운영 위원회: 정의, 역할 및 회의 팁

당신은 프로젝트를 이끌고 운영 위원회에서 검토할 것이라는 사실을 알게 된 후에만 프로젝트 계획을 작성하는 임무를 받았습니다. 또는 현재 귀하의 비즈니스를 위한 운영 위원회가 없지만 구성하는 데 관심이 있을 수 있습니다. 운영 위원회가 무엇인지 또는 어떤 일을 하는지 잘 모르겠다면 당황하지 마십시오.

운영 위원회가 무엇인지, 프로젝트 관리와 어떤 관련이 있으며 운영 위원회가 하는 일에 대해 알아보겠습니다. 또한 운영 위원회의 역할, 운영 위원회 회의를 운영하는 방법 및 프로젝트 관리 소프트웨어가 도움이 되는 방법에 대해서도 배우게 됩니다.

운영위원회란?

운영 위원회는 회사, 캠페인 또는 그 사이의 모든 것을 관리하는 자문 위원회입니다. 위원회가 운영을 담당하는 것이 무엇이든 그 구성원이 누구인지 결정합니다. 즉, 운영위원회는 전문가, 권위자, 고위 이해관계자로 구성된다.

운영 위원회의 주요 관심사는 조직에서 사용하는 방향, 범위, 예산, 일정 및 방법에 중점을 둡니다. 운영 위원회는 수시로 만나 이러한 주제를 논의하여 현재 위치와 미래에 원하는 위치를 확인합니다. 그들은 또한 궤도를 유지하기 위해 필요한 경우 모든 주제를 재설정합니다.

프로젝트 관리 소프트웨어는 더 나은 분석과 더 나은 결과를 위해 프로젝트와 운영 위원회를 연결합니다. ProjectManager는 프로젝트 메트릭에 대한 라이브 데이터를 제공하는 실시간 대시보드가 ​​있는 클라우드 기반 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. 설정이 필요하지 않으며 비용에서 작업 부하 및 상태, 작업에 이르기까지 모든 것을 추적하여 프로젝트의 진행 상황과 성능에 대한 높은 수준의 보기를 제공합니다. 지금 무료로 ProjectManager를 시작하십시오.

프로젝트 운영 위원회 정의

프로젝트 운영 위원회의 정의는 운영 위원회의 정의와 크게 다르지 않지만 프로젝트를 감독하고 지원하는 역할을 하는 관리자로 구성됩니다. 이는 해당 프로젝트의 일상적인 활동보다 높은 수준에서 수행되지만 대신 관리적 관점에서 수행됩니다.

위원회에 선출되는 사람의 관점에서 일반적으로 프로젝트에 대한 이해도를 기반으로 합니다. 이러한 이해 관계자에는 고객, 계약자 또는 프로젝트의 영향을 가장 많이 받는 조직의 다른 부서가 포함될 수 있습니다.

운영 위원회의 사람들이 항상 프로젝트에 참여하는 것은 아닙니다. 그 역할은 프로젝트 관리자와 그들의 팀에 속합니다. 운영 위원회는 더 많은 C급 경영진으로 구성되어 있지만 프로젝트의 세부 사항에 대해 잘 알지 못하기 때문에 업무를 수행할 수 있도록 명확한 의사 소통이 필요합니다.

운영위원회는 무엇을 하나요?

그 이름에서 알 수 있듯이 운영 위원회는 한 가지 임무를 가지고 있습니다. 바로 프로젝트를 운영하는 것입니다. 당신이 차를 조종하는 것처럼, 조종 위원회는 당신을 도로에서 유지하고 올바른 방향으로 움직이게 하는 도구입니다. 그들은 회사가 프로세스를 실행하는 방법이나 팀이 함께 일하는 방법과 같은 큰 결정을 내리기 위해 존재합니다.

한발 물러서서 운영위원회의 기능에 대해 생각해 봅시다. 무엇을 할 수 있는 권한이 있으며 프로젝트에 대한 거버넌스를 어떻게 행사합니까? 그것은 우리가 운영 위원회의 목적을 정의하도록 이끕니다.

1. 프로젝트 지원

팀을 관리하는 것은 어렵고 여러 기능을 갖춘 프로젝트 팀을 관리할 때는 더욱 어렵습니다. 물론 프로젝트 관리자는 팀의 일상적인 관리를 담당하는 사람이지만 도움이 필요할 때 운영위원회가 있습니다. 종종 운영 위원회의 구성원은 프로젝트에 참여하는 팀이 있는 다양한 부서의 책임자이며 더 많은 인력을 확보하거나 더 나은 관계를 맺을 수 있습니다.

