모든 전문가가 갖추어야 할 21가지 시간 관리 기술

시간 관리 기술은 성공에 매우 중요합니다.

시간을 효과적으로 관리하는 방법을 배우면 매일 더 많은 작업을 수행하고 효율성을 높이며 궁극적으로 회사에 대한 가치를 높이는 데 도움이 됩니다.

이 가이드에서는 당신이 갖추어야 할 21가지 시간 관리 기술을 보여드리겠습니다.

준비가 된? 뛰어들자!

가장 중요한 시간 관리 기술

그렇다면 어떤 시간 관리 능력이 가장 중요할까요?

1. 아니라고 말한다.

무엇보다도, 당신은 당신의 시간을 활용하려는 다른 사람들의 노력을 막을 수 있어야 합니다. 직장 생활의 일부 작업 및 책임은 자신의 목표를 달성하는 데 도움이 되지 않습니다(또는 거의 아무것도 하지 않음).

당신의 사업을 발전시키지 않는 고객과 당신이 배우거나 성장하는 데 도움이 되지 않는 의무가 있을 것입니다. 시간 낭비의 이러한 잠재적인 원인을 식별하는 방법을 배우고 "아니오"라고 말하면 문제를 피하는 대신 중요한 기회에 주의를 기울일 수 있습니다.

이것은 특히 직장에서 가장 중요한 시간 관리 요령 중 하나입니다.

2. 목표 설정.

또한 자신의 목표를 설정하고 이해할 수 있어야 합니다. 시간 관리는 사람마다 의미가 다를 수 있으며, 원하는 것이 무엇인지 확실하지 않으면 확실한 방향으로 증명할 수 없습니다.

예를 들어, 귀하의 주요 목표가 정시에 퇴근하는 동시에 동일한 양의 작업을 완료하는 것이라고 가정해 보겠습니다. 이 경우 효율성 향상에 집중해야 합니다.

그러나 주요 목표가 비즈니스의 수익성을 개선하는 것이라면 접근 방식을 다르게 최적화해야 합니다.

목표 설정은 소규모에서도 중요합니다. 예를 들어 매주 소셜 미디어에 사용하는 시간을 3시간 줄여서 더 중요한 작업에 집중할 수 있습니다.

3. 스트레스 관리.

지피를 통해

직장에서 모든 사람이 스트레스를 받지만 스트레스 수준이 너무 높으면 업무 수행에 심각한 영향을 미치고 집중할 수 없게 되며 경우에 따라 질병으로 인해 하루 종일 결석하게 될 수도 있습니다.

따라서 스트레스를 관리하면 시간을 관리하는 데 도움이 될 수 있습니다.

신체 운동, 추가 수면, 명상 및 더 많은 자유 시간을 포함하여 스트레스 수준을 줄일 수 있는 많은 전략이 있습니다.

4. 위임.

위임 시기와 위임 방법을 배우는 것은 전문가가 마스터해야 하는 가장 중요한 시간 관리 기술 중 하나입니다.

당신이 매일 하는 일에는 숙련도가 낮거나 다른 사람도 똑같이 할 수 있고 당신의 가치보다 적은 돈으로 할 수 있는 일이 있을 수 있습니다. 당신의 팀 구성원 중에는 자신의 접시에 있는 것이 적고 추가 작업을 맡을 수 있는 구성원이 있을 수도 있습니다. 이러한 상황에서는 작업을 위임하는 것이 스스로 하려고 하는 것보다 낫습니다.

가능한 한 가장 좋은 사람에게 작업을 할당하고 할당 설명을 철저하고 명확하게 하면 더 개선하는 데 도움이 될 수 있습니다.

5. 우선순위 지정.

시간 관리를 통해 우선 순위를 적절하게 정해야 합니다. 일반적으로 말해서 이를 수행하는 가장 좋은 방법은 할 일 목록에 있는 각 작업의 긴급성과 중요성을 모두 평가하는 것입니다.

긴급성은 문제가 얼마나 시급한지를 나타냅니다. 이것은 다음 몇 시간 동안에만 관련이 있습니까, 아니면 잠재적으로 한 달을 기다릴 수 있는 것입니다. 중요성은 수익에 얼마나 중요한지를 나타냅니다. 이것이 장기적인 목표를 달성하는 데 도움이 될까요? 아니면 사소한 것입니까?

이러한 요소를 결합하여 가장 중요한 작업을 먼저 처리할 수 있는 주문 시스템을 고안할 수 있어야 합니다.

