작업 명세서란 무엇입니까? 정의 및 예
게시 됨: 2022-08-23어떤 산업에 속해 있든 프로젝트의 프로젝트 수명 주기 동안 변하지 않는 것은 문서 작업입니다. 생성하고, 승인하고, 파일링하고, 최종적으로 보관해야 할 문서 작업이 항상 많습니다. 이러한 프로젝트 관리 문서는 모두 중요하지만 작업 명세서(SOW)는 프로젝트 초기에 작성되고 프로젝트에 필요한 모든 것을 설명하기 때문에 가장 중요한 문서 중 하나입니다.
효과적인 프로젝트 계획 도구와 철저하고 잘 작성된 작업 명세서(SOW)를 사용하면 일정과 예산 범위 내에서 프로젝트를 성공적으로 마무리할 수 있습니다.
프로젝트 관리에서 작업 명세서(SOW)란 무엇입니까?
작업 명세서(SOW)는 프로젝트의 모든 작업 관리 측면을 캡처하고 정의하는 법적 구속력이 있는 문서입니다. 프로젝트의 활동, 결과물 및 일정을 기록합니다. 당사자 간에 합의된 조건을 정의하고 프로젝트 계획의 기반을 마련하는 매우 상세한 작업 계약입니다.
작업 명세서(SOW)는 계획하고 실행하기 전에 프로젝트의 전체 환경을 배치하기 위해 만드는 첫 번째 문서 중 하나입니다. 많은 양의 세부 사항이 필요하기 때문에 하나를 작성하는 것이 어려울 수 있습니다. 따라서 더 소화하기 쉬운 부분으로 분해해 보겠습니다. 작업 명세서는 수행할 작업과 이와 관련된 비용을 간략하게 설명하는 작업 견적서보다 훨씬 더 상세합니다.
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작업 명세서(SOW)의 목적은 무엇입니까?
언급한 바와 같이 작업 명세서는 프로젝트 범위에 대한 자세한 개요입니다. 또한 프로젝트 요구 사항, 수락 기준 및 지불 조건을 프로젝트에 참여하는 사람들과 공유하는 방법이기도 합니다. 여기에는 프로젝트 작업에 입찰하는 공급업체 및 계약자와 같은 이해 관계자가 포함됩니다.
또한 프로젝트 계획을 구축할 수 있는 구조를 제공하므로 프로젝트 관리자에게 유용합니다. 작업 명세서는 또한 프로젝트에서 충돌을 피하는 데 도움이 됩니다. 상세하고 명확하게 SOW는 프로젝트에 관련된 모든 사람을 동일한 페이지에 유지하고 혼란을 최소화하도록 노력합니다.
일정을 작성할 때 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하면 도움이 됩니다. 프로젝트의 이 단계에서 정확한 일정을 만드는 것이 중요하기 때문에 작업과 리소스를 구성하는 데 매우 유용할 수 있습니다.
프로젝트 관리 소프트웨어는 또한 프로젝트 범위를 확대하고 프로젝트의 활동, 결과물 및 이정표를 식별하기 위한 작업 분류 구조(WBS)를 생성하는 데 도움이 될 수 있습니다.
작업 명세서 예시
SOW는 범주로 나눌 수 있습니다. 세 가지 주요 유형이 있으며 기본적으로 다음과 같이 정의할 수 있습니다.
- 디자인/세부 사항 : 이 SOW를 작성할 때 수행 중인 작업은 작업 수행 방식을 공급업체에 전달하는 것입니다. 공급자의 프로세스를 제어할 구매자 요구 사항은 무엇입니까? 요구 사항 수집 템플릿을 사용하여 모두 수집할 수 있습니다. 이러한 프로젝트 요구 사항은 품질 수락 기준 및 지불 조건에서 자재 측정에 이르는 모든 영역을 실행할 수 있습니다. 이 SOW에서 프로젝트 과정을 지시하는 사람은 구매자이기 때문에 성능에 대한 책임을 지는 사람입니다.
- 노력 수준/시간 및 재료/단위 비율: 이것은 거의 보편적인 버전이며 대부분의 프로젝트에 적용할 수 있습니다. 그것이 정의하는 것은 노력의 수준과 재료 및 단위당 비용입니다. 단기 계약에서 사용하는 경향이 있습니다.
- 성과 기반: 프로젝트의 목적, 리소스 및 결과물에 대해 기대되는 품질 수준에 중점을 두므로 프로젝트 관리자가 선호하는 SOW입니다. 그러나 작업이 어떻게 완료되어야 하는지 설명하지 않습니다. 이를 통해 특정 프로세스를 요구하지 않고 결과에 도달하는 방법에 대한 상당한 자율성을 허용합니다.
