셜 미디어 보관 도구

이제 참조할 몇 가지 모범 사례가 있으므로 몇 가지 도구를 확인할 준비가 되었습니다. 다음 플랫폼은 효율성을 저하시키지 않고 규정 준수 요구 사항을 관리하는 데 도움이 됩니다.

1. 새싹 소셜

Sprout Social은 소셜 미디어 예약, 보고, 듣기 및 보관을 하나의 중앙 집중식 도구로 통합하여 정부 기관의 보다 효율적인 워크플로를 지원합니다. 기록 요청이 있는 경우 마케팅 담당자는 게시 섹션의 검색 도구를 사용하여 특정 게시물을 검색할 수 있습니다 . 스마트 받은 편지함의 검색 도구를 사용하여 관련 댓글과 답글을 찾을 수 있습니다.

정부 기관에서는 Sprout의 받은 편지함 내보내기를 사용하여 기록 보관 목적으로 Smart Inbox의 게시물, 메시지 및 리뷰를 CSV 파일로 신속하게 내보낼 수도 있습니다. 이러한 내보내기는 메시지 유형 및 타임스탬프, 각 메시지를 보내거나 편집한 Sprout 사용자 및 원래 네트워크의 메시지에 대한 영구 링크를 포함하여 세부적인 메타데이터에 대한 명확한 문서를 제공합니다.

데모 요청

3. 아카이브소셜

ArchiveSocial은 CivicPlus가 제공하는 소셜 미디어 보관 솔루션입니다. 이 도구는 공공 기록법을 준수하여 실시간 기록 보존을 수행하는 정부 기관의 마케팅 담당자를 지원합니다. CivicPlus가 공공 부문 조직을 위한 솔루션 포트폴리오를 제공하는 반면, ArchiveSocial은 아카이빙에만 초점을 맞춘 포인트 솔루션입니다.

3. 페이지프리저

Pagefreezer는 웹 및 소셜 미디어 활동의 적절한 보존을 지원하는 또 다른 실시간 디지털 보관 솔루션입니다. 이 도구를 사용하면 규모에 관계없이 모든 조직이 소셜 미디어 및 그 외의 디지털 콘텐츠를 영구적으로 보존한 다음 해당 아카이브에 액세스하여 마치 살아있는 것처럼 재생할 수 있습니다. Pagefreezer는 단순한 소셜 보관 이상의 기능을 제공하지만 소셜 미디어 예약, 보고 또는 청취 기능은 제공하지 않습니다.

Sprout를 사용하여 소셜 미디어 보관에 대한 접근 방식을 간소화하세요.

Sprout Social을 사용하면 정부 기관은 강력한 규정 준수 수준을 유지하면서 소셜 미디어 관리와 보관을 단일 예산 항목으로 통합할 수 있습니다.

Sprout가 정부 기관이 소셜 미디어의 힘을 통해 구성원과 더욱 강력한 관계를 구축하도록 돕는 방법에 대해 자세히 알아보려면 지금 데모를 예약하세요.

부인 성명

이 기사에 제공된 정보는 공식적인 법적 조언을 구성하지 않으며, 그러한 의도도 없습니다. 모든 정보, 콘텐츠, 요점 및 자료는 일반적인 정보 제공을 위한 것입니다. 이 웹사이트의 정보는 최신 법률 정보 또는 기타 정보가 아닐 수도 있습니다. 이 문서에 제공된 지침을 포함한다고 해서 법적 위험이 줄어드는 것은 아닙니다. 이 기사의 독자는 특정 법적 문제와 관련하여 조언을 얻기 위해 법무팀이나 변호사에게 문의해야 하며 먼저 독립적인 법적 조언을 구하지 않고 이 기사의 정보를 기반으로 행동하는 것을 삼가해야 합니다. 이 기사나 사이트에 포함된 링크나 리소스를 사용하고 액세스하더라도 독자, 사용자 또는 브라우저와 기여자 또는 기여 법률 회사 사이에 변호사-의뢰인 관계가 형성되지 않습니다. 이 기사에 기고자가 표현한 견해는 각자의 견해이며 Sprout Social의 견해를 반영하지 않습니다. 본 문서의 내용을 바탕으로 취한 조치 또는 취하지 않은 조치와 관련된 모든 책임은 이로써 명시적으로 부인됩니다.