6. 일정 잡기.

일정을 잡는 것은 간단해 보이지만 시간을 보내는 방식을 크게 개선할 수 있는 두 가지 요소가 일정에 있습니다.

첫째, 파킨슨의 법칙과 싸우고 있습니다. 파킨슨의 법칙은 "작업은 완료에 사용할 수 있는 시간을 채우기 위해 확장된다"는 비공식적인 속담입니다. 다시 말해, 작업에 더 많은 시간을 할당할수록 수행하는 데 더 오래 걸립니다. 촉박한 일정으로 적극적으로 일정을 잡으면 이에 맞서 싸울 수 있습니다.

둘째, 강성과 유연성 사이의 균형을 찾는 것입니다. 가능한 한 많은 작업을 예약하는 것이 중요하므로 하루를 계획하고 실행하는 방법을 알 수 있지만 새로운 우선 순위가 나타나거나 일부 작업이 예상보다 오래 걸리는 경우를 대비하여 약간의 여유를 두는 것도 중요합니다.

이 균형은 직업마다 다릅니다.

7. 초점.

작업에 완전히 주의를 기울이면 더 짧은 시간에 작업을 완료하여 보다 효과적으로 작업할 수 있습니다.

주의가 산만하더라도 약간이라도 완전히 회복하는 데 최대 23분이 소요될 수 있습니다. 마찬가지로, 멀티태스킹을 시도하면 저글링하려는 각 작업의 효율성이 즉시 낮아집니다.

집중하는 법을 배우는 것은 어려울 수 있지만 마음챙김 명상의 도움으로 작업 환경에서 잠재적인 방해 요소를 제거하면 훨씬 쉬워집니다.

8. 조직.

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잘 조직된 사람들이 작업에 더 적은 시간을 할애한다는 것은 비밀이 아닙니다. 그들은 필요한 모든 파일을 어디에서 찾을 수 있는지 정확히 알고 있으며 회의 메모와 같은 정보를 놓치지 않습니다.

작업의 다른 영역에 적용되는 조직 방법이 있습니다. 예를 들어 Gmail을 보다 체계적으로 정리하는 방법에 대한 이 편리한 가이드를 작성했습니다. 그러나 높은 수준의 조직 기술이 전반적으로 더 유용할 것입니다. 작업 스타일에 맞는 시스템을 구상하고 일관성을 유지하십시오.

적절한 조직 시스템은 특히 학생들에게 가장 중요한 시간 관리 요령 중 하나입니다.

9. 결단력.

시간 관리 노력은 우유부단함으로 인해 종종 방해를 받습니다. 어떤 상황에서는 시간을 들여 모든 변수를 고려하고 결정이 확실할 때만 결정을 내리는 것이 중요합니다.

대부분의 경우 높은 수준의 평가를 수행한 다음 한 방향으로 나아가면서 조정하는 것이 좋습니다.

결단력은 과도한 망설임에서 벗어날 뿐만 아니라 실행을 시작할 때 더 많은 정보를 수집할 수 있는 기회를 주기 때문에 시간을 절약합니다.

10. 인내(그리고 기회주의).

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가장 적절하고 강력한 작업을 수행하면 시간을 보다 현명하게 보낼 수 있습니다. 이것은 종종 인내와 기회주의를 모두 요구합니다. 예를 들어, 부동산에 투자하고 있다면 어떤 부동산 거래를 포기해야 하는지 알고 "완벽한" 기회에 뛰어들 때까지 시간을 투자해야 합니다.

11. 동기.

생산성은 개인의 동기에 크게 의존합니다. 본질적으로 동기가 부여된 사람들은 동기가 없는 사람들보다 항상 더 빨리(그리고 더 철저하게) 일을 완수할 것입니다. 스스로에게 충분히 동기를 부여할 수 있다면, 우울할 때도 항상 시간을 더 효율적으로 보낼 수 있습니다.

비결은 스스로에게 동기를 부여하는 방법을 아는 것입니다. 자신의 장기 목표를 상기하고 이 작업을 해당 목표와 연결하는 선을 긋습니다. 작업이 완료되면 스스로에게 보상을 주는 것도 고려할 수 있습니다.

어떤 것이 효과가 있는지 실험하고 영감을 얻기 위해 동기 부여 인용문 목록을 확인하십시오!

12. 문서.

