가상 이벤트를 계획하는 방법: 가상 이벤트 계획 체크리스트

사업가들은 직접 만나는 것을 선호하는 경향이 있습니다. 그러나 일정 기간의 가상 이벤트 후에는 그 디지털 사치를 놓기가 어렵습니다. 이벤트가 IRL로 돌아가거나 하이브리드 옵션을 제공하는 경우에도 가상 이벤트 계획이 일반화되었습니다.

어떤 경우에는 가상 상태를 유지하려는 욕구는 이해할 수 있습니다. 가상 이벤트 계획은 장소에 관계없이 더 많은 사람들이 참석할 수 있음을 의미합니다. 그러나 가상 이벤트를 계획하는 방법은 여전히 ​​상대적으로 새롭고 일부는 가상 이벤트가 무엇인지조차 모릅니다. 주요 단계를 놓치지 않도록 체크리스트를 제공하는 것을 포함하여 가상 이벤트를 계획할 수 있도록 도와드립니다.

가상 이벤트란 무엇입니까?

가상 이벤트는 온라인으로 진행됩니다. 이는 이벤트 라이브 스트리밍, 참가자가 원할 때마다 볼 수 있는 녹화된 비디오 프레젠테이션 재생 또는 음성 통화를 통한 것과 같은 다양한 수단을 통해 수행할 수 있습니다.

가상 이벤트와 대면 이벤트의 주요 차이점은 가상 이벤트는 직접 대면하는 물리적 회의가 아니라는 것입니다. 인터넷에 액세스할 수 있는 사람은 누구나 가상 이벤트에 참석할 수 있는 잠재적인 후보자입니다.

추가할 필요도 없이 이는 발표자와 참석자 모두에게 네트워크를 크게 넓힙니다. 그러나 가상 이벤트에는 구식 다양성과 마찬가지로 계획이 필요합니다. 하지만 같지 않습니다. 원할 때마다 Facebook 또는 기타 소셜 플랫폼에서 생중계할 수 있지만 더 크고 복잡한 이벤트에는 계획이 필요합니다.

며칠 동안 계속될 수 있는 컨벤션 또는 업계 관련 이벤트를 생각해 보십시오. 이러한 이벤트에는 가상 이벤트 계획이 반드시 필요합니다. ProjectManager는 가상 이벤트를 계획하는 방법을 조정할 수 있도록 언제 어디서나 사람들과 연결할 수 있는 도구를 제공하는 온라인 소프트웨어입니다. 당사의 온라인 Gantt 차트는 작업, 비용 및 리소스를 구성할 수 있습니다. 실시간으로 쉽게 공유하고 업데이트할 수 있어 모든 사람이 알맞게 유지됩니다. 지금 무료로 ProjectManager를 시작하십시오.

가상 이벤트의 유형

우리는 이미 전달에서 몇 가지 유형의 가상 이벤트에 대해 언급했지만 주제에 더 많은 관심을 기울일 필요가 있습니다. 다양한 유형의 가상 이벤트가 있으며 각 이벤트에는 관련된 모든 사람이 성공할 수 있도록 가상 이벤트 계획이 필요합니다. 당신은 아마 이것들 중 하나 또는 두 개에 참석했을 것입니다.

웨비나

웹 세미나는 일반적으로 교육 또는 홍보 콘텐츠를 제공하는 데 사용되는 일회성 이벤트입니다. 실시간으로 제공되지만 나중에 사람들이 볼 수 있도록 종종 기록되기도 합니다. 프레젠테이션 후에는 일반적으로 질문과 답변을 위한 시간이 있습니다.

가상 회의

이름에서 알 수 있듯이 이 회의는 온라인입니다. 일반적으로 비즈니스 또는 일종의 취미와 관련된 유사한 관심사를 가진 사람들을 끌어들이는 실시간 이벤트입니다. 여기에는 패널 토론, 기조 연설자, 온라인 공급업체 부스, 가상 칵테일 시간 등이 포함될 수 있습니다.

