이해관계자 매핑 101: 이해관계자 지도에 대한 빠른 가이드

이해 관계자는 프로젝트의 성공에 기득권이 있는 프로젝트 내부 또는 외부의 사람 또는 조직입니다. 그 관심은 프로젝트 실행에 긍정적이거나 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다. 따라서 이해 관계자를 아는 것이 중요합니다.

프로젝트에서 이해 관계자가 누구인지 식별하는 것 이상으로 이들을 관리해야 합니다. 그것은 큰 일입니다. 프로젝트 중에 그들과 의사 소통할 때 누가 무엇을 필요로 하는지 어떻게 알 수 있습니까? 그것이 이해관계자 관리의 시작이며 이해관계자 매핑에서 시작됩니다.

이해관계자 지도란 무엇입니까?

이해 관계자 맵은 이해 관계자를 식별하고 프로젝트에 대한 영향과 관심 측면에서 범주화하는 데 사용되는 시각적인 4사분면 영향-관심 매트릭스입니다.

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y축은 관심 수준을 상단에서 가장 높은 것에서 하단에서 가장 낮은 것까지 결정합니다. 즉, 이해 관계자가 프로젝트 결과에 의해 영향을 받는 정도를 의미합니다. 그리드의 x축은 이해 관계자의 영향력 수준 또는 이해 관계자가 프로젝트에 얼마나 영향을 미칠 수 있는지를 낮은(왼쪽)에서 높은(오른쪽)까지 측정합니다.

그런 다음 이해 관계자는 이 두 지표에 속하는 방식에 따라 이 지도에 표시됩니다.

이해 관계자 맵은 프로젝트에 대한 이해 관계자의 관계를 정의한다는 점에서 이해 관계자 관리를 향한 첫 번째 단계입니다. 회의 빈도 및 프로젝트에 대해 제공되는 정보의 양을 포함하여 프로젝트 관리자가 이해 관계자와 관련하여 내리는 거의 모든 결정을 알려줍니다.

이해관계자 매핑의 중요성

이해 관계자 매핑은 이해 관계자가 프로젝트의 성공에 중요하기 때문에 중요합니다. 일반적으로 이해 관계자가 많기 때문에 기대치가 다양하고 많습니다. 프로젝트에 대한 영향과 관심과 관련하여 이해 관계자를 매핑하지 않으면 그들과 의사 소통하고 행복하게 유지하는 데 어려움을 겪을 것입니다.

그러나 그것은 또한 양방향 거리입니다. 이해 관계자들과의 원활한 의사 소통은 프로젝트 관리자에게 프로젝트에 대한 매우 필요한 통찰력을 제공하여 수많은 방식으로 도움을 줍니다. 위험을 완화하고 프로젝트에 대한 이해 관계자의 실제 목표를 발견하는 데 도움이 됩니다.

즉, 이해관계자 매핑은 효과적인 커뮤니케이션 계획의 시작입니다. 커뮤니케이션이 거의 또는 전혀 없으면 프로젝트는 성공할 수 없습니다. 의사 소통이 잘 될수록 프로젝트가 더 원활하게 진행되고 이해 관계자의 요구를 더 쉽게 이해할 수 있습니다.

이해 관계자 매핑은 기대치를 관리하는 방법이기도 합니다. 이해 관계자를 매핑하면 프로젝트와 관련하여 이해 관계자가 어떤 입장인지 알 수 있습니다. 따라서 프로젝트가 실행됨에 따라 프로젝트 관리자는 이러한 기대치를 점진적으로 처리하여 프로젝트에 맞게 조정하여 모두가 결과물에 만족할 수 있습니다.

이해관계자 맵 예시

자신의 이해 관계자 맵을 만들 수 있는 기회와 예를 제공하려면 이해 관계자 맵 템플릿을 다운로드하십시오. 개요를 제공하며 세부 사항을 추가하기만 하면 됩니다. 이해 관계자 맵 템플릿은 다음과 같습니다.

이해 관계자와의 의사 소통을 관리하는 네 가지 방법이 있습니다. 밀접하게 관리하고, 만족스럽게 유지하거나, 정보를 제공하거나, 단순히 모니터링하십시오.

• 이해 관계자가 프로젝트에 대한 영향력은 높지만 관심이 많지 않은 경우 만족해야 합니다. 즉, 정기적인 업데이트가 필요하고 피드백이 중요합니다.
• 영향력과 관심도가 높은 이해관계자를 긴밀하게 관리해야 합니다. 즉, "만족 유지" 범주에 속하는 그룹보다 더 많이 그들과 만나고 그들의 피드백도 모든 의사 결정에 중요합니다.
• 영향력이 낮고 관심이 높은 사람들이 고객 기반이 되는 경향이 있습니다. 진행 상황에 대한 업데이트도 필요하지만 "밀접하게 관리" 및 "만족 유지" 그룹의 빈도는 필요하지 않습니다. 영향력과 관심이 모두 낮은 사람들은 물론 모니터링이 필요하지만 프로젝트의 큰 단계에 대한 정보만 있으면 됩니다.

이해관계자 지도를 만드는 방법

이해 관계자 맵을 만들고 이해 관계자 매핑 프로세스를 시작할 준비가 되면 다음 4단계를 따르십시오.

1. 이해관계자 식별

프로젝트에는 많은 이해 관계자가 있을 수 있습니다. 목록은 조직, 프로젝트의 영향 및 목표에 따라 다릅니다. 즉, 프로젝트가 진행되는 동안 목록을 수정해야 할 수도 있습니다.

