효과적인 회의를 위한 9가지 팁(무료 체크리스트 포함)

회의는 재미있고 매우 효과적일 수 있지만 비효율적인 회의는 특히 바쁜 경우 시간을 낭비할 수 있습니다. 하이브리드 업무 환경에서 생산성을 유지하는 방법을 지속적으로 모색하는 과정에서 모든 회의가 가치 있고 귀하의 역할에 긍정적인 영향을 미치는 것이 중요합니다. 안타깝게도 그렇지 않은 경우가 많습니다.

빠른 팀 회의이든, 브레인스토밍이나 전략적 토론이 필요한 회의든, 성공적인 회의를 위해 따라야 할 몇 가지 규칙이 있습니다. 우리 중 많은 사람들이 일주일 중 일부만 사무실에 있거나 원격으로 일하는 지금은 특히 그렇습니다.

Zippia 연구에 따르면 조직은 회의 시간의 약 15%를 비생산적인 것으로 간주하는 회의에 사용합니다. 흥미롭게도 Dialpad의 설문 조사에 따르면 75% 이상의 사람들이 특정 날짜 또는 시간에 회의 일정을 잡는 것을 선호하며 월요일이 회의 일정을 잡는 가장 인기 있는 날이고 수요일이 가장 오래 걸리는 것으로 나타났습니다.

성공적인 회의 진행

방(실제 또는 온라인)에 사람들을 모으고 최선을 다하는 것만으로는 충분하지 않습니다! 우리는 여기 DMI에서 회의가 작동하는 방식과 이를 실행하는 최선의 방법에 대해 많은 연구를 수행했습니다. 효과적인 회의(가상 또는 기타)를 진행하는 데 도움이 되는 9가지 간단한 팁을 공유합니다.

1. 명확한 의제 설정

시간에 쫓기고 할 일이 많을 때(대부분의 마케터처럼) 목적 없는 회의는 지루합니다. 사람들이 무엇을 기대하고 정보를 준비해야 하는지 알 수 있도록 회의 전에 의제를 보냅니다.

화면에 표시하거나 (대면 회의용) 인쇄하여 원활하게 진행되도록 할 수도 있습니다. 이것은 사람들이 원격으로 작업하고 캠페인이나 프로젝트와 접촉하지 않을 수 있는 온라인 회의에 특히 중요합니다.

회의가 엉뚱한 방향으로 흘러가거나 작은 토론으로 갈라지는 경우 회의를 정상 궤도로 되돌리는 데 도움이 됩니다. 예를 들어 “좋은 생각이지만 지금 당장은 아닙니다. 토론을 위해 다음 X 회의에 추가합시다.”

“너무 자주 회의가 접선으로 진행될 수 있고 목적이 상실되어 참석자들이 좌절할 수 있습니다. 퍼실리테이터는 사전에 의제를 공유하여 참석자가 준비하고 할당된 시간에 필요한 사항을 처리하고 회의가 끝나지 않도록 해야 합니다.” Orla Stack, Digital Marketing Institute의 인사 담당 이사

2. 원하는 결과 파악

처음부터 회의에서 얻고자 하는 것이 무엇인지 알아야 합니다. 아이디어를 찾고 계십니까? 예산 승인을 받아야 합니까? 도전적인 프로젝트에서 팀원을 지원하기 위한 것입니까?

당신이 원하는 것이 무엇인지 명확히 하고 회의를 통해 결과를 얻을 수 있도록 노력하십시오. 회의의 마지막 몇 분은 다음 단계를 진행하고 이를 수행할 사람을 지정하는 데 사용해야 합니다. 모든 사람이 알고 있는 명확한 행동 계획을 세우는 데 도움이 됩니다.

또한 초대받은 모든 사람이 담당할 부분이 있거나 팀이나 프로젝트에 참여하고 있는지 확인해야 합니다. 다른 일을 할 수 있다면 다른 사람의 시간을 낭비하지 마십시오.

3. 올바른 환경 찾기

오늘날 원격 및 하이브리드 작업을 통해 어디에서나 회의를 열 수 있습니다. 핵심은 온라인이 충분한지 또는 직접 만나야 하는지에 대한 최상의 회의 매체를 결정하는 것입니다.

운영 회의를 온라인으로 빠르게 관리할 수 있습니다. 예를 들어, 매일 또는 매주 팀 따라잡기 또는 스프린트는 라운드테이블을 수행하고 마지막에 쿼리를 위한 시간을 남겨두어 쉽게 관리할 수 있습니다.

비즈니스 빌더 회의는 명확한 안건이 있는 한 원격으로 관리할 수도 있습니다. 모든 사람이 정보에 액세스할 수 있도록 프레젠테이션, 슬라이드 또는 시각적 개체를 공유하는 데 화면 공유를 사용합니다.

