작업 우선순위 템플릿, 도구 및 기법

작업 우선 순위 지정은 프로젝트를 실행할 때 강력한 도구입니다. 일과 삶의 균형이 쉬는 시간이 없는 방향으로 기울어지면 볼 수 있는 다양한 작업이 있습니다. 그러나 프로젝트 관리자는 작업 관리 및 시간 관리 방법을 적용하면 팀 사기와 생산성이 모두 향상된다는 것을 이해합니다.

그렇기 때문에 작업 우선 순위 지정이 무엇인지, 왜 중요한지, 프로젝트 관리 소프트웨어가 프로젝트 관리자에게 일정을 유지할 수 있는 시간 추적 기능을 제공하면서 팀이 보다 효율적으로 작업하는 데 어떻게 도움이 되는지 이해하는 것이 중요합니다. 프로젝트에 중요한 것이 소홀히 되지 않도록 팀의 작업 목록의 우선 순위를 지정하는 방법에 대해 살펴보겠습니다.

작업 우선 순위 지정이란 무엇입니까?

작업 우선 순위 지정은 프로젝트 관리자가 팀에 할당된 작업을 살펴보고 긴급도에 따라 분류하는 것입니다. 이렇게 하면 가장 중요한 작업의 우선 순위가 지정되고 팀원은 가장 중요한 작업에 먼저 집중할 수 있습니다. 프로젝트 관리자는 먼저 수행해야 하는 작업을 결정해야 합니다.

작업을 세분화할 때 프로젝트 관리자에게는 네 가지 옵션이 있습니다. 그들은 작업을 높은 우선 순위로 표시할 수 있습니다. 즉, 비즈니스 또는 고객 목표에 연결되어 있기 때문에 즉시 완료해야 합니다. 다음은 중간 우선순위로 중요한 작업이지만 마감일이 높은 우선순위만큼 고정되어 있지는 않습니다. 그런 다음 우선 순위가 낮습니다. 이들은 유연한 마감일이 있거나 상시 작업입니다. 마지막으로 다른 모든 작업이 완료될 때까지 대기할 수 있는 장기 작업이 있습니다.

프로젝트 관리 소프트웨어는 작업 우선 순위 지정과 관련하여 매우 유용합니다. ProjectManager는 수상 경력에 빛나는 프로젝트 관리 소프트웨어로 프로젝트를 프로젝트의 목표를 충족하는 관리 가능한 작업으로 세분화하는 데 도움이 됩니다. 강력한 작업 목록 도구는 여러 프로젝트 보기 중 하나입니다. 우선 순위, 기한을 설정하고 태그를 추가하여 작업을 더 쉽게 찾을 수 있습니다. 그러나 모든 작업에 댓글을 달고 파일을 첨부할 수도 있습니다. 작업 중인 작업이 얼마나 완료되었는지 확인할 수 있는 상태도 있습니다. 지금 무료로 ProjectManager를 시작하세요.

프로젝트 관리에서 작업의 우선 순위를 지정하는 것이 중요한 이유는 무엇입니까?

작업 우선 순위 지정은 비즈니스 또는 수행하는 모든 작업에서 중요하지만 특히 프로젝트 관리에서 중요합니다. 프로젝트 관리에서는 빡빡한 기한, 예산 및 이해관계자의 기대치를 처리해야 합니다. 작업 우선순위 지정은 제멋대로인 프로젝트가 될 수 있는 것을 선택하고 프로젝트를 제 시간에 예산 내에서 제공할 수 있는 경로를 개척합니다.

그러나 팀의 스트레스를 줄이고 생산성을 높이는 동시에 이 작업을 수행합니다. 모든 작업이 어깨에 부담을 주지 않고 특정 작업을 수행하는 것은 팀의 심리적 상태에 놀라운 일입니다. 중요한 작업을 먼저 완료한 후 다음 작업으로 이동할 수 있는 유연성이 있습니다.

물론 팀원들의 마음 상태에만 도움이 되는 것은 아니다. 작업 우선 순위 지정은 프로젝트 관리자가 작업을 테스트하고 오류를 조기에 발견할 수 있는 시간을 할당할 수 있음을 의미합니다. 돌아가서 문제를 해결하는 대신 필요한 변경을 수행하고 일정을 유지할 시간이 있습니다.