어떤 유형의 SOW 문서를 선택하든 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하여 프로세스를 간소화하고 싶을 것입니다. ProjectManager는 목록 보기에서 수집하는 모든 정보를 구성할 수 있습니다. 그러나 우리 도구는 다른 앱처럼 멋진 할 일 목록을 만드는 것 이상을 수행합니다. 실시간 소프트웨어는 진행 상황을 추적하고 목록에는 각 작업의 완료율이 표시됩니다. 팀에 작업을 할당하고, 우선 순위를 설정하고, 사용자 지정 태그를 추가하는 등의 작업을 수행할 수 있습니다. 오늘 30일 무료 평가판을 사용하여 직접 확인하십시오.
프로젝트 작업 명세서(SOW) 작성 방법
작업 명세서는 프로젝트의 작업 범위 실행에 대한 조건을 설명하는 클라이언트와 공급업체 간의 법적 구속력이 있는 계약입니다. SOW에는 설명할 정보가 많이 있습니다. 원하는 경우 직접 만들 수 있지만 프로젝트 관리 도구를 사용하여 누락된 항목이 없는지 확인하는 것이 도움이 될 것입니다. SOW 문서를 작성할 수 있는 기회는 단 한 번뿐이며 올바르게 작성하기를 원합니다.
작업 명세서를 작성하기 위해 따라야 하는 단계에 대한 개요는 다음과 같습니다.
- 프로젝트에 대한 간략한 소개를 작성하십시오.
- 프로젝트의 목적을 정의하십시오.
- 프로젝트 범위를 정의합니다.
- 프로젝트 작업, 이정표 및 결과물을 식별하는 작업 분류 구조를 만듭니다.
- 작업, 이정표 및 결과물에 대한 프로젝트 일정 만들기
- 프로젝트 요구 사항 및 수락 기준 정의
- 지불 조건을 정의합니다.
아래 섹션에서 이 프로세스와 관련된 각 SOW 구성 요소를 살펴보겠습니다.
작업 명세서 작성의 관점에서, 당신은 구체적이기를 원할 것입니다. 일반적으로 이해하기 위해 사용되는 용어를 명확히 하고 싶습니다. 또한 누가 무엇을 언제까지 완료해야 하는지 명확하게 정의하십시오. 이렇게 하면 잘못된 의사소통이나 분쟁을 감당할 수 없을 때 프로젝트 후반부에 혼란을 피할 수 있습니다.
명확하게 작성하는 것 외에도 SOW에 시각적 개체를 포함해야 합니다. 이렇게 하면 프로젝트의 다양한 측면에 초점을 맞추는 데 도움이 됩니다. 프로젝트를 명확히 하는 데 도움이 되는 차트, 그래프 또는 기타 삽화가 포함된 시각적 개체는 SOW를 보다 쉽게 이해할 수 있도록 합니다.
프로젝트의 세부 사항을 자세히 설명하기 위해 수행한 모든 작업을 마친 후에는 최종적이고 중요한 단계인 작업 승인을 소홀히 하고 싶지 않습니다. 권한이 없으면 진행할 수 없습니다. 또는 더 정확하게는 할 수 있지만 프로젝트의 성공에 비용을 초래할 수 있습니다. 따라서 권한 있는 사람들이 작업 명세서에 서명했는지 확인하십시오.
작업 명세서(SOW)에는 무엇이 포함되어야 합니까?
작업 명세서에는 프로젝트만큼 많은 부분이 있으므로 모든 구성 요소를 관리하는 데 도움이 되도록 프로젝트 관리 정보 시스템을 사용하는 것이 좋습니다. 부분에 집중하는 것부터 시작하면 전체에 이르기까지 스스로 노력할 수 있습니다. SOW를 완전히 이해하려면 먼저 SOW에서 다루는 프로젝트의 주요 측면을 확인하십시오.
1. 소개
수행 중인 작업과 프로젝트에 대한 일반 정보를 설명하는 것으로 시작합니다. 또한 누가 프로젝트에 참여합니까? 이러한 당사자를 진술하십시오. 이것은 프로젝트를 위해 구매한 제품이나 서비스의 가격을 공고히 하는 상시 제안과 더 자세한 내용을 담고 있는 보다 공식적인 계약으로 이어질 것입니다.
2. 목적 선언문
큰 질문부터 시작하세요. 이 프로젝트를 시작하는 이유는 무엇입니까? 프로젝트의 목적은 무엇입니까? 이 섹션을 시작하는 목적 설명을 작성하고 프로젝트 목표, 결과물 및 투자 수익과 같은 이러한 질문에 대한 철저한 답변을 제공하십시오.