가상 기업 이벤트

가상 회의와 유사하게 가상 기업 이벤트는 더 집중됩니다. 참석자는 모두 대기업의 일부이지만 이벤트 자체에는 다양한 이유가 있을 수 있습니다. 전면적인 회의나 피정, 와인 시음 행사 또는 기타 여러 비즈니스 또는 캐주얼한 모임이 될 수 있습니다. 유일한 공통 분모는 이벤트가 회사에 있는 사람들에게만 열려 있다는 것입니다.

가상 팀 빌딩 이벤트

가상 팀 빌딩 이벤트는 더 큰 기업 이벤트의 일부가 될 수 있습니다. 온라인으로 진행된다는 점을 제외하고는 직접 팀을 구성하는 것과 다르지 않습니다. 쇄빙선, 그룹 피트니스 등과 같은 활동은 동일할 수 있습니다. 일부 이벤트는 온라인 작업을 위해 재정비해야 하지만 팀 구성원 간의 더 강한 유대감을 구축하려는 목표는 동일합니다.

가상 채용 이벤트

가상 이벤트를 사용하는 보다 혁신적인 방법 중 하나는 채용 플랫폼입니다. 가상 채용 이벤트는 직원들에게 공석 후보자를 인터뷰할 수 있는 기회를 제공합니다. 더 많은 회사에서 원격 근무를 허용함에 따라 가상 고용을 통해 통근 거리가 아닌 전 세계에서 인재를 찾을 수 있습니다.

가상 소셜 이벤트

가상으로 모이는 것도 인기를 얻었습니다. 지리적으로 흩어져 있는 많은 가족들이 온라인으로 재결합할 수 있고, 결혼식에 육체적으로 갈 수 없는 사람들이 결혼 파티에 포함될 수 있으며, 더 이상 같은 장소에 있지 않은 친구들이 함께 모여 술을 마시며 이야기를 나눌 수 있습니다.

가상 이벤트 계획 체크리스트

이제 가상 이벤트가 무엇인지, 얼마나 다양한 유형이 있는지 알았으므로 가상 이벤트 계획을 배울 준비가 되었습니다. 사실, Zoom에서 누군가와 이야기를 하고 있더라도 이미 일종의 가상 이벤트에 참석했을 것입니다.

그러나 가상 이벤트 계획은 더 복잡합니다. 모든 확인란을 선택하고 있는지 확인하기 위해 위에서 설명한 거의 모든 가상 이벤트 유형에 사용할 수 있는 체크리스트를 작성했습니다.

1. 가상 이벤트의 목표 설정

일련의 메트릭이 있어야 성공을 측정할 수 있습니다. 가상 이벤트가 무엇이든 달성하기를 원하는 것을 미리 결정해야 합니다. 이메일을 수집하고, eBook을 배포하고, 브랜드를 홍보하고, 업계 전문가와 네트워크를 구축하고, 신제품 사용 방법을 보여주고 싶습니까? 결정한 목표가 무엇이든 나머지 이벤트에 영향을 미치므로 목표 없이 시작하지 마십시오.

2. 타겟 고객 정의

목표를 달성하려면 타겟 고객을 알아야 합니다. 이들은 제품의 잠재 고객, 회의의 동료 전문가 등입니다. 이 단계는 많은 연구가 필요합니다. 가상 이벤트의 대상을 더 잘 정의할수록 가상 이벤트를 그들의 요구에 맞게 더 많이 사용자 정의할 수 있습니다.

3. 이벤트 유형 선택

처음 두 단계에서 수행한 모든 작업은 장소를 선택하는 데 도움이 됩니다. 여기에서 이벤트를 라이브 스트리밍할지 아니면 녹화할지(또는 둘 다) 결정하고 웨비나가 목적에 더 적합한지 등을 결정합니다. 가상 이벤트 유형은 참석자에게 이벤트를 전달할 스트리밍 파트너 또는 서비스를 선택하는 데 도움이 됩니다.

4. 디지털 마케팅 캠페인 구축

위의 내용이 정리되면 단어를 외워야 합니다. 즉, 마케팅 계획을 세우는 것입니다. 가상 이벤트를 계획하고 있으므로 온라인 마케팅도 원할 것입니다. 달팽이 메일 및 기타 구식 홍보 도구에 대한 엽서를 만들 수도 있습니다. 우리의 목적을 위해 우리는 디지털 마케팅을 고수할 것입니다.