전략적 방향 회의는 성찰, 새로운 아이디어 및 브레인스토밍에 중점을 두므로 대면 회의에 더 적합할 것입니다. 참여해야 하는 동료에 대해 생각하고 무엇이 모두에게 효과가 있는지 확인하십시오. 사람들의 상황을 수용할 수 있는 여지가 있어야 하지만(예: 원격 근무자가 사무실로 출퇴근할 수 있도록 충분한 통지를 제공하는 것) 목적과 원하는 결과를 간과해서는 안 됩니다.

읽기 : '원격 팀을 관리하는 방법(및 이를 수행하는 데 도움이 되는 도구)'

4. 요점 준비

아이디어나 브레인스토밍이 필요한 회의를 주도하고 있다면 핵심 논점을 테이블로 가져와야 합니다. 이는 프로젝트와 결과에 의해 지시되지만 주제에서 벗어나는 것을 발견한 경우 회의 중에 침대 시트 역할을 할 수 있습니다.

화이트보드에 질문을 올리고 사람들에게 의견을 물어볼 수 있습니다. 예를 들어 실적이 저조한 마케팅 캠페인에 대해 논의하기 위한 회의인 경우 "캠페인의 어떤 점이 마음에 드셨나요?"와 같은 질문을 해보세요. 또는 "무엇을 더 잘할 수 있었습니까?"

이 기술은 많은 답변을 제공할 수 있지만 다른 캠페인에 제공하거나 성과를 높이는 데 사용할 수 있는 합의가 실내에 있는지 확인할 수 있는 기회를 제공합니다.

5. 모두에게 말할 기회를 주세요

모든 사람에게 역할과 직책이 있지만 회의를 위해 한쪽으로 치워둘 수 있습니다. 예를 들어 마케팅 관리자가 마케팅에 대해서만 이야기할 수 있는 경우와 같이 모든 사람이 자신의 임무를 고수하는 경우 시도하고 혁신하거나 전략을 세우는 것이 제한될 수 있습니다.

회의에 참석한 사람을 염두에 두고 사람들이 말하게 하십시오. 모든 사람이 다르다는 것을 기억하십시오. 어떤 사람들은 목소리가 더 큰 반면 다른 사람들은 의견을 제시하기 위해 재촉이 필요할 수 있습니다. 기여할 기회가 없었다고 생각되면 앞장서서 팀원에게 질문하십시오.

종종 성격 관리에 관한 것이므로 한두 사람이 대화를 지배하고 있다고 느끼면 질문을 하거나 발언권을 열어 태도를 바꾸십시오. 온라인 회의에서 말하는 사람이 방해받지 않고 말할 수 있도록 음소거를 사용하고 사람들이 질문하거나 끼어들 수 있도록 '손들기' 기능 또는 이에 상응하는 기능을 사용하는 것이 더 개인적이기 때문에 카메라를 켜는 것을 고려하십시오.

"준비는 회의에서 더 나은 협업을 가능하게 하고 지속적인 후속 조치는 회의 후 더 나은 결과를 만듭니다" Ken Fitzpatrick, Digital Marketing Institute의 CEO

6. 아이디어 및 솔루션 장려

회의가 솔루션을 찾거나 아이디어를 생성하는 것이라면 그렇게 시작하십시오. 회의 전에 사람들에게 2~3가지 아이디어를 적어 달라고 요청하세요.

그런 다음 테이블을 돌며 사람들에게 그 아이디어를 공유하도록 요청하십시오. 각 항목이 끝날 때마다 의견과 피드백을 요청한 다음 메모합니다(또는 지정된 메모 작성자가 메모하도록 합니다). 아이디어를 말하는 사람에게 집중하지 말고 아이디어 자체에 집중하십시오.

문제에 대한 솔루션을 위해 동일한 작업을 수행할 수 있습니다. 예를 들어, "우리는 18-25세의 젊은이들을 참여시키기 위해 고군분투하고 있습니다. 그들에게 다가가기 위해 무엇을 할 수 있습니까?"

사람들에게 이것을 미리 하도록 요청함으로써 당신은 그들에게 준비할 시간을 주었고 허를 찔리지 않을 것입니다. 또한 목소리를 내는 경향이 덜한 사람들이 자신의 발언권을 가질 수 있는 기회를 제공할 것입니다.

7. 시간에 유의하라

시간이 지남에 따라 회의를 진행하는 것은 매우 쉽습니다. 사람들의 의제에 시간 슬롯을 넣었다면, 그들이 그 주위에 다른 일들을 계획했다는 것을 기억하세요. 그래서 그것을 염두에 두는 것은 당신의 책임입니다.

정시에 시작하고 정시에 끝내고 일관성을 유지하면 다른 사람들이 회의 시간을 존중해야 한다는 것을 알게 될 것입니다. 이는 일관성을 구축하고 사람들이 각 회의에서 무엇을 기대해야 하는지 알도록 보장하는 것입니다. 즉, 다른 작업으로 넘어가거나 누군가가 다른 회의 시작을 놓치게 만들지 않도록 하는 것입니다!