3. 업무 범위
프로젝트에서 수행해야 하는 작업은 무엇입니까? 필요한 하드웨어 및 소프트웨어를 포함하여 작업 범위에 기록하십시오. 프로젝트 범위에 정의된 작업을 완료하는 데 사용할 프로세스는 무엇입니까? 여기에는 결과, 소요 시간 및 이를 달성하는 데 필요한 일반적인 단계가 포함됩니다. 프로젝트 범위에 대한 모든 정보를 캡처하려면 프로젝트 범위 설명을 만들어야 합니다.
4. 그 일은 어디에서 이루어질 것인가?
당신이 고용한 팀은 어딘가에서 일해야 할 것입니다. 프로젝트는 모든 팀 구성원이 원격으로 작업할 수 없는 경우 중앙 시설 또는 일부에서 현장 특정적일 수 있습니다. 어느 쪽이든, 여기에서 세부 정보를 원하고 사용되는 장비와 소프트웨어의 위치를 지정합니다.
5. 과제
작업 범위에 설명된 일반적인 단계를 수행하고 더 세부적인 작업으로 나눕니다. 구체적으로 작성하고 결과물을 생성하고 프로젝트 목표를 달성하는 데 필요한 조치를 빠뜨리지 마십시오. 원하는 경우 작업을 이정표 또는 단계로 나눕니다. 작업분류체계 템플릿이 도움이 될 수 있습니다.
6. 이정표
시작 날짜부터 제안된 완료 날짜까지 프로젝트를 완료하도록 예약된 시간을 정의합니다. 주별 및 월별 청구 가능 시간 및 프로젝트 일정과 관련된 기타 사항을 자세히 설명합니다. 다시 말하지만, 특이성이 중요합니다. 예를 들어 공급업체 및/또는 계약에 대해 청구 가능한 최대 시간이 있는 경우 여기에 기록해 두십시오.
프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하여 진행 상황을 모니터링하고 이정표를 충족하는지 확인하십시오. ProjectManager에는 사용자가 직접 구축할 수 있는 다른 소프트웨어와 달리 도구에 내장된 실시간 대시보드가 있습니다. 대시보드가 내장되어 있을 뿐만 아니라 모든 계산을 수행하고 메트릭을 읽기 쉬운 차트와 그래프로 표시합니다. 이정표 이상을 유지하고 프로젝트 편차, 비용 등을 확인하십시오.
7. 결과물
프로젝트 결과물은 무엇입니까? 그것들을 나열하고 기한과 기한을 설명하십시오. 수량, 크기, 색상 및 관련될 수 있는 모든 것과 같이 세부적으로 설명합니다.
8. 일정
프로젝트 결과물을 완료해야 하는 시기, 이 목표를 달성하기 위해 어떤 공급업체를 선택할 것인지, 시작, 성과 기간, 검토 단계, 개발, 구현, 테스트, 프로젝트 종료에 대한 자세한 목록을 포함합니다. , 등.
9. 표준 및 테스트
준수해야 하는 업계 승인 기준 또는 품질 표준이 있는 경우 여기에 나열하십시오. 또한 제품 테스트가 있을 경우 이 승인 테스트 프로세스에 참여할 사람, 필요한 장비 및 기타 리소스를 나열하십시오.
10. 프로젝트 성공 정의
후원자 및/또는 프로젝트 이해 관계자가 성공적인 프로젝트 완료로 기대하는 바에 유의하십시오.
11. 프로젝트 요구 사항
프로젝트를 완료하는 데 필요한 기타 장비와 팀 구성원에게 필요한 학위 또는 인증이 있는지 나열하십시오. 또한 아직 다루지 않은 여행 또는 기타 프로젝트 요구 사항이 있는지 확인하십시오.
12. 지불 조건
프로젝트 예산이 생성된 경우 프로젝트와 관련된 지불 및 지불 방법을 미리, 시간 경과에 따라 또는 완료 후에 나열할 수 있습니다. 예를 들어, 이정표를 완료한 후 또는 고정된 일정 중 더 경제적으로 실현 가능한 날짜에 지불할 수 있습니다.
13. 기타
위의 범주에 맞지 않는 프로젝트의 다른 부분이 있을 것입니다. 여기에서 모든 것이 포함되도록 추가할 수 있습니다. 예를 들어 보안 문제, 하드웨어 또는 소프트웨어에 대한 제한, 출장 수당, 프로젝트 후 지원 등이 있습니까?