소셜 미디어에서 홍보

소셜 미디어는 소문을 퍼뜨리기 시작하기에 좋은 곳입니다. 타겟 청중이 팔로우할 수 있는 해시태그를 사용하여 게시물을 보게 합니다. 또한 그들이 사용하는 플랫폼을 결정하십시오. 비즈니스 사람들은 LinkedIn에 가입하는 경향이 있고 다른 사람들은 Twitter, Facebook, Instagram, TikTok, Reddit 등을 선호합니다.

웹사이트 만들기

웹사이트가 있다면 마케팅을 시작할 수 있는 확실한 장소입니다. 이벤트 및 배너 광고를 위한 전용 페이지를 만들어 사이트 전체에 표시하고 참여 유도문안을 작성하십시오. 검색 결과에서 사이트가 가능한 한 높게 표시되도록 하고 싶을 것입니다. 이를 위해서는 대상 고객이 온라인에서 검색할 때 사용하는 키워드를 조사해야 합니다. 검색 엔진 최적화(SEO)는 적합한 사람들을 귀하의 사이트로 끌어들이는 핵심 도구입니다.

온라인 광고 사용

앞의 두 가지 제안은 유기농 마케팅이라는 우산 아래 있습니다. 그 반대는 다른 사이트에서 광고를 구매하는 것을 포함하는 유료 미디어입니다. 검색 엔진 마케팅(SEM)은 온라인 마케팅을 향상시키는 기술입니다.

5. 연사, 사회자 및 기타 주요 참가자 찾기

다시 말하지만, 계획 중인 가상 이벤트의 유형에 따라 기조 연설자, 패널 토론 진행자 및 청중에게 정보를 제공할 다른 사람들이 필요할 수 있습니다. 그렇다면, 당신은 그들을 찾고 그들의 외모에 대한 비용을 지불할 자금이 있어야 하며, 이벤트가 하이브리드인 경우 호텔, 음식 및 여행과 같은 숙박 시설도 있어야 합니다(온라인 및 대면 모두를 의미함).

6. 가상 이벤트 의제 만들기

의제는 모든 회의를 요점에 맞게 유지하고 시간 낭비를 방지하는 중요한 문서입니다. 이는 가상 이벤트의 경우 두 배로 해당됩니다. 연사 및 기타 프레젠테이션을 조정해야 합니다. 보통 소개, 아침이나 점심을 위한 휴식 등이 있습니다. 가상 이벤트 의제를 생성하면 이벤트를 구성할 수 있을 뿐만 아니라 참석자를 위한 가이드도 제공합니다.

7. 날짜 및 시간대 선택

나중에 볼 수 있도록 이벤트를 녹화하더라도 가상 이벤트를 시작하려면 날짜와 시간이 필요합니다. 이것은 전 세계적인 현상임을 기억하십시오. 언제 어디서나 누구나 참석할 수 있습니다. 즉, 참석하는 다른 시간대의 사람들이 가상 이벤트에 로그온할 때를 알 수 있도록 이벤트가 발생할 시간대를 선택해야 합니다.

관련: Excel용 무료 이벤트 계획 템플릿

8. 가상 이벤트 플랫폼 선택

이벤트를 온라인으로 호스팅할 수 있는 서비스가 많이 있지만 나중에 이러한 서비스를 계약해야 합니다. 마지막으로 원하는 것은 공급자와 계약을 게을리했기 때문에 참석자에게 이벤트를 브로드캐스트할 수 없는 것입니다. 다음은 라이브 스트리밍 또는 사전 녹화된 비디오를 위한 몇 가지 다른 이벤트 플랫폼입니다.