작업 관리는 또한 팀이 작업에서 회복하고 새로운 초점으로 새로운 작업에 직면하는 데 필요한 시간을 제공합니다. 끊임없이 마감일을 쫓고 자신과 팀을 지치게 하지 않을 때 배터리를 재충전할 시간이 있습니다. 잘 쉬는 팀은 더 생산적이며 복잡한 문제를 해결할 수 있습니다.

작업의 우선순위를 정하는 것도 미루는 습관에 대한 해독제입니다. 시간을 낭비하면 생산성이 저하됩니다. 작업을 예약하고, 우선 순위를 지정하고, 추가로 관리하면 아무도 과중한 업무를 처리하지 않아도 일정대로 작업을 수행할 수 있습니다. 즉, 미루거나 그것에 탐닉할 필요조차 없습니다. 작업 우선 순위를 지정하면 팀이 얼마나 성취했는지 확인하여 동기를 부여할 수 있기 때문입니다.

작업 우선 순위 지정 기술

작업 우선 순위 지정이 중요하다는 것은 분명하지만 어떻게 구현할 수 있습니까? 뒤로 미룰 수 있는 작업에서 우선 순위가 높은 작업을 식별할 수 있다는 것이 항상 분명한 것은 아닙니다. 겉보기에 끝이 없어 보이는 작업의 연속을 통해 경로를 찾기 위해 작업 우선 순위 지정 기술이 있습니다. 다음은 더 인기있는 것입니다.

1. 아이젠하워 매트릭스

아이젠하워 매트릭스는 제2차 세계대전 당시 미국의 34대 대통령이자 5성 장군이었던 드와이트 D. 아이젠하워의 이름을 따서 명명되었습니다. 두 개의 고압적인 리더십 위치에 있으면서 그는 의사 결정과 작업의 우선 순위를 지정하는 방법에 대해 많은 것을 배웠습니다. 그는 시급하고 중요한 문제가 있다는 것을 배웠습니다. 긴급한 것은 중요하지 않고 중요한 것은 긴급하지 않습니다.

이 아이디어에서 긴급성과 중요성에 따라 작업의 우선순위를 정하는 아이젠하워 매트릭스가 나왔습니다. 네 개의 사분면으로 나누어진 상자를 만듭니다. 왼쪽의 수직은 하단이 "중요하지 않음"이고 상단이 "중요"입니다. 상자 상단의 왼쪽은 "긴급"이고 오른쪽은 "긴급하지 않음"입니다. 프로젝트 관리자는 이 네 가지 사분면 중 하나에 작업을 배치합니다.

기한이나 결과가 엄격하고 지금 완료해야 하는 작업은 왼쪽 상단으로 이동합니다. 기한이 불분명하지만 여전히 중요하고 일정을 잡아야 하는 작업은 오른쪽 상단으로 이동합니다. 왼쪽 하단에는 위임할 수 있는 작업이 배치됩니다. 완료해야 하지만 다른 기술 세트를 위한 것입니다. 마지막으로 오른쪽 하단에는 제거할 수 있는 작업이 있습니다. 그들은 당면한 프로젝트에 불필요하며 팀을 산만하게 할 뿐입니다.

2. "개구리 먹기" 방법

"개구리"는 도전적인 작업이며 개구리를 먹는 것은 하루 중 가장 먼저 도전적인 작업을 수행하는 것을 의미합니다. 개구리 먹기는 작업의 우선순위를 정하고 생산성을 높이는 전략입니다. 프로젝트 관리자가 어려운 작업을 식별하고 아침에 가장 먼저 작업을 처리하는 데 도움이 됩니다. 그런 다음 다음 작업으로 이동할 수 있습니다.

이 우선 순위 지정 기술의 기본 철학은 크고 어려운 작업을 조기에 완료하는 것입니다. 그것은 당신에게 추진력을 제공하고 당신이 하루 종일 당신의 마음에 남아있는 어려운 일을 떠나지 않도록 보장합니다. 이것은 하루를 시작하고 점점 줄어드는 시간에 에너지가 넘치는 사람들에게 특히 유용합니다.