또한 시간 관리를 위해서는 작업과 아이디어를 효율적인 방식으로 문서화해야 합니다. 예를 들어, 목표를 설정했다고 가정해 보겠습니다. 이 목표를 적어 두셨습니까?

추적하고 있습니까? 아니면 상상 속에만 존재하는 것입니까? 문서화된 목표는 달성할 가능성이 훨씬 더 높습니다. 마찬가지로, 계속 작업을 효율적으로 문서화하여 업무를 계속 수행하고 생산적으로 작업하고 싶을 것입니다.

예를 들어, 나중에 다시 참조할 수 있도록 자세한 회의 메모를 작성하고 싶을 것입니다.

13. 간결함.

효율적인 커뮤니케이션의 세 가지 특징 중 첫 번째는 간결함입니다. 어떤 사람들은 말을 서두르면서 시간을 절약하려고 합니다. 그들은 메시지를 생각하고 완벽하게 편집하는 데 시간을 "낭비"하기보다 본능적으로 배짱을 쏟고 보내기를 누릅니다.

그러나 이것은 역효과입니다. 간결하게 쓰고 말하는 것은 단어를 수정해야 하기 때문에 시간이 조금 더 걸리지만 투자할 가치가 있습니다.

메시지를 받는 사람들이 대화에 보내는 시간이 줄어들 뿐만 아니라 관련된 모든 사람에게 시간 낭비의 주요 원인이 되는 잘못된 의사 소통도 방지할 수 있습니다.

14. 명확성.

효율적인 커뮤니케이션의 세 가지 특징 중 두 번째는 명확성입니다. 간결함은 메시지를 더 적은 단어로 표현하는 데 도움이 되지만 명확성은 모호성을 제거합니다.

예를 들어, 직원과 함께 해결하려고 하는 불만족 고객의 문제가 있다고 가정해 보겠습니다. "조심하세요"라는 문구는 간결하지만 모호하기도 합니다. "꼭 챙기세요"는 고객에게 다음 구매 시 할인을 제공한다는 의미인가요? 주문을 환불하시겠습니까? 아니면 스스로 해결책을 내놓을까요?

의미가 분명하다고 느끼더라도 잠시 시간을 내어 내용을 설명하면 많은 문제를 피할 수 있습니다.

15. 철저함.

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효율적인 커뮤니케이션의 세 가지 특징 중 세 번째는 철저함입니다. 철저함이란 정보를 단편적으로 보내거나 말하지 않은 채로 두는 것이 아니라 사전에 정보를 제공하는 것입니다.

이것은 요청을 하거나 직원 중 한 명에게 작업을 할당할 때 가장 중요합니다. 직원이 작업을 시작하는 데 필요한 모든 자료가 없으면 작업이 지연됩니다.

간결함과 마찬가지로 철저함도 처음에는 시간이 더 걸리지만 투자입니다. 올바르게 수행하면 초기 비용보다 훨씬 더 많은 시간을 절약할 수 있습니다.

16. 시간 추정.

시간 관리는 또한 작업에 소요되는 시간을 정확하게 추정하는 방법을 배우는 것을 의미합니다. 이것은 여러 면에서 도움이 될 것입니다.

첫째, 너무 짧거나 너무 길지 않은 시간 슬롯을 할당하여 작업과 회의를 보다 효과적으로 예약할 수 있습니다. 이것은 당신을 압도하지 않고 당신의 업무에 더 많은 작업을 쏟는 데 도움이 될 수 있습니다.

둘째, 비효율적으로 작업할 때 학습하는 데 도움이 됩니다. 예상 시간을 크게 초과하면 문제가 발생했음을 알 수 있습니다. 시간 추정은 또한 우선 순위를 지정하거나 위임할 시기를 배우는 데 도움이 될 수 있습니다. 작업에 시간이 오래 걸리지만 목표를 달성하는 데 도움이 되지 않는 경우 탈출 방법을 찾을 수 있습니다.

시간 추정은 작업을 완료하는 데 필요한 시간을 과소평가하는 우리의 타고난 성향 때문에 마스터하기 더 어려운 시간 관리 기술 중 하나입니다.

이것은 실제로 계획 오류로 알려진 인지 편향이며 우리 모두에게 영향을 미칩니다.

17. 자원 할당.

리소스 할당은 또한 작업을 보다 효율적으로 완료하고 시간 낭비를 줄이는 데 도움이 될 수 있습니다. 할당하는 리소스 유형은 역할에 따라 다릅니다.