• 줌
• 구글 미팅
• 마이크로소프트 팀즈
• Webex 이벤트

9. 장소 선택

가상 이벤트는 물리적 공간에서 발생해야 합니다. 가상 이벤트를 계획하든 하이브리드 이벤트를 계획하든 장소를 임대해야 합니다. 예, 모든 발표자가 집이나 사무실에서 프레젠테이션에서 전화를 걸 수는 있지만 문제가 더 복잡해지고 항상 전문가처럼 보이지는 않습니다. 전문적인 프레젠테이션을 하기 위해 스튜디오나 카메라, 좋은 마이크 등이 있는 다른 장소를 임대하고 싶을 것입니다.

10. 가상 이벤트 녹화

이벤트를 기록하여 실제 가상 이벤트보다 더 오래 지속되고 장기간 계속해서 목표를 달성할 수 있도록 하는 것이 좋습니다. 대부분의 플랫폼에는 녹화 옵션이 있으며 웹사이트에서 링크를 공유하거나 녹화를 호스팅할 수 있습니다.

11. 가상 이벤트 후 피드백 수집

청중과 일종의 후속 조치를 취하고 싶을 것입니다. 이러한 사람들에게 계속 마케팅할 뿐만 아니라 이벤트에 대한 피드백을 얻기 위해 이메일을 수집하는 것은 항상 좋은 마케팅입니다. 이것은 계획 중인 다음 가상 회의를 더 잘 개발하고 관리하는 데 도움이 되는 귀중한 데이터입니다.

가상 이벤트 계획을 도와주는 ProjectManager

가상 이벤트 계획에는 협업을 촉진하기 위해 부서 간은 물론 장소와 시간에 관계없이 사람들을 연결할 수 있는 유연한 도구가 필요합니다. ProjectManager는 가상 이벤트 계획 및 해당 계획 실행 관리에 필요한 기능을 갖춘 온라인 프로젝트 관리 소프트웨어입니다.

여러 프로젝트 보기로 계획

가상 이벤트 계획에는 특히 기업에서 계획하는 경우 다양한 사람들이 참여합니다. 즉, 마케팅에서 영업에 이르기까지 다양한 부서가 협력해야 합니다. 하지만 부서마다 일하는 방식이 다릅니다. 우리는 그들이 편안하게 작업할 수 있는 도구를 제공합니다. Gantt 차트는 전체 조직에 적합하지만 목록 보기는 작업을 수집하고 간판 보드는 워크플로를 시각적 설정으로 표시합니다. 일부는 중요한 날짜를 추적하기 위해 달력 보기를 선호합니다. 그럼에도 불구하고 모든 보기는 실시간으로 함께 업데이트되므로 모든 사람이 항상 최신 데이터로 작업합니다.

실시간 협업

팀의 모든 사람이 가장 편한 도구를 사용하도록 하는 것은 시작에 불과합니다. 협업을 위해서는 이러한 도구가 실시간으로 데이터를 제공해야 합니다. 우리의 협업 플랫폼은 동시에 모든 프로젝트 보기를 업데이트할 뿐만 아니라 모든 사람이 파일을 공유하고, 작업 수준에서 댓글을 달고, 필요한 경우 다른 사람을 태그할 수 있는 기능을 제공합니다. 무제한 파일 스토리지는 모든 이벤트 자산을 중앙 허브에서 공유하여 쉽게 액세스할 수 있음을 의미합니다. 작업을 수행하는 데 필요한 모든 것이 도구에 있습니다.

관리자는 모든 사람이 하는 일에 대한 가시성을 얻습니다. 실시간 대시보드를 사용하여 원할 때마다 높은 수준에서 진행 상황과 성능을 확인하거나 데이터를 더 자세히 조사하기 위해 사용자 지정 가능한 보고서를 생성할 수 있습니다. 작업 관리 기능은 생산성을 높여 일정을 지키고 성공적인 가상 이벤트를 제공합니다.

ProjectManager는 실시간으로 이벤트를 계획, 예약 및 추적하는 데 도움이 되는 수상 경력에 빛나는 소프트웨어입니다. 리소스 관리에서 위험 관리 및 그 이상에 이르기까지 모든 영역을 실행하는 기능을 통해 가상 이벤트 계획에 필요한 모든 도구를 사용할 수 있습니다. 지금 무료로 ProjectManager를 시작하십시오.