하루의 시작은 일반적으로 이메일이나 Slack을 확인하는 데 사용되며 일일 스탠드업 회의에 앉아있을 수도 있습니다. 이러한 모든 작업은 유용하지만 긴급하지는 않습니다. 이러한 관리 업무를 수행할 때쯤이면 많은 에너지를 사용하게 될 것입니다. 힘든 일을 먼저 치면 점심 먹고 피곤할 때 바쁜 일을 할 수 있습니다. 먼저 개구리를 먹습니다.

3. MoSCOW 방식

MoSCoW 방식은 must-have, should have, could have, will not have의 약어입니다. Oracle에서 소프트웨어 개발 전문가인 Dai Clegg가 제품 릴리스 작업 시 그의 팀이 작업의 우선 순위를 정하는 데 도움이 되도록 개발했습니다.

MoSCoW 방법을 사용하기 전에 팀은 이해 관계자를 만나 프로젝트 목표를 정의하고 우선 순위를 정해야 할 이니셔티브에 동의해야 합니다. 모든 사람이 같은 페이지에 있으면 작업을 MoSCoW 방법의 네 가지 범주로 나누어 작업을 더 작고 관리하기 쉬운 부분으로 나눌 수 있습니다.

필수 작업은 협상할 수 없으며 최우선 순위입니다. "해야 할" 작업도 중요하지만 중요하지는 않지만 프로젝트에 가치를 추가합니다. "할 수 있다"는 포함하는 것이 좋지만 제외되는 경우 프로젝트에 약간의 영향을 미칩니다. "하지 않을" 작업은 작업 중인 특정 기간 내에서 중요하지 않습니다.

4. ABCDE 방법

ABCDE는 가장 중요한 작업부터 가장 중요하지 않은 작업, 심지어 불필요하기 때문에 삭제할 수 있는 작업까지 결정하는 데 도움이 되는 우선 순위 지정 방법입니다. 더 체계적이고 건설적인 할 일 목록과 같습니다.

프로젝트 관리자와 팀은 우선 순위에 따라 각 작업에 다른 문자를 할당합니다. "A" 작업은 우선 순위가 가장 높은 작업입니다. "B" 작업은 수행해야 하는 작업이지만 이를 수행하지 않으면 프로젝트에 심각한 피해가 발생하지 않습니다. A 작업이 완료된 후 해당 항목으로 이동할 수 있습니다.

"C" 작업은 프로젝트와 직접적인 관련이 없지만 A 및 B 작업이 완료된 후에 처리할 수 있는 작업입니다. "D" 작업은 위임할 수 있습니다. 그렇게 하면 A 작업에 집중할 수 있고 D 작업은 적절한 팀 구성원에게 할당될 수 있습니다. 마지막으로 "E" 작업이 있습니다. E는 제거를 의미합니다. 이러한 작업은 중요하지 않으므로 중지할 수 있습니다.

작업 관리 템플릿

작업 우선 순위 지정에 도움이 되는 다른 도구가 있습니다. 예를 들어 ProjectManager에는 당사 사이트에서 다운로드할 수 있는 수십 개의 Word 및 Excel용 무료 프로젝트 관리 템플릿이 있습니다. 이러한 템플릿은 시작부터 종료까지 프로젝트 관리의 모든 측면을 다루며 작업 관리에 도움이 되는 도구를 포함합니다. 다음은 몇 가지입니다.

작업 추적기 템플릿

Excel용 무료 작업 서식 파일을 사용하여 할 일 목록을 작성하고, 프로젝트 관리를 시작하고, 작업을 추적하세요. 작업, 종속성 및 작업이 할당된 사람의 이름을 지정하는 필드가 있습니다. 그런 다음 우선 순위와 기한을 추가합니다. 또한 상태, 계획 및 실제 기한을 기록하여 진행 상황을 추적할 수 있습니다.

할 일 목록 템플릿

할 일 목록은 필수 작업 관리 도구입니다. Excel용 무료 할 일 목록 서식 파일에는 작업의 우선 순위를 지정하는 데 필요한 모든 것이 있습니다. 작업, 시작 날짜 및 기한, 진행 상황이 나열되며 작업 완료율을 표시하는 색상으로 구분된 열도 있습니다.