14. 폐쇄
이를 통해 산출물을 수락하는 방법과 산출물을 전달, 검토 및 승인할 사람이 결정됩니다. 또한 최종 관리 업무를 처리하여 모든 것이 서명되고 닫히고 보관되었는지 확인합니다.
작업 명세서 템플릿
작업 명세서를 작성할 때 캡처해야 하는 프로젝트의 모든 다양한 측면 때문에 작업 명세서 템플릿을 사용하는 것이 도움이 될 수 있습니다. 대부분의 템플릿에는 SoW에서 참조하는 내용을 정의하는 용어집과 같은 항목이 포함됩니다. 목적 진술서와 행정 정보를 작성하는 곳이 있을 것입니다.
작업 명세서 템플릿이 마음에 들면 무료 프로젝트 관리 템플릿을 사용해 프로젝트를 관리할 수 있습니다.
SOW 관련 문서
SOW는 프로젝트를 관리하는 데 필요한 많은 프로젝트 관리 문서 중 하나입니다. 다음은 작업 명세서와 밀접하게 관련된 몇 가지입니다.
마스터 서비스 계약
마스터 서비스 계약은 두 당사자 간의 향후 거래 및 계약에 적용되는 조건을 정의하는 계약입니다. 마스터 서비스 계약에는 향후 법적 계약에서 면제될 수 있는 기본 약관이 포함됩니다.
마스터 서비스 계약을 사용하여 클라이언트 또는 공급업체와 관계를 시작한 다음 각 프로젝트에 대해 SOW를 사용할 수 있습니다.
프로젝트 헌장
프로젝트 헌장은 프로젝트에 대한 개요를 제공합니다. 여기에는 프로젝트 목표, 이해 관계자, 목표, 프로젝트 범위 등이 포함됩니다. SOW를 작성하는 데 도움이 되는 매우 유용한 문서입니다.
작업 분할 구조
작업 분석 구조 프로젝트 관리자가 프로젝트 범위를 작업, 결과물, 이정표 및 프로젝트 단계로 나눌 수 있도록 하는 프로젝트 관리 도구입니다. 프로젝트에 필요한 모든 작업을 시각적으로 표현한 것입니다.
제안서 요청
제안 요청(RFP)은 제품 및 서비스를 프로젝트에 공급할 수 있는 공급업체 및 계약자를 찾는 데 사용됩니다. RFP는 입찰 당사자에게 필요한 사항에 대한 명확한 설명을 제공하기 위해 프로젝트 개요를 제공합니다. 클라이언트가 공급업체를 선택하면 다음 단계는 작업 범위에 대한 보다 자세한 정보가 포함된 작업 명세서를 제공하는 것입니다.
ProjectManager는 작업 명세서를 개선할 수 있습니다
ProjectManager에는 다음 프로젝트를 정확하게 묘사하는 작업 명세서를 작성하는 데 도움이 되는 프로젝트 관리 도구 모음이 있습니다. 우선 Gantt를 사용하여 프로젝트에 대해 생각할 수 있는 모든 작업을 나열할 수 있습니다.
온라인 Gantt에는 병목 현상을 방지하고 이정표를 설정하기 위해 종속성을 연결하는 기능인 시각적 타임라인의 기본 사항이 있습니다. 작업에 비용을 할당하고 프로젝트 또는 특정 단계에 대해 계획된 비용을 확인합니다. 그러나 시트 보기를 사용하여 그리드만 보고, 필요한 경우 건너뛸 수 있는 작업을 파악하기 위해 주요 경로를 필터링하고, 일정과 예산이 완료되면 기준선을 설정할 수 있습니다. 즉, 일정 수준을 유지하고 예산 미만인지 여부를 실시간으로 추적할 수 있습니다. ProjectManager에는 원하는 도구가 있으며 경쟁 제품보다 더 많은 기능을 제공합니다. 30일 평가판으로 무료로 사용해 보세요.
보시다시피 Gantt 차트 소프트웨어를 사용하면 프로젝트에 대한 정확한 작업 명세서를 작성할 수 있습니다. 정확성은 범위를 지정한 작업을 수행할 때 이해 관계자에게 많은 의미가 있습니다.
작업 명세서는 모든 프로젝트의 기본 문서입니다. 일단 생성되고 승인되면 계획을 생성하고 구현해야 합니다. 바로 여기에서 ProjectManager가 필요합니다. 당사의 클라우드 기반 프로젝트 관리 소프트웨어는 작업 명세서를 관리하고 추적하는 데 도움이 되는 실시간 데이터를 제공합니다. 테스트 스핀을 위해 이 30일 무료 평가판을 사용하는 데 어떻게 도움이 되는지 확인하십시오.