더 긴 회의가 있는 경우 사람들이 새로 고침하고 다시 모일 수 있는 기회를 제공하므로 빠른 이메일 확인이나 커피 보충을 위해 약간의 휴식 시간을 포함하십시오.

“사무실에서 꽉 찬 긴 회의를 좋아한 적이 없습니다. (회의 중에 서 있는 것)은 업무에 착수하고, 결정을 내리고, 거래를 성사시키는 훨씬 빠른 방법입니다.” 리처드 브랜슨

8. 명확한 다음 단계 및 조치 정의

성공적인 회의의 최종 결과는 명확한 단계와 조치입니다. 모든 회의가 끝날 때마다 시간을 내어 다음 단계를 명확히 하십시오. 또한 모두가 활력을 느끼며 떠날 수 있도록 긍정적인 말로 끝맺도록 하십시오.

여기에는 작업과 해당 작업에 할당된 사람이 포함되어야 합니다. 회의에 있는 모든 사람이 기여하도록 하거나 특정 작업이 누군가의 역할의 일부인 것이 분명한 경우 "그 작업을 X에게 할당해도 될까요?"라고 말하면 됩니다.

회의 후에는 메모나 결과를 공유하여 잘못된 의사소통이 없고 모든 사람이 자신이 담당하는 작업을 알 수 있도록 하는 것이 중요합니다. 모든 사람이 최신 업데이트를 추적할 수 있도록 메모를 공유 문서나 폴더에 보관하는 것이 유용할 수 있습니다.

DMI의 Dave Behan은 "프로젝트 회의에서 내가 집중하는 핵심 중 하나는 그것이 나를 위한 것이든 다른 사람을 위한 것이든 작업/결과를 프로젝트 관리 시스템에 직접 기록하는 것입니다. 우리는 프로젝트에서 이러한 조치를 선택할 것입니다. 회의를 검토하고 이를 통해 후속 조치를 취하고 항목이 빠져나가지 않도록 합니다."

사람들이 작업할 일정을 가질 수 있도록 마감일도 포함해야 합니다. 달성되지 않은 경우 장애물이 무엇인지에 대해 다음 회의에서 논의하고 해당 사람에게 지원이나 안내가 필요한지 확인할 수 있습니다.

9. 피드백 요청

귀하는 회의가 잘 진행되었거나 매일 따라잡는 것이 매우 생산적이라고 생각할 수 있지만 다른 사람들은 그렇게 느끼지 않을 수 있습니다.

편안한 일정을 선택하고 사람들에게 피드백을 요청하세요. 일반적으로 한 달은 사람들에게 회의의 효과를 측정할 수 있는 좋은 시간입니다.

누구에게도 자신의 의견을 제시하도록 압력을 가하지 말고 모든 사람에게 공개하고 긍정적인 의견을 제시하십시오. 예를 들어, "이 회의를 더 낫게 만들거나 더 유용하게 만들 것이라고 생각하는 것이 있습니까?"

회의 감사와 같이 사람들이 참석하는 회의 수를 살펴보는 것도 가치가 있습니다. 어떤 사람들은 생산성을 위해 하루에 세 번 이하의 회의를 선호합니다. 그러니 스스로에게 물어보십시오. 사람들이 일을 하고 회의에 참석하는 것이 어렵다고 생각합니까?

그렇다면 비생산적일 수 있으며 스트레스나 소진을 유발하는 불균형으로 이어질 수 있습니다. DMI에서 우리는 팀이 회의 시간과 책상 작업 사이에서 균형 잡힌 작업을 할 수 있도록 "수요일 회의 없음" 정책을 도입했습니다.

읽기 : 이 영역에 대한 몇 가지 팁은 '번아웃 관리를 위한 10가지 전략'을 참조하십시오.

성공적인 회의 진행 - 체크리스트

회의는 협업을 장려하고 팀원과 소통하며 새로운 아이디어를 창출하는 효과적인 방법입니다. 그러나 일정을 벗어나기 쉽고 시간이 지남에 따라 회의가 효율적이지 않을 수 있습니다.

다음은 성공적인 회의를 진행하는 데 도움이 되는 편리한 체크리스트입니다.

리더처럼 회의 진행

커뮤니케이션과 협업은 마케팅 리더의 핵심 기술이며 회의는 팀원을 안내하고 지원하는 데 도움이 됩니다. DMI의 새로운 디지털 마케팅 대학원 디플로마는 모든 업계에서 고위직에서 성공할 수 있는 기술과 도구를 제공합니다. 리더십, 비즈니스 전략, 분석 및 계획, 수요 창출, 소셜 미디어 등을 배우면서 고급 전문 기술 및 디지털 기술을 습득하게 됩니다. 오늘 등록하여 경력을 향상시키십시오!