예를 들어 직원을 다른 작업에 할당할 수 있습니다. 직원의 강점을 활용하면 (팀으로서) 더 많은 일을 더 빨리 수행할 수 있고 수정하는 데 더 적은 시간을 할애할 수 있습니다.

리소스를 과도하게 할당하지 않는 것도 중요합니다. 그렇지 않으면 결국 시간을 낭비하거나 다른 작업을 더 어렵게 만들 수 있습니다.

18. 개요.

개요 기술이 필요한 상황이 많이 있습니다. 각각에서 개요는 나머지 작업을 안내하는 골격 프레임워크 역할을 합니다. eBook을 작성하는 경우 섹션 및 하위 섹션에 대한 높은 수준의 개요부터 시작하여 더 빨리 완료하는 데 도움이 됩니다.

회의를 주최하는 경우 회의 과정을 간략하게 설명하면 일정을 유지하고 시간을 덜 낭비하는 데 도움이 됩니다. 이 목록에 있는 많은 항목과 마찬가지로 시간 지출이 증가하는 것처럼 보일 수 있지만 궁극적으로 장기적으로 시간을 절약할 수 있는 투자입니다.

19. 변화에 대한 개방성.

대부분의 사람들은 압도적으로 많은 수의 이메일이나 항상 뒤처지는 느낌과 같이 직업에서 바꾸고 싶은 것이 있지만 변화를 만들기 위해 습관을 바꾸는 것을 꺼립니다.

변화는 변화를 낳습니다. 따라서 시간 관리 기술(및 전반적인 업무 경험)을 개선하려면 기꺼이 적응해야 합니다. 새로운 기술과 접근 방식에 대해 열린 마음을 갖고 핵심 루틴을 변경하는 것을 두려워하지 마십시오.

이러한 조정을 통해서만 진정으로 효과가 있는 것을 배울 수 있습니다.

20. 협력.

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협업은 다양한 작업에서 다양한 방식으로 협업할 수 있기 때문에 배우기 애매한 기술입니다. 하지만 시간을 현명하게 보내고 싶다면 다른 사람들과 잘 어울리는 법을 배워야 합니다.

좋은 의사 소통은 여기에서 엄청난 도움이 될 수 있지만 더 나은 협업을 위한 가장 중요한 기본은 적응력입니다. 사람들마다 선호도, 스타일 및 습관이 다르므로 다른 사람들과 효율적으로 작업하려면 자신의 스타일을 조정해야 합니다. 파트너가 어떻게 작동하는지 알아보고 가능한 경우 파트너에게 제공하십시오.

도움이 필요하면 직원 간 협업에 대한 내 가이드를 참조하세요.

21. 반성 및 분석.

시간 관리 무기고에서 가장 큰 도구는 성찰입니다. 시간을 어떻게 보내고 있는지 생각하고 데이터를 보고 무엇이 옳고 무엇이 그른지를 분석하십시오. 대부분의 사람들은 매일 시간을 낭비하는 방식에 대해 무지하고 어떻게 더 효율적으로 일할 수 있는지 이해하지 못합니다.

자신의 습관을 면밀히 연구하고 기회를 찾으면 성장을 위한 새로운 출구를 훨씬 더 잘 찾을 수 있을 것입니다. 진행 상황을 추적하는 데 도움이 되는 좋은 도구가 있는지 확인하십시오.

시간 관리 진척도 측정하기

이러한 시간 관리 기술을 연마하면 시간을 할당하고 사용하는 방법이 향상되지만 진행 상황을 어떻게 확신할 수 있습니까? 당신은 당신의 하루를 차지하는 까다로운 작업에 정말로 더 적은 시간을 보내고 있습니까?

그렇지 않다면 무엇이 당신을 정말로 방해하고 있습니까?

확실하게 알 수 있는 유일한 방법은 진행 상황을 측정하고 분석하는 것입니다. 시간을 어떻게 보내고 있는지, 업무를 어떻게 관리하고 있는지, 시간이 지남에 따라 어떻게 개선되고 있는지 추적하는 것이 중요합니다.

이러한 노력에 도움이 될 수 있는 많은 시간 관리 앱이 있지만 가장 효과적이고 배우기 쉬운 앱 중 하나는 EmailAnalytics입니다.

EmailAnalytics는 보내고 받는 이메일 수, 평균 응답 시간, 기타 수십 가지 변수를 모두 유용한 데이터 시각적 개체와 함께 추적하는 데 도움이 되므로 직관적으로 새로운 정보를 얻을 수 있습니다.

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