2. 결정하기

우리는 운영 위원회가 프로젝트를 지시하고 중대한 결정을 내리는 데 어떻게 도움이 되는지 간략하게 설명했습니다. 때때로 이러한 결정에는 갈등 해결 또는 문제 해결이 포함되지만 개별 프로젝트보다 더 큰 결정이 있는 경우가 많습니다. 새로운 비즈니스 모델이나 비즈니스 프로세스를 처리하는 방법에 대해 선택해야 하는 경우가 있습니다. 이는 프로젝트 관리자의 책임이 아니며 운영 위원회는 이러한 결정에 보다 적절하게 대응하도록 설계되었습니다.

3. 문제 해결

프로젝트 관리자는 일반적으로 충돌이나 병목 현상이 있는 경우 개입하는 사람입니다. 당사자 간의 차이를 완화하거나 그에 따라 리소스를 재할당할 수 있습니다. 그러나 프로젝트 관리자와 팀이 스스로 해결할 수 없는 문제가 발생할 수 있습니다. 운영 위원회는 프로젝트를 지원하기 위해 존재하며 이러한 문제를 해결하기 위해 필요할 때 소집될 수 있습니다.

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4. 프로젝트 예산 승인

프로젝트 관리자는 예산을 만들고 전문가 및 팀과 대화하여 필요한 시간 내에 모든 작업을 완료하는 데 필요한 자금의 수를 결정합니다. 그런 다음 프로젝트 관리자는 최종 승인을 받은 운영 위원회에 프로젝트 예산을 제시합니다. 또한, 프로젝트 관리자가 프로젝트 수행 중 예산을 추가하고자 하는 경우 운영위원회에서 승인할 책임이 있습니다.

5. 상태 업데이트 받기

목적을 달성하기 위해 운영 위원회는 프로젝트에서 무슨 일이 일어나고 있는지 알아야 합니다. 그렇다고 해서 프로젝트의 세부 사항을 알아야 하는 것은 아니지만 정기적으로 상태를 업데이트해야 합니다. 프로젝트 관리자는 일반적으로 이해 관계자에게 상태 업데이트를 제공하는 프로젝트 팀의 한 사람입니다.

6. 프로젝트 관리자를 격려하라

프로젝트 관리자는 프로젝트의 성공을 보장하기 위해 좋은 관계를 유지해야 하기 때문에 운영 위원회에 참여할 가능성이 가장 높은 팀원입니다. 이것은 때때로 운영 위원회가 격려가 필요하거나 프로젝트 관리자가 공감할 수 있는 귀를 필요로 하는 경우 프로젝트 관리자의 등을 맡는다는 것을 의미합니다.

운영위원회의 역할

운영 위원회는 구성원의 생산적인 참여에 따라 살거나 죽습니다. 매우 중요한 사람이며 참여해야 합니다. 역할은 운영 위원회, 조직 및 프로젝트에 따라 다를 수 있지만 일반적으로 모든 운영 위원회 간에 공통된 역할이 있습니다.

• 비즈니스 관리자: 이 사람은 프로젝트 관리자와 비즈니스 사례의 소유자를 담당합니다. 그들은 비즈니스의 렌즈를 통해 프로젝트를 살펴보고 그것이 비즈니스 목표와 이익을 충족하는지, 비용이 프로젝트의 이익에 비해 정당화되는지를 결정합니다.
• 고위 사용자: 운영 위원회의 이 부분은 프로젝트가 수행되는 그룹을 나타냅니다. 그들을 제품이나 서비스의 최종 사용자로 생각하십시오. 이를 통해 프로젝트 결과물이 사용자 요구 사항과 일치하는지 확인할 수 있습니다.
• 선임 공급업체: 이 역할은 프로젝트에 필요한 인력, 예산 및 서비스를 제공합니다. 그들은 디자인, 제품 및 기타 표준이 충족되고 있는지 확인합니다. 예산 및 프로젝트 계획의 제약 하에서 제품 또는 서비스의 실현 가능성은 그들의 책임입니다. 이 역할은 IT 담당자이거나 외부 이해 관계자일 수도 있습니다.