작업 우선순위 템플릿

우리는 Eisenhower 매트릭스에 대해 이야기했으며 Excel용 무료 프로젝트 우선순위 매트릭스가 그 중 하나입니다. 포트폴리오를 관리하는 경우 프로젝트의 우선 순위를 지정하는 데 사용할 수 있지만 프로젝트에서 작업의 우선 순위를 지정해야 하는 경우에도 마찬가지로 유용합니다.

ProjectManager에는 강력한 작업 우선 순위 지정 도구가 있습니다.

ProjectManager는 수상 경력에 빛나는 소프트웨어로 정적 템플릿보다 작업 우선 순위를 더 잘 정할 수 있도록 도와줍니다. 우선 소프트웨어를 수동으로 업데이트할 필요가 없습니다. 같은 사무실에 있든 다른 시간대에 있든 관계없이 모든 사람이 같은 페이지에 있도록 하고 교차 기능 팀을 연결하는 실시간 데이터가 있습니다. 우리 소프트웨어에는 여러 프로젝트 보기가 있기 때문에 관리자는 Gantt 차트에서 작업을 계획하고 예약할 수 있으며 팀은 작업 목록, 칸반 보드, 시트 또는 캘린더 보기에서 실행할 수 있습니다. 모든 프로젝트 보기는 실시간으로 자동 업데이트되므로 모두가 항상 최신 데이터로 작업합니다.

온라인 Gantt 차트로 중요 경로 작업 추적

작업의 우선순위를 정하기 전에 작업을 정리해야 합니다. 당사의 강력한 Gantt 차트를 사용하면 타임라인에서 작업을 예약할 수 있으므로 한 화면에서 전체 프로젝트를 볼 수 있습니다. 또한 네 가지 유형의 작업 종속성을 모두 연결하여 비용이 많이 드는 지연을 방지하고 중요 경로를 필터링하여 우선 순위를 지정해야 하는 작업을 확인할 수 있습니다. 그런 다음 기준선을 설정하여 계획을 저장합니다. 이제 중요한 경로, 진행률 및 성능을 실시간으로 추적하고 계획된 노력에 대한 실제 노력을 확인할 수 있습니다. 이정표를 충족하지 못하는 경우 리소스를 재할당하여 일정을 맞출 수 있습니다.

작업표 및 워크로드 차트로 비용 측정

물론 원하는 모든 작업의 ​​우선 순위를 지정할 수 있습니다. 그러나 리소스 관리 문제에 주의를 기울이지 않으면 팀이 용량에 맞게 작업하지 못하고 생산성이 저하됩니다. 당사의 리소스 관리 기능은 인건비와 팀 워크로드를 추적하는 데 도움이 됩니다. 팀을 업로드하면 시간당 요금과 가용성을 추가하여 작업을 더 쉽게 할당할 수 있습니다. 작업하는 동안 색상으로 구분된 작업량 차트로 전환하여 모든 사람의 과제를 한 곳에서 볼 수 있습니다. 누군가가 초과 할당된 경우 차트에서 바로 작업을 재할당할 수 있습니다. 작업 부하가 균형을 이루면 보다 생산적인 팀을 갖게 됩니다.

팀이 일정에 맞춰 작업을 실행하고 있는지 확인하기 위해 팀을 모니터링하는 다른 방법이 있습니다. 높은 수준의 보기를 위해 워크로드, 작업 등과 같은 지표를 읽기 쉬운 그래프 및 차트로 표시하는 실시간 대시보드를 사용하십시오. 다른 경량 도구와 같이 시간이 오래 걸리는 구성이 없습니다. 당신이 있을 때 그것은 준비가 되어 있습니다. 작업표, 분산 등에 대한 사용자 정의 가능한 보고서를 생성하여 더 자세한 정보를 얻을 수도 있습니다. 그런 다음 이해 관계자와 공유하여 최신 정보를 유지하십시오.

ProjectManager는 작업의 우선 순위를 지정하고 실시간으로 추적하는 데 도움이 되는 온라인 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. 팀에 권한을 부여하고 관리자가 병목 현상을 제거하고 모든 사람이 역량을 발휘할 수 있도록 하는 데 필요한 투명성을 얻습니다. 우리 소프트웨어를 사용하여 프로젝트를 성공적으로 관리하는 Avis, Nestle 및 Siemens의 팀에 합류하십시오. 지금 무료로 ProjectManager를 시작하세요.