2. 이해관계자 분석

다음 단계는 약간의 분석을 요구합니다. 이것은 그들이 프로젝트에 얼마나 관련성이 있는지, 그리고 어떤 관점을 가져오는지 파악하는 데 도움이 됩니다. 이를 위해 이해 관계자의 유형, 프로젝트에 기여할 수 있는 정도 및 정당성을 정의하십시오. 그들은 참여할 의향이 있습니까? 프로젝트에 얼마나 많은 영향력과 참여가 있습니까?

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3. 이해관계자 지도

이것은 상자를 만들고 4개로 나눌 때입니다. y축은 낮은(아래)에서 높은(위)까지의 영향 수준을 측정합니다. x축에서 관심 수준을 낮음(왼쪽)에서 높음(오른쪽)으로 매핑합니다. 이해 관계자 목록과 분석을 사용하여 두 축에 따라 도표를 작성하십시오.

4. 이해 관계자 우선 순위 지정

이해 관계자를 지도에 나열, 분석 및 표시했으므로 이제 프로젝트 과정에서 이해 관계자와 참여하는 방법에 대한 계획을 세울 수 있습니다. 지도에서 그들이 어디에 착륙하는지에 따라, 당신은 그들을 면밀히 관리하여 그들을 감시할 것입니다. 이해관계자 커뮤니케이션 계획 및 전반적인 이해관계자 관리의 시작입니다.

이해 관계자 매핑의 모범 사례

모든 이해 관계자에 대해 가능한 한 많은 정보를 얻을 수 있다면 도움이 됩니다. 당신은 그들이 누구이며 그들이 어떻게 의사 소통을 하고 싶어하는지 알고 싶어합니다. 어떤 사람들은 업데이트를 문자로 보내달라고 요청할 수도 있고, 다른 사람들은 대면 프레젠테이션을 원하고, 어떤 사람들은 전화 통화를 선호할 수도 있습니다. 그들이 원하는 의사 소통 방법을 알고 그들에게 적합한 주파수를 결정하십시오.

포용하기

이해 관계자 매핑의 또 다른 측면은 이해 관계자 간의 문화적 또는 언어적 다양성을 이해하는 것입니다. 그들이 당신의 모국어를 구사하지 못한다면, 당신이 당신의 메시지를 조정해야 할 것입니다. 포용하는 것이 중요하며 한 이해관계자에게 옳은 것이 다른 이해관계자에게는 틀릴 수 있음을 아는 것이 중요합니다.

명확한 의사 소통

커뮤니케이션의 내용은 명확해야 합니다. 전문 용어를 피하고 단순히 사실을 제시하기를 원합니다. 의사소통을 할 때는 투명하게 하고 무엇이 확실하고 무엇이 확실하지 않은지 항상 기록해 두십시오. 이해 관계자의 피드백에 열려 있고 결정에 영향을 미칠 수 있는 방법을 알고 있습니다.

개방적이고 정직하라

정보, 특히 나쁜 소식을 주저하지 마십시오. 더 빨리 공개할 수 있을수록 이해 관계자의 기대치를 더 빨리 충족하고 그들이 가질 수 있는 우려 사항을 관리할 수 있습니다.

계속 사용 가능

마지막으로, 커뮤니케이션 라인을 열어 두십시오. 이해 관계자와 연락을 유지하되 필요한 경우 연락할 수 있는 채널을 제공하십시오. 그들이 할 때, 그들이 하는 말을 듣고, 그들과 상호 작용하고, 자신의 질문을 하십시오. 커뮤니케이션은 정보의 교환입니다.

ProjectManager가 이해 관계자 관리를 돕는 방법

ProjectManager는 프로젝트에 관련된 모든 사람에게 정보를 제공할 수 있도록 진행 상황을 캡처하는 보고서를 통해 실시간 커뮤니케이션을 촉진하는 클라우드 기반 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. 당사의 기능은 이해 관계자를 쉽게 최신 상태로 유지하는 데 도움이 됩니다.

이해 관계자는 프로젝트를 어떻게 전달할 것인지 알고 싶어합니다. 프로젝트 관리자는 작업을 구성하고 종속성을 관리하며 이정표를 설정하는 온라인 Gantt 차트에서 실행 가능한 일정을 만들기 위해 열심히 노력합니다. 일정을 이해 관계자와 공유하여 루프에 유지할 수 있습니다.

이해 관계자에게 실시간 데이터 제공

일단 그들이 당신의 계획을 알게 되면, 그들은 실행하는 동안 그것이 어떻게 진행되고 있는지 보고 싶어할 것입니다. 작업 진행 상황, 남은 작업 시간, 비용 등과 같은 프로젝트 지표의 상위 수준 보기를 보여주는 실시간 대시보드를 공유할 수 있습니다.

필요할 때 이해 관계자에게 프로젝트 세부 정보 제공

진행 상황과 성과에 대해 더 자세히 알아보기 위해 원클릭 보고 기능을 제공합니다. 한 번의 키 입력으로 상태 보고서, 프로젝트 비용 등을 생성합니다. 그런 다음 보고서를 인쇄하거나 이해 관계자와 공유하면 모든 보고서를 필터링하여 관심 있는 데이터만 표시할 수 있습니다.

ProjectManager는 작업, 팀 및 이해 관계자를 구성하는 수상 경력에 빛나는 도구입니다. 팀 협업을 유지하고 워크로드의 균형을 유지하여 생산성을 높일 수 있는 기능이 제공됩니다. 이해 관계자는 진행 상황을 즉시 확인하고 상위 수준 또는 더 자세한 정보를 얻을 수 있습니다. 이 무료 30일 평가판을 사용하여 지금 더 나은 계획, 모니터링 및 보고를 통해 이해 관계자를 만족시키십시오.