운영위원회 회의 운영 방법

운영 위원회 회의는 다른 유형의 회의와 다른 세부 사항을 다루지만 운영 방식에 있어 규칙은 비슷합니다. 모든 회의에서 의제 없이는 참석하고 싶지 않습니다. 의제는 다른 사람의 시간을 낭비하지 않는다는 것을 의미합니다.

그 라인을 따라 세부 사항에 얽매이고 싶지 않습니다. 운영 위원회는 프로젝트 팀과 프로젝트에 대한 관점이 다르며 각 작업과 일정에 맞는지 알 필요가 없습니다. 다시 말하지만, 그 책임은 프로젝트 관리자에게 있습니다. 대신, 운영 위원회는 더 큰 그림을 위해 존재하며 프로젝트 관리자가 직무 설명 이상의 결정을 내릴 수 있도록 돕습니다.

누군가는 회의 중에 논의된 내용과 회의 중 내린 결정에 대한 광범위한 내용을 회의 중에 기록해야 합니다. 폐회하기 전에 해당 메모를 검토하고 참석한 모든 사람이 나중에 문제가 발생하지 않도록 서명했는지 확인하십시오.

회의를 진행하고 있다면 마지막으로 생각해야 할 것이 있습니다. 함께 일하는 사람들을 알아야 합니다. 각 위원의 성격을 이해하면 회의 중에 더 잘 의사 소통하고 관리하는 데 도움이 될 것입니다. 누구와 함께 일하고 있는지 아는 것이 항상 생산성을 높이는 방법입니다.

ProjectManager가 운영 위원회를 지원하는 방법

커밋을 조정하든 보고하든 상관없이 프로젝트에서 무슨 일이 일어나고 있는지 파악하고 성공을 보장하기 위해 보다 통찰력 있는 결정을 내리기 위해서는 실시간 데이터를 전달할 수 있는 도구가 필요합니다. ProjectManager는 프로젝트를 관리하고 운영 위원회를 최신 상태로 유지할 수 있는 기능이 있는 작업 및 프로젝트 관리 소프트웨어입니다.

한 번의 클릭으로 자세한 보고서 받기

운영 위원회에 발표할 때 잡초에 헤매지 않고 프로젝트 지표를 제시해야 합니다. 원클릭 보고 기능을 사용하면 프로젝트 상태 및 포트폴리오 상태 보고서 또는 시간, 비용 등에 대한 자세한 보고서를 생성할 수 있습니다. 모든 보고서는 운영 위원회가 보고자 하는 것만 표시하도록 필터링할 수 있습니다. 또한 PDF로 쉽게 공유하거나 원하는 경우 인쇄할 수 있습니다.

대화형 Gantt 차트에서 계획 공유

운영 위원회는 세부 사항에 얽매이고 싶지 않지만 프로젝트 계획을 보고 싶어합니다. 주요 경로를 필터링하고 프로젝트 변동을 추적하기 위한 기준선을 설정하면서 작업을 구성하고, 종속성을 연결하고, Gantt 차트에서 이정표를 생성할 수 있습니다. 프로젝트 팀 및 운영 위원회와 Gantt 차트를 공유하여 모든 사람에게 진행 상황을 최신 상태로 유지하십시오. 운영 위원회가 둘 이상의 프로젝트를 담당하는 경우 전체 포트폴리오에 대한 개요를 제공할 수 있는 로드맵이 있습니다.

물론 운영 위원회는 프로젝트의 성공을 원하고 ProjectManager도 마찬가지입니다. 그렇기 때문에 팀이 최대 용량으로 작업할 수 있도록 하는 작업 관리 및 리소스 관리 기능이 있습니다. 핵심에 대한 협업인 당사 소프트웨어는 하이브리드 팀을 연결하고 파일을 공유하고 협업할 수 있도록 하여 보다 생산적인 작업 환경을 조성합니다. 운영위원회는 그것을 좋아할 것입니다.

ProjectManager는 수상 경력에 빛나는 작업 및 프로젝트 관리 소프트웨어로 하이브리드 팀이 작업 장소, 방법 또는 시간에 관계없이 연결합니다. 실시간 데이터는 진실의 단일 소스를 보장하므로 모든 사람이 항상 최신 정보로 작업할 수 있습니다. 코어 기반 협업 플랫폼을 기반으로 구축된 당사 소프트웨어는 진행 상황과 성과를 실시간으로 계획, 모니터링 및 추적하는 데 도움이 됩니다. 지금 무료로 ProjectManager를 시작하십시오.